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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Communiquer autour d’un projet d’optimisation du système d’impression

mai 30th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
mai, 30 2011
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La nécessité de communiquer autour de tout projet d’envergure semble une lapalissade, en tout cas en matière d’intention. Dans la réalité, les choses sont plus nuancées.

Quand il s’agit de rationalisation du parc de systèmes d’impression, la communication se limite souvent à un discours culpabilisant : vous imprimez trop, notre consommation de papier détruit trop d’arbres, votre imprimante personnelle coûte trop cher…

Bien sûr les objectifs du projet doivent être énoncés : réduction des coûts, démarche environnementale, productivité… Mais il convient également d‘informer le plus tôt possible sur les fonctionnalités supplémentaires qu’apportera le futur parc (impression sécurisée, rapidité, finition, qualité, prise en charge, assistance…). Évoquer ces fonctionnalités potentielles dès les entretiens avec les utilisateurs permet d’instaurer un vrai dialogue, de parler du changement à venir de manière positive, de recueillir les premières impressions.

Dans le même ordre d’idées, informer chaque collaborateur du déroulement de la rationalisation (inventaire, interviews, analyse, rendu des préconisations, consultations des fournisseurs, commande, déploiement) permet de donner une vision globale du projet et limite la focalisation sur le « on va me retirer mon imprimante ». Elle permet également de bénéficier de soutiens inattendus : la machine à café peut devenir le lieu où certains s’autoproclameront les champions du projet, porteurs de la bonne parole.

Enfin, communiquer tout au long du projet permet à chacun de se situer dans le temps, de se préparer au changement, d’exprimer ses craintes qui seront alors prises en charge au fur et à mesure. La communication n’est pas nécessairement très sophistiquée à chaque fois : un mail de 2 lignes suffit pour informer de la fin des opérations d’inventaire sur sites et remercier les collaborateurs de leur implication.

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Les modes opératoires du parc de systèmes d’impression

mai 12th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
mai, 12 2011
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Les modes opératoires mis en œuvre dans la gestion du parc des systèmes d’impression sont rarement formalisés. Ils sont parfois même très obscurs pour l’utilisateur final qui, interrogé, ne sait pas par quel miracle la cassette se remplit de papier.

Pourtant ces procédures, ces pratiques ont un impact direct sur le coût et la productivité du parc. Ainsi, alors que les entreprises demandent aux fournisseurs de copieurs d’intervenir dans les 8 heures ouvrées car l’outil est toujours sensible et vital, ces mêmes entreprises n’ont pas pris la peine de formaliser la procédure de changement de la cartouche d’encre et peuvent voir leur copieur indisponible pendant plusieurs heures avant qu’un utilisateur avisé et volontaire ne trouve une cartouche et la change.

Les domaines dans lesquels il est important d’optimiser les modes opératoires sont :

  • Les impressions et la gestion des documents : quels documents sont imprimés en couleur ? quel usage est-il fait des documents imprimés ?…
  • Les consommables et les dépannages : Y-a-t-il un stock de consommables ? Qui remplace les cartouches usagées ? Qui demande les dépannages ?…
  • Les achats et les relations fournisseurs : Comment suis-je informé des nouveautés technologiques ? Quelle communication avons-nous avec nos fournisseurs ?…
  • La facturation et les règlements : les factures de mes fournisseurs sont-elles fiables ? Sont-elles facilement vérifiables et lisibles ?…

Tous ses points peuvent faire l’objet d’une optimisation et apporter ainsi une réelle amélioration de service pour les utilisateurs (une contrepartie intéressante au fait de « perdre » sa petite imprimante personnelle.).

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TCO : qu’est-ce que c’est ?

mai 10th, 2011 Posted in Coûts d'impression
mai, 10 2011
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TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.

Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM.  Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !

En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.

Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables  et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.

Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non  disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.

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Quelques typologies d’utilisateurs…

avril 26th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 26 2011
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Après cette semaine de vacances, je vous propose de recommencer à réfléchir à nos pratiques d’impression avec un peu d’humour, encore que…

Lorsque vous mènerez votre projet d’optimisation des outils d’impression, en observant les utilisateurs, vous trouverez très vite 4 catégories :

– les « moi, je n’ai plus d’imprimante personnelle depuis 2000 et je m’en passe très bien » : il s’agit souvent d’utilisateurs qui n’impriment que très peu.

