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Maîtrise des dépenses d’impression

mai 4th, 2015 Posted in Coûts d'impression

mai, 04 2015

Nous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Reprendre en main le changement

avril 27th, 2015 Posted in Pilotage des parcs d'impression

avr, 27 2015

La conduite du changement

Lorsque je parle d’accompagnement au changement, je vois souvent dans le regard de mes interlocuteurs un flottement : combien ça va me coûter ?, les utilisateurs j’en fais mon affaire, ils n’auront pas le choix… Pourtant, quand je commence à évoquer le pouvoir de nuisance d’un utilisateur mécontent, les marques d’intérêt réapparaissent et même, souvent, cela amène le souvenir d’anecdotes vécues. Ainsi de la filiale éloignée dont le responsable avait fait mettre le système d’impression dans la benne à déchets car il considérait que le choix du siège était inadapté. Ainsi, du système d’impression tout neuf qui ne cesse de tomber en panne jusqu’à ce que le technicien montre que le pauvre matériel a subi coups et blessures dans l’indifférence générale. Ainsi des documents immondes créés et présentés par l’assistante à son patron pour lui prouver que le matériel dont elle dispose est inutilisable (sans vouloir donner des idées à certains, un peu de toner ou d’encre bien réparti dans la machine ou un papier un peu humide ou un peu froissé font merveille). Ainsi de l’utilisateur qui vous avoue sans état d’âme que désormais il va imprimer ses documents en couleur dans l’autre service puisque dans le sien la couleur n’a pas été jugée nécessaire. Et je pourrais en remplir plusieurs tomes…

On ne le dira jamais assez un utilisateur mal informé, mal formé, peu ou pas convaincu peut faire capoter le projet le mieux pensé.

Le meilleur moyen de s’assurer de la réussite d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression est donc de prévoir dès le départ l’accompagnement des utilisateurs vers les différents changements qui les attendent. Cela commence bien sûr par la communication à priori sur le pilotage du projet.

Mais si vous avez mis en place un parc optimisé de systèmes d’impression sans avoir pu engager l’accompagnement de vos utilisateurs, tout n’est pas perdu. Il est encore temps dans les premières semaines qui suivent son implantation de limiter les dégâts et de rattraper ce qui pourrait être mal engagé. Il faudra multiplier les médias de communication : intranet, affichage, mails collectifs, réunions, évènements (séminaires, kicks-off, jeu concours,…). Il faudra libérer la parole en acceptant d’écouter les doléances des uns et des autres, en tenant compte de certaines remarques pragmatiques, en faisant preuve de souplesse mais aussi de fermeté. Il faudra organiser le pilotage à court et moyen terme de cette mutation : actions très rapprochées dans les premiers temps pour éteindre les incendies, puis plus espacées pour montrer que les choses s’apaisent mais que la vigilance demeure. Le suivi des performances du nouveau parc dans son ensemble (le partenaire devra être irréprochable) et des performances de chacun (baisse des volumes par site, par service, par personne) sont autant d’occasions de veiller à la pérennité des résultats et de préparer les évolutions à venir.

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avril 21st, 2015 Posted in Spécial PME-TPE

avr, 21 2015

Audit d’impression : réduire ses coûts d’impressions dans les PME

Dans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Le mémoire technique du consultant

avril 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics

avr, 16 2015

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Je rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

Pourquoi ASSPI ?

avril 13th, 2015 Posted in ASSPI

avr, 13 2015

Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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Le serveur d’impression

avril 7th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 07 2015

Mutualiser les systèmes d’impression

Au fil de nos interventions sur les parcs de systèmes d’impression, je suis surprise du nombre de réseaux (y compris des réseaux relativement importants) qui n’ont pas de serveurs d’impression.

Parfois, il s’agit d’un choix délibéré. Le serveur d’impression est alors perçu comme un risque plus que comme un outil. Il est vrai que sans un minimum de précautions, si le serveur d’impression « tombe » plus personne n’imprime. Mais ce risque est tout de même facilement maîtrisé (solution de backup, impression directe pré programmée sur les postes…).

Pourtant, les avantages de cette forme de structure sont nombreux.

Qu’est-ce qu’un serveur d’impression ?
Il s’agit d’un élément du réseau (physique ou virtuel) qui va permettre de partager des imprimantes. Le principe est le suivant : les impressions sont envoyées sur des files d’attente (spool) sur le serveur et redistribuées petit à petit vers les systèmes d’impression. Cet élément peut être un serveur dédié, un serveur partagé (données et impressions), un boîtier spécifique, un poste de travail (uniquement pour les petits réseaux avec peu de trafic au risque de ne rien pouvoir faire d’autre sur ce poste).

Quel intérêt ?
Tout d’abord cela facilite l’installation puisque le pilote d’impression ne doit plus être installé manuellement sur chaque poste, il est distribué automatiquement à partir du serveur.
Sachant que l’impression réseau peut représenter la moitié du trafic global, cette solution permet de ne pas encombrer le réseau ou des postes utilisateurs qui serviraient de serveurs et permet de gérer les impressions simultanées. De plus, elle permet de gérer des droits d’accès (accès à la couleur, accès à certains systèmes d’impression seulement,…).
Cela permet d’offrir facilement aux utilisateurs des solutions de secours en cas de pannes : ils peuvent imprimer sur une autre file d’attente du serveur sans avoir à installer une nouvelle imprimante.
De plus, dans le cadre d’une optimisation des impressions, le serveur d’impression permet de collecter des informations sur le trafic, les incidents, les volumes, les types de travaux.
Cette structuration des impressions peut aussi limiter les achats intempestifs d’imprimantes locales sur des budgets qui ne seraient pas visibles par la DSI. En effet, elle permet de limiter les droits des utilisateurs sur leurs postes de travail et en particulier le droit à installer un pilote d’impression local.
Le serveur d’impression est incontournable pour l’impression par badges et la fonction FollowMe.

En résumé, pour optimiser vos impressions (fonctionnement et coûts), le serveur d’impression est un excellent outil.

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Mutualisation et marchés publics (suite)

avril 2nd, 2015 Posted in Marchés Publics

avr, 02 2015

Mutualisation et marchés publics

Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

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Infogérance d’impression à la carte

mars 30th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 30 2015

Infogérance et systèmes d’impression

Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Economies de papier

mars 23rd, 2015 Posted in Bureau vert, Divers

mar, 23 2015

Bonnes pratiques d’impression

Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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Mutualisation et marchés publics

mars 19th, 2015 Posted in Marchés Publics

mar, 19 2015

Résultats de l’optimisation en mairies

L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Dématérialisation

mars 16th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 16 2015

Plateformes de dématérialisation

Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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mars 9th, 2015 Posted in Bureau vert, Divers

mar, 09 2015

Au niveau mondial, la consommation de papier est de 70 à 85 Kg par an et par employé. Elle continue à croître de 4 % par an. 3/4 du tonnage des déchets de bureau sont du papier. A eux seuls ces chiffres justifient la nécessité de mettre en place une politique de gestion du papier.

Nous ne reviendrons pas dans cet article sur les pratiques d’impression qui vont réduire la consommation. Mais, nous nous attacherons à la mise à disposition de cette ressource.

Le premier volet à envisager est l’achat. La politique d’achat de papier est un levier important pour les économies et pour une consommation raisonnée. L’origine du papier, son processus de fabrication, son grammage, son format : autant de critères de choix qui doivent être intégrés aux côtés du prix et de la qualité.

Le second volet est la mise à disposition du papier. La plupart du temps, le papier est présent en libre service au pied des matériels d’impression, comme s’il s’agissait d’une ressource inépuisable. Or, le simple fait d’éloigner la ressource et de la mettre dans un endroit clos mais accessible suffit à faire baisser la consommation. Nous vous conseillons en parallèle de positionner des bacs de récupération de « papier brouillon » près des imprimantes et copieurs pour éviter que les erreurs d’impression n’aillent directement à la poubelle (nous vous rappelons qu’il n’est pas conseillé de les repasser dans le matériel d’impression laser sous peine de le salir excessivement et de générer des pannes). Ces bacs seront ensuite relevés et redistribuer dans les services pour servir de brouillons manuels (si vous disposez de matériels de reliure, ils deviendront des blocs notes pratiques et gratuits).

Ces nouveaux usages couplés à une campagne de communication sur les objectifs visés et régulièrement sur les résultats obtenus (% de baisse de consommation par mois, par trimestre, par service, par matériel,…) permettront d’avoir une meilleure maîtrise de la ressource papier.

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Marchés publics et dématérialisation

mars 5th, 2015 Posted in Marchés Publics

mar, 05 2015

Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

Sécurisation des envois de documents
Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
Gains de temps pour les 2 parties
Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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Plateformes de dématérialisation

mars 2nd, 2015 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

mar, 02 2015

Mutualiser les systèmes d’impression

Vous le savez, les multifonctions ne sont pas de simples copieurs qui impriment. Ils sont devenus des maillons importants de la chaîne documentaire. Ainsi les MFP peuvent devenir de véritables plateformes de dématérialisation.

Les multifonctions intelligents permettent de capturer des documents et de commencer leur traitement. Ainsi grâce à l’écran tactile, ils permettent l’indexation des documents sur la base de mots clés ou de références. Ils intègrent la reconnaissance de texte. Ils vont permettre de façon simple de diriger les documents numérisés vers des répertoires partagés. Grâce à des passerelles (connecteurs), ils vont permettre d’intégrer directement les documents dans les applications centrales (CRM, comptabilité,…).

Ces fonctionnalités sont de plus en plus simples d’accès puisque la personnalisation des écrans des multifonctions permet de créer des boutons pour chaque profil d’usage : le click sur un bouton permet de scanner dans un format défini, vers une destination définie. Ainsi, le service clients peut numériser les courriers entrants en un click sur le bouton qui lui est dédié. Les documents seront traités et intégrés dans le logiciel de gestion de la relation client rapidement, facilement et en toute sécurité.

Ces multifonctions en mode distribué permettent d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

Un audit ?

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Economie de fonctionnalité

février 23rd, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 23 2015

L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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Un CCP pour les systèmes d’impression

février 19th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 19 2015

Critère développement durable

Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
les modalités de rémunération de la maintenance,
les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

de leur plus ou moins haute technologie,
de l’origine des produits proposés,
de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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Résultats de l’optimisation

février 16th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 16 2015

Les 3 leviers de l’optimisation

En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

Réduire les coûts

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Infogérance et systèmes d’impression

février 9th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 09 2015

Confier la gestion de parc à un partenaire

Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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Bordereau de prix

février 5th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 05 2015

Quels financements pour les équipements de reprographie ?

Une des difficultés de la consultation des entreprises en matière de systèmes d’impression est le bordereau de prix. En effet, ces consultations nécessitent parfois des chiffrages complexes comprenant à la fois des loyers et/ou des prix d’acquisition, des coûts de maintenance à la page et/ou forfaitaires, des options, des variantes,…

Il faut donner aux candidats un outil exhaustif, qui leur permette de présenter leur offre complète.

Il faut que cet outil soit simple à comprendre et à remplir.

Il faut qu’il soit sécurisé pour éviter que les candidats n’y apportent des modifications qui seraient préjudiciables au jugement des offres.

Il faut qu’il permette la comparaison des offres sans nécessiter des calculs longs et compliqués.

Pour remplir toutes ces conditions, il faut souvent créer 2 documents :

un bordereau de prix unitaires qui permet aux candidats de présenter les prix unitaires pour chaque item. Exemple : loyer mensuel pour la location 60 mois d’un multifonction N&B 15 pages/minute, prix à la page N&B, forfait mensuel pour maintenance d’un lecteur de badges.
un devis quantitatif estimatif (DQE) qui reprendra les prix unitaires et les projettera sur les données estimées du futur parc de systèmes d’impression : nombre de machines, options probables, volumes N&B et couleur,…

Critère développement durable

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DSI et imprimantes

février 2nd, 2015 Posted in Pilotage des parcs d'impression

fév, 02 2015

Critères de choix pour prestataire de services d’impression

Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

TCO global

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Réduire les coûts

janvier 26th, 2015 Posted in Coûts d'impression

jan, 26 2015

Dans un contexte économique difficile, la maîtrise des coûts et des consommations est un moyen de stabiliser, voire améliorer, la rentabilité de l’entreprise.

Le plus souvent, les pistes explorées dans les PME consiste à remettre en question les achats de téléphonie, d’ assurances, de fournitures de bureau et les frais de déplacements. Ces achats hors production (auxquels bien sûr nous ajouterons les achats bureautiques) sont souvent confiés à de multiples interlocuteurs (services généraux, informatique, agences locales, direction technique,…), ce qui rend leur optimisation difficile. Pourtant, il suffit parfois de contrôler systématiquement les factures liés aux matériels d’impression par exemple pour limiter les dépenses. En effet, les erreurs de facturation peuvent porter sur les loyers, les volumes consommés, les prix à la page, les forfaits, les devis pour prestations supplémentaires…

Dans le domaine de l’impression, la partie optimisation des achats (mise en concurrence, négociation, vérification des factures,…) peut s’avérer une source importante d’économies mais son efficacité sera renforcée par une définition rationnelle des besoins et par la mise en place d’une politique de maîtrise des consommations.

Les PME manquent souvent de temps et d’expertise pour optimiser ces coûts. Certaines hésitent pourtant à faire appel à un expert externe. En effet, elles perçoivent ses prestations comme un coût supplémentaire. Pourtant, cette aide précieuse sera amortie dès la première année par les économies qu’elle génèrera et qui s’établiront sur la durée.

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Coûts d’impression

Résultats de l’optimisation en mairies

janvier 22nd, 2015 Posted in Marchés Publics

jan, 22 2015

Des économies pour les collectivités territoriales

Janvier est traditionnellement le mois des bilans.

Je vous propose de faire un bilan des études et optimisations que ASSPI a mené dans des mairies en 2014.

Il faut noter que les mairies auditées avaient de très nombreux points communs dans le mode de fonctionnement (de très nombreux sites, atelier de reprographie, imprimantes achetées, copieurs loués, difficultés de recensement des matériels, pas de politique d’impression…).

Il faut noter également que seule l’une des mairies auditées avait déjà engagé une démarche de rationalisation des matériels avant l’audit.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

Un nombre moyen de matériels d’impression de 380 réparti en 33 % de multifonctions et 61 % d’imprimantes (les 6 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
Le volume d’impression moyen par an est de 7 615 000 pages produites pour 82 % par les multifonctions et 17 % par les imprimantes (1% pour les fax et autres matériels d’impression).
La proportion moyenne d’impression couleur est de 24,5 % du volume global.
Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 242 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,2 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

Une économie annuelle moyenne de 40 350 €
Une réduction du parc en unités de 35 %.

Ces chiffres sont assez différents des moyennes que nous observons dans d’autres environnements comme, par exemple, en ce qui concerne la proportion d’impressions couleur qui est plutôt plus élevée ailleurs.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (la mairie qui avait engagé la rationalisation avait déjà une part d’imprimantes beaucoup plus faible que les autres par exemple) mais les situations se ressemblent vraiment beaucoup ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude sera largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction du marché qui était nécessaire pour mettre en place un nouveau parc.

Gestion rationnelle des impressions dans les organisations publiques

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La conduite du changement

janvier 19th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 19 2015

Un accompagnement sur plusieurs mois

La conduite du changement encore appelée accompagnement du changement est un sujet très largement traité ces dernières années. Je pense que plus personne ne doute de son impact dans la réussite d’un projet. Mais chacun a sa propre vision de ce que doit être cet accompagnement et malheureusement, il s’agit trop souvent d’un vœu pieux, d’un habillage sans transposition concrète dasn les pratiques.

Pour vos projets d’optimisation des moyens d’impression, nous sommes adeptes d’une méthodologie d’accompagnement en 5 points :

Obtenir l’adhésion par la communication la plus large possible et le plus tôt possible.
Utiliser le concept viral en s’appuyant sur des « champions » à priori plutôt favorables au projet qui « contamineront » les autres petit à petit.
Une communication en 2 temps : d’abord une communication restreinte vers les managers puis une communication plus large, collective.
Coordonner les actions pour que le projet et sa communication suivent un cheminement facilement identifiable par tous.
Planifier et mettre tout en œuvre pour respecter les plannings.

Cet accompagnement est un projet à part entière et doit être mené avec la plus grande rigueur car la réussite du projet qu’il appuie en dépend.

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Profils utilisateurs

janvier 12th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 12 2015

Audit impression et utilisateurs

La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.

Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.

Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…

Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.

L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.

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AMO aux côtés de la maîtrise d’ouvrage publique

janvier 8th, 2015 Posted in Marchés Publics

jan, 08 2015

L’Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO) est une activité de plus en plus nécessaire pour la mise en œuvre de projets complexes et, en particulier, ceux qui touchent aux systèmes d’impression. L’assistance peut porter aussi bien sur la définition préliminaire des besoins, sur la pertinence du projet, ou sur la consultation des entreprises.

Ainsi, la maîtrise d’ouvrage s’entoure de conseils pour finaliser précisément le projet et pour établir clairement les critères de l’efficacité de la dépense publique. Une démarche qui permet de poser de nouvelles règles du jeu avec les entreprises, et d’éviter ainsi de se retrouver en infraction (besoins mal définis, procédure incomplète,…) ou en surcoûts.

De plus, face à des entreprises organisées pour répondre à des marchés globaux (matériels, logiciels, services, …), le maître d’ouvrage va se retrouver en face d’une équipe composée de juristes, d’informaticiens, de techniciens, de gestionnaires… et non plus du simple commercial ! Une assistance professionnelle en amont permet de dialoguer à armes égales.

Dans la perspective d’un plus grand recours à la négociation et aux marchés négociés, l’assistance d’experts auprès des acteurs publics sera de plus en plus utile. Elle permettra également de faire face au manque de ressources internes pour gérer des projets parfois longs et sensibles.

Ugap or not UGAP ?

Les étapes du projet

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Nos meilleurs voeux pour 2015

janvier 5th, 2015 Posted in Divers

jan, 05 2015

JOYEUSES FETES !!!

décembre 22nd, 2014 Posted in Divers

déc, 22 2014

Nous vous souhaitons de très joyeuses fêtes.

Retrouvez-nous l’année prochaine dès le 5 janvier

Les 3 leviers de l’optimisation

décembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 15 2014

Bonnes pratiques d’impression ?

La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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Critère développement durable

décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics

déc, 11 2014

Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
Consommation d’énergie de l’appareil ;
Nuisances sonores générées par le copieur ;
Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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TCO global

décembre 8th, 2014 Posted in Coûts d'impression

déc, 08 2014

Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.

Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).

Le TCO réel est constitué de 4 éléments :

les frais de gestion
les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
les frais de fonctionnement
les coûts des arrêts et pannes.

Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.

Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).

Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.

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Bonnes pratiques d’impression

décembre 1st, 2014 Posted in Bureau vert

déc, 01 2014

Bonnes pratiques d’impression : comment ?

Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

impression en recto-verso
impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…) influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Marchés publics simplifiés

novembre 27th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 27 2014

Simplification administrative

Lancé en avril 2014 à titre expérimental, le « Marché public simplifié » (MPS) est généralisé depuis le 1er octobre 2014. Il permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres public en ne fournissant que leur numéro Siret et une attestation sur l’honneur à la place des pièces justificatives, donc plus de DC1 et DC2. L’entreprise n’a donc plus à courir après des documents émis par divers organismes. Ceci constitue une réelle simplification et apportera incontestablement un grand gain de temps.

Les attestations fiscales et sociales ne sont plus non plus obligatoires après notification car l’acheteur public peut vérifier la situation du candidat par lui-même.

Depuis sa généralisation, le MPS est applicable à tous les marchés publics, quel qu’en soit le montant, à condition qu’ils soient publiés sur des plateformes de dématérialisation ayant une fonction « Répondez avec votre Siret ». Un logo est alors visible à côté des avis de publicité en ligne pour signaler que le marché bénéficie d’une procédure de candidature allégée.

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Reconditionnés ou neufs ?

novembre 24th, 2014 Posted in Divers

nov, 24 2014

De tous temps, il a existé un marché des copieurs d’occasion. Mais, ce marché a fortement évolué.

D’abord, la généralisation de la location pour 3 ou 4 ans a mis sur le marché de nombreux matériels plutôt en bon état mais dépassés technologiquement. Depuis longtemps, ces matériels ont intégré des filières de reconditionnement. Le reconditionnement ne peut s’appliquer qu’à des matériels qui n’ont pas imprimé plus de 30 à 50 % de leur potentiel constructeur. Le moteur d’impression est donc encore en mesure de produire des volumes conséquents. Le copieur est remis en état de façon à retrouver l’aspect du neuf (carters extérieurs, pièces d’usure changées…) et à pouvoir bénéficier des mêmes garanties (prix à la page plus élevé en général mais même service de maintenance). Ces matériels étaient surtout destinés à l’export car ils ne présentaient pas les fonctionnalités des matériels neufs. Les choses évoluent ces dernières années puisque les progrès technologiques sont plus limités que dans les années 90. On peut donc trouver des matériels reconditionnés qui possèdent la productivité des multifonctions plus récents.

Dans le cadre d’un budget très contraint, ils peuvent constituer une alternative intéressante (jusqu’à 50 % d’économies sur l’acquisition).

Dans le cadre d’une démarche de développement durable, le reconditionnement permet de prolonger la durée de vie des équipements. Pourquoi ne pas envisager de faire reconditionner ses copieurs de plus de 5 ans peu utilisés et de les louer à nouveau mais à moindre coût pour 3 ans ?

Le recours à des matériels reconditionnés est également un bon moyen de répondre à un besoin ponctuel à court terme (matériel destiné à une agence qui n’ouvre que pour 18 mois le temps de travaux par exemple) ou une solution pour ramener toutes les échéances de location au même point (j’ai 5 matériels qui sont en fin de location alors que le reste du parc n’est à échéance que dans 2 ans, je loue des reconditionnés pour 2 ans sans surcoût sur les loyers).

Bien sûr, dans la perspective du changement d’un parc supérieur à 10 machines, cette solution pose le problème d’un parc hétérogène (difficile de trouver 10 matériels semblables avec les mêmes options sauf s’il s’agit de votre propre parc) et de sa disponibilité.

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Classification environnementale des papiers

novembre 17th, 2014 Posted in Bureau vert

nov, 17 2014

Les labels et autres certificats ornent nos ramettes de papier mais comment s’y retrouver et choisir en toute connaissance de cause ? Ainsi, le terme papier recyclé regroupe des réalités bien différentes : il faut distinguer les 100 % recyclés de ceux qui mixent fibres recyclées et fibres neuves. De plus les fibres recyclées peuvent provenir de papier recyclé après utilisation ou pré-utilisation (chutes).

WWF propose une classification environnementale des papiers de 1 à 5 étoiles (5 étoiles étant le meilleur niveau). les critères de notation sont basés sur l’origine des fibres et les procédés de fabrication.

Par exemple, les papiers recyclés portant les labels :

obtiennent 4 étoiles.

Des papiers portant des labels classés 3 étoiles ou plus présentent des solides garanties quant à la provenance des fi bres utilisées. Ils sont considérés par le WWF comme des papiers responsables, d’autant plus s’ils sont associés à des efforts sur les impacts au niveau du processus de fabrication.

Ces efforts peuvent être vérifiés sur le site checkyourpaper. Sur ce site, au-delà de 70/100 , le papier est dit responsable et garantit un impact environnemental réduit et maitrisé depuis la forêt jusqu’à la fin du processus de fabrication.

Même si le processus de fabrication est la partie du cycle de vie du papier qui a le plus de répercussions environnementales, il faut également viser la réduction des impacts au niveau de ses usages (impression ou consommation).

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Les étapes du projet

novembre 13th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 13 2014

Des économies pour les collectivités territoriales

Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

AMOA, appels d'offre, audit, Cahier des charges, DCE, déploiement, marchés publics, méthodologie

Un audit ?

novembre 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 10 2014

L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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Coûts d’impression

novembre 3rd, 2014 Posted in Coûts d'impression

nov, 03 2014

Article dans Chef d’entreprise magazine

Toutes les organisations ont besoin de maîtriser leurs postes de dépenses, voire de les faire baisser. Si pendant longtemps les impressions et leurs coûts ne sont pas entrés dans le périmètre des économies à réaliser, aujourd’hui cet axe d’amélioration est identifié dans la plupart des entreprises.

Mais pour maîtriser ou réduire ses coûts d’impression il faut d’abord les évaluer. Les coûts directs sont le plus souvent connus : location, amortissement, consommables, maintenance, papier. Les coûts indirects sont plus rarement mesurés : traitement des factures, gestion des consommables (stocks, commandes…), assistance informatique, personnel dédié (atelier de reprographie), gestion du parc (suivi, commandes, déploiements, déménagements,…), consommation électrique…

Bien sûr, il ne faut pas négliger ces coûts indirects qui ont un impact fort sur les coûts à la page. Par exemple, la Direction informatique a certainement des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée à confier à ces équipes que celles de dépanner une imprimante qui a connu un bourrage papier ou paramétrer un driver pour l’impression en recto-verso par défaut. Autre exemple, l’obsolescence des consommables amène de nombreuses organisation à jeter purement et simplement des cartouches d’encre qu’elles ont payées une fortune car les imprimantes qui les utilisaient ont disparu du parc. De nombreuses pistes de recherche d’économies peuvent dont émerger de l’étude des coûts indirects.

Mais, comme pour toute analyse, il faut rester mesuré. Il est tentant de surévaluer les coûts initiaux pour présenter des économies potentielles alléchantes (surtout lorsque certains consultants sont rémunérés aux économies), mais ce serait fausser le raisonnement. Ainsi, les économies sur la consommation électrique seront certainement réelles du fait que les matériels récents sont moins gourmands. Mais quant à affirmer qu’en divisant le parc par 2, je divise également la consommation par 2, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte : une imprimante jet d’encre consomme moins qu’un matériel laser car elle n’a pas à alimenter une montée en température ; les imprimantes personnelles sont généralement éteintes tous les soirs et pendant les congés tandis qu’un matériel mutualisé dans le couloir reste allumé 24H/24H et 7J/7J…

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AMO pour marchés de systèmes d’impression

octobre 30th, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 30 2014

Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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Des contrats fragmentés

octobre 27th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 27 2014

De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
la diversification des fournisseurs,
les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

conseils, contrats, échéances, économies, location, marchés publics

Des constats surprenants

octobre 20th, 2014 Posted in Spécial PME-TPE

oct, 20 2014

Audit d’impression : réduire ses coûts d’impressions dans les PME

Avant de créer ASSPI, j’avais longtemps œuvré dans les grands comptes. Avec ASSPI, je côtoie toujours ces grands comptes et ces comptes publics, mais je redécouvre aussi des structures plus petites et notamment les PME. J’y découvre des choses très surprenantes.

Habituée des contrats et des engagements de services formalisés, j’imaginais naïvement que les petites structures bénéficiaient de services équivalents.

Or, au fil de nos interventions, je découvre des cas (pas si rares que ça) où un copieur est en panne depuis plusieurs semaines (voir plusieurs mois) sous le prétexte qu’il est ancien ou sans que le fournisseur ne daigne fournir d’explications. Pourtant, le prestataire continue à facturer des copies (d’où sort-il les compteurs ?) ou des forfaits de maintenance. Et le client continue à payer.

Je comprends tout à fait que ces petites structures (certaines ont tout de même un parc proche de 100 matériels avec les imprimantes) ne bénéficient pas de délais d’intervention de 4 heures ouvrées mais un dépannage le lendemain me semble réellement un minimum. De plus, en cas d’impossibilité de dépanner dans les 24 heures (pièce en rupture, panne aléatoire,…), la moindre des choses est de proposer une solution de remplacement temporaire et d’informer le client du délai prévisible.

En termes de contrats et de facturation, en plus de tarifs prohibitifs, on peut trouver des contrats de 7 ans, des contrats de maintenance qui n’ont pas la même durée que les contrats de location, des matériels sans contrat mais facturés, des factures qui ne portent qu’un montant global sans détail,…

Soyons clairs, ces pratiques ne sont caractéristiques que de quelques prestataires peu scrupuleux. Mais ils entachent une profession qui a globalement su assainir la relation client. Même les PME peuvent confier leur parc à un professionnel. Qu’ils soient constructeurs ou distributeurs, ce ne sont pas les fournisseurs potentiels qui manquent alors faites jouer la concurrence.

Si vous n’avez pas les ressources internes pour le faire, confier cette mission à un consultant indépendant. Sa rémunération sera amortie dès la première année ensuite ce ne sera que des économies et de la productivité en plus (dans certains cas, un trimestre d’économies suffit à amortir sa facture).

Consulter les fournisseurs de copieurs

audit, Coûts d'impression, économies, impression, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts

La simplification

octobre 16th, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 16 2014

Simplification administrative

Nous vous en parlions en avril, de nouvelles directives européennes concernant la simplification de la passation des marchés publics devaient être transposées en France. C’est chose faite. Le décret du 26 septembre prévoit des mesures qui sont entrées en vigueur au 1er octobre.

