Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont choisis et mis en place de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.
La situation la plus courante…
La plupart des organisations s’inscrivent dans le schéma suivant :
- La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
- Les services achats ou généraux paient les consommables.
- La production de documents couleur va croissante.
- Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
- La maîtrise budgétaire est très imparfaite mais devient cruciale.
Les clés d’une bonne maîtrise…
Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :
- Qui imprime, qui copie ?
- Quel volume ?
- À partir de quelle application ?
- Quand ?
- Sur quel périphérique ?
Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.
L’approche de ASSPI…
Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, ASSPI leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions organisationnelles et d’accompagnement.
À cet égard, ASSPI vous propose une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :
- Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs par inventaire sur site et analyse des données de l’organisation. Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne par entretiens et réunions.
- Préconisations d’implantation intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs, Définition d’une « politique d’impression » prenant en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
- Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs.
Cette démarche de base peut être complétée par un accompagnement plus long…
- Déploiement du nouveau parc, suivi des différentes vagues de mise en place.
- Mise en place du pilotage du parc (suivi des consommations, comités de pilotage,…).
Notre approche est basée sur la collaboration. La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur. Nous apportons des compétences techniques et des points de référence (données marché, résultats généralement obtenus, pistes à étudier…). Grâce à notre expertise, nous sommes force de proposition et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.
Nos préconisations seront constituées de :
– Un port folio présentant les caractéristiques techniques des futurs matériels.
– Un scénario d’évolution permettant d’aboutir à un parc de systèmes d’impression optimisé et renouvelable totalement tous les 3 ans.
– Un guide des modes opératoires souhaitables autour des moyens d’impression (consommables, utilisation de la reprographie centrale, pilotage du parc…).
– Une proposition de politique d’impression reprenant les règles d’implantation et d’usage.
Un retour sur investissement appréciable…
De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’organisation et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à la rationalisation des systèmes d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comprises entre 15 et 25 %, assurant ainsi un ROI sur 1 an et très souvent plus rapide.
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