– les « mes documents sont top secret et hyper urgents : je sais qu’il faut limiter les imprimantes personnelles mais dans mon cas c’est impossible. Vous pourrez toujours supprimer celles du service voisin, eux, ils s’en passeront sans problèmes… » : il s’agit parfois d’utilisateurs qui impriment 100 pages par mois (5 par jour) maximum et dont le bureau est en face du point copieur mutualisé.

– les « je voudrais bien utiliser le copieur mutualisé mais il est tout le temps en panne… » : en consultant l’historique technique de la machine, vous vous apercevrez que le technicien est intervenu pour la dernière fois il y a 2 mois…

– les « vous pouvez retirer mon imprimante personnelle tout de suite, j’irai imprimer sur le copieur du 1er étage » : Eh oui, vous aurez forcément quelques alliés quand même (un collègue, un ami, un cousin…).

Bien sûr, il existe bien d’autres typologies d’utilisateurs et plus sérieusement, les identifier et les comprendre est une des clés de la réussite de votre projet. Ne négligez pas les interviews utilisateurs et ne laissez pas la conduite de votre projet aux seules mains des logiciels de tracking et autres outils modélisés.

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Comment mobiliser les salariés autour d’un projet de développement durable ?

avril 7th, 2011 Posted in Bureau vert, Formation et Accompagnement
avr, 07 2011
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Réduction des déchets ou de la consommation d’énergie, optimisation des process, gestes verts : quelle que soit la taille de votre entreprise, des actions simples peuvent être envisagées pour rassembler l’ensemble des salariés autour d’une problématique fédératrice.

Impliquer les salariés
Une stratégie de développement durable ne saurait être efficace sans une implication forte de l’ensemble du personnel. Pour cela, n’imaginez pas une journée spéciale dédiée à cette thématique sur un coin de table, avec le responsable marketing et le référent développement durable de l’entreprise. Incitez l’ensemble des salariés à proposer des idées et impliquez fortement les personnes les plus motivées dans l’organisation de la manifestation.

Définir des objectifs chiffrés
Sortez des grandes intentions de principes et basez vos actions sur du concret. Vous avez pour objectif de réduire la consommation de papier ? Définissez un nombre idéal de ramettes à consommer et communiquez tous les mois auprès de vos salariés sur le respect ou non de cet objectif.

Communiquer autour de sa démarche
S’engager dans ce type de démarche est gratifiant pour les salariés et développe l’esprit d’équipe, le sentiment d’appartenance et la collaboration entre les différents services. Autant de valeurs que la plupart des sociétés sont désireuses de renforcer pour booster leur attractivité et accroître leur image auprès de leurs partenaires, clients, voire même leurs futures recrues ! Profitez donc de cette thématique porteuse pour faire parler de votre société dans la presse.

Source : eco-jonction

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Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

avril 4th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
avr, 04 2011
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Les enjeux de la gestion du parc de systèmes d’impression sont souvent sous estimés, et pourtant…

L’enjeu financier n’est plus à démontrer : l’impression représente jusqu’à 3% du CA de l’entreprise, mais il faut aussi considérer que, face à la nébuleuse des factures des prestataires, au moins un de nos collaborateurs passe chaque trimestre un temps non négligeable à vérifier, contester, réclamer, enregistrer avoirs et factures…Si ce n’est pas le cas, je vous encourage à mettre cette tâche à l’ordre du jour, les surprises sont fréquentes.

L’enjeu de productivité mérite une attention particulière : les engagements de services en termes de délais et de disponibilité du parc font souvent plusieurs pages dans les présentations des fournisseurs, dans la réalité… dans la réalité, je donne des cours dans un centre d’apprentissage et j’ai besoin de copier des documents pour mes élèves. Le copieur est en panne une semaine sur deux, pas réparé d’un jour à l’autre, plein de toner le lendemain du passage du technicien… bref, un cauchemar alors que la fonction est vitale et que le fournisseur a répondu à un appel d’offre public avec des clauses très strictes…

L’enjeu d’évolution du parc est trop souvent pris en compte 6 mois avant la fin du contrat de location, délai qui permet tout juste de faire faire 3 devis sur les bases du parc actuel. Dans le meilleur des cas, nous rencontrons un vendeur qui a bien en tête les primes qui lui sont promises pour la vente des produits stratégiques et nous informe des nouveautés, dans le pire des cas, nous rencontrons un vendeur qui doit faire du chiffre rapidement et se contente de chiffrer votre configuration actuelle en vous promettant une remise exceptionnelle.