« Dites-le nous une fois » : cette mesure vise à ne plus réclamer aux candidats les documents qui sont accessibles en ligne gratuitement ou ceux que le candidat aurait déjà fournis dans une autre procédure (à condition qu’ils soient valides). Ainsi, par exemple, les entreprises n’auraient plus à fournir leur certificat d’assurance professionnelle plusieurs fois dans l’année. En plus, de la simplification administrative non négligeable qu’elle apporte, cette mesure va dans le sens de moins de copies et d’impressions et donc de moins de papier pour les candidats comme pour les organisations publiques.

D’autres mesures viendront en 2015. Il est notamment question du Document Unique de Marché Européen qui prévoit une réelle simplification des candidatures dans les directives européennes.

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octobre 13th, 2014 Posted in Bureau vert

oct, 13 2014

Collecte des consommables usagés

Selon le cabinet GfK, 77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner ont été vendues en France en 2010. Selon les études, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques seulement sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

En matière de recyclage, il y a un fossé entre le monde de l’impression laser (principalement en entreprise) et celui de l’impression jet d’encre (à domicile). En effet, les 2/3 des 11 millions de toners laser vendus chaque année en France sont collectés, contre à peine 1/3 des 70 millions de cartouches jet d’encre le sont. Les autres finissent donc à la poubelle au milieu des autres déchets ménagers.

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch (collectif de fabricants qui représentent plus de 80 % du volume de cartouches vendues sur le marché français), 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. D’ailleurs les grandes marques d’imprimantes organisent bel et bien la collecte et le recyclage, mais, ces activités restent méconnues du grand public. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Sources : green IT

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ASSPI ET COOPANAME

octobre 6th, 2014 Posted in ASSPI

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Un consultant ou un courtier ?

Dans la série « Connaissez-vous ASSPI ? », nous avons déjà évoqué le fait que ASSPI fasse partie de COOPANAME, Coopérative d’Activités et d’Emploi. Comme pour la présence de ASSPI sur Internet dont nous avons parlé en septembre, j’en ai entendu des petites phrases au sujet de ce statut original : « Je ne connaissais pas les coopératives d’activités », « Je n’ai pas très bien compris la différence entre Coopaname et ASSPI », « Comment ça marche ? »…

Au moment de la création d ‘ASSPI, j’ai donc fait le choix d’intégrer COOPANAME. Le principe est simple. La coopérative regroupe des personnes qui souhaitent créer une activité en étant professionnellement et économiquement autonomes tout en partageant une entreprise avec d’autres entrepreneurs. Chacun développe son ou ses activités, les fonctions back office sont mutualisées (comptabilité, facturation, RH,…) permettant ainsi de se consacrer à son cœur de métier. Une équipe de permanents assure l’accompagnement des entrepreneurs (formation, conseil développement,…). Les coopérations entre entrepreneurs permettent de mener des projets plus ambitieux que ce que pourrait faire un entrepreneur individuel, elles permettent également à chacun de bénéficier des retours d’expérience, savoirs-faire et compétences des coopérateurs. Les membres commencent par être salariés de la coopérative et lorsque leur activité est effectivement lancée, ils deviennent associés.

Ainsi Coopaname est née en 2004. Elle regroupe des entrepreneurs d’Ile de France qui œuvrent dans divers secteurs d’activités (consultants RH, formateurs, traducteurs…). Elle compte aujourd’hui environ 600 salariés et 150 associés dont je fais partie.

A l’intérieur de Coopaname, ASSPI est ma marque commerciale mais l’entité juridique et commerciale qui signe les contrats, les actes d’engagements, qui émet les factures, c’est bien Coopaname. Ceci permet d’ailleurs aux clients des entrepreneurs d’être assurés que les engagements pris seront tenus.

De façon plus spécifique, cela permet à mes clients d’être assurés de mon indépendance vis à vis des fournisseurs de systèmes d’impression et de solutions logicielles. En effet, Coopaname ne peut être rémunérée au titre d’apporteur d’affaires et ne pourrait donc pas toucher de commissions pour avoir favoriser une quelconque prise de commande (certains de mes confrères auraient du mal à en dire autant et à le prouver).

Da façon tout à fait pragmatique, je suis votre seule et unique interlocutrice pour les activités de ASSPI et je fais appel à des coopérateurs salariés de Coopaname pour des missions particulières (inventaires, communication, formations,…).

Voilà, j’espère avoir été claire mais si vous souhaitez des précisions, des explications, n’hésitez pas à me contacter.

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octobre 2nd, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 02 2014

Gestion rationnelle des impressions dans les organisations publiques

En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

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Satisfaction des utilisateurs

septembre 29th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement, Pilotage des parcs d'impression

sept, 29 2014

L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.

Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.

Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.

Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).

Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.

Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.

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septembre 22nd, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

sept, 22 2014

Consultation pour parcs d’impression

Les organisations publiques sont familières du recours à l’assistance pour leurs consultations des entreprises. On parle d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

Les organisations privées y ont moins recours , et pourtant, …

Nous en parlions la semaine dernière, la consultation régulière des prestataires en matière de systèmes d’impression est indispensable. Mais, elle exige 2 éléments dont vos équipes internes sont très souvent dépourvues : du temps et de l’expertise.

En effet, la consultation des fournisseurs de systèmes d’impression entre de plus en plus souvent dans les attributions des directions informatiques. Or, ces équipes sont chroniquement en manque de temps (un projet urgentissime se superpose à un projet urgent) et les systèmes d’impression sont un sujet qui les intéresse peu et pour lequel leur expertise informatique leur est finalement assez peu utile.

Or, en vous faisant accompagner par un expert externe (indépendant des fournisseurs si possible car vous connaissez notre conviction que l’indépendance est gage de qualité et de fiabilité), vous limitez la charge de vos équipes. En effet, votre pilote interne sera mobilisé en tout et pour tout 1/2 journée au démarrage pour se mettre d’accord sur l’objet de la consultation puis lors de 2 réunions de 2 heures maxi pour la validation du cahier des charges et la présentation de l’analyse des offres et enfin 1/2 journée pour la phase de négociation soit 1 jour et demi. Combien de temps lui faudra-t-il pour tout faire lui-même ?

En étant accompagné par un expert externe, vous vous assurez de choisir en toutes connaissances de cause votre futur fournisseur de systèmes d’impression, qui le sera pour 3, 4 ou 5 ans. En effet, il sait ce qu’il est important de comparer, ce dont il faut absolument s’assurer, ce qu’il ne faut surtout pas accepter, ce qui est négociable. Il sait lire entre les lignes des propositions pour vous en présenter une synthèse éclairée.

L’assistance à consultation vous permet donc de faire des économies sur 2 plans : le salaire de vos collaborateurs qui seraient mobilisés sur la consultation pour de longues journées et l’assurance d’obtenir la meilleure offre financière par rapport à vos besoins réels.

N’hésitez pas à nous demander un devis et vous pourrez constater que le retour sur investissement de l’assistance à consultation est immédiat.

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septembre 18th, 2014 Posted in Marchés Publics

sept, 18 2014

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C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

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Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

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septembre 8th, 2014 Posted in ASSPI

sept, 08 2014

Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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A propos

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Sourçage et marchés publics

septembre 4th, 2014 Posted in Marchés Publics

sept, 04 2014

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

Nous vous avons souvent conseillé de rencontrer les acteurs de la commande publique avant de répondre aux appels d’offres. Si vous doutiez du bien fondé de ce conseil, nous profitons de ce premier article marchés publics de la rentrée pour le réitérer et vous montrer qu’il s’inscrit tout à fait dans l’évolution des pratiques en matière d’achats publics.

En effet, en juin, lors de la conférence annuelle des acheteurs publics, Jean Maïa, directeur des affaires juridiques de Bercy,a souligné l’importance du « sourçage« . Il s »agit pour ces acheteurs de favoriser les contacts avec les acteurs économiques afin de rechercher et d’évaluer les fournisseurs potentiels pour un domaine déterminé. Pour Jean-Marie Héron, président de l’AAP (Association des Acheteurs Publics), « un bon acheteur doit consacrer au « sourçage » 10 à 15 % de son temps ».

Cette démarche volontaire doit permettre à l’acheteur de se tenir informé de l’état de l’art, des innovations et des pratiques liés aux domaines qui le concernent. Elle lui permet également de mieux connaître les entreprises susceptibles de répondre à ses prochaines consultations.

Le sourçage peut se faire par différents moyens : internet est de plus en plus une source importante d’informations (d’où l’importance pour les entreprises d’y assurer une présence efficace), la prise de contact classique suivie d’une entrevue est un excellent moyen de faire réciproquement connaissance et les divers évènements publics (voeux du Maire, forums pour l’emploi, salons divers et variés,…) sont également d’excellentes occasions de se rencontrer de façon informelle.

appels d'offre, marchés publics, réponse aux appels d'offre

Bonne rentrée

septembre 1st, 2014 Posted in Divers

sept, 01 2014

Toute l’équipe de ASSPI vous souhaite une excellente rentrée.

A ceux qui ont pour objectif de mettre en place une organisation optimisée dès janvier 2015, nous souhaitons beaucoup de réussite et … de courage car, croyez-moi, 4 mois ne sont pas de trop pour réussir ce type de projets.

Dès cette semaine, nous reprenons notre rythme de publications : tous les lundis pour les problématiques d’impression et 1 jeudi sur 2 pour les problématiques de marchés publics.

Nous vous invitons à vous abonner par mail pour ne pas risquer de passer à côté d’un contenu qui vous intéresserait. Il vous suffit de saisir votre adresse mail dans le cadre de droite. Celle-ci ne sera pas utilisée à des fins commerciales.

Très cordialement,

Isabelle Obiols

Bonnes vacances

juillet 15th, 2014 Posted in Divers

juil, 15 2014

ASSPI fait sa pause estivale.

Passez un très bel été

Nous vous retrouverons avec plaisir le 1er septembre.

Evolutions pour les DEEE

juillet 7th, 2014 Posted in Bureau vert

juil, 07 2014

Des imprimantes programmées pour la panne

Le projet de loi sur l’économie sociale et solidaire (ESS) va avoir un impact significatif sur la gestion des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE) en France, notamment pour les entreprises.

Ainsi, la collecte des déchets professionnels est explicitement à la charge des producteurs alors que la règlementation précédente ne faisait référence qu’aux déchets ménagers.

La qualification des déchets évolue aussi : ainsi, les déchets seront définis comme ménagers ou professionnels non plus en fonction du circuit de distribution mais en fonction de leur utilisation. Tous les matériels susceptibles d’être utilisés par des particuliers (ordinateurs, imprimantes,…) sont réputés devenir des déchets ménagers même s’ils sont utilisés dans l’environnement professionnel.

Le reconditionnement devra être favorisé plutôt que le recyclage.

Surtout axée sur la collecte et du traitement des déchets, la filière REP (Responsabilité Elargie du Producteur) va devoir contribuer plus efficacement à la prévention. Les éco-organismes devront désormais prévoir des actions visant à réduire les déchets à la source. Dans notre domaine, les deux actions clés consistent à augmenter la durée de vie des équipements électriques et électroniques (copieurs et imprimantes) et à favoriser leur réutilisation (reconditionnement, dons, marché de l’occasion).

Source : GreenIT.fr

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Collecte des consommables usagés

juin 30th, 2014 Posted in Bureau vert

juin, 30 2014

Collecte de cartouches à la Poste

Les solutions ne manquent pas pour assurer la collecte des consommables usagés dans les organisations.

On nous annonce simplicité et gratuité à tous les étages et pourtant…c’est justement dans les étages et les sites distants que les choses se gâtent.

En effet, la plupart des solutions consistent à mettre à disposition des boîtes de récupération (appelées communément BOX) qui seront collectées à la demande dès qu’elles seront pleines. Mais les prestataires ne mettront pas une boîte dans chaque bureau.

Donc, 1ère interrogation : où les placer ?
Si votre organisation n’est implantée que sur un site, la difficulté est limitée. Il ne faudra cependant pas négliger la communication aux utilisateurs : où sont les box (accueil, courrier, 1 par étage,…), que collectent-elles (encres, toners, tambours,…), que ne collectent-elles pas (certaines marques, certains kits,…), faut-il emballer les cartouches , Que faire quand la boîte est pleine,… De plus, même si la prise de conscience de la nécessité de gérer les déchets se généralise, elle n’est pas encore universelle. Il faudra donc convaincre les récalcitrants : communiquer sur ce que deviennent les cartouches collectées, sur la pollution générée par celles qui sont jetées dans les ordures ménagères, diffuser une description précise de ce qui est attendu des utilisateurs,…
Mais si votre organisation est multi sites, la mise en place de cette collecte pourrait bien se compliquer. Par exemple, dans le cas des mairies, les prestataires n’accepteront pas de positionner une box par site. Le service est gratuit parce qu’il fonctionne sur un modèle économique rigoureux. Positionner une box dans une crèche au motif que l’équipe dispose d’un petit multifonction revient à l’immobiliser pour au moins 10 ans et ne permettra pas le recyclage réel de ces consommables. Il faudra donc étudier les lieux de collectes les plus pertinents (géographiquement, du point de vue organisationnel) et la communication devra prévoir et proposer aux utilisateurs des circuits simples. Exemple : toutes les structures de la petite enfance se réunissant 1 fois par mois à l’Hôtel de Ville, vous profiterez de ce déplacement pour amener vos cartouches vides dans la box qui se trouve à l’atelier de reprographie.

2ème interrogation : qui gère les relations avec le prestataire ?
Qui choisit la solution : l’informatique qui s’occupe des imprimantes ou les services généraux qui s’occupent des copieurs ? Qui appellera pour faire retirer les box pleines : les services où elles sont placées, l’atelier de reprographie, le service chargé du développement durable,…?

Ces aspects sont souvent négligés parce que l’urgence est de mettre en place un parc de systèmes d’impression et que la collecte des consommables paraît secondaire. De plus, comme les solutions sont réputées simples, on ne voit pas la nécessité de s’en soucier. Pourtant, de nombreuses organisations disposent de box… vides et ne savent pas que leurs cartouches d’imprimantes et de copieurs partent dans les corbeilles de bureau, puis dans la collecte d’ordures ménagères.

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PME et collectivités territoriales

juin 26th, 2014 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

juin, 26 2014

Les PME dans les marchés publics

L’Observatoire des PME, met en lumière la forte présence des PME dans les marchés publics, et particulièrement dans ceux des collectivités territoriales.

Dans les activités des PME, les marchés publics représentent une part non négligeable. En effet, près des deux tiers des marchés publics locaux (61%) sont attribués aux PME et aux ETI (établissements de taille intermédiaire), et presque la moitié des marchés publics étatiques (43%) sont remportés par ces entreprises.

De plus, l’attribution d’un grand nombre de marchés publics par les collectivités territoriales à des PME permet de renforcer le développement territorial régional, puisque ces marchés profitent à 41% à des entreprises locales.

Si vous n’en étiez pas encore persuadés, voilà 2 statistiques qui devraient vous convaincre de vous intéresser à ces futurs clients…

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Besoin d’un copieur ou d’une imprimante ?

juin 23rd, 2014 Posted in ASSPI, Divers

juin, 23 2014

Très souvent, le renouvellement d’un copieur ou d’une imprimante se fait dans l’urgence de la panne définitive de l’existant. La pression des utilisateurs amène donc à contacter le fournisseur actuel, lui demander de faire un devis, au mieux discuter un peu les prix et beaucoup les délais de livraison et passer commande du même type de matériel.

Il est vrai que mener une vraie consultation peut s’avérer long et déroutant.
Technologiquement d’abord, chacun a pu expérimenté que les caractéristiques des matériels sont nombreuses (plus de 60 par exemple pour les copieurs), que certaines sont obscures (exemple : scan Twain réseau). Ainsi, choisir les critères importants quant à vos besoins, les comparer entre plusieurs marques et modèles devient vite un parcours du combattant.
Contractuellement ensuite, il existe pratiquement autant de contrats différents que de fournisseurs : vente, location, crédit-bail, location-maintenance, maintenance forfaitaire, maintenance à la page, achats de consommables, tickets d’intervention, garantie et extension de garantie,…Comment choisir la formule qui sera la plus adaptée à vos besoins et comment comparer des offres qui ne portent pas sur les mêmes éléments ?

Et encore… Avant d’en arriver au labyrinthe de la comparaison des offres, il faut avoir défini les besoins ! Il faut également connaître un peu les acteurs du secteur pour savoir à qui demander une offre et quel crédit accordé à chacun.

Bref, à moins de ne pratiquer que le remplacement du 1 pour 1 auprès de votre fournisseur habituel, s’équiper d’un copieur ou d’une imprimante va vous prendre beaucoup de temps et le temps passé ne sera pas forcément gage d’un chois en toute connaissance de cause.

Donc, à moins d’avoir en interne un spécialiste de la question, faire appel à un expert indépendant peut s’avérer très rentable. Il saura formaliser vos besoins réels et envisager vos systèmes d’impression dans leur ensemble. Il pourra donc rédiger un cahier des charges précis qui permettra aux fournisseurs de produire des réponses précises. Il saura créer une grille de comparaison des offres pertinente par rapport à votre situation spécifique. Il saura décrypter les clauses et autres subtilités contractuelles qui pourraient vous créer de mauvaises surprises, surtout en fin de contrat… et il fera tout cela plus vite que vous, donc à moindres frais.

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juin 16th, 2014 Posted in Divers

juin, 16 2014

Marché de l’impression 2013

Même si les technologies d’impression se diversifient (cires, encres solides, résines, 3D,…), le marché se répartit encore entre imprimantes laser et imprimantes jet d’encre et dans chacune de ces catégories, entre impression noire et impression couleur.

Il faut noter que les imprimantes laser monochromes demeurent majoritaires dans le monde de l’entreprise en France. Cette prépondérance est encore plus importante quand il s’agit des volumes imprimés. Les imprimantes laser couleur sont en forte progression.

En termes d’évolutions, la tendance notable à venir est celle du développement de l’impression mobile. dans ce domaine les imprimantes laser WiFi sont en forte progression également. IDC (International Data Corporation) prévoit que d’ici 2015, la moitié des utilisateurs de smartphones et de tablettes utiliseront l’impression mobile au bureau.

Les 5 premiers constructeurs d’imprimantes sont dans l’ordre : HP, Canon, Epson, Brother et Samsung. Il est à noter que Samsung est le constructeur qui progresse le plus.

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La note de cadrage

juin 2nd, 2014 Posted in Pilotage des parcs d'impression

juin, 02 2014

Les directeurs informatiques, et plus généralement tous ceux qui gèrent des projets, l’apprécient particulièrement. La note de cadrage est un document de synthèse qui est élaboré au début du projet.

L’objectif est de rendre le projet compréhensible par tous. La pertinence d’une note de cadrage peut être vérifiée en la faisant lire à quelqu’un externe au projet et en s’assurant qu’il ou elle a bien compris les principales idées du projet.

Elle n’a pas de forme type et doit être adaptée à chaque cas.

Elle doit répondre aux questions suivantes :

Qui sont les parties impliquées dans le projet : équipes internes, chef de projet, prestataires externes,… ?
Quels sont les objectifs ?
Quel est le délai et le planning prévisionnel?
Quel est le budget ?
A quoi sert le projet ?
Quelle rentabilité est attendue ?

La note de cadrage est souvent utilisée lors de la réunion de lancement ou réunion de cadrage qui réunit les personnes impliquées et le chef de projet afin de leur permettre de :

Synchroniser leurs visions du projet
Définir les règles de fonctionnement
Etablir un intérêt mutuel au projet
Définir une organisation commune

La rédaction de la note de cadrage permet de prendre en main un projet, de communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique du projet.

Pour les projets importants d’optimisation des systèmes d’impression qui s’étendent dans le temps, nous utilisons cet outil pour formaliser les préalables au démarrage du projet et pour constituer le premier élément de la communication qui doit accompagner la réussite du projet.

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Conibi

mai 26th, 2014 Posted in Bureau vert

mai, 26 2014

C’est en 2000 que Conibi (Consortium Informatique et Bureautique) est né de la volonté de quelques constructeurs alors qu’ils n’avaient aucune obligation règlementaire. Leur objectif est de proposer à leurs clients un service simple et gratuit de collecte de consommables usagés. Conibi met à disposition dans les locaux des clients des boîtes de collecte et les ramasse quand elles sont pleines. Il fournit ensuite au client un bordereau de suivi des déchets. Au-delà de sa mission première de récupération des consommables informatiques et bureautiques, Conibi collecte aussi les piles, les sources lumineuses, les documents imprimés et les DEEE.

Depuis sa naissance, Conibi a évolué et d’autres constructeurs ont rejoint le consortium (voir liste des membres ici).

Au-delà de l’aspect environnemental, Conibi souhaite renforcer sa contribution à l’économie sociale et solidaire, en s’appuyant sur de nouveaux partenaires : Maine Ateliers et Envie.

Ainsi, depuis 2 ans, Conibi confie l’ensemble du tri des consommables collectés sur l’Ouest de la France à l’Entreprise Adaptée Maine-Ateliers (Gorron). Cette prestation est réalisée par des travailleurs handicapés, encadrés par des professionnels et bénéficiant d’une insertion professionnelle durable dans une Entreprise de l’Economie Sociale et Solidaire.

Désireux d’affirmer son engagement social, Conibi a démarré en 2013 un nouveau partenariat solidaire avec Envie en confiant à l’Entreprise d’Insertion, la réception et le tri de son flux national de DEEE. C’est le site d’Envie 2E Ile de France qui a été retenu pour réaliser cette prestation. Après une courte période de test c’est donc désormais plus de 70% des flux totaux de DEEE Conibi qui sont confiés à Envie.

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Et de 4…

mai 19th, 2014 Posted in ASSPI

mai, 19 2014

4 ans d’existence, 308 articles publiés, …

Je ne sais pas combien d’heures passées devant la page blanche à l’écran

et encore moins combien passées à lire et à compiler des informations.

0 pages imprimées par contre, promis.

Nous voilà donc repartis pour une année de plus.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

blog, échanges, publication

Simplification administrative

mai 15th, 2014 Posted in Marchés Publics

mai, 15 2014

La rentrée des marchés publics

Selon l’OCDE, la complexité administrative coûterait 60 milliard d’euros par an aux entreprises françaises. Nous vous avions déjà parlé du plan pluriannuel de simplification voulu par François Hollande. Un conseil de la simplification a donc été créé et après 3 mois de travail, il a proposé 50 mesures pour alléger les démarches administratives.

En matière de marchés publics, le conseil reprend l’idée émise par le SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique) du Marché Public Simplifié (MPS). Il s’agit de permettre aux entreprises de candidater avec juste leur numéro de Siret. Les documents justificatifs exigés aujourd’hui dans le dossier de candidature ne seront plus nécessaires que pour l’entreprise retenue. Sachant que la constitution du dossier de candidature prend en moyenne 2 heures, cette annonce est une très bonne nouvelle pour les entreprises qui pourront se consacrer davantage à la qualité de leur offre.

Cette mesure s’appliquera auprès de 300 000 entreprises au 1^er septembre 2014 et sera étendue à toutes les entreprises, au 1^er janvier 2015.

D’autres mesures destinées à faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics devraient être présentées lors de la deuxième vague de mesure proposées par le conseil de la simplification, à la rentrée prochaine.

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mai 12th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mai, 12 2014

Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression peuvent avoir des objectifs divers et variés (développement durable, productivité, service, économies,…). Ils peuvent être menés en suivant diverses stratégies (mutualisation, facilities management, renégociation, accompagnement utilisateurs,…). Mais, malgré la diversité de leur nature, 5 pistes sont toujours utiles à exploiter.

La centralisation des achats permet d’obtenir d’excellents résultats en termes financiers. Quand il s’agit de centraliser les achats qui auparavant été délégués à chaque site (voire à chaque direction), le bénéfice est évident : les conditions de négociation sont bien plus favorables sur des quantités importantes. Quand il s’agit de centraliser les achats auprès d’une seule et unique direction alors que les achat d’imprimantes étaient confiés à la DSI, les achats de copieurs aux services généraux ainsi que les achats de consommables, le bénéfice porte sur la vision globale des coûts (la DSI achetait des imprimantes peu chères sans s’intéresser du coût des consommables, elles prendra sa décision sur un coût global si elle est responsable du budget global).

La mobilité est une réelle amélioration du service rendu aux utilisateurs. Elle permet de les accompagner dans leur appropriation de nouveaux usages sans imprimante personnelle. Elle consiste à leur donner la possibilité d’imprimer n’importe où par choix ou comme solution de repli en cas de pannes. L’homogénéisation des parcs facilite cette utilisation.

La location et le prix à la page sont des offres bien connues des responsables de parcs de copieurs, beaucoup moins des responsables de parcs imprimantes. Et pourtant … Le prix à la page est réellement une source d’économie substantielle par rapport au modèle d’achats de consommables. En effet, il oblige les constructeurs à faire preuve d’innovation pour réduire le coût des consommables s’ils veulent que leurs contrats soient rentables et vendables. De plus il apporte un vrai plus aux utilisateurs d’imprimantes qui bénéficient de service de maintenance, de hot line, de formation…

Le besoin de confidentialité est souvent cité comme un frein à la mutualisation des systèmes d’impression. Pourtant, les multifonctions offrent des possibilités intéressantes et fiables en la matière : codes utilisateurs, badges. Ces usages sont d’ailleurs de bien meilleurs gages de confidentialité qu’une imprimante posée sur un bureau.

L’empreinte environnementale est un enjeu de plus en plus important de ces projets d’optimisation. Qu’il s’agisse de bannir du parc les matériels obsolètes qui ne répondent pas aux normes de consommation d’énergie, de réduire la consommation de papier, de limiter le nombre de matériels ou de mettre en place des circuits de recyclage de cartouches et de machines, ces actions sont sources d’économies et entrent pleinement dans les plans de RSE.

Les objectifs de l’optimisation des impressions

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Imprimantes 3D

mai 5th, 2014 Posted in Divers

mai, 05 2014

Comment marche l’impression laser ?

Même si ces imprimantes sont un peu éloignées de ce qui nous occupe dans ce blog, profitons du mois de mai et de son rythme un peu plus lent pour découvrir cette révolution technologique.

Il s’agit en fait d’utiliser un fichier informatique appelé CAO (Conception Assistée par Ordinateur) pour saucissonner l’opération globale en différentes actions. Ces actions sont en fait les différentes couches qui vont se superposer pour former un objet réel.

Le choix du terme « imprimante » 3D est lié au fait que le mécanisme repose sur des buses comme pour le jet d’encre. La différence porte sur le produit projeté qui dans le cas de la 3D peut être du plastique, de la poudre de polyamide ou de la cire.

Cette révolution technologique va bouleverser nos façons de produire : plus besoin de plusieurs machines pour produire un objet, plus besoin d’assemblage, chaîne de production inutile, flux tendu possible, produits sur mesure et uniques.

Ces machines deviennent de plus en plus abordables en termes de prix. Sommes-nous en marche vers une généralisation domestique de ces matériels au même titre que les PC ?

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Comment marche l’impression laser ?

avril 28th, 2014 Posted in Divers

avr, 28 2014

Les discrètes évolution des systèmes d’impression

Dans notre série « Comment ça marche », nous allons vous expliquer le fonctionnement d’une impression laser : copieur ou imprimante puisqu’à la base l’imprimante laser a été inventée par Xerox par modification d’un copieur. D’ailleurs on parle de processus xerographique. Ce procédé d’impression est apprécié pour sa qualité et sa précision.

L’opération se décompose en 6 étapes :

1 Le tambour est chargé en électricité statique. Il s’agit d’un tube qui a une assez longue durée de vie mais qui est tout de même du consommable et qui coûte relativement cher.

2 Le tambour reçoit l’image à imprimer grâce au RIP (Raster Image Processor) qui a traduit l’information reçue depuis l’ordinateur en langage compréhensible par l’imprimante. L’image est envoyée très précisément sur le tambour via le laser (ou plutôt des diodes laser) qui inverse la charge électrique du tambour aux endroits imprimés.

3 Le tambour passe devant une fine couche de toner qui a été déposée sur le développeur. Le toner est attiré par les zones où la charge électrique a été inversée et repoussé par les autres. Il ne se dépose donc que sur les zones qui ont été « imprimées » par le laser.

4 Le tambour transfère ce toner sur la feuille de papier.

5 L’encre est fixée sur le papier grâce à une cuisson à environ 200°C combinée à une pression.

6 Le tambour est nettoyé des surplus d’encre et sa charge est annulée pour qu’il soit prêt pour la prochaine impression.

Toutes ces opérations se déroulent à l’intérieur de la machine dans un circuit circulaire.

