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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Consulter les fournisseurs de copieurs

mai 7th, 2012 Posted in Divers, Spécial PME-TPE
mai, 07 2012
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Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME  sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

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Résultats de l’étude PAP 50 Public

avril 5th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
avr, 05 2012
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Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.

Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.

>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire

Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.

>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public

Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.

>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant

Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).

Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).

« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.

Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire

Sources : Riposte verte

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Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

avril 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 02 2012
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L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on  donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.

Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.

La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.

Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.

Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.

La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.

On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.

Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.

Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…

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Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

mars 29th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
mar, 29 2012
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Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.

Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.

Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État  » qui est toujours d’actualité.

Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :

  • Les matériels de proximité seront acquis au travers de l’accord cadre interministériel mis en place par le SAE en 2010.
  • Les marchés d’équipement de moyens de production lourds seront encadrés par le SAE qui apportera son expertise et ses conseils pour soutenir les services dans leur projet.

Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :

  • dimensionnement du parc : amélioration de l’analyse des besoins
  • raisonnement en coût complet : coût d’acquisition et d’utilisation
  • capacités de mutualisation des matériels sous exploitées

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Audit de parc de systèmes d’impression : retours

mars 26th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 26 2012
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Il est difficile de tirer des conclusions généralistes et « universelles » des audit de parcs de systèmes d’impression. En effet, chaque parc a ses propres caractéristiques liées à l’historique de l’organisation qui l’utilise, liées à l’historique des relations avec le ou les prestataires de services , liées à ,la culture du ou des services qui les gèrent…il y a donc autant d’audits différents que de parcs à auditer.

Pourtant, certaines tendances se répètent très fréquemment et même si elles n’ont pas valeur de loi, elles donnent de précieuses indications sur ce que nous pouvons attendre de la démarche.

Premier constat : quelle que soit l’organisation, sa taille, les économies réalisables après optimisation du parc et des usages représentent entre 15 et 25 % du budget initial.

Deuxième constat : les modes opératoires autour du parc (gestion des consommables, des dépannages, de la maintenance préventive) sont très hétéroclites et ne donnent pas satisfaction ni aux utilisateurs, ni aux gestionnaires du parc. Ils peuvent donc (et doivent) être améliorés.

Troisième constat : même si les utilisateurs ont toujours un mouvement de méfiance par rapport à l’audit qui est considéré comme synonyme de réduction de moyen et de confort, ils sont volontaires et intéressés par une démarche d’amélioration des outils dans un cadre budgétaire pourvu qu’ils en soient acteurs et que leur parole soit écoutée. En associant donc réellement les utilisateurs à la démarche, la réussite du projet est assurée et très souvent les résultats améliorés.

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Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

mars 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE
mar, 12 2012
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Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.

Tandis qu’une majorité de PME  se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.

La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.

La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.

Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.

Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.

Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.

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Un utilitaire freeware pour faire des économies d’impression

février 6th, 2012 Posted in Divers
fév, 06 2012
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i Print est un logiciel anciennement payant devenu gratuit qui permet de faire des économies d’impression (jusqu’à 60 %). Il agit comme une imprimante virtuelle lors du lancement d’une impression où vous devez choisir vos options.
iPrint est en anglais et fonctionne sous Windows XP, Vista et 7.

Caractéristiques :
– Supprimer les pages inutiles ou vides
– Imprimer plusieurs pages sur chaque feuille de papier
– Travaux d’impression regroupés
– Traçage et rapport sur ce que vous imprimez et enregistrez
– Logiciel écologique
– Et plus encore

Vous pouvez le télécharger et bénéficier d’un tutoriel très bien fait pour l’installer et l’utiliser à cet endroit : i print.

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Gouvernance documentaire

janvier 16th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
jan, 16 2012
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« La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle ». Le patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte, comme le une étude européenne menée auprès d’entreprises européennes. Réalisée par Coleman Parker Research pendant l’été 2009, cette enquête révèle qu’une majorité de dirigeants néglige l’importance de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.

Première indication donnée par l’étude, trois quart des cadres supérieurs reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise.

Second constat, les procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou. Doublons d’activités et inefficacités se répercuteraient alors sur la charge de travail des collaborateurs et sur leur performance globale.

Sans stratégie documentaire, pas d’environnement de travail plus durable et plus sûr. pour la mise en place d’une telle politique,  il suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources.

Reste surtout à faire émerger dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager). La personne en charge saura proposer et construire une politique documentaire et d’archivage, et assurer la cohérence des documents et des informations du SI… Un vrai métier.

Sources : Doc & Print

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Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

janvier 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression
jan, 12 2012
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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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Les mauvais chiffres de l’impression

décembre 15th, 2011 Posted in Divers
déc, 15 2011
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De 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n’hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 % des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d’impression avec moins de 10 % d’erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d’à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d’impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.

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