ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le développement durable dans les « activités de bureau ».

novembre 3rd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 03 2010
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Sur la base d’une enquête menée auprès de 1 700 entreprises franciliennes de moins de 250 salariés, le
CROCIS publie huit études sectorielles permettant de mieux appréhender les enjeux du développement
durable dans des secteurs phares pour la région, et d’évaluer leurs avancées ou blocages dans ce
processus.
Il apparaît globalement que les PME se trouvent à une période charnière de leur développement, entre une
prise de conscience désormais aboutie et une volonté d’action souvent difficile à mettre en oeuvre.
Les “activités de bureau” regroupent des activités principalement liées aux services fournis aux entreprises, ainsi
que les activités immobilières et les activités informatiques. Ce regroupement se justifie par les caractéristiques
communes que présentent ces PME en termes de prise en compte du développement durable : problématique
prégnante liée aux ressources humaines, achats massifs d’équipements et de consommables, consommations
d’énergies,….

Globalement, il apparaît que ces activités prennent encore peu en compte le développement durable, souvent par manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise, qui considèrent le plus souvent qu’ils ne sont pas concernés. Les enjeux en termes de développement durable sont pourtant forts pour ces PME, dont le poids est particulièrement important en Ile-de-France. Néanmoins, conscients des enjeux liés au développement durable, notamment suite à la tenue du Grenelle de l’environnement, un tiers des dirigeants de PME le considèrent comme un atout sur le plan économique. Mais cette prise de conscience demeure semble-t-il, superficielle puisque les dirigeants interrogés parviennent difficilement à définir en quels termes le développement durable pourrait concrètement être bénéfique pour leur activité.
Il apparaît que les chefs d’entreprise de ce secteur manquent en premier lieu d’une information concrète, ciblée sur leur domaine d’activité, qui leur permettrait d’avoir une vision claire de l’application du développement durable dans leur organisation.
Ainsi, à la question « De quel type d’appui pensez-vous avoir besoin ? », 65 % des dirigeants interrogés réclament plus
d’information sur les opportunités liées au développement durable.

Par ailleurs, la faible implication des PME de ce secteur est confirmée par le manque de moyens mis en place pour appliquer le développement durable. Les chefs d’entreprise sont notamment 27 % à affirmer ne disposer d’aucun moyen spécifique (contre 23 % pour l’ensemble des PME), alors que seulement 8 % d’entre eux déclare bénéficier d’un budget spécifique (contre 15 % pour
l’ensemble).
Enfin, moins d’1/5ème des dirigeants déclarent rencontrer des freins, et la même proportion estime avoir besoin d’un appui dans
l’application du développement durable. Ces faibles pourcentages révèlent un réel manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise. Très peu impliqués, ils ne sont pas encore conscients ni des obstacles qu’ils pourraient rencontrer dans leur démarche, ni
des appuis que ceux-ci pourraient nécessiter.

Source CROCIS

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Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 01 2010
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Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

  • en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
  • en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
  • en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps,  les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

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Big Bang ?

octobre 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 28 2010
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Dans les projets d’optimisation de parcs d’impression, certains parlent de Big Bang. De quoi s’agit-il ?

Les imprimantes et les copieurs ont très rarement suivi les mêmes processus d’acquisition :

  • les imprimantes sont achetées par flotte et/ou au coup par coup et les consommables sont achetés auprès de divers fournisseurs et stockés. Les contrats d’entretien sont très rares.
  • les copieurs sont le plus souvent loués pour 3 ou 4 ans (parfois 5 mais c’est de plus en plus rare) et les consommables et la maintenance sont inclus dans un prix à la page appliqué aux volumes réellement imprimés ou au forfait. Ils font l’objet d’un contrat global ou de contrats au coup par coup.

Ces pratiques engendrent des échéances différentes pour les éléments du parc : les contrats de location ne se terminent pas tous en même temps, difficile de « jeter » une imprimante en bon état, pire neuve. Or, l’optimisation présente un schéma cible du parc « idéal » qui implique le plus souvent  le changement total (ou presque) des matériels en place.

La méthode du Big Bang consiste à passer du parc existant au parc optimisé en une seule opération. Les contrats de location sont résiliés avant terme si nécessaire (les pénalités de résiliation sont incluses dans les calculs de budget et d’économies), les matériels achetés qui n’entrent pas dans le schéma sont jetés, donnés, bref éliminés. Les stockes de consommables sont au mieux repris par le fournisseur, au pire jetés aussi.