Peut-être comprenez-vous mieux pourquoi les feuilles sont un peu tièdes quand elles sortent de la machine, pourquoi une imprimante laser consomme plus d’électricité qu’une imprimante jet d’encre (la cuisson nécessite de l’énergie), pourquoi les feuilles sont légèrement enroulées…

Des imprimantes programmées pour la panne

consommables, impression, Imprimantes, imprimer, Laser, multifonction, systèmes d'impression

Des économies pour les collectivités territoriales

avril 17th, 2014 Posted in Marchés Publics

avr, 17 2014

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu, «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99

audit, Collectivités, Coûts d'impression, économies, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

Qu’est-ce qu’une imprimante jet d’encre?

avril 14th, 2014 Posted in Divers

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Marché de l’impression 2013

Certains d’entre vous vont peut-être penser qu’il n’est pas trop tôt pour ce blog de se poser la question et ils auront raison. En fait, l’imprimante fait tellement partie de notre quotidien que nous n’y prêtons guère attention et que chacun part du principe qu’il sait ce que c’est. Nous allons tout de même vous apporter les éléments nécessaires pour vraiment comprendre le fonctionnement d’une imprimante jet d’encre.

Tout d’abord, une imprimante c’est un bac dans lequel vous allez pouvoir mettre du papier. Ce papier va être « absorbé » par la machine à l’aide de rouleaux qui l’entraînent. Il va ensuite être arrosé d’encre par la tête d’impression. Cette tête est constituée de « buses » qui vont vaporiser des gouttes d’encre sur le papier avec une assez grande précision pour que le document fini ressemble à ce que vous souhaitiez.

L’encre quant à elle est composée d’eau, de colorant et de produits chimiques destinés à la conserver le plus longtemps possible de façon stable. Les cartouches ont donc une date de péremption au-delà de laquelle leur utilisation ne peut être garantie.

La différence entre 2 imprimantes jet d’encre s’analyse en terme de :

qualité des impressions : celle-ci est liée à la qualité de l’encre, au nombre de buses de la tête d’impression, au langages d’impression disponibles et au nombre de cartouches en prise pour la couleur (3 en général mais beaucoup plus pour les matériels destinés à de la production couleur de haute qualité)
productivité : celle-ci est liée à la qualité et la durabilité de l’entraînement papier, la vitesse de déplacement de la tête d’impression, la capacité des cartouches, la mémoire vive et la mémoire de stockage, sa compatibilité avec différents langages, la capacité du ou des bacs papier et la capacité du bac de réception des documents imprimés.

Très souvent vous n’en attendez que la capacité à imprimer rapidement (tout est relatif !) et de façon proche vos documents de tous les jours. Mais, le choix de ce type matériel n’est pas si simple qu’il y paraît et … il est discutable dans un cadre professionnel.

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Un consultant ou un courtier ?

avril 7th, 2014 Posted in ASSPI

avr, 07 2014

Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire. Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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Le mémoire technique est votre vendeur

avril 3rd, 2014 Posted in Marchés Publics

avr, 03 2014

Rédiger un vrai mémoire technique

Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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Optimisez vos impressions en 1 click

mars 31st, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 31 2014

Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

mars 24th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 24 2014

La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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Impressions par badges et administrations publiques

mars 20th, 2014 Posted in Marchés Publics

mar, 20 2014

Impression sécurisée : les enjeux

Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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Une politique papier ?

mars 17th, 2014 Posted in Bureau vert

mar, 17 2014

Consignes de tri du papier

Dans leurs activités tertiaires (back office), les entreprises surconsomment souvent le papier sans en avoir vraiment conscience. Pourtant, une politique papier ambitieuse présente de nombreux avantages sociétaux.

Au niveau mondial, nous consommons plus de 400 millions de tonnes de papier/carton par an. Or, contrairement à ce que nous promettait l’informatique, cette consommation ne cesse de progresser. Les prévisionnistes nous annoncent une hausse de 20 % d’ici à 2020. En France, un employé de bureau consomma en moyenne 55 Kg de papier ramette soit une moyenne de 50 feuilles par jour. Ainsi, pour une organisation de 100 personnes, le budget papier peut aller jusqu’à 25 000 € par an.

Or, cette consommation a des forts impacts environnementaux :

Pour fabriquer une ramette de papier, il faut plus de 7 Kg de bois. Ainsi, l’industrie papetière consomme 40 à 50 % des volumes de coupes dans le monde.
Cette industrie est la 5ème plus grosse industrie consommatrice d’énergie au monde.
Fabriquer une ramette de papier nécessite 130 litres d’eau.
La fabrication d’une ramette rejette l’équivalent de 2,6 Kg de CO2 dans l’atmosphère.

Résultat de notre consommation de papier, 80 % de nos poubelles de bureau sont remplies de papier. En effet, en France, seuls 15 % des papiers de bureau sont recyclés.

Ainsi, mettre en place une politique papier en entreprise s’impose. Elle apporte de nombreux avantages :

Elle permet de se mettre en conformité avec la règlementation qui prévoit que le papier doit être valorisé.
Elle permet de diminuer les coûts d’achat de papier.
Elle permet également de diminuer les dépenses liées aux systèmes d’impression (consommables, acquisition, maintenance,…)
De plus, pour la société dans son ensemble, le bénéfice environnemental du recyclage se situe entre 211 et 408 € par tonne de papier/carton recyclé en comparaison à la tonne de papier/carton éliminée par enfouissement/ incinération.
Elle permet de diminuer l’impact environnemental de votre organisation (économie d’eau, baisse des émissions de CO2, moins de déchets…).
Elle engendrera une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable » qui s’inscrira pleinement dans une démarche RSE et/ou un agenda 21.
Elle permettra de valoriser l’image de votre organisation auprès des tiers (clients, partenaires,…) en vous fournissant un support de communication sur un aspect concret de votre démarche globale de développement durable.

Bien sûr comme tout changement, la mise en œuvre d’une politique papier ne se fera pas par simple claquement de doigts mais la maîtrise de la ressource papier ne pourra se faire que si une vraie politique papier est engagée.

Sources : Riposte verte

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La marché de l’impression en 2013

mars 12th, 2014 Posted in Divers

mar, 12 2014

Enquête Riposte Verte sur la politique papier (suite)

Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Ugap or not UGAP ?

mars 6th, 2014 Posted in Marchés Publics

mar, 06 2014

La professionnalisation des achats des établissements publics de l’Etat

L’UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d’une part, et du ministre chargé de l’éducation nationale, d’autre part.

Elle est aujourd’hui la seule centrale d’achat public « généraliste » française. Elle est un acteur spécifique de l’achat public.

Le recours à la centrale d’achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L’UGAP opère donc dans un contexte d’autonomie de choix de ses clients, qui l’oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

Dans ce cadre, le recours à l’UGAP a été fortement promu ces dernières années comme étant un outil de rationalisation des coûts et de simplification des procédures pour des organisations qui n’auraient pas ou plus les compétences internes pour gérer au mieux leurs consultations. Mais, il semblerait que la donne est en train de changer.

En effet, Arnaud Montebourg, ministre du redressement reproductif, critique fortement la centrale d’achat. Le ministre affirme que dans son carnet de commandes l’UGAP favorise les fournisseurs étrangers qui sont moins chers par rapport aux entreprises françaises.

Alain Rousset, le président de l’association des régions de France pense lui aussi que l’État qui passe par la centrale d’achat pour fournir les établissements publics n’aide pas les entreprises françaises à vendre leurs produits au niveau national.

Depuis le début de son mandat au ministère du redressement reproductif Arnaud Montebourg met un point d’honneur à ce que les entreprises privées et publics travaillent ensemble pour remonter la pente au niveau national des achats made in France. Il estime que la production française est assez vaste pour que l’État l’utilise à son avantage.

Depuis un an et demi, selon M. Montebourg, la centrale d’achat se permet d’acheter à l’étranger alors que la France est sur le déclin et a tous les atouts pour livrer les commandes nationales. Il estime que toutes les entreprises Françaises devraient avoir accès aux marchés publics pour avoir le choix de la meilleure offre. Le président de l’UGAP qui a déjà été convoqué sera reçu à nouveau pour s’entretenir avec Arnaud Montebourg à propos de ce qu’il compte faire prochainement pour changer cette situation.

S’il n’y a pas d’accord entre les deux parties, le ministre du redressement reproductif se dit prêt à faire appel au président de la République pour demander la dissolution de la centrale d’achat. Selon le ministre Arnaud Montebourg les collectivités locales se débrouilleront mieux en faisant leurs achats eux-même en France plutôt que de faire appel à la centrale d’achat qui elle ne fait pas son travail correctement.

A suivre…

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Rationalisation des matériels …et des impressions

février 17th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 17 2014

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

La rationalisation du parc de systèmes d’impression, maintenant tout le monde voit à peu près en quoi cela consiste : limiter les imprimantes personnelles, dimensionner les matériels centralisés en fonction des besoins réels, maîtriser l’implantation de matériels couleur, prévoir les accessoires qui amèneront productivité et confort (bacs papier supplémentaires, modules de finition,…), …

Mais rationaliser les impressions voilà qui est souvent plus flou. La principale difficulté et elle est de taille c’est le temps. Très souvent (toujours ?) les projets de rationalisation doivent être menés dans l’urgence : la location des multifonctions en parc arrive à terme, le déménagement du site est prévu pour dans 6 semaines, l’accord-cadre ou le marché d’achat des imprimantes doit faire l’objet d’une nouvelle consultation avant la fin du trimestre… Dans ces conditions, la seule rationalisation des impressions possibles est celle qui consiste à instaurer le recto-verso comme norme et à imposer le N&B par défaut. Au mieux, le routage de certains volumes vers l’atelier de reprographie (quand il existe) pourra être mis en place. Ce sont déjà des pistes intéressantes et importantes, mais il est impossible de s’interroger sur la pertinence de telle impression récurrente et de son mode de production.

C’est pourtant bien l’analyse de ces flux (au moins les principaux) qui permettra de vraiment rationaliser les impressions et d’accompagner les utilisateurs vers de nouvelles pratiques.

Alors même si la période des vœux est passée, ASSPI souhaite que tous ceux qui sont en charge de ces projets de rationalisation aient plus de temps devant eux.

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L’analyse des offres

février 13th, 2014 Posted in Marchés Publics

fév, 13 2014

Le dépouillement : quelques conseils

Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête : quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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Audit impression et utilisateurs

février 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 10 2014

Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

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Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

janvier 27th, 2014 Posted in Coûts d'impression

jan, 27 2014

Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

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Gisements d’économies dans les organisations publiques

janvier 23rd, 2014 Posted in Marchés Publics

jan, 23 2014

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Les vœux du Président de la République et de très nombreuses autres déclarations ont fait état de la nécessité de faire des économies tant au niveau de l’État que des collectivités territoriales.

Certaines dépenses sont incompressibles, d’autres subiront nécessairement une hausse mais il existe effectivement des gisements d’économies à exploiter.

Il ne s’agit pas de se lancer dans la « fracturation hydraulique » au risque de détruire ou détériorer les éléments environnants pour extraire quelques milliers d’Euros d’un côté au risque de devoir en dépenser le double ailleurs pour compenser les dégâts.

Les budgets liés aux impressions sont de bons exemples de gisements facilement accessibles et exploitables pour peu qu’ils fassent l’objet de projets à part entière.

Dans les organisations publiques et notamment dans les collectivités territoriales, les ressources (temps, compétences,…) manquent pour mettre en œuvre de tels projets. Ils sont pourtant indispensables.

La tentation peut alors être grande de confier l’étude nécessaire au prestataire en place ou à un prestataire très motivé pour devenir le futur partenaire, tous deux uniquement soucieux de remporter le prochain marché au mieux des intérêts de leur entreprise. D’autres seront tentés de mener le projet en interne, en raccourcissant les phases de diagnostic au prétexte que le parc est connu, en allant directement à la mise en place de règles mathématiques du genre 1 matériel d’impression pour 6 personnes.

Ces 2 « solutions » s’apparentent à la fracturation hydraulique : les utilisateurs n’ayant pas été entendus et informés ne vont pas comprendre les objectifs du changement, vont le vivre comme une contrainte et vont donc chercher (et souvent réussir) à la contourner (achat de matériels sur des budgets de fonctionnement du service, impressions confiées à des prestataires extérieurs, mauvaise utilisation des matériels et gaspillage,…) ; les choix de matériels inadaptés aux besoins des utilisateurs engendrent des pertes de temps, des pertes d’informations, voire des dysfonctionnements dans les services, leur impact peut aller jusqu’à une augmentation des risques psycho-sociaux pour les agents ce qui génèrera des coûts liés à l’absentéisme, au traitement de ces risques (coaching, communication,…) ; la relation avec le prestataire qui aura réalisé l’étude sera faussée car les négociations seront déséquilibrées à son profit, il imposera relativement facilement ses propres choix excluant ou rendant difficile la mise en concurrence.

Pourtant le rendement de ces gisements d’économies est à la fois rapide et relativement lent. En effet, l’étude nécessaire à une exploitation rationnelle et efficace demande plusieurs semaines, la communication nécessaire au succès du projet nécessite également du temps et la consultation des différents partenaires possibles est soumise à des délais incontournables. Mais, même si ces étapes demandent le plus souvent au minimum 3 mois, les économies sont immédiates dès la mise en place effective de la nouvelle politique d’impression et elles progressent rapidement à condition d’en assurer un suivi régulier et rigoureux.

De plus, loin de générer des détériorations d’autres secteurs avoisinants, l’exploitation de ces gisements d’économies peut engendrer des effets positifs au-delà de la sphère des impressions (prise de conscience de la nécessité de s’interroger sur ses propres pratiques, sensibilisation au développement durable, implication des personnes, …).

Pour conclure, nos vœux pour 2014 : nous ne pouvons que vous engager à mener des projets de gestion rationnelle des impressions dans une optique d’économies durables.

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

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janvier 20th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 20 2014

Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (suite)

La mise en place de votre nouvelle politique d’impression s’est bien passée. Vous avez su éviter tous les écueils liés aux utilisateurs. Pourtant, si vous faites un diagnostic des usages 3 mois après la mise en œuvre concrète de l’optimisation, vous serez surpris (et pas agréablement) de constater que nombre d’utilisateurs ont repris leurs bonnes (tout est relatif) vieilles habitudes

ils impriment à nouveau tout en recto-simple parce que c’est trop compliqué de se demander ce qui doit être en recto et ce qui peut être en recto-verso.
ils impriment à nouveau leurs mails parce qu’on ne sait jamais
ils recommencent à imprimer les documents reçus pour les archiver au format papier parce qu’on ne sait jamais…

Le fameux « on ne sait jamais » combiné au non moins fameux « on a toujours imprimé ce document » coûtent des fortunes aux entreprises et administrations.

Conclusion, la communication à priori est primordiale, la communication pendant la mise en œuvre est capitale et la communication de rappel régulière est indispensable.

Il faudra réactiver sans cesse les nouveaux usages, peut-être les remettre en cause s’ils ne trouvent pas leur légitimité auprès des utilisateurs. Il faudra faire en sorte qu’ils deviennent les futurs « on n’a jamais imprimé ce document ».

Un accompagnement sur plusieurs mois

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (suite)

janvier 13th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 13 2014

Rendre opérationnelle votre politique d’impression

En 2013, nous avons vu que les utilisateurs pouvaient faciliter ou fausser l’étude préalable à l’optimisation du parc de systèmes d’impression.

En ce début 2014, penchons-nous sur leur influence quant à la mise en œuvre de cette optimisation.

Cette mise en œuvre passe très souvent par le déploiement partiel ou complet d’un nouveau parc de matériels. L’état d’esprit et l’implication des utilisateurs sont primordiaux dans cette phase. En effet, ils se libèreront pour les formations (ou pas), ils y seront actifs et demandeurs (ou pas), les premiers temps ils s’entraideront (ou pas), ils feront en sorte que les nouveaux matériels soient alimentés en consommables (ou pas)… Le pouvoir de « nuisance » d’un utilisateur mécontent, incompris est énorme. Le pouvoir d’entraînement et de contagion d’un utilisateur conquis est important mais plus faible.

Ces difficultés doivent être anticipées. La communication à priori est primordiale. La communication juste avant le déploiement et pendant est capitale.

Il convient également de repérer les situations qui pourraient poser problème et y porter un soin particulier de pédagogie et de persuasion.

Nous verrons la semaine prochaine que pour que l’optimisation et ses fruits soient pérennes, il faut encore compter avec les utilisateurs.

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Nouveaux seuils de marchés publics

janvier 9th, 2014 Posted in Marchés Publics

jan, 09 2014

Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

A compter du 1er janvier 2014, les seuils de procédure formalisée des marchés publics seront relevés à :

134 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État ;
207 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales ;
414 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des entités adjudicatrices et pour les marchés de fournitures et de services passés dans le domaine de la défense ou de la sécurité
5 186 000 € HT pour les marchés de travaux.

Nous vous rappelons qu’en-dessous de 15 000 €, les marchés publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence préalable.

Donc, entre ces 15 000 € et les nouveaux seuils, les marchés concernés pourront faire l’objet de MAPA (marchés à procédure adaptée).

Nous vous souhaitons à tous beaucoup de réussite dans vos marchés publics que vous soyez adjudicateur ou candidat.

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Tous nos voeux pour 2014

janvier 6th, 2014 Posted in Divers

jan, 06 2014

Bonnes fêtes de fin d’année

décembre 19th, 2013 Posted in Divers

déc, 19 2013

Toute l’équipe de ASSPI

vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d’année

et vous donne rendez-vous le 6 janvier

Audit des systèmes d’impression et utilisateurs

décembre 16th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

déc, 16 2013

La conduite du changement

Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Confier la gestion de parc à un partenaire

décembre 10th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 10 2013

Gérer un parc de systèmes d’impression n’est pas de tout repos. Ceux qui remplissent cette mission dans les organisations, quelle que soit leur taille, le savent.

La première difficulté résulte souvent de l’organisation même. En effet, il est difficile d’avoir une vision globale et exhaustive lorsque les imprimantes sont gérées par l’informatique, les copieurs et les consommables par les moyens généraux et le parc de chaque site géré indépendamment par chaque site.

La deuxième difficulté résulte des pratiques très différentes des fournisseurs : les imprimantes sont très souvent achetées, sous garantie, nécessitant l’achat des consommables, les copieurs sont très souvent loués, sous maintenance avec des engagements de services et la fourniture de consommables incluse dans le prix de cette maintenance. Ces différences génèrent des difficultés à gérer les fins de vie de parc (que faire des imprimantes en fin de vie ?), à gérer la continuité de service aux utilisateurs, à calculer un coût à la page selon les technologies,…

De nombreux autres obstacles se dressent devant celui qui voudrait ou devrait piloter le parc de systèmes d’impression : manque de ressources, opacité de la facturation,…

Quand le nombre de machines devient relativement important, quand elles sont dispersées sur divers sites, quand les relations avec les fournisseurs ne sont pas satisfaisantes, quand des décisions s’imposent à court ou moyen terme,… il peut être particulièrement pertinent et efficace de faire appel à un partenaire externe, neutre et expert.

Il lèvera les obstacles, il libèrera les équipes internes qui pourront se consacrer à d’autres tâches, …

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Les PME dans les marchés publics

décembre 5th, 2013 Posted in Marchés Publics

déc, 05 2013

Guide « Osez la commande publique »

L’Observatoire Économique de l’Achat Public (OEAP) vient de publier les chiffres du recensement des marchés publics pour l’année 2012.

La part des PME progresse entre 2011 et 2012 que ce soit en nombre de marchés qu’en terme de montant. Cette progression s’observe auprès de tous les acteurs (Etat, Opérateurs de réseaux et Collectivités Territoriales) même si elle est plus forte auprès des collectivités territoriales pour lesquelles les PME représentent 64,4 % des contrats.

Cette part est la plus importante dans les marchés de travaux et, comme nous pouvions nous y attendre, dans les marchés inférieurs à 90 000 €. Il faut cependant noter la présence des PME sur les contrats à plus de 5 000 000 € à hauteur d’environ 10 %.

Enfin, le rapport montre que la proximité géographique (même commune ou même département) est un atout pour les PME.

Alors n’hésitez plus ! En 2014 préparez-vous à prospecter les administrations et les opérateurs locaux autour de votre entreprise…

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Rendre opérationnelle votre politique d’impression

décembre 3rd, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

déc, 03 2013

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

Nous ne le dirons jamais assez : sans accompagnement des utilisateurs votre politique d’impression risque fort de rester un vœu pieux, un affichage qui cachera des réalités parfois pires que la situation antérieure.

Pour que votre politique d’impression porte ses fruits et soit effective, il faut que les utilisateurs se l’approprient, qu’ils se sentent concernés par les enjeux et la mise en œuvre.

Ces processus sont souvent longs et parfois décourageants mais la ténacité et persistance de l’accompagnement sont toujours payantes.

Quelques étapes nous semblent incontournables :

Communiquer et informer le plus en amont possible.
Consulter et écouter avant toute prise de décision
Montrer l’engagement concret de la Direction
Commencer par des actions simples, peu ou pas coûteuses, avec des objectifs facilement atteignables

Il y aura forcément des difficultés, des freins mais justement accompagner c’est aider à passer ces obstacles (pas les faire disparaître en les ignorant !).

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Le mémoire RSE pour le BTP

novembre 21st, 2013 Posted in Marchés Publics

nov, 21 2013

Rédiger un vrai mémoire technique

De plus en plus de consultations concernant le BTP prévoient l’obligation pour les candidats de fournir un mémoire RSE. Qu’est-ce que c’est ?

En fait, les institutions attendent un document qui recense toutes les actions, les procédures, les normes que l’entreprise a mis en place sur le plan environnemental, social (sociétal) et économique. Ce sont les trois domaines concernés par le mémoire RSE.

Décrire, même précisément le circuit de vos déchets de chantiers ne suffira pas. Il ne s’agit pas non plus forcément de révolutionner l’entreprise et de mettre en place des actions onéreuses. Vous menez probablement des actions en faveur de l’environnement sans vous en apercevoir : vous utilisez du papier issu de forêts gérées durablement, vous recyclez vos cartouches d’encre, vous avez équipé vos bureaux d’ampoules à faible consommation….

Votre mémoire RSE doit présenter toutes vos actions sur les 3 domaines (environnement, social, économique) même celles qui vous semblent les plus anodines mais qui peuvent vous différencier de vos concurrents qui n’y ont pas pensé…

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Pourquoi auditer son parc d’outils d’impression ?

novembre 18th, 2013 Posted in Coûts d'impression, Optimisation des outils d'impression

nov, 18 2013

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

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Cliquez vertueux

novembre 11th, 2013 Posted in Bureau vert

nov, 11 2013

Surfez sur le net consomme de l’énergie ! L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) nous donne quelques conseils pour cliquer vertueux :

Limiter le nombre de destinataires pour chaque courriel : inutile d’inonder tous les services si l’information ne concerne que 2 personnes de la comptabilité.
Trier et vider régulièrement sa messagerie : est-il réellement utile de conserver les mails qui vous conviaient à des réunions qui ont eu lieu… l’année dernière ?
Compresser les gros documents avant envoi : de plus en plus de messageries sont paramétrées pour limiter la taille des fichiers transmis et reçus alors autant prendre l’habitude de compresser les images et de créer des fichiers ZIP.
Adresser un lien hypertexte plutôt qu’une pièce jointe : cet usage devrait se développer avec l’usage du cloud.
Faire durer ses équipements c’est limiter le volume de déchets DEEE.

L’astuce : 1 clic pour envoyer un courriel de 1 MO (4 pages) correspond à l’émission de 20 grammes
de CO2… Souvent le destinataire de votre courriel est dans la pièce d’à coté, n’hésitez pas à aller le voir,
vous bougerez et créerez du lien dans l’entreprise !

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Guide « Osez la commande publique »

novembre 7th, 2013 Posted in Marchés Publics

nov, 07 2013

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

Sur le constat que les PME sont encore très souvent réticentes à répondre aux appels d’offres, les pouvoirs publics viennent de publier un guide à leur intention. Cette initiative s’inscrit dans la stratégie de simplification dont nous parlions dans notre article fin septembre sur la rentrée des marchés publics.

Il balaie tous les aspects de la commande publique depuis l’identification des acheteurs publics jusqu’au règlement des prestations ou fournitures.

Ce guide tord notamment le cou à un certain nombre d’idées reçues comme :

Les marchés publics sont compliqués
Ils sont réservés aux grands groupes
Sans références, on n’a aucune chance
Il n’y a pas d’expert marchés publics dans l’entreprise
Mon domaine est trop spécifique
En période de crise ce n’est pas une priorité.

Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces à priori, lisez le guide. Vous pouvez le télécharger ici.

La fin de l’année peut être une bonne période pour mettre en place une stratégie de conquête des marchés publics. Vous avez 2 mois devant vous pour être prêt en 2014.

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Electribox

novembre 4th, 2013 Posted in Bureau vert, Divers

nov, 04 2013

D’après l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), en 2011, près de 216 000 tonnes d’équipements destinés aux entreprises ont été mises sur le marché et en proportion, seuls 10% de ces tonnages ont été collectés dans le cadre de la filière DEEE.

L’éco-organisme Ecologic a créé et lancé en partenariat avec Lyreco une box de collecte des DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques) dédiée aux entreprises : l’ELECTRIBOX.

Elle a été conçue pour récupérer spécifiquement les petits équipements bureautiques et informatiques en fin de vie : écrans, ordinateurs portables, téléphones, calculatrices, imprimantes…
Ces efforts de tri apportent une réduction des coûts économiques et environnementaux liés à l’acheminement et au traitement des DEEE en centre classés ICPE (Installation Classée Pour la Protection de l’Environnement).

« Nous avons voulu proposer à nos clients un service mutualisé de reprise de leurs anciens équipements électriques en réponse à un besoin latent. L’ELECTRIBOX de l’éco-organisme Ecologic réunit tous nos critères en matière d’ergonomie, de maniabilité, de design, et bien sûr de garantie réglementaire. », confie à ce sujet, Daniel Leoni, le directeur Développement Durable de Lyreco.

Elle est liée à des services logistiques sur mesure qui peuvent convenir à la PME comme au grand compte.

Si le recyclage des déchets n’est pas forcément une priorité pour les entreprises, elles s’accordent toutes à dire que la gestion de la fin de vie de leurs équipements est une préoccupation forte, tant en matière de logistique que de RSE.

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Après l’audit…

octobre 28th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression

oct, 28 2013

Accompagner le déploiement

Après l’audit, le plus souvent, les équipes internes (et notamment la DSI) se retrouvent seules face à un projet qui leur a un peu échappé dans les phases de démarrage.

La situation existante a été évaluée par un prestataire externe (éditeur de logiciels, fournisseur de systèmes d’impression ou consultant indépendant). Les préconisations leur ont été remises sous forme de scénarii entre lesquels il faut choisir ou qu’il faudra expliquer aux décisionnaires. Vient alors le moment où il faudra consulter les divers prestataires susceptibles de mettre en œuvre le scénario retenu. Cette phase est « facilitée » si l’étude a été menée par un juge et partie qui se contentera de remplir le bon de commande ou les contrats qui correspondent au scénario qu’il aura « vendu ». Mais dans le cadre d’une vraie mise en concurrence, l’accompagnement des équipes internes dans la transcription du scénario en cahier des charges opérationnel est indispensable.

Puis, quand le(s) futur(s) gestionnaire(s) du parc de systèmes d’impression a(ont) été retenu(s), le pilotage du déploiement nécessitera temps, disponibilité et parfaite vision des résultats attendus. Là encore l‘accompagnement des équipes internes peut constitué un véritable plus : il permet de transmettre les attentes et les exigences du projet au prestataire dans un langage commun, d’assurer un suivi très régulier (quotidien si nécessaire), de coordonner les différents intervenants et ils sont nombreux (livreurs, techniciens, responsables commerciaux, utilisateurs, service informatique, comptabilité fournisseurs, juristes,…) !

Enfin, nous avons souvent eu l’occasion de l’évoquer dans ce blog, piloter le nouveau parc est indispensable pour anticiper les évolutions, régler les éventuelles difficultés avant qu’elles ne deviennent des problèmes, s’assurer que les engagements de services sont tenus, améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs. Ce pilotage vient malheureusement souvent s’ajouter à la longue liste des missions de la DSI et est relégué après tous les projet urgents à mener, autant dire qu’il est au mieux laissé aux soins du prestataire mais le plus souvent oublié.

Permettre à ses équipes d’être accompagnées quelques fois (de 1 à 4 fois) dans l’année pour assurer ce pilotage, c’est s’assurer la sérénité et la productivité d’un parc toujours opérationnel, évolutif et d’une relation fournisseur constructive.

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Dites le nous une fois

octobre 24th, 2013 Posted in Marchés Publics

oct, 24 2013

La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

Un programme de simplification (« choc de simplification ») a été adopté lors du 3ème comité interministériel de modernisation de l’action publique (Cimap) le 17 juillet.

Le principe « Dites-le nous une fois » appliqué aux marchés publics

En matière de marchés publics, l’axe principal est de faciliter l’accès à la commande publique en réduisant la paperasse. Ainsi, « la constitution des dossiers de candidature pour les TPE et PME sera facilitée à partir du premier semestre 2014 .