La mise en place de comités de pilotage trimestriels ou semestriels (selon la taille du parc) vous permet de:

  • faire savoir à votre fournisseur que vous êtes un partenaire avisé et attentif,
  • l’obliger à mettre en place de vrais plans d’action et de suivi,
  • lui demander de vous informer des évolutions technologiques,
  • construire en commun un plan de progrès pour une évolution continue,
  • établir une relation de partenariat (et non client/fournisseur, acheteur/vendeur) avec des interlocuteurs autres que le commercial (responsable technique, responsable administratif…).

Pour être efficaces, ces comités doivent avoir des objectifs et un contenu précis et concis. ASSPI vous propose de vous aider à les mettre en place.

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Impression et nomadisme

mars 24th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 24 2011
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Certains se rappelleront peut-être qu’en 1975, le magazine Business Week annonçait que l’avenir était au « bureau sans papier ». Or jusqu’à présent peu d’entreprises fonctionnent sans un minimum de supports imprimés. Même si le “travail de bureau” est de plus en plus mobile, l’impression demeure encore nécessaire : que ce soit pour les commerciaux souhaitant apporter des changements à une présentation de dernière minute, pour les cadres en déplacement ou pour les collaborateurs nomades.

Le nomadisme étant en forte croissance dans les entreprises, le pouvoir d’imprimer n’importe où est donc aujourd’hui une véritable attente. Aussi les nouvelles solutions d’impression offrent un certain confort, tout en permettant des économies potentielles sur les installations informatiques.

Gartner estime qu’en 2013 et à l’échelle mondiale, les téléphones mobiles et les smartphones deviendront l’outil de prédilection pour se connecter à Internet, et ce loin devant les PC. Dans ce contexte d’évolution technologique, il devient important pour les entreprises de rester au fait des dernières applications Internet et autres solutions SaaS (Software as a Service), afin d’être à même de répondre aux besoins de collaborateurs de plus en plus nomades.

Il existe plusieurs profils de travailleurs nomades : les commerciaux et les consultants souvent en déplacement, les télétravailleurs exerçant leur profession à domicile ou parfois dans les locaux de leurs clients, et les collaborateurs nomades amenés à travailler sur plusieurs sites. Selon une récente étude réalisée par IDC, leur nombre dans le monde devrait dépasser cette année la barre du milliard, atteignant en 2013 les 129,5 millions (soit 50,3% de la population active) en Europe de l’Ouest, loin devant les Etats-Unis.

La mobilité offre des avantages considérables, parmi lesquels une plus grande souplesse dans l’organisation du travail ainsi que dans la réduction des coûts. Elle peut également avoir des conséquences sur la sécurité des données si on ne la maîtrise pas. Or le déploiement de la sécurité est encore à la traîne derrière la croissance rapide des technologies. Pour se protéger contre la perte et la fuite de données, les chefs d’entreprise cherchent à s’assurer que les politiques de sécurité mises en place concernent également leurs collaborateurs nomades, dont le nombre ne cesse de croître.

Des entreprises comme Google ont su identifier cette tendance en fort développement. Elles proposent au grand public des services d’impression mobile en libre accès sur Internet. D’éventuels problèmes de confidentialité, de sécurité risquent d’apparaître et de poser problème aux professionnels ayant besoin d’imprimer des données sensibles.

Alors que l’impression mobile continue de se développer au sein des entreprises, l’environnement de travail devrait devenir de plus en plus mobile. De nos jours, les travailleurs nomades ont accès à une version électronique de la plupart de leurs documents, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Cependant, dès qu’ils ont besoin d’une version papier, il leur faut le planifier à l’avance. Par conséquent, beaucoup de collaborateurs se déplacent avec leur ordinateur portable en guise d’outil de secours. A l’avenir, ils n’auront bientôt plus besoin que de leur smartphone lors de leurs déplacements, disposant ainsi d’un accès permanent avec le monde de l’impression. Qui aurait pu prévoir cela en 1975 ?

Source : Printnews

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mars 10th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
mar, 10 2011
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De nombreux grands groupes ont mis en place le reporting des activités de leur parc de systèmes d’impression. Ils font alors appel à leurs fournisseurs. Ceux-ci fournissent des prestations très hétérogènes :

  • Mise en place d’une solution logicielle pour obtenir les statistiques du parc (volumes par matériels, par utilisateurs, couleur…)
  • Envoi trimestriels de tableaux reprenant les statistiques de volumes, de pannes, d’interventions…
  • Mise en place de comités de pilotage trimestriels au cours desquels sont abordées les questions de statistiques techniques (volumes, pannes, interventions, sur et sous utilisation…), les questions financières (budgets par service, par technologie…), les questions d’évolution du parc (utilisation, formations utilisateurs, solutions de routage des impressions, solutions de sécurité…).