Cette méthode a l’avantage de mettre en place au moment souhaité le parc optimisé mais aussi les bonnes pratiques, les modes opératoires et les outils de suivi. Elle permet une gestion simplifiée du parc : souvent, un seul prestataire, un seul contrat, une seule échéance, une seule facturation…Elle permet également de négocier de meilleures conditions puisque le prestataire sera consulté sur de plus grandes quantités de matériels et pour des volumes plus importants. De plus, il n’aura pas à gérer un parc tiers toujours coûteux et compliqué à maîtriser.

Mais elle présente aussi des inconvénients. Les pénalités de résiliation viennent grever les économies réalisables. Les utilisateurs qui découvrent le Lundi que leur imprimante personnelle a disparu au profit d’un copieur dans le couloir sont souvent  d’actifs acteurs de l’échec de l’optimisation (frein à l’utilisation, pannes,…). La mise en place de la nouvelle organisation se fait en une seule fois et son rodage (petits ou gros couacs inévitables) n’est pas amorti par des solutions de repli ( matériels en double pendant quelques temps, impressions directes possibles le temps de tester la solution logicielle de gestion documentaire…).

Bref, le Big Bang c’est la naissance d’un nouveau monde mais ce peut aussi être une implosion…

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Les livrables de la prestation d’audit des systèmes d’impression vus par ASSPI

octobre 7th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
oct, 07 2010
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Les livrables qui restitueront l’ensemble de l’étude sont :

  • Le rapport d’audit.
  • Les préconisations.
  • Le plan d’action.
  • La synthèse.

Le rapport d’audit est un rapport détaillé qui présente :

  • Les données exhaustives de l’inventaire, statistiques du parc détaillées et analysées.
  • Les données budgétaires du parc existant et leur analyse.
  • Le compte-rendu des entretiens utilisateurs fournissant de   façon anonyme et exhaustive toutes les réponses obtenues   lors des entretiens et leur analyse.
  • La cartographie de départ du parc par site.
  • Les objectifs de l’optimisation du parc.

Les préconisations sont présentées sous la forme de :

  • Un document général regroupant la politique d’impression, le port folio des équipements et les modes opératoires à  mettre en place.
  • Un document présentant  3 scénarii d’équipement détaillés, constitués  pour chaque cas de la cartographie cible  détaillée avec les règles d’implantation choisies, la simulation financière du parc et l’estimation des économies réalisables.

Le plan d’action détaille les étapes, les objectifs intermédiaires et les moyens nécessaires pour l’optimisation du parc actuel et les règles d’optimisation de tout nouveau parc.

La synthèse est un résumé des 3 documents précédents. Elle présente l’état synthétique du parc actuel, les préconisations générales, la comparaison des 3 scénarii et la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.

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Multifonctions pour PME/TPE ?

octobre 4th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
oct, 04 2010
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Laser, couleur et multifonction, voilà le tiercé gagnant des PME et TPE selon les résultats d’une étude menée cet été par Brother et TNS Direct, et intitulée « les usages d’impression des entreprises françaises ». Si, pour des raisons de compacité, l’attrait pour les MFP 3 et 4 en 1 se confirme, la progression de la couleur est indéniable : 64 % des structures interrogées privilégient des périphériques couleur pour assurer leur communication. L’impression monochrome n’est pas pour autant délaissée : 80 % des entreprises y ont recours pour les tirages en grande quantité.

Dans le détail, l’imprimante laser équipe davantage les PME. 63% d’entre elles possédent au moins une solution de ce type contre 38% des TPE. Si le prix d’achat peut expliquer cette différence, il faut également la relier au volume d’impression : le coût à la page étant en moyenne moins élevé avec un périphérique laser, les organisations effectuant d’importants volumes d’impression ont davantage tendance à se tourner vers la technologie laser. Plus l’entreprise est grande, plus elle imprime : 52% des TPE impriment moins de 100 pages par mois. 38% des PME produisent plus de 1 000 pages par mois.

Paradoxalement, si l’aspect tarifaire est primordial pour les entreprises françaises, le coût d’exploitation se révèle relativement peu important. Seulement 7% des TPE et 8% de PME l’ont cité parmi les critères de choix. Viennent ensuite la vitesse d’impression, la qualité d’impression, la typologie (monofonction ou multifonction), l’ergonomie, les services associés (gestion de documents, processus métiers, garanties, maintenance, installation).