De plus, les mesures de simplification prévues par les directives européennes marchés publics seront adaptées de façon accélérée dès début 2014. Ainsi les exigences des acheteurs publics relatives à la capacité financière des candidats seront limitées . De même un certain nombre de justificatifs seront remplacés par des déclarations sur l’honneur. Enfin, mesure qui va largement faciliter la tâches de nombreux candidats, le titulaire pressenti sera dispensé de produire à nouveau un document fourni lors d’une précédente consultation et toujours valable, ainsi que les pièces accessibles gratuitement en ligne (URSSAF et impôts par exemple).

Des régions pilotes testeront la réutilisation des informations d’identité pour les aides publiques et les marchés publics d’ici fin 2014 dans le cadre du programme « Dites-le nous une fois ».

Small business Act pour l’Europe

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Optimiser ses mails

octobre 21st, 2013 Posted in Bureau vert

oct, 21 2013

Les impacts du courrier électronique

L’étude porte sur un échantillon de 7 e-mails, tous au format HTML.
Cinq d’entre eux sont des courriers classiques dont l’un possède une pièce jointe (document Word d’environ 25 Ko).Les deux autres sont des lettres d’information (newsletters). L’une est relativement sobre. En revanche, la seconde utilise 331 Ko d’images dans la messagerie.

Au total, la taille moyenne d’un e-mail au format HTML (en comptant les pièces attachées) est de 81 Ko.

L’ensemble des courriels a ensuite été enregistré au format texte pour pouvoir comparer leur poids. Ils pèsent en moyenne 4 Ko sans pièce attachée et 7 Ko avec.

L’étude comparative de cet échantillon révèle que les courriels au format texte pèsent en moyenne 3 fois moins lourd que les courriels au format HTML si on ne tient pas compte des images associées. Dès que l’on considère l’ensemble des éléments, un e-mail au format texte pèse, en moyenne 12 fois moins lourd qu’un e-mail au format HTML, avec un écart allant de 2 à 37 selon le message.

Quelques bonnes pratiques basiques peuvent donc avoir un impact très important :
– envoi des courriels au format texte,
– pas de pièce attachée mais un lien pour la télécharger,
– si l’e-mail est au format HTML, ne pas joindre les images et feuilles de style, mais laisser l’option à l’utilisateur de les télécharger.

100 000 euros d’économies par an pour une grande entreprise …

A l’échelle de l’individu, les gains sont faibles, de l’ordre de 10 euros par utilisateur et par an. Mais à l’échelle d’une grande entreprise (10 000 salariés traitant 100 mails par jour), ils se chiffrent au bas mot à 17 To de données par an, soit une baie de stockage moyenne. L’économie financière potentielle se chiffre à environ 100 000 euros par an rien que pour le coût du stockage des courriels, et à 12 000 tonnes d’équivalent CO2 non émises, soit près d’une tonne par salarié.

Au delà des dimensions environnementales et économiques, le recours au format texte brut présente plusieurs autres avantages.
– Cela permet de décharger les réseaux mobiles qui saturent et les baies de stockage des opérateurs et des entreprises.
– L’utilisateur relève et envoie ses messages bien plus vite depuis son smartphone, même avec une connexion itinérante de mauvaise qualité.
– Cela élimine les risques de sécurité liés au format HTML.

Source : GreenIT.fr

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Une enquête Riposte Verte sur l’énergie

octobre 14th, 2013 Posted in Bureau vert

oct, 14 2013

Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier : les résultats

Comme vous le savez, nous relayons fréquemment des informations en provenance de Riposte Verte. En effet, cette association agit pour informer et accompagner les acteurs professionnels sur tous les volets d’une politique sociétale responsable (sociale, environnementale, économique, papier, carbone…). Leurs enquêtes et publications touchent donc souvent aux sujets qui nous occupent.

Cette fois, il s’agit du lancement d’une enquête sur les pratiques au bureau en matière d’énergie. Même si ce sujet ne concerne pas que l’impression, il doit être pris en compte dans les calculs de coûts liés aux parc de systèmes d’impression et dans les choix à faire en matière d’optimisation des outils et de leur usage.

Vous pouvez participer à l’enquête ici.

Les résultats ne manqueront pas de nous fournir de nouvelles pistes de réflexion.

L’empreinte carbone au bureau

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La dématérialisation des marchés publics vue par les entreprises

octobre 10th, 2013 Posted in Marchés Publics

oct, 10 2013

Certificat de signature électronique

La dématérialisation des marchés publics touche plusieurs aspects de ces procédures.

Ainsi, de très nombreuses entreprises consultent les annonces via Internet. De même, elles sont très nombreuses à consulter et obtenir les dossiers de consultation au format numérique. Ces pratiques en amont de la réponse largement adoptées par les entreprises quelle que soit leur taille prouvent leur intérêt pour la dématérialisation.

Par contre, quand il s’agit de déposer son offre et sa candidature, la dématérialisation est beaucoup moins répandue. Certes de nombreuses entreprises ont répondu au moins une fois via des plateformes de dématérialisation mais elles continuent à répondre au format au papier.

Deux des principaux freins évoqués sont l’hétérogénéité des plateformes et leur ergonomie. Ces 2 facteurs ajoutent en effet de la complexité à une procédure qui était déjà perçue comme complexe quand il s’agissait de constituer 2 enveloppes papier avec les bons documents.

Enfin, l’obtention d’un certificat électronique indispensable pour signer son offre est également perçue comme un frein. En effet, elle apparaît comme une procédure complexe pour laquelle les prestataires informent peu et qui demande du temps car les délais d’obtention sont longs.

Il reste donc fort à faire pour que les entreprises puissent réellement bénéficier des avantages de la dématérialisation des appels d’offres.

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Optimiser les services

octobre 8th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 08 2013

La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

Mutualiser les systèmes d’impression

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Bonnes pratiques d’impression ?

septembre 30th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

sept, 30 2013

Ces bonnes pratiques d’impression, corollaires des projets d’optimisation et des démarches de développement durable, sont souvent de l’ordre du vœu pieux ou de l’incantation.

En effet, quand des actions de sensibilisation sont menées elles sont très souvent inappropriées. L’affichage (54 %) et l’envoi de courriels (43 %) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. De plus, elles sont contradictoires avec le message délivré puisqu’elles incitent à imprimer un document destiné à inciter les utilisateurs à moins imprimer.

Et si au lieu de se positionner comme donneurs de leçons et de culpabiliser les utilisateurs, nous nous placions vraiment à leur côté pour les accompagner dans l’apprentissage du mieux imprimer ?

Les utilisateurs sont de plus en plus sensibles aux questions d’environnement à titre personnel. Ils ont d’ailleurs parfois du mal à appliquer les consignes de tri de leurs déchets car elles sont complexes et ne sont pas uniformes selon les territoires.

Ils aimeraient bien imprimer mieux et ne plus gaspiller de papier. Ils se rendent compte qu’ils pourraient mieux faire mais, comme pour les déchets, ils sont démunis face aux outils et aux consignes. Par exemple, certains utilisateurs ont depuis longtemps mis en place la récupération des documents imprimés au recto pour faire du brouillon. Mais cette pratique a 2 inconvénients : si le document est repassé dans le copieur pour être imprimé, il va générer des bourrages papier et l’encrassement de la machine ; si cette pratique n’est pas combinée avec d’autres, le stock de « papier brouillon » devient rapidement encombrant. L’utilisateur risque donc de se décourager et de retrouver ses anciens usages.

Nous devrions tout simplement l’accompagner dans l’utilisation du recto-verso. Cela ne veut pas juste dire paramétrer le recto-verso par défaut. Il convient de s’assurer que chacun maîtrise le fonctionnement de cette fonctionnalité (et comment je fais pour imprimer des formats calendriers, ou des livrets ?), que chacun a identifié les documents qui peuvent et doivent être imprimés en recto-verso et ceux qui doivent rester en recto simple, que l’ensemble de l’organisation et de ses correspondants est sensibilisé à l’impact positif de l’impression recto-verso (le client ne verra peut-être aucun inconvénient à recevoir nos courriers en recto-verso, il suffit peut-être de lui en parler).

Et si les « Bonnes pratiques d’impression » devenaient les « trucs et astuces du mieux imprimer » ?…

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septembre 26th, 2013 Posted in Marchés Publics

sept, 26 2013

Clauses DD dans les marchés publics

De nombreuses mesures et orientations devraient intervenir dans le monde des marchés publics d’ici la fin de l’année.

Tout d’abord, en termes de publication, un guide sur l’achat public innovant devrait paraître prochainement et la publication des nouvelles directives européennes « Marchés publics » est envisagée pour la fin de l’année. En France, cela se traduira par un nouveau Code des marchés publics à l’horizon 2016.

Au niveau européen, les discussions sur un projet de norme européenne de facturation électronique devraient se poursuivre, dans le sens d’une généralisation de la dématérialisation dans les prochaines années, projet qui intéressera tout particulièrement ASSPI.

En France, 2 projets de loi sont attendus à court terme qui impacteront directement les pratiques en matière de marchés publics :
– le projet de loi sur l’égalité entre les hommes et les femmes qui devrait permettre aux acheteurs publics de « tenir compte, pour l’attribution d’un marché, des conditions dans lesquelles les candidats favorisent la mixité dans les métiers et l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes » sans que ce critère soit considéré comme discriminatoire.
– le projet de loi relatif à l’économie sociale et solidaire, qui comprend notamment l’adoption d’un « schéma de promotion des achats publics socialement responsables ».

Enfin, dans la lignée au choc de simplification voulue par François Hollande, des mesures vont être prises :
– la limitation des exigences des acheteurs quant à la capacité financière des candidats
– la création de la procédure dite de ‘partenariat d’innovation‘ afin de favoriser l’innovation
– la modification des documents contractuels relatifs aux marchés publics de travaux
– la réduction des délais de paiement des marchés publics de travaux
– la simplification des dossiers de candidature pour les TPE et PME…

A suivre…

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Enquête Riposte Verte sur la politique papier (suite)

septembre 23rd, 2013 Posted in Bureau vert

sept, 23 2013

Enquête Riposte Verte 2010

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40, les grands distributeurs, certains partenaires du WWF.

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, Riposte Verte déplore tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger l’étude : étude Riposte Verte 2013

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Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40 ;
les grands distributeurs ;
certains partenaires du WWF.

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40 ;
les grands distributeurs ;
certains partenaires du WWF.

Étude 2013

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Bilan carbone, charte d'impression, consommables, développement durable, éco-responsable, papier, politique d'impression, Recyclage

Accompagner l’optimisation

septembre 16th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

sept, 16 2013

ACCOMPAGNEMENT, communication, conduite du changement, conseils, formation, Optimisation des outils d'impression, pilotage

Comme vous le savez, ASSPI est très attentive aux questions d’accompagnement des utilisateurs dans les projets d’optimisation. Nous vous proposons dans cet article quelques méthodes qui ont fait leurs preuves.

Pour conserver une certaine paix sociale, le pilote d’un projet d’optimisation des impressions peut laisser leurs imprimantes aux utilisateurs les plus récalcitrants. Mais il peut alors les informer qu’ils ne disposeront plus que d’une maintenance minimale. Cela est parfois contreproductif de forcer les utilisateurs. Certains ont besoin de temps pour accepter le changement.

Afin de motiver les services à moins imprimer, la Direction en charge des impressions (la DSI de plus en plus souvent) communique sur le coût des différents types d’impression. Pour orienter les choix des utilisateurs, elle peut aller jusqu’à refacturer les pages imprimées à chaque direction. En parallèle, elle se sera dotée d’outils de gestion dans le but de communiquer à chaque service l’état de sa consommation et les éventuelles dérives (ou succès) par rapport aux objectifs fixés.

Réduire les coûts d’impression, c’est modifier les habitudes. Il est donc nécessaire de dire ce que l’on va faire, pourquoi on va le faire et la manière dont on va le faire. De nombreux utilisateurs découvrent leurs nouveaux outils d’impression (ou leur absence) lors de la livraison. On comprendra leur surprise et leur inquiétude…

Bien sûr, pour une bonne adhésion au projet, il faut aussi tenir compte des besoins des utilisateurs et de certaines contraintes. Les utilisateurs doivent être consultés ou, du moins, on doit leur donner la possibilité de s’exprimer avant que les modalités de l’optimisation ne soient arrêtées. Il faut veiller à n’oublier aucun service (même s’il est impossible d’entendre tout le monde) et à réellement prendre en compte l’expression des besoins, des craintes, des griefs et des enthousiasmes.

Clauses DD dans les marchés publics

septembre 12th, 2013 Posted in Marchés Publics

sept, 12 2013

appels d'offre, développement durable, marchés publics, rédaction de mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Nous ne cessons de le répéter : les achats publics représentent une vraie opportunité de développement pour les TPE et PME françaises. Pourtant ce sont précisément ces entreprises qui se laissent découragées par la complexité et le côté administratif de la rédaction des réponses aux appels d’offres publics. Elles devraient au contraire profiter de leur implantation locale pour faire valoir leur savoir-faire, leur expertise, leur souplesse et se différencier des grands groupes. Cette mise en avant est encore plus efficace en cette période de crise, où l’état cherche à favoriser le développement de l’économie locale.

Depuis plusieurs années, l’évolution de la législation tend à donner de plus en plus de place au développement durable dans les critères d’attribution des marchés publics. Ainsi, depuis 2004, dans son article 5, le Code des marchés publics oblige tout acheteur public à se préoccuper du développement durable dans la définition de ses besoins. Par ailleurs, la loi Grenelle 1 du 3 août 2009 précise, dans son article 48, que “l’Etat favorisera le respect de l’environnement dans l’achat public par un recours croissant […] aux critères environnementaux et aux variantes environnementales”. Plus récemment, certaines dispositions sont venues renforcer cette tendance : ainsi, l’Etat s’était fixé, pour 2010, l’objectif d’une “utilisation exclusive de papier éco-responsable”.

Face à ces impératifs de prise en compte du développement durable, les TPE et PME sont particulièrement bien placées pour mettre en avant leurs atouts. En France, la plupart des innovations réalisées en matière de produits écolabellisés sont le fait des PME. Par ailleurs, de nombreuses PME mettent en place des démarches de management environnemental, suivent des codes professionnels de bonne conduite (Imprim’vert, Garage propre…) ou appliquent des référentiels de qualité (ISO 14001…). Riche de leur implantation locale (circuits courts, engagement social, insertion professionnelle…), elles ont tous les atouts pour faire valoir leur implication en matière d’enjeux environnementaux, sociaux et sociétaux.

Les administrations rédactrices d’appels d’offres publics devront quant à elles réfléchir à la teneur de ses clauses de développement durable (encore faut-il qu’elles soient en rapport avec l’objet du marché) et à la mesure de des critères choisis.

Avec un volume de 120 à 150 milliards d’euros par an, représentant 10% du PIB, les achats publics représentent une vraie opportunité de développement pour les TPE et PME françaises. Souvent découragées par la complexité et le côté fastidieux de la rédaction des réponses aux appels d’offres publics, celles-ci devraient au contraire profiter de leur ancrage local pour faire valoir leur savoir-faire et leur expertise français et se différencier des grands groupes. Cette préoccupation est encore plus présente en cette période de crise, où l’Etat cherche à favoriser le développement de l’économie locale. – See more at: http://www.eco-jonction.com/pme-comment-gagner-des-marches-publics/#more-5300

Si, en France, 60% des marchés publics sont attribués à des PME et TPE (voir les chiffres), les petites et moyennes entreprises ne captent que 26% de la richesse créée par la demande publique, en valeur. Pour mettre en avant leur offre, le développement durable constitue un atout de poids pour les PME.

Les critères “verts” de plus en plus pris en compte
Depuis plusieurs années, l’évolution de la législation vise à donner plus d’importance au développement durable dans les critères d’attribution des marchés publics. Ainsi, depuis 2004, dans son article 5, le Code des marchés publics oblige tout acheteur public à se préoccuper du développement durable dans la définition de ses besoins. Par ailleurs, la loi Grenelle 1 du 3 août 2009 précise, dans son article 48, que “l’Etat favorisera le respect de l’environnement dans l’achat public par un recours croissant […] aux critères environnementaux et aux variantes environnementales”. Plus récemment, certaines dispositions sont venues renforcer cette tendance : ainsi, le Code des marchés publics impose, depuis 2011, des “performances en matière de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture”. Et l’Etat s’était fixé, pour 2010, l’objectif d’une “utilisation exclusive de papier éco-responsable”.

Fabrication française, ISO 14001 : les PME, moteurs du développement durable
Face à ces impératifs de prise en compte du développement durable, les TPE et PME sont particulièrement bien placées pour mettre en avant ces atouts. En France, la plupart des innovations réalisées en matière de produits écolabellisés sont le fait des PME. Par ailleurs, de nombreuses PME mettent en place des démarches de management environnemental sur leur site de production en suivant des lignes directrices, suivent des codes professionnels de bonne conduite (Imprim’vert, Garage propre…) ou appliquent des référentiels de qualité (ISO 14001…). Riche de leur implantation locale (fabrication française, développement de l’économie locale), elles ont donc tous les atouts pour faire valoir leur préoccupation des enjeux environnementaux, sociaux et sociétaux.

– See more at: http://www.eco-jonction.com/pme-comment-gagner-des-marches-publics/#more-5300

La rentrée de ASSPI

septembre 9th, 2013 Posted in Divers

sept, 09 2013

Optimisation des outils d'impression, rentrée

C’est avec un peu de retard que ce blog fait sa rentrée et nous prions nos lecteurs de nous en excuser.

Ce retard est dû à de bonnes causes puisque les projets d’optimisation se multiplient en ce mois de septembre et nous ont beaucoup mobilisés ces 2 dernières semaines.

Ceci s’explique principalement par la nécessité de mettre en place une organisation optimisée dès janvier 2014 et, croyez-moi, 4 mois ne sont pas de trop pour réussir ce type de projets.

Pause estivale

juillet 15th, 2013 Posted in Divers

juil, 15 2013

Après une année de publications régulières, nous avons bien besoin de nous ressourcer et vous rêvez sûrement à autre chose qu’à vos impressions et vos marchés publics.

Aussi, nous marquons une longue pause estivale jusqu’au 2 Septembre.

Nous profiterons de l’été pour faire le plein de contenus pour la rentrée.

Bel été à vous tous

Rendez-vous le 2 septembre

Consignes de tri du papier

juin 24th, 2013 Posted in Bureau vert

juin, 24 2013

70 % des collectivités n’ont pas mis à jour leurs consignes de tri et continuent donc de communiquer sur le seul tri des journaux dans le bac jaune.Or, depuis 2009, tout se trie dans le papier : les journaux magazines, sur lesquels a démarré la filière et qui représentent 1/3 du gisement total, mais aussi les enveloppes, annuaires, papiers de bureau, prospectus, livres, cahiers…

Dans ces conditions, l’organisme Ecofolio émet des doutes sur l’atteinte de l’objectif de 55 % de recyclage en 2016 et 60 % en 2018 (contre 47 % aujourd’hui), fixé par les pouvoirs publics.

Ainsi le 12 juin, l’Association des maires de France (AMF), Amorce et le Cercle national du recyclage ont signé une charte avec Ecofolio dans laquelle ils s’engagent à « inciter massivement » leurs adhérents à mettre à jour leurs consignes de tri des papiers.

Ecofolio allouera par ailleurs 1 million d’euros par an à ces actualisations, au travers de soutien financiers pour la mise à jour des guides de tri, des vignettes des contenants et l’affichage et la communication Web.

L’objectif est que 25 % des collectivités rénovent chaque année leurs documents afin que 100 % diffusent des informations à jour en 2016.

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Collecte de cartouches à la Poste

juin 17th, 2013 Posted in Bureau vert

juin, 17 2013

Selon Cart’Touch, plus de 38 millions de cartouches d’encre en fin de vie finissent encore à la poubelle chaque année sana être rechargées ou recyclées. Pour rendre le recyclage des cartouches d’impression usagées plus accessible, Cart’Touch et la Poste lancent une opération expérimentale visant à collecter et recycler les cartouches d’impression usagées.

Cette opération se déroule pendant 6 mois sur 4 départements : Essonne, Yvelines, Eure-et-Loir et Val de Marne. Près de 120 espaces Clients Entreprises de La Poste disposent ainsi d’un bac de collecte dédié aux cartouches d’encre usagées. Simple et pratique, ce système permet aux petites entreprises et aux des professions libérales de déposer leurs cartouches usagées lors de leurs opérations habituelles au guichet. Les cartouches sont ensuite expédiées aux Ateliers du Bocage, association issue du Mouvement Emmaüs, qui se chargent de les trier afin qu’elles puissent être recyclées par les fabricants.

consommables, développement durable, économies, encre, Recyclage

Recycler ses propres impressions

juin 10th, 2013 Posted in Bureau vert

juin, 10 2013

Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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Répondre à plusieurs à un marché public

juin 6th, 2013 Posted in Marchés Publics

juin, 06 2013

Rédiger un vrai mémoire technique

Pour répondre à certains marchés publics, il peut être intéressant de se grouper. Cela permet d’améliorer sa candidature (références…) et de proposer des expertises pour chacun des aspects du marché. Ainsi plusieurs entreprises peuvent constituer un groupement momentané d’entreprises (GME) spécifiquement pour la réponse à un appel d’offres public.

Dans ce cadre, chaque entreprise a un lien contractuel avec l’administration (chacune signe l’acte d’engagement ou donne mandat pour signer) contrairement au sous-traitant qui n’a de lien contractuel qu’avec son donneur d’ordres.

Ce mode de candidature connaît un réelle expansion ces dernières années. En effet, il offre de nombreux avantages :

la mise en commun des moyens humains et matériels
l’accès à des marchés auxquels séparément elles n’auraient pas eu la capacité technique de répondre;
l’accès à des plus gros marchés;
la présentation d’un plus grand nombre de références;
l’association temporaire pour un marché public donné.

Pour que tout se passe au mieux, il est recommandé d’établir une convention de groupement qui décrira les relations entre les membres du groupement et les règles de fonctionnement. Par exemple, les syndicats des entreprises du Bâtiment proposent des modèles de convention.

Le groupement pourra être conjoint (chacun est responsable de sa partie du marché) ou solidaire (chacun est responsable de l’intégralité du marché).

En termes de construction de la réponse, chaque entreprise devra remplir les documents administratifs pour son propre compte en complétant les parties prévues pour les groupements. Il est recommandé de construire une réponse technique (mémoire technique, note méthodologique…) commune. En effet, pour montrer que le groupement est d’ores et déjà prêt à fonctionner, il convient de rédiger une réponse cohérente et homogène (structure du documents, homogénéité des contenus, de la forme…) dans laquelle ressortent les expertises de chacun.

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juin 3rd, 2013 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE

juin, 03 2013

Les impératifs économiques (et écologiques) amènent de nombreuses entreprises à s’interroger sur les volumes et les coûts de leurs impressions. Réduire ses coûts d’impression passe bien par une réduction du TCO et par une réduction des volumes.

La réduction du TCO passe d’abord par la connaissance du TCO actuel. Cela peut paraître évident et pourtant de nombreuses entreprises ignorent encore combien leur coûte une page. Cela passe aussi par une meilleure adéquation des équipements avec les besoins réels. Là encore, la connaissance du parc actuel, des solutions logicielles associées, des services complémentaires et l’évaluation des besoins réels sont incontournables. Autre point sensible et fort levier d’économies, la négociation des prix et contrats (location, maintenance, achats, formation…) doit, comme dans le secteur public, non pas rechercher le moins disant mais bien le mieux disant.

La réduction des volumes devrait s’accélérer dans les entreprises car de nombreuses solutions sont à leur disposition. D’abord des solutions de gestion d’impression (impression sécurisée, routage,…) mais aussi des solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et amènent donc une diminution des flux de documents papier au profit de flux numériques. L’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes facilement transportables et qui fournissent un bon confort de lecture va aussi sans doute contribuer à accélérer cette mutation.

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mai 27th, 2013 Posted in Coûts d'impression

mai, 27 2013

Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

son coût d’acquisition,
son coût de propriété (utilisation et maintenance),
son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
tous les coûts d’utilisation, comme
- les réparations ;
- les services de hotline ou de helpdesk;
- mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

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Utilité des avis d’attribution

mai 23rd, 2013 Posted in Marchés Publics

mai, 23 2013

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Si vous avez répondu à un marché public et n’avez pas été retenu, vous pouvez demandé les raisons du rejet de votre offre et qui a été retenu, à combien.

Mais si vous débutez dans les appels d’offres publics et n’avez pas été candidat vous ne pouvez demandé ces informations. Pourtant, elles pourraient vous être très utiles. Elles vous permettraient de savoir à combien se traitent les marchés qui vous intéressent. Elles vous permettraient d’identifier les concurrents les plus sérieux. Vous pourriez alors recenser leurs points forts et surtout repérer vos points forts et ce qui vous différencie.

La législation oblige les institutions publiques à publier un avis d’attribution pour les appels d’offres formalisés. Ces avis font état au minimum de l’entreprise retenue et du montant du marché. Ils sont publiés sur les mêmes supports que la publicité du marché concerné. Ils sont donc accessibles à tous, y compris à ceux qui n’ont pas été candidats. Il vous sera donc tout à fait utile de mettre en place une veille de ces avis attribution au même titre que la veille des avis de consultation.

Au-delà de ces avis, une autre source d’information est à votre disposition. L’article 133 du code des marchés publics oblige les organismes publics à publier une liste des marchés publics conclus l’année passée au cours du premier trimestre de l’année suivante. Ces informations sont disponibles pour tous sur le site de l’organisme dans la rubrique marchés publics.

Ainsi, avant même d’avoir été candidat à un appel d’offres public, vous pouvez vous constituer une base de données avec les noms des attributaires et les montants des marchés passés dans votre domaine par les administrations qui vous intéressent (proximité géographique, contact existant…). Quand vous serez prêts et que le marché sera relancé, vous pourrez répondre en toute connaissance de cause et serez ainsi plus pertinents.

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3 bougies pour ASSPI

mai 20th, 2013 Posted in ASSPI

mai, 20 2013

Ce blog fête son 3ème anniversaire.

Je n’aurais jamais cru au départ qu’il prendrait une telle place dans mon activité et surtout qu’il serait aussi pérenne.

Il me permet de communiquer sur mes activités, mes convictions, mes expériences. Il me permet surtout d’entrer en contact avec diverses personnes (confrères, gestionnaires de parcs, spécialistes du développement durable, responsables informatiques…).

Il me permet aussi de réinterroger certaines pratiques et m’oblige à formuler les choses de façon simple et pratique. Il est aussi le résultat concret de toutes mes lectures et toutes mes recherches.

Le bilan est donc très positif et je ne peux qu’encourager ceux qui s’interrogeraient sur la création d’un blog professionnel à se lancer.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

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Mutualiser les systèmes d’impression

mai 13th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

mai, 13 2013

L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.

Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.

Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :

favoriser la collaboration entre les utilisateurs
favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)

Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.

Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.

Impression sécurisée : les enjeux

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Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

mai 9th, 2013 Posted in Marchés Publics

mai, 09 2013

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

Si vous vous intéressez aux marchés publics, vous vous dites peut-être que c’est trop compliqué, que vous ne comprenez rien à leurs documents. Il est vrai qu’à la 1ère lecture, sans accompagnement, on a l’impression d’avoir ouvert un recueil juridique. Le lecteur débutant se dit qu’il faut être un spécialiste, que ce n’est pas à sa portée. Il ne sait pas par où commencer.

Pourtant, il n’est vraiment pas nécessaire d’être diplômé en droit, ni en procédures publiques pour accéder à la compréhension de la demande de l’administration. Après tout, si vous êtes intéressé par un appel d’offres, c’est qu’il correspond à votre métier et ce sont bien vos compétences métier qui sont les plus importantes pour devenir un partenaire des acteurs publics.

Il faut prendre un peu de temps et se faire accompagner pour obtenir les clés de décryptage des documents et devenir un « pro » de la commande publique.

Tout commence par le DCE. Ça commence mal me direz-vous. Le DCE ? Eh oui, le Dossier de Consultation des Entreprises. Plus simplement, il s’agit de l’ensemble des documents que fournit l’administration pour communiquer son appel d’offres. Il est toujours composé des mêmes éléments de base, parfois complétés par des annexes.

Les documents du DCE :

Le règlement de la consultation (RC pour les avertis): définit les règles de la procédure (délais, forme des réponses…).

Le CCAP (Oui je sais !) : Cahier des Clauses Administratives Particulières qui définit les règles administratives qui régiront la fourniture des produits ou du service (facturation, délais de règlement…).

Le CCTP (non ce n’est pas un compte à la Banque Postale) : Cahier des Clauses Techniques Particulières qui définit précisément le besoin et les attentes de l’institution.

L’Acte d’Engagement (AE pour les intimes) : c’est le « contrat » qui liera l’entreprise retenue et l’administration (prix, durée…).

