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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Auditer pour rationaliser

février 10th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 10 2011
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Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

Les besoins : réorganiser le parc et éviter l’obsolescence

Mais la refonte d’un parc d’impression n’est pas une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic, comme un déménagement, uns restructuration, une insatisfaction…

Le choix : S’engager sur un niveau de service

Cette prestation de service peut prendre ici deux visages. Soit l’entreprise dissocie les phases de conseil et de réalisation en faisant appel pour la première à un prestataire indépendant, et pour la seconde à un constructeur. Soit elle s’en remet à ce dernier pour les deux opérations.

Le déploiement : fixer le nombre et la place des machines

Mais comment bien disposer les machines ? Autrement dit, comment trouver le bon équilibre entre la centralisation des impressions (sur des systèmes multifonctions) et la distance à parcourir par les utilisateurs pour récupérer leurs éditions ?

Les gains : une transparence des consommations

Première satisfaction exprimée par les bénéficiaires des services d’impression : les économies engendrées. Cette réduction va de paire avec une meilleure transparence (suivis des consommations, des volumes, reportings techniques et financiers…).

Les écueils : la résistance des utilisateurs

La réorganisation du parc engendre un bouleversement des habitudes auprès des utilisateurs. La résistance qui en résulte peut faire achoppé le projet si elle n’est pas prise en compte.

Source : 01 informatique

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Marché de l’impression

janvier 27th, 2011 Posted in Divers
jan, 27 2011
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Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

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Les clés du succès

décembre 6th, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 06 2010
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Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.

Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient  de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.

Les clés du succès

  • Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
  • Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires.  Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
  • L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
  • Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.

Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un  rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un  espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion  s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».

Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.

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Accompagner l’optimisation

décembre 2nd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 02 2010
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L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement

La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.

Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants.  Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance.  25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés.  Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.

Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :

  • communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
  • répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
  • identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
  • mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)

Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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