Ces reportings ne sont pas toujours une priorité dans les grands groupes et sont quasiment inexistants dans les PME. Les fournisseurs y voient plutôt une source de coûts (des prestations de qualité réclament la mise à disposition de ressources), une source de discussions pas forcèment à leur avantage (délais non respectés, pannes récurrentes, facturation chaotiques). Il est vraiment dommage que cet aspect de la gestion des parcs d’impression ne soit pas davantage mis en avant. Les bénéfices de la mise en place du reporting sont pourtant nombreux :

  • gérer l’approvisionnement en consommables (stocks tampons, commandes automatiques…).
  • gérer les parcs déployés sur divers sites (centralisation des données et homogénéisation des pratiques).
  • contrôler et assurer la facturation.
  • s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements de service.
  • mettre en place des plans d’action correcteurs face à d’éventuelles dérives (surconsommations, pannes récurrentes…).
  • s’assurer que les pratiques et le parc en place permettent d‘atteindre les objectifs de l’entreprise (économies, développement durable, productivité…).
  • préparer l‘évolution du parc en fonction de l’évolution des besoins.

Tous ces enjeux valent bien de consacrer quelques ressources au reporting des activités de votre parc. Il s’agit de mettre en place des outils, des indicateurs et d’organiser trimestriellement l’échange de votre vision avec celle de votre fournisseur.

Si vous ne pouvez pas dégager les ressources nécessaires en interne, ASSPI vous accompagne et met à votre disposition ses compétences.

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Et vous qu’imprimez-vous ? (suite)

février 28th, 2011 Posted in Bureau vert
fév, 28 2011
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Les résultats de l’enquête de Oki montrent que seules 16,6% des personnes interrogées confirment que leurs entreprises imposent l’apposition de la mention « Réfléchissez avant d’imprimer », prouvant ainsi une véritable préoccupation pour le problème du gaspillage. Et si 95,2% des collaborateurs suivent ‘toujours’ ou ‘régulièrement’ ces conseils spécifiques pour les emails, ce n’est généralement jamais le cas pour les autres documents. « L’impression fait partie d’une problématique écologique globale, que les entreprises ne peuvent plus ignorer et qu’elles doivent impérativement inclure dans leur stratégie pour rester compétitives », note Gérard Bouhanna. « C’est pourquoi il est essentiel qu’elles trouvent le juste milieu entre les besoins en papier et en toner et le gaspillage, tout en optimisant la productivité de leurs équipes : un véritable challenge pour les années à venir » !

La plupart des personnes interrogées ont au moins deux imprimantes dans leurs locaux ; et dans la majorité des cas, la machine la plus proche est à 2 mètres de leur bureau. Quand on leur demande quelle imprimante ils utilisent, une large majorité (54,9%) affirme utiliser la plus appropriée pour la tâche d’impression. « Cependant, ce n’est pas toujours vérifié dans la réalité », souligne Gérard Bouhanna. « Ainsi 71,1% des personnes avouent utiliser l’imprimante la plus proche pour la quasi-totalité  de leurs besoins ».

A la question « Quel serait le premier changement que vous effectueriez dans le processus d’impression ? », 31,3% des personnes interrogées souhaitent une imprimante capable de prendre en charge différents types de papier. Et pour 28%, l’ajout de capacités multifonctions serait un plus indéniable.

L’enquête menée par OKI s’est aussi attachée à comparer les habitudes « green » des collaborateurs, à la maison et au bureau. Dans la plupart des cas, les utilisateurs confirment qu’ils recyclent plus facilement le verre, le papier ou le plastique à la maison qu’au bureau. « L’une des raisons principales à ce problème est probablement le manque d’installations nécessaires sur  les lieux de travail », explique Gérard Bouhanna. Par conséquent, l’importance croissante du recyclage à la maison devrait encourager les efforts sur le lieu de travail, notamment si l’entreprise met en place les processus et les outils pour impliquer ses salariés. Ces derniers sont en effet plutôt sensibles à cet aspect : 78,9% disent prendre en compte la problématique environnementale lorsqu’ils impriment.

Dans l’ensemble, les entreprises et leurs employés ont encore du chemin à parcourir avant d’améliorer significativement les performances de l’impression : « malgré la disponibilité de solutions simples à utiliser qui peuvent considérablement améliorer le rendement de l’impression, le jour où « l’impression intelligente » sera une norme est encore loin », conclut Gérard Bouhanna.

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février 24th, 2011 Posted in Bureau vert
fév, 24 2011
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La dernière enquête OKI  a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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