L‘accompagnement pour la compréhension du DCE consiste à démystifier ces documents, vous les rendre familiers pour vous permettre d’y trouver les clés d’une réponse pertinente, vous faire gagner du temps et faire de vous des acteurs éclairés des marchés publics.

Cet accompagnement est le préliminaire de tous nos ateliers pour la réponse aux appels d’offres publics. Nous décryptons ensemble un DCE auquel vous pourriez répondre. Ainsi, à la fin de l’atelier, vous êtes en mesure de mettre directement en pratique vos acquis et vous êtes autonomes pour vos futures réponses.

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L’empreinte carbone au bureau

mai 6th, 2013 Posted in Bureau vert

mai, 06 2013

Imprimer des documents, envoyer un mail, surfer sur Internet, se rendre à son travail : autant de gestes quotidiens qui ont une empreinte carbone. Lors des projets d’optimisation des systèmes d’impression, il est souvent question de la dématérialisation des documents comme éléments d’une politique de développement durable. Mais, cette dématérialisation n’est elle-même pas neutre car elle nécessite des échanges qui ne sont pas que virtuels. Ainsi, l’usage d’Internet et des mails ne sont pas aussi « propres » qu’il y paraît.

Une “recherche Google” ne représente que 2,8 g équivalent CO2, mais ces requêtes sur l’année (à raison de 2,6 recherches par jour) pèsent 9,9 kg d’équivalent CO2 (source : Ademe) ! Un poids que nous pouvons réduire, en saisissant directement les adresses des sites web recherchés dans la barre d’adresse, ce qui évite de solliciter les serveurs des moteurs de recherche.

De même, transmettre un e-mail avec une pièce jointe de 1 Mo correspond à un impact de 19 grammes, soit 13,6 tonnes Eq CO2 par an (pour l’envoi de 33 e-mails par jour ouvré pour une entreprise de 100 salariés), l’équivalent de treize allers-retours en avion Paris-New York ! Les ordinateurs utilisés pour ces échanges de messages sont responsables de l’essentiel de cette empreinte. En effet, un poste de travail représente 1 tonne Eq CO2 dans ses phases de fabrication, de transport et d’assemblage… sans compter son impact lié à l’utilisation. Un poids qui pourrait être diminué en allongeant la durée de vie des ordinateurs professionnels, souvent remplacés dès leur amortissement (trois ans).

Sources Eco-jonction

Impact environnemental de la communication par clé USB

Bilan carbone, développement durable, éco-responsable, Optimisation des outils d'impression

Impressions sécurisées

avril 29th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 29 2013

Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

La confidentialité de ses documents est garantie
La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont pas récupérés par leurs émetteurs.

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Rédiger un vrai mémoire technique

avril 25th, 2013 Posted in Marchés Publics

avr, 25 2013

De nombreux candidats aux appels d’offres publics ne sont pas retenus à cause de leur mémoire technique. Les reproches sont divers et variés : la réponse n’est pas personnalisée, la description des prestations est trop floue, l’entreprise ne se projette pas du tout dans l’exécution du marché, la forme ne démontre pas une grande rigueur, la présentation de l’entreprise ne permet pas d’être assuré de sa capacité à mener à bien le projet, des éléments définis comme indispensables par l’administration sont absents…

Même s’ils se sont effectivement contentés de fournir un document standard, ces candidats ont littéralement jeté de l’argent par la fenêtre. Le temps passé, les documents (papier, encre, classeur,…), l’envoi postal ou le dépôt…constituent un coût réel.

Dans une période économique difficile, tous les coûts engagés doivent générer un retour sur investissement. Alors, bien sûr, même avec un mémoire technique pertinent et vendeur, nul n’est certain d’être l’heureux attributaire d’un marché public. Mais l’image de l’entreprise sera grandement améliorée par une réponse professionnelle de qualité et elle se diffusera petit à petit. A l’inverse, un mémoire qui ressemble à une plaquette commerciale donnera durablement l’image d’un amateurisme dommageable.

Si l’on considère que chaque réponse coûte au moins 100 € (hypothèse basse d’une journée de salaire chargé et d’une réponse papier envoyée par la poste), et que chaque dossier mal ficelé vient anéantir tous vos efforts commerciaux, il est urgent de s’interroger sur la stratégie à suivre : arrêtons-nous de cibler les marchés publics ou décidons-nous de professionnaliser nos offres en nous formant ?

Si finalement, vous décidez d’exploiter le potentiel des marchés publics en 2013, nous vous accompagnons pour faire de vos réponses de véritables vendeurs.

Nous vous proposons :

des formations sur site sur 2 jours pour un forfait de 900 € HT (IDF uniquement, jusqu’à 3 stagiaires possibles).
des formations inter entreprises sur 1 ou 2 jours (Val de Marne ou Paris 20e) pour un forfait de 450 € par stagiaire et par jour.
des formations sur mesure, sur devis.

Toutes nos formations peuvent entrer dans votre budget de formation professionnelle ou dans le dispositif DIF.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Isabelle OBIOLS : iobiols@asspi.fr

Des mémoires techniques pertinents

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Les éléments de la politique d’impression

avril 22nd, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 22 2013

La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).

Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.

A minima, une politique d’impression doit définir :

Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …

Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.

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Comment gérer un stock de consommables ?

avril 15th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression

avr, 15 2013

Des consommables stratégiques

Il est acquis pour chacun que les impressions ont des coûts certains et que certains de ces coûts sont plus ou moins cachés. Parmi ces coûts plus ou moins bien identifiés, nous trouvons les coûts liés à la gestion des consommables du parc de systèmes d’impression.

Les services informatiques considèrent souvent cette gestion indispensable comme une corvée. Elle est d’ailleurs souvent déléguée au service achats. Les enjeux sont pourtant importants : une rupture de stock génère une gène considérable dans le fonctionnement des services, des consommables inadaptés ou de qualité médiocre peuvent engendrer des pannes coûteuses et gênantes, des achats gérés dans l’urgence entraînent des coûts plus élevés.

Certaines pratiques peuvent simplifier et sécuriser la gestion de ces consommables.

Certains sites Internet ont une offre très étendue et permettent de passer commande très rapidement. Les livraisons peuvent également être très rapides (24 H en région parisienne). Certains proposent même une gestion en ligne des commandes et des stocks de cartouches. Cette solution impose de connaître parfaitement les références nécessaires au bon fonctionnement du parc, de tester certains types de cartouches (génériques, recyclées…) et de tenir à jour un outil reliant chaque référence aux matériels qui les utilisent et générant une alerte à l’atteinte d’un seuil critique du stock.

Une autre solution consiste à créer un partenariat avec un fournisseur pour définir les conditions d’approvisionnement : cadencier, qualité, prix, modalités de livraison… Ce partenariat peut permettre de déléguer au prestataire la gestion des stocks tampons, le référencement des produits nécessaires au parc de systèmes d’impression…

Enfin, la mise en place d’un parc sous contrat de maintenance à la page permet de s’exonérer d’une grande partie de la corvée. En effet, le partenaire s’engage à fournir les consommables nécessaires contre un prix à la page. De plus en plus de fournisseurs proposent le réassort automatique des consommables. Ainsi à l’atteinte d’un certain volume d’impressions le système du prestataire déclenche la livraison des cartouches et autres consommables nécessaires. Le stock tampon de chaque référence est défini dès le déploiement du parc. Cette solution est d’autant plus utile que l’entreprise est implantée sur plusieurs sites : le prestataire déclenche les livraisons site par site à partir des volumes d’impression et des stocks tampons de chaque site.

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Variantes et options

avril 11th, 2013 Posted in Marchés Publics

avr, 11 2013

Négociations dans les MAPA

Même si la procédure de marché public doit permettre de répondre à un besoin précisément défini, certains cas nécessitent de laisser une certaine marge de manœuvre dans la réponse.

Ainsi, certaines prestations peuvent être menées de diverses façons et l’administration peut avoir intérêt à imposer une réponse de base qui correspond à la méthodologie attendue et à laisser les candidats exprimer leur force de proposition par des variantes. La réponse de base permet de s’assurer que le prestataire est bien en mesure de répondre aux attentes et, elle permet aussi de comparer les offres entre elles. La ou les variante(s) permettront au candidat de montrer son expertise (développement durable par exemple), d’apporter un plus qui n’avait pas été envisagé à priori (garantie supplémentaire par exemple), d’apporter du conseil. La possibilité de proposer une variante est indiquée dans le dossier de consultation : pour les procédures adaptées, elles sont autorisées si leur refus n’est pas explicitement exprimé ; pour les procédures formalisées, elles sont refusées si leur acceptation n’est pas explicitement formulée. Dans ce cadre là, la proposition de variante est à l’initiative du candidat.

L’administration peut aussi avoir identifié des compléments aux besoins de base sans pour autant les considérer comme indispensables à la bonne réalisation des prestations (1 journée supplémentaire de permanence sur site). Dans ce cas, elle définit des options (intégrées à l’offre de base ou pas). Cela lui permet notamment d’évaluer le surcoût de ce complément et de décider en toute connaissance de cause de sa mise en application. Les candidats devront faire une offre pour ces options et se conformer à la demande formulée. La mise en œuvre de ces options est décidée lors de la signature du marché.

Qu’il s’agisse d’une variante ou d’options, votre offre doit bien sûr mettre en avant votre valeur ajoutée…

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Un accompagnement sur plusieurs mois

avril 8th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

avr, 08 2013

Les objectifs de l’optimisation des impressions

Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

Accompagner après les changements

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Le recyclage des photocopieurs

avril 1st, 2013 Posted in Bureau vert

avr, 01 2013

L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques) » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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Avant de répondre à un appel d’offres public

mars 28th, 2013 Posted in Marchés Publics

mar, 28 2013

De nombreuses personnes prennent contact avec nous parce qu’elles ont vu un appel d’offres auquel elles voudraient répondre mais elles ne savent pas comment faire.

Malheureusement, il nous faut commencer par leur annoncer qu’elles ne pourront pas répondre à cet appel d’offres.

Pour vos clients privés, il vous suffit d’établir un devis, parfois joindre une plaquette de présentation de l’entreprise et vous pouvez répondre à la demande dans la journée.

Pour vos futurs clients publics, le formalisme imposé nécessite une préparation an amont, avant même la lecture du moindre avis de consultation.

Nous ne reviendrons pas sur la nécessité de se préparer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique, de nombreux articles de ce blog sont consacrés à ce sujet.

Mais, pour être certain de pouvoir fournir un dossier complet en temps et en heure, il faut être prêt aussi du point de vus administratif. Autrement, il faut réunir au préalable un certain nombre de documents :

Un extrait de Kbis de moins de 3 mois
Éventuellement une délégation de pouvoir pour justifier que le signataire a bien le pouvoir d’engager l’entreprise.
Vos attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale…)
Un document présentant vos références clients.
Toutes vos certifications professionnelles
Les CV des intervenants potentiels
L’imprimé NOTI2 ou les certificats URSSAF et certificats fiscaux qui vous seront demandés très rapidement si vous êtes retenus à obtenir auprès de vos organismes ou de votre expert comptable.
Un RIB

Il s’agit réellement du dossier de base. D’autres pièces pourront vous être demandées selon les procédures mais une fois ces documents réunis vous pouvez commencer à chercher les appels d’offres pour lesquels vous seriez un candidat sérieux et commencer vos prises de contact avec les acteurs publics.

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Achat ou location pour les systèmes d’impression ?

mars 25th, 2013 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

mar, 25 2013

Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :

Achat avec ou sans contrat de maintenance
Location avec contrat de maintenance
Crédit bail avec contrat de maintenance
Prix unique à la page incluant la location et la maintenance

La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.

L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.

La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.

Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).

Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).

Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…

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Indépendance du consultant ?

mars 18th, 2013 Posted in ASSPI, Divers

mar, 18 2013

Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

ASSPI

ACCOMPAGNEMENT, audit, consultant, éthique, Indépendance, intégrité, objectivité, Optimisation des outils d'impression

Parutions du Jeudi

mars 14th, 2013 Posted in Marchés Publics

mar, 14 2013

Nous vous remercions pour votre intérêt constant pour les publications du jeudi relatives aux marché publics.

Malgré la richesse du sujet, il est parfois difficile de trouver matière pour chaque semaine.

Nous avons donc décidé de passer à une publication bimensuelle, toujours le jeudi. Nous nous attacherons à une certaine régularité avec une publication le 2ème et le 4ème jeudi du mois.

Pour les aficionados, nous vous conseillons de vous abonner pour recevoir l’alerte de parution par mail.

N’hésitez pas à nous faire connaître les sujets que vous voudriez voir aborder ou vos questions.

7 façons de se débarrasser de son parc d’imprimantes

mars 11th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 11 2013

Après l’optimisation des systèmes d’impression, la question de l’avenir du parc des imprimantes se pose très souvent.

Les imprimantes sont très polluantes et, lorsque l’on ne s’en sert plus, elles deviennent vite des déchets encombrants dont l’élimination est réglementée. Il y a plusieurs solutions pour se défaire proprement d’un parc d’imprimantes.

1. Les envoyer à la casse

‘ Beaucoup d’entreprises n’ont pas conscience que les machines qu’elles envoient à la casse ont une valeur et pourraient être réemployées ‘, regrette Marc Gallais-Hamonno, responsable du programme de recyclage Internethon de l’Afnet (Association francophone des utilisateurs du net).

2. Les revendre à un broker

Un certain nombre des imprimantes dont l’entreprise souhaite se débarrasser pour des raisons de coûts et/ou d’usage sont encore performantes. Des sociétés spécialisées, les brokers, peuvent les racheter pour les reconditionner pour le marché de l’occasion ou pour le marché des pièces détachées. Pour qu’il ait encore de la valeur sur le marché de l’occasion, le matériel doit avoir quatre à cinq ans maximum.

3. Les faire enlever par un fournisseur

La mise en place du futur parc peut aussi faire l’objet d’un accord de reprise des équipements remplacés. Tous les grands constructeurs ont développé leur propre filière de recyclage.

4. Les réutiliser en interne

Une autre solution serait de redéployer ces matériels. Cette solution doit toujours être étudiée avec soin. Elle a l’intérêt de ne pas gaspiller des ressources encore utilisables. Elles permet également de mettre en place le parc optimisé de façon progressive en accompagnant les utilisateurs. mais elle a l’inconvénient de faire perdurer des pratiques contraires aux objectifs de l’optimisation (impressions couleur systématiques, absence de recto-verso…). Le redéploiement de ces imprimantes ne permet pas de mettre en place une gestion centralisée du parc de systèmes d’impression (approvisionnements différents, niveaux de service,…) et surtout elle retarde les effets financiers de l’optimisation en maintenant des niches de coûts élevés en consommables.

5. Les proposer aux salariés

Suite au vote d’un amendement de la loi de finances à la fin 2007, une entreprise qui donne des équipements amortis à ses collaborateurs n’aura plus de comptes à rendre au fisc ou à l’Urssaf : ce don n’est plus considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations. il conviendra de s’assurer que plus aucune imprimante du même modèle n’est en parc dans l’entreprise (la tentation serait forte de se « dépanner » en cartouches).

6. En faire don

De nombreuses structures proposent de reconditionner les matériels informatiques pour les redistribuer à des familles dans le besoin ou à des associations d’aide à l’emploi. Le plus souvent, ces structures font travailler des personnes en réinsertion ou handicapées. Cette bonne action coûte plus cher à l’entreprise qu’une destruction. Cependant, ‘ il faut réussir à identifier une association qui soit prête à récupérer le matériel et qui soit capable de le retraiter en respectant la législation ‘, note Eric Collery, ce qui peut être compliqué selon les volumes à traiter.

Dans le cas de faibles quantités, les écoles locales peuvent être intéressées par des matériels en bon état de fonctionnement.

7. Choisir la location

Louer a le double avantage de faciliter l’évolution du parc et de déporter le problème des matériels à éliminer auprès du loueur. D’ailleurs, très souvent, la location globale des systèmes d’impression est un des enjeux du projet d’optimisation.

Sources : 01Net.com

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Les perspectives en matière de marchés publics

mars 7th, 2013 Posted in Divers, Marchés Publics

mar, 07 2013

Les perspectives économiques étant ce qu’elles sont, il est plus que jamais indispensable de diversifier ses cibles, d’être présent sur toutes les affaires qui concernent nos métiers, d’être visibles et crédibles.

Dans ce contexte, nous ne pouvons que vous conseiller de vous intéresser aux marchés publics.

D’ailleurs, la Banque Postale vient de publier une note de conjoncture intitulée « LES FINANCES LOCALES EN 2012″, dans laquelle elle constate, cette année encore, la croissance des investissements des administrations territoriales.

En effet, ils ont atteint 52,6 milliards d’euros en 2012. C’est 1,6 % de plus que pour l’année 2011.
C’est la troisième année consécutive que lesdits investissements augmentent.

Bien entendu, les résultats divergent selon les collectivités :
– communes : + 3,1%
– départements : – 3,6%
– régions : + 0,8%

Ces chiffres confirment l’importance de l’ancrage local. Il est plus facile et moins coûteux de se faire connaître des communes près de nos entreprises que de clients inconnus à l’autre bout de la France.

Malgré les apriori communs, l’investissement pour décrocher un client public n’est pas plus important que pour un client privé. Une fois que vous maîtrisez les codes de l’exercice (décryptage des documents, qualité de la réponse à fournir,…), les contacts sont souvent plus simples et les décisions plus rapides.

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Le recyclage du papier à la une

mars 4th, 2013 Posted in Bureau vert, Divers

mar, 04 2013

La filière du recyclage du papier fait la une régulièrement mais un peu plus ces derniers temps.

La semaine passée, le Monde se penchait sur la question avec un article intitulé « la France espère recycler 60 % de son papier en 2018″.

Dans le même temps, Graphiline.com publiait un article intitulé « Le recyclage du papier coûte cher en France ».

La semaine d’avant Riposte Verte relayait un article de Actu-environnement « Pourquoi le recyclage des papiers fonctionne mal ».

Et nous ne nous prétendons pas exhaustifs sur tout ce qui est paru ces derniers temps sur le sujet.

Cette « déferlante » (relative il est vrai) est due probablement à la reconduction de l’agrément de Ecofolio pour la période 2013-2016. Le rôle de cet organisme est de collecter les contributions de ceux qui mettent du papier sur le marché et à les redistribuer aux collectivités en charge de la collecte et du tri. La contribution est passée cette année de 39 à 48 € la tonne mise sur le marché. Malgré cette hausse, les collectivités se sont dites déçues par le niveau de soutien défini dans le nouvel agrément.

Il faut dire que selon Riposte Verte, seulement 20 % des papiers de bureau sont recyclés…et les gisements diminuent puisque malgré une certaine résistance, la consommation de papier ne cesse de diminuer.

A suivre…

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février 28th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 28 2013

Nos ateliers réponse aux appels d’offre publics

Vous êtes assez nombreux à rechercher un mémoire technique type pour répondre aux appels d’offres publics, surtout dans les secteurs du Bâtiment.

Je comprends tout à fait votre démarche : vous découvrez un appel d’offre qui correspond en tous points à ce que vous savez faire. Vous aimeriez vraiment faire une offre mais vous ne vous êtes jamais confronté à ce type de demande et vous êtes démuni face aux exigences de documents, notamment pour fournir ce fameux mémoire technique.

Alors vous vous dites qu’avec les ressources d’internet, vous allez peut-être trouver un mémoire rédigé par un confrère et qui correspondrait.

Vous vous exposez à une double déconvenue :

Tout d’abord, peu (voire pas) d’entreprises mettent en ligne leur mémoire technique. Il s’agit d’un document qui met en avant leurs points forts et leurs savoir-faire, elles n’ont donc pas forcément envie d’y donner accès à leurs concurrents. Certains vous promettent la rédaction d’un mémoire type performant mais… il faudra payer pour un document que vous n’avez aucun moyen d’évaluer et qui est loin de vous garantir le succès.
Ensuite, même si vous réussissez à obtenir ce précieux mémoire type, il ne pourra pas valoriser VOTRE offre, VOTRE entreprise, VOS atouts puisqu’il est type. L’administration aura donc du mal à vous évaluer quant au critère qualité. De plus, elle risque de s’apercevoir que vous avez utilisé un modèle standard et que donc vous n’avez pas pris la peine de rédiger un dossier spécifique pour leur projet. Je vous laisse imaginer comment cela sera perçu.

Répondre à un appel d’offres publics ne s’improvise pas. Il faut réellement une méthodologie particulière (documents administratifs à fournir, décodage des documents, rédaction de l’offre…). Je crains que vous ne puissiez répondre efficacement à cet appel d’offres dont je vous parlais au début de cet article. Mais il doit vous amener à vous dire que les marchés publics sont un potentiel intéressant et que cela vaut le coup de mettre en place une stratégie commerciale spécifique. cette stratégie commence incontestablement par une formation pour comprendre le vocabulaire particulier de ces appels d’offres, comprendre les attentes de l’administration, mettre en valeur vos points forts et mettre en place une organisation efficace.

Ces formations peuvent entrer dans vos budgets de formation continue ou dans le dispositif du DIF.
Elles prennent peu de temps (De 1 à 2 jours).
Elles sont très opérationnelles (traitement d’un appel d’offres auquel vous pouvez répondre) et donc très efficaces.

Des mémoires techniques pertinents

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Accompagner le déploiement

février 25th, 2013 Posted in Divers, Pilotage des parcs d'impression

fév, 25 2013

Ca y est ! Le spécialiste que vous aviez mandaté pour réaliser l‘audit de vos systèmes d’impression a rendu son rapport. Vous avez choisi le scénario d’implantation que vous allez mettre en place et son phasage. Vous avez consulté les entreprises susceptibles d’être vos partenaires dans cette aventure et vous avez choisi l’heureuse élue. OUF ! Vous allez enfin passer à un autre projet !

Pas si sûr…

Vous êtes effectivement arrivé au terme des étapes les plus longues et les plus consommatrices de ressources. Il serait donc dommage de gâcher cet important investissement en ratant l’implantation du parc et des usages que vous avez choisis avec tant de soins. Une installation laborieuse, des dysfonctionnements qui durent quelques temps, des formations expédiées en 10 minutes par le technicien qui a fait l’installation, des matériels non paramétrés, …tous ces joyaux de l’installation « classique » peuvent très vite faire basculer vos utilisateurs dans le camp des résistants et faire de votre quotidien un enfer pendant plusieurs semaines.

Même si votre nouveau partenaire est un professionnel des systèmes d’impression et de l’impression en général, il ne connaît pas suffisamment votre structure et vos ambitions pour ce projet. De plus, ses intérêts sont quelques peu contradictoires avec les vôtres : il souhaite y passer le moins de temps possible et y dédier uniquement le personnel qualifié (et donc cher) strictement nécessaire au fonctionnement des matériels. Vous souhaitez qu’il prenne le temps de faire une installation complète (y compris les paramétrages par défaut que vous avez définis), qu’il vous dédie ses meilleurs interlocuteurs qu’il s’agisse de formations des utilisateurs, d‘installation informatique ou de gestion de la relation client.

Il est donc indispensable de préparer le déploiement en définissant vos exigences en termes de niveaux de services, de timing…

Il peut être alors judicieux de se faire accompagner par le spécialiste qui a réalisé l’étude et les préconisations : il connaît bien votre organisation (il a passé quelques semaines avec vous), il connaît bien les organisations des entreprises spécialistes du monde de l’impression (il en est souvent issu) et il maîtrise parfaitement les tenants et les aboutissants de votre projet (il a été votre partenaire dans sa conduite).

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Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

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Maximilien.fr est opérationnel

février 21st, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 21 2013

Mini guide des marchés publics

Fin novembre nous vous parlions du projet d’une plateforme francilienne pour mettre en relation l’offre et la demande en matière d’appel d’offres publics : www.maximilien.fr.

Eh bien, cette plateforme fonctionne depuis mi janvier.

En tant qu’entreprise candidate à des marchés publics, vous pouvez vous y inscrire pour consulter les procédures qui peuvent vous intéresser. Vous pouvez créer des alertes pour recevoir quotidiennement ou hebdomadairement les annonces qui correspondent aux critères que vous avez choisis. Vous pouvez également accéder à une bourse de co ou sous traitance, fonctionnalité intéressante et nouvelle qui peut vous permettre de trouver des collaborations pour répondre à certains appels d’offres.

L’inscription est très rapide et facile à faire.

La création d’alertes est très intuitive également puisque basée sur des mots clés que vous choisissez.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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La conduite du changement

février 18th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

fév, 18 2013

Accompagnement au changement effet de mode ou nécessité ?

Cela semble peut-être une évidence mais l’optimisation des impressions constitue un changement qui peut être majeur.

En effet, très souvent la situation de départ est une organisation où chacun choisit son mode d’impression (couleur, recto-simple, papier de qualité supérieure…), son moyen d’impression (imprimante locale jet d’encre couleur, imprimante laser couleur mutualisée dans le bureau…) et le type de document à imprimer (mails, brouillons…). Il s’agit de migrer vers une organisation où l’utilisation de la couleur est encadrée, où les systèmes d’impression sont dimensionnés en fonction d’usages optimisés et où les impressions sont limitées aux nécessités de travail.

Un tel bouleversement nécessite un accompagnement pour réussir et surtout pour s’installer de façon durable.

Cet accompagnement passe certes par la formation des utilisateurs aux nouveaux usages mais pas seulement.

Le projet doit absolument faire l’objet d’une campagne de communication pour que chacun se l’approprie. Chaque étape devra être l’occasion de communiquer vers les utilisateurs. Ainsi, par exemple, il est important de faire savoir à tous que des entretiens utilisateurs, nécessaires à l’audit, sont organisés dans chaque service ou chaque site. Il est utile de positionner les interviewés comme les « champions » de la future politique d’impression : ils pourront relayer les explications dans les services, informer de l’évolution du projet, …

Cette communication continue permet de limiter les comportements de résistance liés à la peur du changement. Elles rassure en expliquant et en anticipant chaque étape. Un chemin balisé et éclairé est toujours plus facile à suivre qu’un sentier obscur et étroit…

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Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

février 14th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 14 2013

Quelque soit le type d’appel d’offres (MAPA, consultation, AO ouvert…), ce qui caractérise l’achat public, c’est l’établissement de règles à respecter pour devenir un fournisseur potentiel.

La candidature est plus ou moins formalisée et le fait de respecter ce formalisme est un premier indicateur de votre capacité à travailler avec l’administration.

Si vous ne respectez pas ces règles, même si vous faites la meilleure proposition du monde, vous serez écarté!

Voici six recommandations qu’il faut absolument intégrer si vous voulez accéder au monde du public:

Tu fourniras les papiers que l’on te demande (il n’est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d’offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu’on t’impose
Tu signeras à la main [ou via une plate forme de dématérialisation] les papiers que l’on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé « acte d’engagement »)
Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé ( si l’on demande de disposer de 3 techniciens, tu devras disposer d’au moins 3 techniciens, si l’on demande une baguette de pain blanche, tu en proposeras une blanche et, si les variantes sont autorisées tu pourras proposer une baguette de pain complet…)
Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
Pour gagner, tu utiliseras les critères que l’on t’a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher )
Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n’est que partiellement vrai: chaque appel d’offre est différent, tu devras donc t’adapter à ce qui est demandé et non demander à l’administration de s’adapter à ce que tu proposes

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau

février 11th, 2013 Posted in Bureau vert

fév, 11 2013

Avec plus de 150 millions de m2, le parc de bureaux français compte parmi les plus importants du monde. A l’intérieur, nous sommes plus de quinze millions de travailleurs qui générons quotidiennement des quantités de déchets qu’il est impossible, à ce jour, de quantifier précisément.

Menée par Riposte Verte, en partenariat avec Ecologic (éco-organisme dédié à la récupération, au recyclage et à la valorisation des DEEE) et le CNIID (Centre National d’Information Indépendante sur les Déchets), une enquête sur la gestion de ces déchets vise à évaluer l’évolution des pratiques, deux ans après la dernière analyse.

Elle porte sur ;
– la connaissance de la réglementation ;
– la prise en compte du facteur « déchet » dès le processus d’achat ;
– les pratiques effectives de tri et de collecte des acteurs professionnels ;
– la gestion du nettoyage et de la propreté, notamment des produits utilisés.

Je vous encourage à y répondre et à la diffuser à vos collègues et amis. Le questionnaire est complètement anonyme et prend moins de cinq minutes pour être rempli. Et, à l’issue de cette consultation, les résultats seront bien sûr analysés et rendus publics.

Sources : Riposte Verte

Bilan carbone, développement durable, éco-responsable, green IT, Recyclage

Des mémoires techniques pertinents

février 7th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 07 2013

Le mémoire technique remis au maître d’ouvrage public est un document essentiel au moment de l’analyse des offres, puisqu’il sert à noter la proposition sur le critère de la valeur technique. A l’acheteur public de bien définir ses critères et exigences quant au contenu attendu de ce mémoire technique, pour obtenir des offres pertinentes. Et pourquoi pas, de donner valeur contractuelle au mémoire technique…

L’obligation d’attribuer un marché public au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse conduit régulièrement les pouvoirs adjudicateurs à choisir plusieurs critères de jugement des offres ; tout du moins en principe. Cela suppose que l’acheteur public exige des entreprises la production d’un ou plusieurs documents permettant d’analyser chacun des critères retenus, et définisse également le contenu attendu de ces documents.