Si, avant l’effondrement du marché en 2009, le discours adopté visait les spécifications techniques, désormais il est question d’usages et de services associés. Désormais, les enjeux économiques et énergétiques soulèvent des questions de fond : optimisation des coûts, maîtrise de l’empreinte carbone, gestion documentaire, etc. ».

Source : enquête Brother

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE
sept, 17 2010
2 Commentaires »

Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
sept, 15 2010
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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Enquête Riposte Verte sur la politique papier

septembre 2nd, 2010 Posted in Bureau vert
sept, 02 2010
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Cette étude a pour but d’évaluer les politiques papier de 50 grandes entreprises françaises et plus particulièrement l’évolution de leur consommation de papier, la proportion de papier responsable qu’elles utilisent et les actions qu’elles ont mises en place pour en maximiser le recyclage.
Les 50 entreprises sélectionnées sont :
– les entreprises du CAC 40,
– les grands distributeurs,
– certaines entreprises partenaires du WWF.

Le papier est un support de communication issu de ressources renouvelables. Il tient toujours dans la vie culturelle de l’Homme une place importante.
Sans garanties, il peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement tels que la pression sur les forêts, l’émission de pollutions chimiques et atmosphériques ainsi que la production de grandes quantités de déchets non valorisés.
Au même titre que d’autres secteurs, il faut donc développer une politique responsable d’utilisation de ce produit pour réduire son impact sur l’environnement.

La consommation de papier et carton en France est de 9,5 millions de tonnes. En 2009, cette consommation a baissé de près de 10%. Au-delà des raisons économiques, cette tendance traduit un début de prise de conscience et une généralisation progressive des éco-gestes en France.
Pourtant au bureau :
– un employé produit toujours environ 80kg2 de papier par an,
– 65 % des employés considèrent que l’on imprime du papier inutilement,
– en moyenne, 14 % des impressions ne sont jamais lues.

3 domaines d’action :

  • Consommation : Consommer le papier de manière plus raisonnée permet de réduire son empreinte sur l’environnement
  • Achat : Utiliser 100 % de papier responsable évite d’ajouter une pression supplémentaire sur les ressources forestières
  • Recyclage : Recycler son papier permet de diminuer son impact sur l’environnement et participe à la production de nouveaux papiers

L’évaluation PAP50 révèle que, même si quelques entreprises en France développent une politique papier qui va dans le bon sens, la majorité ne sont pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et ont encore beaucoup d’efforts à faire.
Ces entreprises consommatrices d’importants volumes de papier ont la responsabilité de généraliser les bonnes pratiques afin de faire passer la note moyenne de l’étude de 43 sur 100, pour les entreprises ayant répondu, à 94 sur 100 qui représente la compilation des meilleures actions papier, et ainsi minimiser l’impact négatif de ce secteur papier sur l’environnement.

Les recommandations :

  • Consommation : afin de maîtriser la consommation à usage interne, il est nécessaire de continuer à systématiser l’ensemble des éco-gestes existants pour réduire la consommation de papier au quotidien, à travers des outils de sensibilisation et la mise en place de moyens efficaces pour contrôler la surconsommation.
  • Achat responsable : une politique d’achat de papier non responsable peut avoir des impacts sur l’environnement tout au long du procédé de fabrication du papier. De ce fait, les entreprises sont invitées à se tourner vers du papier 100 % recyclé ou certifié FSC en priorité, les seuls à offrir de solides garanties environnementales sur l’origine du papier. Un très faible nombre d’entreprises utilise en majorité du papier recyclé. Pourtant l’offre de papier recyclé se développe, sa qualité et sa blancheur sont identiques à celle d’un papier issu de fibres vierges. La généralisation des impressions responsables à tous les documents et pas seulement aux documents relatifs au développement durable est nécessaire.
  • Recyclage : il existe un vaste ensemble de solutions pour recycler le papier dans l’entreprise. Celles ne l’ayant pas déjà fait sont invitées à rapidement mettre en place des systèmes de valorisation, afin de donner la possibilité aux employés de participer au recyclage de l’ensemble de leurs papiers.  Instaurer un système de cercle vertueux de recyclage du papier, distribuer la même quantité de papier avec fibres recyclées que la quantité de papier récupérée, afin de sensibiliser aux intérêts du recyclage pour ainsi atteindre et maintenir un taux de recyclage de 100%.

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Pourquoi une politique d’impression ?

août 26th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
août, 26 2010
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Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes,  la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et la fiabilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La proximité d’utilisation…

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et  à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

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