Ainsi en est-il du mémoire technique (ou mémoire justificatif ou encore mémoire méthodologique) dans lequel les candidats sont censés formuler leur offre technique – ou plus généralement leur offre qualitative – et permettre ainsi à la personne publique d’analyser le critère technique. Un document pour séduire, susciter l’intérêt, convaincre, faire la différence par rapport aux concurrents et obtenir, in fine, le marché. Un document essentiel dans la mesure où il permet d’analyser un critère régulièrement prépondérant dans le choix final des prestataires.

Ainsi, il est très important de ne pas perdre de vue les critères de sélection énoncés par l’administration pour construire son mémoire technique…

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

février 4th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

fév, 04 2013

Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.

4. Consolider le parc d’imprimantes

L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.

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Certificat de signature électronique

janvier 31st, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 31 2013

La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

Pour pouvoir répondre à un appel d’offres public sous forme dématérialisée, il vous faut un certificat de signature électronique.

En effet, lorsque vous répondez en format papier, seule une personne habilitée à engager l’entreprise peut signer les documents. Il en est de même pour les réponses dématérialisées : la signature électronique est la carte d’identité électronique d’un représentant légal de l’entreprise. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Une signature manuscrite scannée n’a pas la valeur juridique d’un original.

Au niveau du candidat, la signature électronique comprend un certificat électronique et un logiciel de signature qui permet d’apposer la signature.
– Le certificat électronique de signature garantit : l’identité de son titulaire, personne physique, représentant légal de l’entreprise ; la protection de l’intégrité des documents transmis ; l’impossibilité de renier sa signature (principe de non répudiation).
– le logiciel de signature, ou « outil de signature » permet d’apposer électroniquement sa signature.

Un arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics autorise les signataires à utiliser le certificat et la
signature de leur choix, sous réserve de leur conformité aux normes du RGS et du RGI.

Il existe trois types de support admis :
• la clé USB ;
• la carte à puce ;
• le logiciel (stockage sur le disque dur d’un ordinateur).

A NOTER : Le stockage sur support physique (clé USB) permet de diminuer les risques d’utilisation détournée, contrairement au logiciel installé
sur l’ordinateur.

Pour obtenir ce certificat, il vous suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : le demandeur (futur titulaire) doit disposer du matériel informatique adéquat et d’une adresse mail valide afin d’envoyer sa demande à l’Autorité de certification.
Etape 2 : le demandeur effectue sa demande de certificat sur le site internet de l’autorité de certification. Les pièces justificatives à fournir sont énumérées sur le site.
Etape 3 : le demandeur envoie les pièces justificatives requises à l’Autorité d’enregistrement et prend rendez-vous auprès de celle-ci pour le retrait du certificat.
Etape 4 : le demandeur retire son certificat auprès de l’Autorité d’enregistrement. L’identification du titulaire est faite en « face à face » (production des pièces justificatives indiquées à l’étape 2).

A NOTER : Le demandeur (ou futur titulaire) doit se déplacer en personne auprès de l’Autorité d’enregistrement.
Il faut compter en pratique 15 jours à 1 mois pour obtenir un certificat de signature (attention à anticiper les périodes de vacances et les délégations
de pouvoirs).

Sources : Guide de la dématérialisation du MEDEF

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

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Bureau vert et RSE

janvier 28th, 2013 Posted in Bureau vert

jan, 28 2013

« Le concept de RSE est l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes ». Définition de la Commission Européenne.

Une politique de RSE passe donc par la prise en compte du volet environnemental de nos pratiques dans l’entreprise.

La mise en œuvre de certaines actions simples et une communication à destination de tous constituent un bon premier pas. Au-delà de l’affichage, engager une démarche de développement durable est une vraie source de bénéfices. Elle peut toucher plusieurs domaines (et faire partie des objectifs d’un projet d’optimisation des impressions !).

DECHETS :
• Participer et inciter au tri sélectif des déchets pour permettre le recyclage, en utilisant les corbeilles de bureau double bacs.
• Nommer un responsable… celui-ci doit communiquer surles différentes actions engagées auprès de tout le personnel.

PAPIERS :
• Diminuer la quantité de papier utilisé : Imprimer recto/verso, qualité brouillon, n’imprimer les documents qu’une fois finalisés, imprimer plusieurs pages par feuille(surtout pour les présentations Powerpoint), faire de l’archivage électronique (former les collaborateurs !)
• Utiliser du papier recyclé et/ou du papier labellisé FSC.

ÉCONOMIE D’ÉNERGIE :
• Éteindre la lumière et l’écran d’ordinateur en quittant le bureau (réunion, repas,…).
• Nommez un « inspecteur énergie ».
• Mettre en place des mesures concrètes d’économie d’énergie : Améliorer l’isolation des locaux (fenêtres, ponts thermiques, etc.), utiliser des détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces communs, privilégier des machines peu gourmandes en énergie, utiliser des ampoules à basse consommation.
• Pour aller plus loin, réaliser un audit énergétique pour identifier les postes qui permettront des économies à la fois énergétiques et financières.

ACHATS
• Lors de nouveaux achats, privilégier des produits ayant un impact minimal sur l’environnement.
• Choisir des fournisseurs respectant des critères écologiques stricts.
• Privilégier les achats locaux.
• Informer les clients et fournisseurs de l’impact environnemental des produits et services, y compris de leur processus de fabrication.

TRANSPORTS :
• Système de covoiturage à encourager.
• Privilégier les transports en commun.
• « Subventionner » des abonnements de transports publics.
• Suivre les astuces d’éco-conduite lors de déplacement en voiture : conduite souple, vitesse stabilisée, pas d’abus de la climatisation, etc.

Qui est concerné ? Tout le monde !

Bénéfices attendus
Pour les collaborateurs :
• Préservation accrue de l’environnement naturel de l’entreprise.
• Rapprocher leurs initiatives personnelles de celles de leur entreprise.
• Sensibilisation et encouragement à adopter les mêmes pratiques à la maison.
Pour l’entreprise :
• Diminution des factures d’électricité.
• Diminution des dépenses (papier, ampoules…).
• Anticipation des exigences de la clientèle et, par conséquent, fidélisation et acquisition de clients.
• Meilleure santé (réglage des températures été comme hiver).
Pour l’environnement
• Moins de pollution.
• Diminution de l’utilisation des énergies fossiles.
• Moins de trafic routier donc moins de CO2.

Source : carnet de route RSE

Lancement de l’enquête : Quelle politique de développement durable au bureau ?

Bilan carbone, conduite du changement, conseils, consommables, développement durable, éco-responsable, green IT, papier, Recyclage

Les enjeux de l’AMO

janvier 24th, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 24 2013

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

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Les enjeux du marché des cartouches d’encre

janvier 21st, 2013 Posted in Bureau vert

jan, 21 2013

Que deviennent les cartouches d’impression usagées ?

Les ventes mondiales de cartouche d’encre s’établissent à plus d’1.1 Milliard de cartouches d’encres vendues et utilisées annuellement. Mises bout à bout cela équivaut à 129 fois la Grande Muraille de Chine.

Selon le cabinet GfK, 77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner sont vendues en France en 2010. La cartouche d’encre a progressé en nombre de pièces vendues de 4.5% en 2010.

Sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables (et donc des cartouches d’encre) a triplé en 6 ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Produire une cartouche laser neuve consomme environ 3.5l de pétrole et pour une cartouche jet d’encre 90ml.

Les cartouches usagées font partie de la famille des DIS « Déchets industriels Spéciaux » : elles contiennent des composants très toxiques pour l’environnement (aluminium, plastique non biodégradable, oxyde de fer, résidus d’encre…); Les cartouches usagées présentent donc des risques pour la santé.

Le plastique utilisé dans une cartouche standard est fabriqué avec une sorte de polymère traité et qui peut mettre 1000 ans à se décomposer.

En France, les cartouches usagées représentent 60 000 tonnes de déchets polluants. Si toutes les cartouches d’imprimantes étaient réutilisées une fois, 50% les déchets liés aux consommables de l’impression seraient évités. Selon les professionnels, une cartouche usagée peut être réutilisée et re-manufacturée entre 3 et 7 fois.

En 2011, une cartouche sur cinq a été collectée. Parmi celles-ci on compte un taux de retour de 45 % pour les cartouches laser pour seulement 14 % de cartouches jet d’encre. Il reste à faire…

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Nouvelles formations aux appels d’offre publics

janvier 17th, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 17 2013

Organiser la rédaction du mémoire technique

Nos ateliers dédiés à la rédaction du mémoire technique se poursuivent en 2013. Ils se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques : rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Pour 2013, nous complétons notre offre en vous proposant un nouveau format de formation aux appels d’offre publics. Ces nouveaux ateliers se déroulent sur 2 jours, dans vos locaux ou en inter entreprises. Ils reprennent le contenu de l’atelier d’une journée auquel s’ajoutent :

la connaissance des marchés publics : identification des institutions, aspects du code des marchés publics, aspects administratifs…
la négociation avec l’acheteur public
connaître les offres concurrentes
la dématérialisation de la réponse
la constitution d’une réponse complète.

Nous intervenons partout en Ile de France.

Le montant forfaitaire ne change pas : 450 € HT par jour pour 3 stagiaires maximum.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

Négociations dans les MAPA

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Impression inutile et non-sécurisée

janvier 14th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 14 2013

Impression sécurisée : les enjeux

Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des documents.

Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40 % de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80 % de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation interne. Dans les environnements classiques, les documents sont, par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille. Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses cartouches de toner.

La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations potentielles. Les multifonctions permettent l’envoi de fax et d’e-mails au nom de l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire. Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces machines et s’en servir.

L’impression inutile et non sécurisée découle usages habituels de l’impression dans les organisations. Dans la plupart des cas, ces dérives perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs. Seuls des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du parc de systèmes d’impression, l’amélioration des services informatiques et l’accompagnement des utilisateurs à court et moyen terme peuvent permettre d’infléchir ces comportements.

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janvier 10th, 2013 Posted in Divers, Marchés Publics

jan, 10 2013

La négociation dans les Marchés Publics

La négociation a pour objectif de concilier efficacité de la commande publique et respect des principes généraux du Code des marchés publics. Elle doit permettre la réduction de l’écart entre l’offre et la demande. Ainsi, dans le respect des principes d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, la négociation peut conduire les candidats à adapter leurs offres. Elle est encadrée et doit suivre certaines règles (d’ailleurs sujettes à débat et jurisprudences diverses).

La négociation est admise en MAPA (Procédure adaptée) si l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de consultation l’ont expressément prévue.

L’acheteur public est libre de choisir les entreprises avec lesquelles il souhaite engager les négociations (Conseil d’État, 30 novembre 2011, n°353121: “le pouvoir adjudicateur qui, dans le cadre d’une procédure adaptée, décide de recourir à une négociation, peut librement choisir les candidats avec lesquels il souhaite négocier”).

Le pouvoir adjudicateur est libre d’accorder à l’ensemble des entreprises ayant déposé une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée la faculté de régulariser cette dernière. (Conseil d’État 30 novembre 2011, n°353121 : le pouvoir adjudicateur « peut en conséquence, dans le respect du principe d’égalité de traitement entre les candidats, admettre à la négociation les candidats ayant remis des offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables et ne pas les éliminer d’emblée »). Cette forme de « négociation » permet ainsi au candidat de rendre son offre conforme (forme du prix, réponse technique, documents manquants…).

La négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre (article 28 du code des marchés publics). Malgré les bonnes volontés pour entamer des discussions sur d’autres éléments que le prix, la plupart des négociations menées dans le cadre de la commande publique se résument encore à cet aspect. Dans le Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (version 2012), la Direction des Affaires juridiques de Bercy insiste sur le fait qu’il est possible pour un pouvoir adjudicateur de négocier sur le prix mais aussi sur d’autres éléments : quantités, qualité, délais, garantie de bonne exécution du marché, etc. Même si cela peut être parfois compliqué, les candidats ont intérêt à promouvoir ces formes de négociations sur les éléments substantiels de leur offre, de leur différenciation, autres que le prix.

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ASSPI

janvier 7th, 2013 Posted in ASSPI

jan, 07 2013

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

En ce début d’année, nous vous proposons de faire plus ample connaissance avec ASSPI.

ASSPI est née en Décembre 2009 de la volonté de Isabelle OBIOLS de mettre ses connaissances et ses expériences en matière de gestion documentaire au service des organisations privées et publiques en toute indépendance d’un quelconque fournisseur de matériels d’impression.

Très vite, il lui est également apparu que même si l’objectif principal des projets d’optimisation des parcs d’impression était les économies budgétaires, la réussite durable de ces projets reposait sur bien d’autres facteurs et notamment sur l’accompagnement des utilisateurs. Ainsi, les interventions de ASSPI se distinguent de celles des cabinets de réducteurs de coûts par la prise en compte de la situation particulière de ses clients : il ne s’agit pas d’appliquer un modèle économique stéréotypé mais de proposer des solutions personnalisées en termes d’implantation, de fonctionnalités, mais aussi de consultation des fournisseurs, de formation des utilisateurs, de communication.

Cette écoute attentive des besoins des organisations qui lui font confiance ont amené Isabelle Obiols à diversifier ses activités. C’est ainsi que, lors de l’audit de son parc d’impression, un client lui a parlé de ses difficultés à organiser ses réponses aux appels d’offres publics. Elle a donc formé les utilisateurs pour la mise en place d’un circuit documentaire pertinent et efficace et étendu son intervention à la rédaction du mémoire technique de plus en plus exigé par l’administration. Cette formation à la rédaction du mémoire technique est devenue une prestation à part entière.

Ainsi en ce début 2013, nos activités sont:

– Audit et conseil pour les parcs d’outils d’impression.

– Assistance et formation à la réponse aux appels d’offre publics auprès d’entreprises.

– Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les consultations relatives aux systèmes d’impression.

– Accompagnement au changement des utilisateurs lors de l’implantation d’un parc optimisé de systèmes d’impression.

– Pilotage de parcs par la mise en œuvre de comités de pilotage

La diversité de ses activités, la taille de certains projets, son exigence d’indépendance et la volonté de toujours mettre l’accompagnement au cœur de ses interventions nécessitaient une structure collaborative. C’est pourquoi ASSPI fait partie de la coopérative d’activités et d’emplois COOPANAME. Cette coopérative regroupe des experts de domaines très variés qui ont choisi de construire une entreprise en commun pour mutualiser les fonctions support (comptabilité, facturation, RH,…) et collaborer sur des projets ambitieux, multidisciplinaires ou gourmands en ressources. Au-delà de la mutualisation et de la collaboration, COOPANAME a également vocation à accompagner des porteurs de projets dans leur création d’une activité économique basée sur leurs expertises. A ce titre, elle est reconnue et soutenue par par le Conseil Régional, la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Caisse des Dépôts et Consignations, et les différentes collectivités locales qui accueillent ses établissements : Ville de Paris, Conseils Généraux des Hauts-de-Seine, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne, Ville de Nanterre et Communauté d’agglomération de Plaine Commune. Par ailleurs, Coopaname bénéficie de l’appui de la DIIESES (Délégation Interministérielle à l’Innovation, à l’Expérimentation Sociale et à l’Economie Sociale), du Haut Commissaire aux Solidarités actives contre la pauvreté, et de l’Union Européenne, via le Fonds Social Européen.

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

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Meilleurs voeux pour 2013

janvier 3rd, 2013 Posted in Divers

jan, 03 2013

ASSPI vous souhaite une très bonne année 2013…

Et vous remercie pour vos visites sur ce blog

bonne année

Joyeuses fêtes de fin d’année

décembre 20th, 2012 Posted in Divers

déc, 20 2012

ASSPI

vous souhaite à tous d’excellentes fêtes de fin d’année

vous donne rendez-vous le 4 janvier 2013.

Fêtes de fin d'année

Accompagner l’optimisation des impressions

décembre 17th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

déc, 17 2012

Vous avez décidé de lancer un plan ambitieux d’optimisation des impressions dans votre entreprise. Beaucoup de collaborateurs semblent motivés au départ par cette démarche mais vous ne disposez pas des méthodes et des outils permettant de relayer ce plan d’action qui risque donc de rester lettre morte.

C’est beaucoup plus facile maintenant que les messages à tendance écologique sont de plus en plus entendus. Le respect de l’environnement est utilisé pour emporter l’adhésion des employés, car l’argument économique a très peu de prise sur eux. Cela ne doit pas être qu’un artifice : de nombreux appels d’offre d’optimisation de parc d’impression intègrent la prise en compte de critères écologiques et l’intégration dans une démarche plus globale de développement durable.

Il faut en plus compenser la disparition de l’imprimante personnelle considérée comme un avantage, un privilège. Ainsi, les futurs outils d’impression devront apporter des plus sous forme de fonctionnalités supplémentaires : possibilité de scanner des documents, d’imprimer en recto verso…

Instituer des bonnes pratiques d’impression durablement reste difficile.

La mise en œuvre d’un plan de changement est la clé du succès. Il se déclinera en 3 axes :

Plan de formation : définition du planning, du matériel pédagogique, des différents publics, animation des formations etc., pour une prise en main et une montée en compétence des utilisateurs,
Plan de communication : définition de la stratégie, des messages en fonction des publics, du planning, mise en œuvre de la communication pour une sensibilisation des utilisateurs et une adhésion enthousiaste au projet,
Assistance utilisateurs : définition et dimensionnement du plan d’assistance et des structures à mettre en place (hotline, engagements de service, parrainage…)

Par ces ensembles d’outils et de pratiques, la démarche d’accompagnement au changement permet d’expliquer les enjeux du projet, de partager les bénéfices avec chacun des acteurs, de diffuser les nouvelles pratiques et d’aboutir le plus rapidement et dans des conditions optimales aux résultats escomptés pour le projet considéré.

Accompagnement au changement

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Rencontrer les acheteurs publics

décembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics

déc, 13 2012

Se faire connaître auprès des acheteurs publics est un élément essentiel pour maximiser vos chances de succès. Cela vous permet d’obtenir des informations pour mieux comprendre les besoins futurs, voire même influencer la rédaction du cahier des charges.

Ainsi en témoigne ce dirigeant de PME : «Quand nous ne sommes pas présents en amont, notre taux de transformation n’est que de 5%. Par contre, lorsqu’on connaît déjà l’acheteur public, nos chances de l’emporter montent à 50%», explique Vincent Bercé, qui dirige le standiste BK Event.

Gardons à l’esprit qu’il n’est pas toujours facile pour l’administration d’avoir des candidats à ses appels d’offres ou de savoir qui consulter pour des besoins particuliers. Cela nécessite un système de veille , facilitée par les démarches actives des candidats potentiels.

Cette forme de prospection commerciale classique (rendez-vous, appels téléphoniques, contacts par le Net…) permettra à vos prospects de vous identifier et, pourquoi pas, de faire appel à vous à l’occasion des commandes de gré à gré, catégorie de marché pour laquelle l’acheteur public a le droit de s’adresser à l’entreprise de son choix, sans recourir à la publicité (marchés inférieurs à 15 000 €).

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Le papier a plusieurs vies (suite)

décembre 10th, 2012 Posted in Bureau vert

déc, 10 2012

Nous le constations dans notre article de la semaine dernière, la filière du papier recyclé doit se structurer et innover.

Ainsi, les usines de recyclage de papier connaissent parfois des difficultés à s’approvisionner. C’est la conséquence d’une collecte encore insuffisante mais aussi de l’exportation d’une partie des papiers de bureau collectés en France vers le marché asiatique. Ainsi la demande asiatique représente 20 % des quantités récupérées en Europe et cette demande ne cesse de croître. Les filières de la collecte et du recyclage devront donc, dans les années à venir raisonner véritablement en termes de développement durable : il est pour le moins étrange d’envoyer son papier se faire recycler à des milliers de Kilomètres et de le voir revenir sous forme d’emballages.

Certains s’attachent d’ailleurs à défendre une économie territoriale. Ils s’engagent ainsi à revendre leur collecte à des papetiers recycleurs situés en France en favorisant le plus possible les circuits courts (La Poste avec son dispositif Recy’go par exemple). Cette démarche va souvent de pair avec une dimension sociale et solidaire favorisant l’insertion. Ces filières nécessitent des compétences qui peuvent être réutilisables dans les autres secteurs du recyclage. A l’avenir, on pourrait même imaginer l’apparition dans les entreprises du métier de « valoriste » chargé de la gestion des déchets.

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Agendas 21 et collectivités locales

décembre 6th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics

déc, 06 2012

Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

lutte contre le changement climatique
préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
épanouissement des êtres humains et qualité de vie
dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

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Le papier a plusieurs vies

décembre 3rd, 2012 Posted in Bureau vert

déc, 03 2012

On ne fabrique pas du papier recyclé comme on fabriquerait une voiture. Il s’inscrit dans un modèle circulaire : à partir d’un déchet, on fabrique un bien qui, une fois consommé, retournera au stade de déchet à recycler…et ainsi de suite. La vie de la voiture est plus linéaire : elle est fabriquée, utilisée puis détruite. Les matières utilisées dans sa fabrication ne bénéficient que plus difficilement d’une seconde vie.

Autre spécificité du secteur : la filière, de manière générale, coûte plus d’argent qu’elle n’en rapporte.

Enfin, en matière d’emplois, le développement de la filière nécessite de nouveaux métiers : collecteurs, trieurs, valoristes… Ainsi, le recyclage du papier génère 10 000 emplois directs et près de 50 000 emplois indirects en France.

En février dernier, le ministère de l’Ecologie et les acteurs du recyclage du papier signaient une convention d’engagement volontaire pour développer la filière dédiée aux papiers de bureau. Objectif : passer de 400 000 à 600 000 tonnes de papiers de bureau à recycler d’ici 2015.

Beaucoup de choses restent encore à inventer , en termes de compétences et de techniques. Par exemple, la papeterie du Moulin de Brousses réinvente l’art du recyclage en récupérant la fibre de cellulose contenue dans…les grappes de raisin ou le crottin d’éléphant collecté dans la Réserve voisine de Sigean.

Malgré ses progrès et ses volontés, gardons à l’esprit que le meilleur déchet est celui qui n’existe pas…

Comment s’y retrouver dans le papier recyclé ?

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Les impacts du courrier électronique

novembre 26th, 2012 Posted in Bureau vert

nov, 26 2012

Impact environnemental de la communication par clé USB

En 2009, il s’est échangé 247 milliards de courriers électroniques chaque jour dans le monde (SPAM compris).

Dans une entreprise de 100 personnes en France, chaque collaborateur reçoit environ 58 courriels et en envoie 33 par jour.

L’impact climatique de l’envoi d’un courriel varie avec le poids des pièces jointes, le nombre de destinataires et le temps de stockage sur un serveur. Ainsi, l’envoi de 33 courriels de 1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 Kg de CO2 (1000 Km parcourus en voiture). Mais si l’on multiplie par 10 le nombre de destinataires, l’impact n’est multiplié que par 4.

En matière de consommation de matières premières, l’envoi d’un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g équivalent fer (le poids d’une pièce de 1 €).

Diminuer de 10 % le taux d’impression des mails reçus par les employés d’une entreprise de 100 personnes permettrait un gain de 5 tonnes équivalent CO2 sur un an (5allers-retours New York-Paris).

La lecture à l’écran des documents peut parfois prendre du temps et donc être consommatrice en énergie, génératrice d’un impact climatique non négligeable. L’impression papier peut alors devenir préférable à condition qu’elle soit en N&B, en recto-verso, en mode brouillon, et même en 2 pages par face.

Quelques conseils pour limiter l’impact de vos mails :

Cibler les destinataires de vos messages
Cibler vos réponses à un message groupé
Supprimer les pièces jointes dans vos mails de réponse
Envoyer des documents faciles à lire à l’écran
Optimiser la taille des documents que vous envoyez (compression, PDF basse résolution…)
Trier régulièrement votre boîte mail
N’imprimer que ce qui est utile
Régler votre imprimante sur « brouillon » et « recto-verso ».

Sources : ADEME

Lancement de l’enquête : Quelle politique de développement durable au bureau ?

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Le seuil des 15 000 €

novembre 22nd, 2012 Posted in Marchés Publics

nov, 22 2012

Depuis le 11 décembre 2011, le seuil à partir duquel la publication d’un avis d’appel public à la concurrence s’impose est passé de 4 000 € HT à 15 000 € HT.

Ce relèvement du seuil est assorti de quelques conditions.

Ainsi, les principes d’égalité d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures doivent être respectés même pour les très faibles montants. Ce n’est pas le montant qui doit seul déterminer l’ouverture à la concurrence mais aussi les caractéristiques du besoin à satisfaire, le nombre et la localisation des candidats potentiels et les circonstances de l’achat.

L’acheteur doit donc veiller à choisir une offre pertinente pour répondre au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire quand il existe différentes offres potentielles.

Ainsi, l’acheteur doit il s’informer sur la structure de l’offre existante sur le marché. Il devra être à même de justifier de ses choix en produisant des devis, des référentiels de prix, des guides d’achat…

Selon les secteurs d’activité et la taille de l’administration, cette veille sur les marchés risque d’être difficile même si Internet offre des possibilités. Le Salon des Maires et des Collectivités qui se tient cette semaine est ,pour les acteurs de l’achat public, un bon moyen de rencontrer différentes offres sur des secteurs aussi variés que le mobilier urbain ou la dématérialisation.

Au-delà de cette démarche des acheteurs pour s’informer, nous ne pouvons qu’encourager les entreprises à se faire connaître auprès d’eux. En effet, les acheteurs publics veillent sur les offres potentielles et les entreprises veillent sur les marchés publics lancés. Ces veilles sont onéreuses, gourmandes en ressources humaines et pas toujours faciles à mener. S’ils se connaissent (une simple entrevue de présentation des activités suffit), la rencontre des besoins et des offres est assurée et facilitée.

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Quelques chiffres

novembre 19th, 2012 Posted in Divers

nov, 19 2012

IDC vient d’estimer le volume mondial des activités d’impression. Il est en baisse de 1% : 3,09 billions de pages en 2011 contre 3,12 billions en 2010. Le cabinet d’analyses observe ce léger recul en combinant les données des pays émergents avec celles des pays plus développés. Les premiers voient augmenter de 7,5 % leur volume de pages imprimées, avec même une croissance à deux chiffres en Amérique Latine, en Asie et dans le Pacifique.
Les seconds enregistrent une baisse de 5% qu’IDC explique par la conjonction d’une économie en berne, d’une poussée des MPS (management print services) et de la capture de documents, et d’une plus grande prise de conscience environnementale.
Autre constat, la confirmation de la progression des ventes comme du volume de pages imprimées des multifonctions au dépend des imprimantes. Les MFP (multifonctions) laser n’ont cependant toujours pas détrôné en unités la base installée des imprimantes laser, mais c’est le cas des MFP à technologie jet d’encre. Toujours pour les multifonctions, IDC pointe la bonne progression de la couleur et des segments 2 (11 à 20 ppm) et 3 (21 à 30 ppm) sans pour autant relever une augmentation du volume de pages.
IDC évalue néanmoins à 7% le taux annuel de croissance du volume de page imprimées par des solutions laser dans le monde. Le cabinet observe également que la base installée mondiale de l’offre jet d’encre subit une légère érosion passant de 64,4% en 2010 à 63,6 % en 2011. Enfin, on trouve HP sur la première marche du podium des meilleurs vendeurs de pages suivi de Canon et de Xerox.

Sources : Printnews

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novembre 15th, 2012 Posted in Marchés Publics

nov, 15 2012

Prix et valeur technique toujours en tête

L’OPQIBI, organisme de qualification de l’ingénierie, a rendu publics les résultats d’une étude sur les « critères de sélection et la qualification des prestataires dans les marchés publics de construction », menée avec le soutien d’associations professionnelles. On y apprend entre autres que la prise en compte des critères de développement durable a légèrement régressé entre 2009 et 2012.

Sans grande surprise, le prix et la valeur technique des offres constituent de loin les deux principaux critères d’attribution des marchés par les acheteurs et donneurs d’ordre publics. On constate toutefois que l’ordre entre ces deux critères s’est inversé par rapport à l’étude précédente menée en 2009, puisque la valeur technique (75,9% « toujours » et 16,6% « souvent ») passe devant le prix (71,8% et 19,7%).

67, 7% des répondants intègrent « toujours » ou « souvent » les objectifs de développement durable dans leur décision, contre 69,9% en 2009, alors qu’aurait pu penser que cette valeur serait en hausse depuis les lois « Grenelle ».

Sur l’appréciation de la capacité des candidats, les listes de références demeurent les documents les plus demandés (« toujours » pour 77,3% des répondants), et les certificats de qualification d’entreprise connaissent une légère érosion mais restent les principaux signes de qualité aux yeux des décideurs publics. Une courte majorité des répondants (52,6%) est même favorable à ce que les certificats de qualification soit rendue obligatoire pour les candidats aux marchés publics, une partie cependant (11,4%) ne souhaitant appliquer cette obligation que pour certains domaines (amiante, électricité, génie climatique…).

Ces résultats confirment la nécessité d’apporter une grande attention et un grand soin à la rédaction du mémoire technique qui est souvent le seul moyen de montrer la valeur technique de son offre.

Sources : La quotidienne de Techni-cités

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Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

novembre 12th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

nov, 12 2012

Audit d’impression : les principales difficultés de la rationalisation des impressions

La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers

nov, 08 2012

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

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La rationalisation des systèmes d’impression

novembre 5th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

nov, 05 2012

Le terme de rationalisation est souvent utilisé peu défini. La définition du dictionnaire :

Action de rationaliser quelque chose.
Perfectionnement d’une organisation technique en vue de son meilleur fonctionnement.

La rationalisation consiste à appliquer les meilleures pratiques Achat en vue de réduire les coûts et les meilleurs usages en matière d’impression en vue d’avoir un équipement adapté. La rationalisation consiste à mettre en œuvre une meilleure évaluation et définition des besoins, et la mutualisation des achats. Ainsi, la rationalisation des impressions permet de minimiser la consommation de papier et d’énergies liées à l’impression, en se focalisant sur les impressions nécessaires et en proposant des alternatives pour les autres.

La rationalisation des impressions est un projet d’entreprise touchant à tous les aspects de la problématique. Cela commence par un diagnostic de l’existant (audit) afin de déterminer l’impact environnemental, les coûts associés et d’identifier des éléments de mesures. Des scénarios d’amélioration (préconisations) sont élaborés et priorisés en fonction des gains financiers et environnementaux. Ces actions doivent prendre en compte les dimensions fonctionnelles, organisationnelles et techniques pour pouvoir être mis en œuvre durablement. Les scenarii sont ensuite mis en œuvre et des plans de mesures des gains attendus ainsi qu’un plan récurrent d’amélioration sont définis.

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

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octobre 29th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

oct, 29 2012

Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Le dépouillement des offres de fourniture de systèmes d’impression

octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics

oct, 25 2012

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

AMOA, appels d'offre, Cahier des charges, Critères, dépouillement, marchés publics, méthodologie, notation, réponse aux appels d'offre

Mémoire technique ou proposition commerciale ?

octobre 18th, 2012 Posted in Marchés Publics

oct, 18 2012

Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Optimiser puis piloter

octobre 15th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

oct, 15 2012

De nombreux projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression se terminent à l’implantation de l’équipement cible.

Autant dire que ces projets n’atteignent pas les objectifs fixés (économies, productivité, satisfaction des utilisateurs, diminution des volumes imprimés, maîtrise des impressions couleur…). Autant dire que tout est à refaire au bout de 36 mois. Autant dire que sans pilotage post implantation, il aurait été moins coûteux, plus rapide et plus simple de remplacer chaque matériel par son équivalent plus moderne.

L’optimisation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de mettre en place des matériels centralisés avec des lecteurs de badges pour avoir un parc de systèmes d’impression opérationnel.

Le parc implémenté doit être suivi de près. Les déviances doivent être corrigées dès le départ. Ainsi, un matériel qui serait trop sollicité par rapport aux prévisions doit très rapidement être identifié. Il doit faire l’objet d’une analyse pour connaître les raisons de cette sur utilisation (délaissement d’un autre matériel, utilisateurs imprévus,…). Il devra peut-être être changé rapidement pour un matériel plus performant. Cette vigilance aura permis d’éviter des pannes à répétition préjudiciables à l’acceptation du projet et à la productivité. Elle aura également permis de ne pas perdre le bénéfice financier de l’optimisation par une explosion des volumes sur un matériel dont le prix copie est relativement élevé.

Au-delà de cette gestion du « quotidien », le pilotage permettra d’avoir une vision évolutive des besoins et, sauf gros changements structurels, il ne sera pas nécessaire de repasser par la case audit et préconisations pour faire évoluer le parc.

Votre projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression ne se termine pas par l’implémentation. Je serais tentée de dire qu’il commence…

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

audit, charte d'impression, comités de pilotage, conduite du changement, Optimisation des outils d'impression, pilotage, politique d'impression, systèmes d'impression

Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

octobre 11th, 2012 Posted in Marchés Publics

oct, 11 2012

Les plis électroniques sont apparus dans les marchés publics en 2001. Depuis 2012, les acheteurs sont tenus de les accepter pour tout achat supérieur à 90 000 €. Depuis 2010, il s’agit même d’une obligation pour tous les achats de fournitures et de services informatiques supérieurs à 90 000 €. De plus, l’acheteur peut choisir de l’imposer.

A ce jour, le pli papier reste très majoritairement préféré par les entreprises. En effet, en 2010, seuls 5 % des marchés publics comptaient au moins une réponse dématérialisée. Les raisons invoquées sont principalement la complexité et l’hétérogénéité des plateformes de dématérialisation (environ 30) et la complexité de la procédure d’obtention du certificat électronique.

Dans un contexte de recherches d’économies, cette solution de remise de la candidature et de l’offre semble devoir fortement progresser. En effet la dématérialisation est une solution économique car elle ne coûte que le prix d’acquisition du certificat et permet d’économiser sur les frais postaux, le papier et les consommables d’impression. D’ailleurs, la Commission Européenne souhaite que cette méthode devienne la règle à l’horizon 2016.

Formation pour la rédaction du mémoire technique

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Le recyclage des consommables d’impression

octobre 8th, 2012 Posted in Bureau vert

oct, 08 2012

Chaque année entre 70 et 80 millions de cartouches d’encre sont vendues en France. Selon les sources, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch, 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. C’est effectivement une obligation légale. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures informatives. La mise à disposition d’informations sur le tri et le recyclage des cartouches d’encre usagées et la mise à disposition d’informations sur les moyens de collecte existants paraissent moins prioritaires.

Sources : Green IT.fr

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Organiser la rédaction du mémoire technique

octobre 4th, 2012 Posted in Divers

oct, 04 2012

Le mémoire technique : la forme

Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

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Réduction des coûts : bien sûr mais pas seulement

octobre 1st, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE

oct, 01 2012

Réduction des frais généraux : mode d’emploi

Certains spécialistes rappellent que les frais généraux représentent entre 15 et 25% du chiffre d’affaires de l’entreprise et que l’on peut économiser jusqu’à 30% de l’ensemble de ces frais, ce qui constitue environ 6% de résultat supplémentaire.

A l’intérieur de ces frais généraux, les coûts d’impression peuvent atteindre 1/5ème. Pour les maîtriser, voire les réduire, il n’y a que deux options : soit maîtriser les coûts, soit maîtriser la consommation. Diminuer les volumes imprimés et, pour une même page imprimée, diminuer la consommation de papier et d’encre, diminuer les coûts fixes d’acquisition ou de location de matériels surdimensionnés, inadaptés : ce sont les deux premières pistes à suivre pour un résultat rapide et le lancement d’une optimisation plus approfondie de la gestion du document.

Petit exemple pratique : une PME de 8 personnes est équipée d’un copieur N&B qui produit 4000 pages par mois, d’un copieur couleur qui en produit 3 000 et de 5 imprimantes individuelles qui produisent environ 500 pages chacune. En moyenne, entre les consommables, la location et l’amortissement du matériel, ses impressions lui coûtent 450 € par mois, soit un budget annuel de 5 400 €.

La mise en place d’outils centralisés, de certains usages (recto-verso, N&B par défaut), la négociation des contrats de location et de maintenance suffisent à faire une économie de 20 % par an et ce, dès la 1ère année. Ainsi, notre PME a gagné 1 000 € par an, des outils plus adaptés aux besoins de ses collaborateurs, et elle peut promouvoir une démarche environnementale.

audit, consommables, Coûts d'impression, développement durable, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts, systèmes d'impression

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

septembre 27th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 27 2012

L’importance de la définition du besoin a sa traduction juridique dans l’article 5 du CMP, qui prévoit que « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence, en prenant en compte des objectifs de développement durable ». C’est le pouvoir adjudicateur qui est responsable de la détermination de ce besoin. La définition du besoin répond donc à une obligation réglementaire permettant à la fois d’assurer la sécurité juridique des marchés et de répondre à un impératif économique.

La sécurité juridique des contrats n’est pas assurée uniquement par le respect des procédures. De nombreux litiges sont liés en effet à une mauvaise appréciation du besoin, cause de l’imprécision des cahiers des charges, imprécision qui est elle-même de nature à provoquer une insatisfaction devant la prestation fournie.

La définition des besoins comporte en outre un intérêt pratique et économique. Elle permet d’optimiser l’utilisation des ressources publiques, en évitant le gaspillage des fonds publics par des achats de prestations inutiles, ou ayant des caractéristiques techniques inappropriées.

Il est donc indispensable pour l’administration, avant d’engager une consultation, de se poser toutes les questions pour lui permettre de déterminer au mieux l’ampleur et la nature de son besoin, les différentes façons de le satisfaire, les avantages et les risques de chacune des options possibles.

Il convient d’abord d’identifier les finalités et les objectifs du projet et d’en fixer le périmètre.

Dans le cadre d’un marché portant sur les systèmes d’impression, ces préalables nécessitent :

de définir les objectifs à priori du futur équipement : développement durable, réductions de coûts,…
de recueillir le maximum de données sur les besoins des utilisateurs au travers de l’analyse quantitative et qualitative de l’existant
de prendre en compte des évolutions à venir : réorganisations, déménagements…
d’avoir un maximum d’informations sur les possibilités technologiques, les acteurs du marché, l’offre locale…

Le temps passé et les moyens alloués à la définition et à la formalisation du besoin sont déterminants pour la qualité de l’achat. Ils conditionnent la conclusion de marchés bien construits, qui se déroulent dans de bonnes conditions, et évitent ainsi les contentieux.

Le recours à l’assistance à maîtrise d’ouvrage permet d’apporter un regard extérieur sur un sujet parfois sensible (les utilisateurs sont souvent très méfiants quand on leur parle de leur imprimante), de s’assurer que les ressources indispensables aux études préalables seront disponibles (en interne les ressources ont très souvent des projets multiples à mener et celui du parc de systèmes d’impression n’est pas prioritaire), d’apporter un référentiel (connaissance du marché, des acteurs…) et un niveau d’expertise (notamment en termes d’exigence de niveaux de services, de clauses contractuelles…).

Sources : Ministère de l’Économie, des finances et de l’industrie

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ACCOMPAGNEMENT, AMOA, appels d'offre, définition du besoin, marchés publics, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts

Lancement de l’enquête : Quelle politique de développement durable au bureau ?

septembre 24th, 2012 Posted in Bureau vert

sept, 24 2012

Guide des achats pour un bureau vert

Depuis 2008, l’Observatoire de la responsabilité du tertiaire mène des enquêtes pour alimenter le débat (public) autour des pratiques au bureau.

ASSPI se fait le relais de RIPOSTE VERTE qui lance l’enquête sur les politiques DD/RSO des acteurs tertiaires et vous invite à y participer en répondant au questionnaire anonyme (25 questions – 3 min).

Votre auto diagnostic environnemental

développement durable, éco-responsable, green IT, Recyclage

Les questions dans les marchés publics

septembre 20th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 20 2012

Lorsque vous avez repéré un appel d’offres publics qui vous intéresse, vous pouvez commencer par lister les documents qu’il vous faudra fournir.

Puis, suivant le temps qui vous est imparti pour la réponse, vous allez … attendre. En effet, vous avez beaucoup d’autres choses urgentes dans vos listes à faire. Conclusion, vous allez reprendre le dossier quelques jours avant la date butoir, parfois la veille. A la relecture des documents du dossier de consultation (DCE) vous allez vous apercevoir que certaines choses mériteraient des précisions, que vous n’êtes pas sûr de bien comprendre ce qui est attendu. Mais il est souvent trop tard pour poser des questions car elles peuvent être réglementées. Pour assurer la transparence, l’acheteur se doit de répondre aux questions et de diffuser ses réponses à tous les candidats. Il prévoit donc en général, un délai au-delà duquel, il ne pourra plus assurer cette diffusion et ne répondra plus aux questions.

Pour être sûr de pouvoir poser les questions indispensables à une réponse adaptée, pour montrer votre intérêt pour la consultation, pour montrer votre sérieux et votre rigueur, nous vous conseillons de lire très attentivement le DCE dès la première lecture et de poser immédiatement les questions qui vous semblent indispensables. Il est probable qu’après cette étape le dossier doive attendre de remonter dans la liste des « A FAIRE » mais au moins vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour une réponse de qualité.

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Un article dans DAF Magazine

septembre 17th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

sept, 17 2012

LES SOLUTIONS D’IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L’AFFICHE

Le numéro du mois de juin de DAF Magazine étudie les enjeux des systèmes d’impression dans l’entreprise.

Isabelle Obiols a été interviewée sur le sujet de l’audit préalable et de la réduction des coûts.

DAF Magazine N°6 – 01/06/2012

audit, charte d'impression, Coûts d'impression, développement durable, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, Réduction de coûts, systèmes d'impression

Le mémoire technique : la forme

septembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 13 2012

Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Impact environnemental de la communication par clé USB

septembre 10th, 2012 Posted in Bureau vert

sept, 10 2012

L’impression papier est consensuellement mise en cause quand il s’agit d’impact environnemental du document. Mais qu’en est-il des autres modes de transmissions ?

L’Ademe a mené une étude sur l’impact de la communication par clé USB. Elle a mené l’étude sur la base d’un document de 10 Mo (environ 200 pages pdf) transmis lors d’un colloque.

Il ressort de l’étude que transmettre un document de 10 Mo à 1 personne par clé USB équivaut à l’émission d’environ 11 g d’équivalent CO2. Ainsi, les émissions correspondant à la transmission d’un document de 10 Mo à 1000 personnes à l’occasion d’un colloque par exemple représentent les mêmes impacts potentiels sur le changement climatique qu’un trajet d’un peu plus de 80 kilomètres en voiture.
Il faut noter que les résultats obtenus sont étroitement liés à l’estimation de la « part » de la clé USB allouée à la transmission du document considéré, qui dépend de la capacité de la clé USB et de son taux de remplissage.
Par ailleurs il est important de rappeler que la réutilisation possible de la clé USB n’a pas été prise en compte. Dans le cas où la clé serait amenée à être réutilisée ultérieurement, les impacts associés à la transmission d’un document seraient moindres.

D’où viennent les impacts ?
L’étape de production de la clé USB apparaît comme l’étape du cycle de vie la plus contributrice au bilan environnemental de la transmission d’informations par clé USB. Le second poste est la production de l’ordinateur sollicité dans le cadre de la phase d’utilisation de la clé USB. En effet, les procédés de fabrication des éléments électroniques à la fois de la clé USB et de l’ordinateur utilisé sont hautement consommateurs d’énergie, d’eau et de métaux rares, ce qui explique le fort impact de ces éléments sur la plupart des indicateurs.
Par ailleurs dès lors que l’utilisateur lit à l’écran le document transmis ou l’imprime, les impacts potentiels associés à l’étape de transmission du document deviennent négligeables en comparaison des impacts associés à l’utilisation du document.

Quels sont les paramètres clés ?
Les analyses de sensibilité ont mis en avant que les résultats sont sensibles à différents paramètres. Il apparaît que les paramètres les plus sensibles sont le comportement du destinataire, la capacité et le taux de remplissage de la clé.

Réduire l’impact environnemental lié à l’utilisation d’une clé USB
Afin de limiter ou réduire l’impact environnemental associé à la transmission d’un document par clé USB, l’enjeu est d’optimiser le ratio entre la taille du circuit imprimé et le nombre de composants électronique d’une part et la capacité de la clé USB d’autre part. En effet, les composants électroniques ayant un impact environnemental important, il est préférable d’opter pour une clé USB offrant une large capacité de stockage pour une taille physique minimale.
Par ailleurs la réutilisation de la clé est à encourager puisque plus la quantité de données transitant par la clé sur sa durée de vie est élevée, plus l’impact de la production sera amorti sur le nombre de ces documents.

Source : Ademe

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Coopératives et marchés publics

septembre 6th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 06 2012

La préférence pour les coopératives dans la passation des marchés publics avait disparu mais elle est de nouveau effective. Ainsi dans le DC2, l’administration vous invite à faire connaître le statut de votre entreprise qui peut vous valoir cette préférence.

Ainsi, lors de la passation d’un marché, un droit de préférence est attribué à égalité de prix et à équivalence d’offres à l’offre présentée par :

une société coopérative ouvrière de production,
un groupement de producteurs agricoles,
un artisan,
une société coopérative d’artisans,
une société coopérative d’artistes,
des entreprises adaptées.

Les offres sont regardées comme équivalentes au sens de ces dispositions :

S’il est procédé à leur pondération chiffrée, lorsque l’écart du nombre de points obtenus par rapport à l’offre la mieux classée n’excède pas 10 % ;
S’il est procédé par hiérarchisation des critères, lorsque après l’application du ou des précédents critères, l’écart de prix entre les offres restantes n’excède pas 10 %.

Concrètement, si votre offre est à 10% près au même prix et de la même qualité que le mieux disant, vous bénéficiez d’une préférence si vous pouvez justifier d’un de ces statuts.

Lorsque les marchés portent, en tout ou partie, sur des prestations susceptibles d’être exécutées par des artisans ou des sociétés d’artisans ou des sociétés coopératives d’artisans ou des sociétés coopératives ouvrières de production ou des entreprises adaptées, les pouvoirs adjudicateurs contractants doivent, préalablement à la mise en concurrence, définir les travaux, fournitures ou services qui, à ce titre, et dans la limite du quart du montant de ces prestations, à équivalence d’offres, seront attribués de préférence à tous autres candidats, aux artisans ou aux sociétés coopératives d’artisans ou aux sociétés coopératives ouvrières de production ou à des entreprises adaptées » = quart réservataire. Plus particulièrement intéressante pour les artisans et leurs groupements (mais pas uniquement) cette disposition permet de réserver 1/4 des travaux ou services pour ces entreprises au détriment des grands groupes.

2012 étant l’année internationale des coopératives, profitez-en pour promouvoir ce type d’ organisation en vous positionnant sur les marchés publics…

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Pourquoi une politique papier ?

septembre 3rd, 2012 Posted in Bureau vert

sept, 03 2012

Le papier est emblématique. C’est un moyen de s’orienter vers une politique plus globale d’économies d’énergie et donc de développement durable, précise Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable.

Instaurer une politique papier dans une entreprise est souvent porteur d’économies et de gains visibles en termes de développement durable. Une
évidence quand on sait que le papier représente 60 à 80 % des déchets dr l’entreprise. Utiliser moins de papier et mieux consommer peuvent être les objectifs des sociétés qui se lancent dans l’aventure.

Mettre en place une politique papier passe donc par une politique d’achats en termes de papier. Est-ce du papier recyclé, labellisé ou classique ? Quelles sont les quantités de papier utilisé ?

Cela passe aussi par un changement des habitudes des salariés. Des actes simples comme la réutilisation des feuilles imprimées pour le brouillon
ou le paramétrage des multifonctions pour des impressions recto/verso permettent de limiter le gaspillage.

Des entreprises comme Veolia Propreté, Tri-o, Paprec ou Élise. offrent des services de tri et de recyclage du papier. Certaines entreprises proposent même de racheter le papier. Paprec met ainsi à la disposition des entreprises de Paris et de la petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine Saint-Denis, Val-de-Marne), son kit de recyclage comprenant la livraison, la collecte et le recyclage de 20 cartons. De son côté, Élise équipe les collaborateurs de corbeilles de tri et met à disposition des conteneurs de stockage, des caissons confidentiels et autres collecteurs de tri sélectif.
De l’achat de papier à un changement d’habitudes de consommation de la part des collaborateurs, la mise en place d’une politique papier est un gage de succès immédiat et visible pour une entreprise engagée dans une démarche développement durable. Nous ne militons pas pour le « zéro papier » mais pour une utilisation raisonnée et raisonnable de celui-ci, souligne le directeur associé de Riposte Verte. Tout dématérialiser n’est pas une solution. Le revers de la médaille de cette stratégie est le coût énergétique important des postes informatiques nécessaires à cette dématérialisation.

Source : Décision achats

Comment s’y retrouver dans le papier recyclé ?

Bilan carbone, charte d'impression, consommables, développement durable, éco-responsable, green IT, papier

Vacances

août 2nd, 2012 Posted in ASSPI, Divers

août, 02 2012

Pour être sûr que vous ne raterez aucune publication pendant vos congés, nous marquons une pause estivale.

Excellentes vacances

Nous nous retrouverons le 3 septembre.

Vacances

La valeur juridique d’un mail

juillet 26th, 2012 Posted in Divers

juil, 26 2012

Un utilitaire freeware pour faire des économies d’impression

J’entends beaucoup d’utilisateurs me dire qu’ils ont besoin de leur fax parce que le mail n’a pas de valeur juridique. Commençons par dire que le fax n’en a pas non plus. Il peut tout au plus constituer un « commencement de preuve ».

Pour entrer dans le détail de la valeur juridique du mail, étudions les différents cas.

D’un point de vue juridique, un e-mail peut être produit en justice dans tous les cas où la preuve est libre (droit pénal, droit commercial et, selon les domaines, droit civil). Comme preuve, ou comme commencement de preuve, selon les cas.

Reste que, d’un point de vue technique, un message électronique n’apporte généralement aucune fiabilité quant à l’identité de l’expéditeur et à l’intégrité du message. Sa valeur probatoire est donc soumise à l’appréciation du magistrat qui aura à statuer, et dépendra de la connaissance technique de ce dernier.

Le cas particulier des relations commerciales

La preuve est libre dans les litiges qui opposent les professionnels : l’article 109 du code du commerce permet d’utiliser tous les moyens de preuve à disposition.

Article 109 du code du commerce :
« A l’égard des commerçants, les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens à moins qu’il n’en soit autrement disposé par la loi. »

Ainsi, une entreprise a toute la liberté d‘utiliser un e-mail (ou un fax d’ailleurs) comme preuve lors d’un procès contre une autre société, à la condition qu’il manifeste une expression de consentement. Les preuves peuvent consister en des présomptions ou encore des preuves testimoniales (c’est à dire fournies par un témoin).

S’assurer de l’identité de l’expéditeur et de l’intégrité du message

Pour les messages importants ou susceptibles de faire l’objet d’un litige, il est fortement conseillé de fiabiliser son envoi. S’il satisfait les 3 critères de fiabilité (identification claire de l’émetteur, précision de la date et assurance de l’intégralité du message), votre e-mail sera plus facilement considéré comme une preuve ou un commencement de preuve. Pour ce faire, plusieurs techniques sont à votre disposition.

la signature électronique
Cette technologie garantit l’identité de l’émetteur et le contenu du message. Depuis la loi du 29 février 2000, la signature électronique donne à l’écrit électronique valeur de preuve au même titre que la feuille de papier. L’e-mail ainsi envoyé a une valeur juridique.
les services de courrier recommandé
Par l’utilisation de ces services, l’expéditeur reçoit un certificat d’émission et le destinataire un certificat de délivrance. En juin 2001, le Tribunal de Grande Instance (TGI) de Paris a reconnu la valeur juridique d’un courrier recommandé, envoyé sur un site qui propose ce service. Depuis cette décision, ces services sont reconnus par les tribunaux.
Pour une double sécurité, il est également possible d’ajouter une signature électronique aux messages recommandés.

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Bonnes pratiques d’impression : comment ?

juillet 19th, 2012 Posted in Bureau vert

juil, 19 2012

Amenez les utilisateurs à changer leurs pratiques est un des principaux enjeux de l’optimisation des impressions. Sans eux, impossible de faire baisser les volumes. Sans eux, impossible de tirer parti des fonctionnalités offertes par les matériels. Sans eux, impossible d’imprimer au bon endroit, au bon moment.

Mais comment faire ?

L’accompagnement ne doit pas rester un vain mot. Il s’agit bien de faire prendre conscience, de former, de motiver et de faire pratiquer.

Première phase : faire prendre conscience. Les recettes sont multiples et pourtant toujours un peu les mêmes.

Afficher les coûts
Afficher l’impact environnemental
Donner des astuces
Mettre en place une charte
Intégrer les utilisateurs dans le projet

Dernière étape : faire pratiquer. Après avoir passé toutes les étapes précédentes (et seulement après), il convient d’imposer /

le resto-verso par défaut,
l’usage de badges,
le routage des gros volumes,
la maîtrise de la couleur…

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Prestations intellectuelles : un devis

juillet 12th, 2012 Posted in Marchés Publics

juil, 12 2012

Comme nous l’avons déjà évoqué plusieurs fois, les organisations publiques peuvent se contenter de demander 3 devis pour attribuer une prestation inférieure à 15 000 €.

Ces consultations concernent particulièrement les prestations intellectuelles du type conseil, audit…

Mais encore faut-il que le devis soit vendeur, concis et suffisamment précis pour éviter les malentendus. Il ne s’agit pas de rédiger un mémoire technique à proprement parler mais il convient tout de même d’aller au-delà d’un nombre de jours multiplié par un tarif.

Comme pour le mémoire technique, il vous faut démontrer que vous avez compris la problématique et le contexte.

Dans cette problématique, nous retrouvons très souvent celle du délai. Il est donc important de démontrer votre capacité à planifier vos prestations et à respecter vos engagements dans ce domaine.

La vraie difficulté consiste à présenter vos prestations et votre valeur ajoutée de façon synthétique mais non simpliste. Cet exercice est plus facile si vous avez rencontré l’interlocuteur précédemment.

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Marchés publics : se faire connaître

juillet 5th, 2012 Posted in Marchés Publics

juil, 05 2012

Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, pour augmenter ses chances d’emporter des marchés publics, il faut se faire connaître en amont. C’est vrai pour les procédures formelles, mais cela est encore plus vrai pour tous les marchés inférieurs à 15 000 € qui peuvent se résumer à une consultation.

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d’acheter peut faire intervenir jusqu’à 4 personnes différentes :

L’utilisateur qui est celui qui est à l’origine de l’achat car c’est lui qui perçoit le « besoin ». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d’un meuble supplémentaire, un directeur d’école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique…
Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l’utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
Le « bureau des marchés », composé d’agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
Le comptable du Trésor , agent de l’Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s’agit du percepteur).

Dans les petites communes, l’utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.

L’entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :

pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les marchés de faibles montants,
pour qu’ils lui indiquent leurs prévisions d’achats pour l’année à venir.

Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.

Une approche locale permet de se faire connaître auprès des administrations proches de l’entreprise (cet aspect est souvent apprécié dans le jugement des offres), d’obtenir des références et d’étendre petit à petit son champs d’action.

Pour en savoir plus, pensez à nos ateliers « Réponse aux appels d’offres publics ».

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Critères de choix pour prestataire de services d’impression

juillet 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

juil, 02 2012

Des services d’impression gérés correctement peuvent:

réduire les coûts opérationnels de 30 %,
accroître la productivité,
favoriser le développement durable

Mais tous les fournisseurs ne sont pas en mesure de tenir des promesses sur ces trois plans.

Au moment de choisir un partenaire, les décideurs peuvent tenir compte des critères suivants :

Maîtrise de l’utilisation des équipements : le fournisseur contrôle tous les équipements et résout les problèmes afin d’éviter des temps d’indisponibilité superflus et de maintenir la productivité des collaborateurs
Accompagnement utilisateurs : le fournisseur aide les collaborateurs à s’adapter à la nouvelle technologie et aux nouveaux processus de travail au moyen de programmes d’accompagnement au changement.
Gestion des coûts et reportings permanents : un processus de reporting officiel est mis en place afin de montrer que les objectifs opérationnels (coût, respect de l’environnement, sécurité et respect des risques) sont atteints ?
Approche multifournisseurs : le fournisseur supporte les équipements d’autres fournisseurs pour éviter aux clients de remplacer des appareils existants par des appareils de sa marque.
Offre complète : l’offre peut être étendue aux centres d’impression internes et aux travailleurs nomades et à domicile.
Flexibilité en matière de vente et de distribution : il y a un point de contact unique et une approche cohérente des services d’impression pour les entreprises multinationales.
Engagement en faveur de l’innovation : le fournisseur s’investit afin de comprendre les activités de l’entreprise et de proposer aux collaborateurs une approche novatrice pour doper leur efficacité – outre la simple gestion des impressions.
Palmarès : le fournisseur peut avancer des références de qualité qui démontrent des résultats mesurables et durables.

Ces points sont parfois difficiles à évaluer sur un dossier papier mais ils peuvent (doivent ?) faire l’objet d’une discussion préalable avec les candidats les plus intéressants.

Le coût d’une mauvaise gestion des impressions est plus élevé que vous ne croyez…

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Les ateliers intégrés d’impression (FIN)

juin 28th, 2012 Posted in Marchés Publics

juin, 28 2012

Les ateliers intégrés d’impression

L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :

Les besoins globaux : libre service / atelier
Les moyens complets existants : imprimantes, copieurs, ateliers, sous-traitance

Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.

Les ateliers intégrés d’impression (suite)

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Mobilité et impression

juin 25th, 2012 Posted in Divers

juin, 25 2012

Les études se succèdent pour souligner l’accélération de l’usage des terminaux mobiles en entreprise. Une tendance dont les implications sont nombreuses. Pas seulement en raison de la façon dont est distribuée, partagée, consommée l’information, avec toutes les perspectives de changement d’organisation et de gouvernance que cela entraîne, mais également à cause du poids que le numérique fait peser sur la mutation du document.

Une main d’œuvre mobile

Une enquête réalisée fin 2011 par Lyra research auprès d’organisations composées de 200 employés établissait que 178 de ces collaborateurs utilisaient un smartphone pour des appels liés à leurs activités professionnelles, et que 115 d’entre eux envoyaient leurs e-mails et exploitaient des applications à partir du même terminal. Plus récemment, Forrester souligne que près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au système informatique de leur entreprise. D’après le rapport Mobile workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour leurs activités et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Et, selon une étude de l’Economist Intelligence Unit, les bureaux seront encore plus virtuels d’ici 2020, avec une majorité d’employés travaillant plus depuis la maison qu’au bureau. On pourrait multiplier les exemples qui confirment la mobilité de la main d’œuvre et les besoins d’impression qui en découlent.

Imprimer là où on est

La perspective de pouvoir imprimer là où on est et non plus là où se trouve l’imprimante séduit plus d’un collaborateur. Le cloud printing et l’impression à la demande sont deux composantes sur lesquelles peut s’appuyer une stratégie d’impression mobile, avec des infrastructures déjà en place, une faible consommation de bande passante et une couverture du sans fil satisfaisante. Pas d’efficacité si les solutions proposées ne sont pas simples à utiliser. Il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d’étoffer leurs offres et de fournir à l’utilisateur final des solutions réellement limpides à mettre en œuvre.

Source : Printnews

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Les ateliers intégrés d’impression (suite)

juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics

juin, 21 2012

Les ateliers intégrés d’impression

Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

Pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

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Gestion de parc ou administration de parc ?

juin 18th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

juin, 18 2012

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

La gestion et la maîtrise des parcs informatiques et donc des parcs d’impression sont devenues des impératifs techniques et économiques. Ainsi, les responsables informatiques doivent de plus en plus être des gestionnaires.

L’administration de parc va permettre à l’administrateur d’effectuer le suivi technique de son parc informatique et d’administrer les ressources informatiques de son entreprise.

Quelles fonctionnalités recouvrent l’administration de parc d’impression?

Inventaire du matériel
Inventaire des logiciels
Gestion des licences
Déploiement des logiciels
Configuration des postes
Gestion des alertes
Intégration
Outils de reporting
Contrôle à distance
Documentation

Les outils existant permettent aux entreprises de définir l’administration de toutes leurs ressources d’impression en fonction des règles de l’entreprise, à partir d’une console centrale.

Et la gestion de parc…

La gestion de parc, c’est le suivi en temps réel du patrimoine technique, informatique ou non de l’entreprise. Elle offre une vision globale de l’état, du suivi et des coûts des appareils utilisés dans l’entreprise et notamment des imprimantes et des copieurs. Il s’agit non seulement de recenser les différents types de machines présentes dans l’entreprise, leur nombre, leur localisation et les logiciels qui y sont installés mais de connaître aussi l’année de fabrication et d’acquisition de ces matériels et logiciels, le nom des fournisseurs, les consommables nécessaires…

La gestion de parc est une fonction à la fois administrative et technique : elle apporte une connaissance patrimoniale de son parc et offre une vision technique étendue, une vision financière et administrative.

Elle va ainsi constituer le pivot autour duquel peuvent s’articuler l’assistance aux utilisateurs ou Help Desk, la maintenance, la gestion des budgets…

L’administration de parc fonctionne plutôt comme le bilan du parc (supervision et diagnostic ponctuel du parc) alors que la gestion de parc serait plutôt le compte de résultat du parc avec un suivi permanent des actions (reporting, tracking…). C’est un peu la « comptabilité » du système d’information.

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Les ateliers intégrés d’impression

juin 14th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression

juin, 14 2012

Les conseils du CIMIR pour les consultations relatives aux systèmes d’impression

Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.

Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.

Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :

Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère » secret » ou » confidentiel » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.

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Impression sécurisée : les enjeux

juin 11th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 11 2012

Vous avez dit impression sécurisée ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises sont concernées par les risques associés à l’utilisation des outils informatiques. Il est communément admis que toute stratégie de sécurité doit regrouper au minimum les cinq « piliers » suivants :

La sécurité physique, des sites ou des voitures de fonction par exemple
La sécurité des individus constituants les publics internes et externes de l’entreprise
La sécurité des données concernant à la fois les données électroniques (fichiers, courriel) que papier ;
La sécurité des systèmes réseaux qui comprend :
la protection du système informatique et de son périmètre
La continuité des Services Informatiques et les plans de reprise d’activité après sinistre

Quels sont les risques associés au domaine de l’impression en réseau ?

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique ! Nous parlerons dans ce contexte-ci de « stratégie de sécurisation de l’impression ».

La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Quelles sont les solutions disponibles sur le marché et leurs avantages ?

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’il s’agisse d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail » ou « scan to fax » alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions. Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support techniques.

Sources : ITR News

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Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression***, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

juin 7th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression

juin, 07 2012

Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.

Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.

Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :

Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées.
Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.

Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :

La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
Les diverses réalités économiques : ROI.
Les outils d’aide à la décision.

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

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Audit d’impression : l’indépendance du consultant

juin 4th, 2012 Posted in ASSPI, Divers, Optimisation des outils d'impression

juin, 04 2012

La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI

Pour mener à bien un projet d’optimisation des systèmes d’impression, l’indépendance du prestataire qui vous accompagne me semble un préalable fondamental.

Or, comme nous l’avons souvent évoqué dans ce blog, les constructeurs, distributeurs et autres grossistes proposent d’auditer vos parcs et de vous préconiser la meilleure solution technique et financière (pour qui ?). Ce conflit d’intérêt est évident et plus ou moins assumé par ceux qui le pratiquent.

Malgré tout, de plus en plus de clients le leur reprochent. Aussi, ils ont contourné la difficulté en créant des filiales dédiées à l’audit mais complètement ou partiellement dépendantes financièrement. Cependant, quelques recherches permettent de découvrir ce lien financier.

Ce qu’il est plus difficile d’identifier et, qui se pratique de plus en plus, est une forme plus subtile de lien entre fournisseurs de systèmes d’impression et prescripteurs. Ainsi, les seconds monnaient auprès des premiers des prescriptions qui leur donnent de très grandes chances d’être retenus et qui leur seront très profitables (matériels à forte marge, impressions couleur favorisées…). Ils sont commissionnés comme apporteurs d’affaires quand ils permettent à un fournisseur de participer à une consultation. Ainsi, vous les rémunérez pour mener votre projet et ils sont rémunérés par le fournisseur pour les aider à faire une bonne affaire.

ASSPI vous garantit son indépendance grâce à des préconisations techniques et uniquement techniques, sans aucune marque ou modèle.
Notre appartenance à la coopérative d’activités Coopaname vous garantit que nous ne touchons aucune rétrocommission de quelque fournisseur de systèmes d’impression que ce soit.

Présentation de ASSPI

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE

mai, 31 2012

De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier : les résultats

mai 28th, 2012 Posted in Bureau vert

mai, 28 2012

En janvier, nous vous informions du lancement de la grande étude de Riposte Verte sur la gestion du papier dans les entreprises.

Avec cette étude, déjà menée en 2010, Riposte verte analyse les pratiques constatées dans toutes les
organisations (privées et publiques) hors le comité PAP50 (50 plus grandes entreprises françaises et 50 plus grandes organisation publiques).

Les résultats analysés et comparés à ceux de l’étude de 2010 viennent d’être publiés. 2 points principaux se dégagent des résultats : il y a peu d’écarts significatifs entre les pratiques des TPE et celles des grandes entreprises ; les efforts de sensibilisation en interne apparaissent (bien) plus soutenus en 2012.

Pour commencer, Riposte verte nous rappelle (ou nous apprend) quelques données de la gestion du papier.

11 000 = Consommation annuelle moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
50 = Consommation journalière moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
1 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées sans même avoir été lues
4 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées dans les 72 h
80 % = Taux moyen de papier présent dans les déchets d’une activité tertiaire
20 % = Taux moyen de recyclage du papier d’une activité tertiaire

En interne, tous les collaborateurs paramètrent une taille de police réduite (12 max) et 90 % déclarent avoir accès à un copieur multifonctions branché en réseau (↗ 3 % par rapport à 2010). Deux avantages pour ces machines : la fonction recto verso utilisée par 83 % des collaborateurs
(↗ 6 % par rapport à 2010) et la fonction « 2 pages en 1 » utilisée par 36 % d’entre eux (↘ 4 % par rapport à 2010).

La récupération du papier semi usagé est une pratique concrète (très) simple à mettre en œuvre qui emporte l’adhésion des dirigeants comme des employés. 71 % des structures tertiaires interrogées utilisent des bannettes pour récupérer le papier semi usagé que 90 % des collaborateurs
(re)prennent comme brouillon.
Après avoir réduit ses consommations et réutilisé le papier semi usagé, tout acteur responsable doit faire valoriser ses déchets papier. Manifestement, une prise de conscience s’opère puisque 64 % des répondants assurent sensibiliser leur personnel aux écogestes (↗9 % par rapport à 2010). Reste donc un tiers des collaborateurs qui déclare n’avoir jamais été sensibilisé sur l’impact de ses pratiques quotidiennes au bureau !
Lorsque des actions de sensibilisation sont menées, elles sont, dans l’ensemble, inappropriées. L’affichage (54 %) (↗ 23 % par rapport à 2010) et l’envoi de courriels (43 %) (↗ 16 % par rapport à 2010) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. Elles seraient à compléter par de la formation, proposée à seulement une personne interrogée sur trois (↗ 16 %).
CONCLUSION
Pour la mise en œuvre d’une politique responsable, on constate d’ailleurs que la taille de l’organisation n’est pas un frein. Si les résultats des trois catégories (TPE/PME /+ de 250 collaborateurs) sont généralement proches, les trois écarts significatifs relevés sont toujours en faveur de la plus petite (choix de papier responsable, suivi des achats, utilisation de bannettes de récupération).
Une évolution positive est tout de même à noter : l’implication croissante des collaborateurs au travers d’actions de sensibilisation voire de formations sur le sujet.
Ainsi, cette étude confirme, comme en 2010, la nécessité de renforcer les moyens alloués à la conduite du changement et à la mise en place d’une politique formalisée : gouvernance dédiée, diagnostic de fonctionnement, plan d’actions prioritaires, objectifs et indicateurs de suivi, etc.

Sources : Riposte Verte

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Mini guide des marchés publics

mai 24th, 2012 Posted in Marchés Publics

mai, 24 2012

Qui sont les acheteurs publics ?

Administrations d’Etat
– Les ministères
– Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux…
– Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales des territoires (DDT), les directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), etc.
A noter : les EtablissemEnts industriels et commerciaux (EPIC) nationaux, tels que la SNCF, ne sont pas soumis au code des marchés publics.

collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics
– Les conseils régionaux
– Les conseils généraux
– Les communes
– Les syndicats de communes
– Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d’agglomérations ou les communautés urbaines
– Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature.
Ils sont classés en 3 catégories :

Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d’un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d’ouvrage).
Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d’achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères…) et services immatériels (maîtrise d’oeuvre, expertise comptable, services juridiques…).

Quelles sont les différentes procédures et les seuils de passation correspondants ?

Il y a 2 grands types de procédures :
1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d’offres et autres types de procédures.

Les seuils de passation dépendent de la nature de l’achat et de l’acheteur.
Pour les marchés de travaux : les règles sont identiques pour tous les acheteurs

Acheteurs	jusqu’à 15 000 € HT	15 000 € à 5 000 000 € HT	à partir de 5 000 000 € HT
– Etat – EPA nationaux – Collectivités territoriales – EPIC locaux	Marché de gré à gré.	Procédure adaptée (MAPA)	Appel d’offres

Pour les marchés de fournitures et de services : les règles sont différentes selon la nature de l’acheteur public

Acheteurs	jusqu’à 15 000 € HT	15 000 € à 130 000 € HT	à partir de 130 000 € HT
– Etat, – EPA nationaux	Marché de gré à gré.	Procédure adaptée (MAPA)	Appel d’offres

Acheteurs	jusqu’à 15 000 € HT	15 000 € à 200 000 € HT	à partir de 200 000 € HT
– Collectivités territoriales, – EPIC locaux	Marché de gré à gré.	Procédure adaptée (MAPA)	Appel d’offres

(Tableaux extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

Sources : site de l’APCE

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2 ans déjà…

mai 21st, 2012 Posted in ASSPI, Divers

mai, 21 2012

La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI

Ce blog fête donc son 2ème anniversaire.

Un anniversaire est toujours (ou en tous cas souvent) l’occasion de faire un bilan, aussi je vous propose de revenir sur la création de ce blog.

Il y a 2 ans, je dois avouer que je n’étais guère convaincue par l’utilité d’avoir un blog. Cependant, après en avoir discuté avec 2 créateurs de blogs au sein de Coopaname (j’y reviendrai dans un prochain article), j’ai décidé de tenter l’aventure, n’ayant rien à perdre.

Après quelques heures et quelques crises qui ont failli amener mon PC à apprendre à voler, j’ai enfin mis en ligne mon premier article.

Les débuts furent à la fois simples (les sujets que je souhaitais aborder étaient nombreux) et difficiles (quel ton adopter ? quelques problèmes techniques à régler…).

Petit à petit, l’exercice m’est devenu familier, voire indispensable comme un rendez-vous qui rythme chaque semaine.Il me permet de communiquer sur mes activités, mes convictions, mes expériences. Il me permet surtout d’entrer en contact avec diverses personnes (confrères, gestionnaires de parcs, spécialistes du développement durable, responsables informatiques…).

Le bilan est donc très positif et je ne peux qu’encourager ceux qui s’interrogeraient sur la création d’un blog professionnel à se lancer.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

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Présentation de ASSPI

La professionnalisation des achats des établissements publics de l’Etat

mai 17th, 2012 Posted in Marchés Publics

mai, 17 2012

La préoccupation de la rationalisation des achats, la maîtrise des coûts et le respect des objectifs de développement durable et social sont autant d’indicateurs pour atteindre la performance en matière d’achat public. Ainsi, la récente circulaire du 10 février 2012 est relative à la professionnalisation des achats des établissements publics de l’État.

La circulaire vise les établissements publics de l’État qui réalisent plus de 10 M€ d’achats. Ceux qui effectuent moins de 10 M€ d’achats, peuvent appliquer le principe de la circulaire sur la base du volontariat.

Les principes visés par la circulaire

Parmi les différents principes visés par la circulaire, on retiendra la recherche d’économies, de développement durable et social en termes d’achat. Le document oriente vers une optimisation des achats avec un objectif d’économie de 10 % d’ici à 2014 sur l’ensemble des achats des établissements publics (achats métiers, achats courants, de fonctionnement et d’investissement).

De même, la professionnalisation de la fonction achats doit poursuivre des objectifs sociaux et environnementaux, aujourd’hui insuffisamment pris en compte. Enfin, les établissements publics devront veiller à ce qu’en 2012, 10 % des marchés comportent une clause environnementale et 5 % une clause sociale.

Des ressources nécessaires à la taille des objectifs

La circulaire indique les moyens qui doivent être mis en œuvre pour atteindre les objectifs : la nomination d’un directeur des achats et la construction d’un plan d’action achats

Le directeur des achats : « Chaque directeur d’établissement devra désigner, au plus tard trois mois après la signature de la présente circulaire, un directeur des achats, lorsque les achats de l’établissement sont supérieurs à 50 M€ et un responsable des achats dans les autres cas. » Le directeur des achats dispose de compétences fonctionnelles sur l’ensemble des achats (courants ou métiers). Une fiche de poste du directeur des achats est annexée à la circulaire.

La construction d’un plan d’action achats : « Les établissements devront élaborer chaque année, dès 2012, un plan d’action achats, avec des gains prévisionnels et les actions en faveur du développement durable. Une copie du plan d’action achats est adressé au SAE au plus tard au 31 janvier de l’année de sa mise en œuvre. Dès 2013, le plan d’action achats comprend un bilan du plan d’action annuel. »

Les leviers d’optimisation des achats : La circulaire défend l’idée de la mise en œuvre de l‘analyse fonctionnelle du besoin et de l’analyse des coûts. Elle favorise la standardisation des achats en satisfaisant le juste besoin.

Autant d’orientations qui convergent avec l’optimisation des systèmes d’impression vue par ASSPI.

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

appels d'offre, Coûts d'impression, économies, marchés publics, Optimisation des outils d'impression

Un article dans Environnement Magazine

mai 14th, 2012 Posted in ASSPI, Bureau vert

mai, 14 2012

Le numéro du mois d’avril de Environnement Magazine étudie la mise en œuvre d’une politique responsable des achats en général, du papier en particulier et de déplacements des collaborateurs.

Ces trois sujets sont traités sur une dizaine de pages. Riposte Verte fait la couverture de ce numéro et l’objet d’une longue interview sur l’éco responsabilité des acteurs tertiaires et le chemin restant à parcourir.

Isabelle Obiols a également été interviewée sur le sujet de la politique papier.

Article dans chef d’entreprise magazine

Bilan carbone, développement durable, éco-responsable, green IT, papier, Recyclage

Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

mai 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

mai, 10 2012

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Votre parc de systèmes d’impression est installé depuis quelques mois, pour au moins 3 ans. Vous n’en entendez pas parler, c’est donc que tout va bien. Vous vous consacrez donc à toutes vos autres missions et elles sont nombreuses.

Mais, la mise en place de ce parc parfait vous a demandé beaucoup de temps (recherches, entretiens, rédaction de cahier des charges, consultations des utilisateurs, présentation à la Direction…) et beaucoup d’énergie. Vous avez frôlé plusieurs fois la catastrophe. Vos relations avec votre fournisseur vont s’apaiser mais pour le moment elles sont tendues…

Vous pouvez vous éviter tout ça la prochaine fois. Il vous suffit de mettre en place des outils de suivi et de gestion et de faire des points réguliers (2 à 4 par an selon la taille du parc).

Ainsi, savoir quel est le matériel qui imprime le plus de documents couleur vous permettra de vous assurer de son juste dimensionnement mais aussi de l’efficacité de votre maîtrise des volumes couleur.

Repérer les matériels sous ou sur utilisés vous permettra d’éviter les problèmes de pannes récurrentes en fin de contrat de location, mais aussi d’améliorer le service aux utilisateurs en permutant des matériels ou en modifiant des usages.

Les indicateurs à mettre en place et à suivre varient selon vos objectifs, votre parc, votre organisation… et non en fonction de ce que votre fournisseur accepte de vous donner. Le gain de temps final et la pertinence de vos futurs choix justifient largement de consacrer des ressources à la gestion continue du parc.

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Consulter les fournisseurs de copieurs

mai 7th, 2012 Posted in Divers, Spécial PME-TPE

mai, 07 2012

Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

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La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

mai 3rd, 2012 Posted in Marchés Publics

mai, 03 2012

Dans le cadre de la réponse dématérialisée aux marchés publics, le candidat a la possibilité de fournir une copie de sauvegarde (papier ou numérique). Il s’agit d’une possibilité et ne peut être imposé par l’administration même si certains règlements de consultation peuvent sembler la rendre obligatoire.

Elle présente l’avantage de sécuriser le dépôt de la candidature et de l’offre. En effet, elle serait utilisée au cas où les documents ne pourraient être lus via la plateforme de dématérialisation.

Par contre, elle ne peut être utilisée comme complément du dossier dématérialisé. Il convient donc de s’assurer de la stricte conformité entre le dossier original et la copie de sauvegarde.

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Que deviennent les cartouches d’impression usagées ?

avril 30th, 2012 Posted in Bureau vert

avr, 30 2012

Dans le cadre de la collecte et de la valorisation des cartouches d’impression (toner et jet d’encre), plusieurs problématiques sont mises en avant :
• Multiplicité des acteurs intervenants dans les filières actuelles
• Absence de données globales sur les flux collectés et traités
• Incertitudes sur l’impact des moyens de sensibilisation actuels auprès des consommateurs par
rapport aux solutions de collecte proposées.

Le gisement français est estimé à 70 millions de cartouches jet d’encre et 11 millions de toners laser.

Plusieurs filières de collecte et de traitement coexistent :

Programmes individuels ou collectifs mis en place par les constructeurs
Filières des remanufactureurs
Filières des collecteurs de terrain
Filières de collecte des DEEE qui ne concernent que les cartouches présentes dans les matériels collectés.

Les comportements des PME dans ce domaine donnent la préférence au retour au fabricant par enveloppe pré-affranchie et magasins de distribution. Seulement 20% déclarent jeter leurs cartouches à la poubelle, chiffre probablement sous-estimé par les répondants (cette pratique ayant une connotation négative). Plus d’1/3 des ménages et des entreprises déclarent recycler leurs cartouches depuis plus de 4 ans.

Les entreprises expriment globalement peu d’attentes dans ce domaine. L’augmentation de l’information sur le tri des déchets est le premier élément mentionné. L’existence de bacs de collecte dans l’entreprise serait également un élément incitatif.

Le développement durable dans les « activités de bureau »

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La négociation dans les Marchés Publics

avril 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

avr, 26 2012

Les procédures de marchés publics prévoient de plus en plus la possibilité d’une phase de négociation. En effet, elle permet à l’administration de s’assurer d’une meilleure adéquation entre ses besoins et les offres des candidats. Elle permet d’obtenir un meilleur achat tout en respectant les règles de transparence.

La négociation peut porter sur toutes les composantes d’une offre et non pas uniquement sur le prix.
La seule limite étant de ne pas remettre en cause de manière excessive les termes du cahier des charges initial, sur la base de laquelle a été organisée la concurrence.

Ainsi, la négociation peut porter sur les éléments suivants :

le prix (en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le coût de stockage, sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport…)
la quantité (vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structures des remises accordées …)
la qualité (vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins)
le délai (incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport…)
les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation….)
les éléments d’exécution des prestations (délais, formule de variation de prix, qualité des matériaux utilisés, durée des garanties, propriété intellectuelle…).

Cette négociation peut prendre la forme d’entretiens ou d’échanges écrits.

Les candidats doivent profiter de cette phase pour adapter leur offre en fonction des précisions et des informations complémentaires données par l’administration. Ainsi, il est tout à fait adéquat de revoir un planning pendant la phase de négociation si l’administration a apporté des éléments contraignants (horaires d’ouverture, projet parallèle…).

Ils doivent également en profiter pour argumenter sur la valeur de leur offre et apporter des preuves complémentaires, des exemples de réalisation…

Il s’agit parfois d’un exercice périlleux mais toujours constructif car, même en cas de rejet de l’offre, l’expérience acquise est précieuse.

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Audit d’impression : les principales difficultés de la rationalisation des impressions

avril 23rd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE

avr, 23 2012

Les principales difficultés rencontrées lors d’un projet de rationalisation des impressions sont:

Divergences des pratiques d’achat : l’achat de périphériques d’impression peut s’effectuer de deux manières. Premièrement, les périphériques peuvent être achetés directement (plutôt pratiquée pour les imprimantes) et constituent une dépense de capital, ce qui pose le problème de la trésorerie et de l’amortissement du matériel. Les consommables sont souvent achetés suivant le besoin auprès de différents fabricants : magasins de fournitures de bureau, revendeurs informatiques ou directement auprès du fournisseur. Le processus de commande est manuel et peut s’avérer fastidieux, être un frein à la productivité et rend quasiment impossible le suivi des coûts de fonctionnement. Un deuxième moyen consiste à louer le matériel (plutôt pratiquée pour les copieurs) et entre dans les dépenses de fonctionnement. La location permet à l’entreprise de ne pas intervenir sur son capital et de ne pas se soucier de l’amortissement du matériel. Dans ce cas, un contrat est établi concernant le coût par page et comprend les fournitures, le service et parfois un centre d’assistance. Ces différents processus indiquent que peu d’organisations ont une vision globale de l’ensemble de leurs coûts d’impression.
Dissémination des périphériques : les méthodes aléatoires utilisées lors de l’achat de matériel d’impression se traduisent souvent par un enchevêtrement de matériel ancien et de nouvelles technologies nécessitant le stockage de différents types de fournitures, par aucun ou divers contrats de maintenance, ou par la difficulté à maintenir les pilotes à jour ou à répondre correctement aux demandes du centre d’assistance. En plus des coûts induits par la gestion d’un parc de périphériques hétérogène, la productivité des utilisateurs et du personnel informatique ainsi que la continuité de l’activité s’en trouvent affectées.
Rapport imprimantes/utilisateurs défavorable : il arrive souvent qu’une entreprise compte plus d’imprimantes qu’elle n’en utilise en raison des achats non concertés d’imprimantes de bureau ou de groupe de travail. Certaines entreprises, telles que les sociétés de communication, utilisent parfois pas moins d’une imprimante pour trois utilisateurs, mais la plupart pourraient gagner en efficacité en équilibrant ce rapport en partageant par exemple une imprimante pour 10 utilisateurs. Plus le nombre d’imprimantes dont dispose l’entreprise est élevé, plus les coûts des fournitures, de la maintenance, du support et de gestion sont importants. La suppression des imprimantes de bureau et la mutualisation des imprimantes des groupes de travail permettent de rétablir un rapport cohérent et d’optimiser la productivité et les coûts de fonctionnement.
Ancienneté du parc d’imprimantes : nombreuses sont les entreprises utilisant des imprimantes de plus de 5 ans. L’ancienneté augmente les risques de panne et donc les coûts de service et de maintenance, ce qui ralentit la productivité. Les anciennes imprimantes sont moins efficaces que les nouveaux modèles et le coût de leurs fournitures est plus élevé, ce qui se reflète sur le coût par page lors de l’impression. Pour réduire considérablement les frais et la consommation d’énergie, il est recommandé d’utiliser des imprimantes plus récentes ou des imprimantes multifonctions en lieu et place des anciennes imprimantes. Il se peut également qu’un matériel plus ancien ne soit pas compatible avec les dernières solutions de traitement des documents qui offrent d’autres avantages concernant l’utilisation de papier ou la sécurité des documents.
Absence d’outils de gestion de l’impression : peu d’entreprises disposent d’outils leur permettant de suivre, de surveiller et de contrôler leur environnement d’impression afin d’optimiser ressources et performances, prévoir l’achat de nouvelles machines et tirer pleinement profit des imprimantes en place. Elles ignorent donc le montant de la plupart des coûts d’impression. De plus en plus de revendeurs à valeur ajoutée proposent des services permettant aux entreprises de surmonter ces problèmes grâce à des solutions logicielles de suivi de parc et de consommation et grâce au pilotage régulier (comités de pilotages, reportings…).

Ces points montrent bien que la rationalisation des impressions ne peut se résumer à une suppression des imprimantes personnelles et la mise en place de multifonctions centralisés. Il s’agit d’un vrai projet à part entière.

Notre approche de l’audit

audit, conduite du changement, Optimisation des outils d'impression, pilotage, Reporting, systèmes d'impression

ASSPI fait une pause

avril 13th, 2012 Posted in Divers

avr, 13 2012

La publication sur ASSPI faut une pause la semaine prochaine.

Nous nous retrouvons le 23 avril

Pourquoi des comités de pilotage ?

avril 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

avr, 10 2012

Les parcs de systèmes d’impression et leur gestion sont de plus en plus souvent confiés aux Directions Informatiques.
Or, celles-ci ont l’habitude de gérer leur projets avec des comités de pilotage et des comités de suivi. Elles amènent donc leurs pratiques dans un secteur qui était plutôt le domaine de la gestion tous les 3 ans au moment du renouvellement.

Ainsi, le comité de pilotage est créé dans le cas d’un « nouveau système d’information » ou dans le cas d’une « évolution stratégique d’un système d’information existant ».
Il est généralement issu de la maîtrise d’ouvrage.

Il comprend :
· un président,
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· le directeur de projet,
· des experts du domaine.
Le comité de pilotage est chargé de :
· piloter la phase de développement du système d’information (déploiement du parc),
· suivre l’avancement du projet conformément aux objectifs fixés (s’assurer du respect des délais de livraison),
· décider des priorités à donner aux diverses actions,
· valider les différentes étapes du projet (livraison, installation, formation utilisateurs, livraison de consommables…),
La fréquence de réunion de ce comité est fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le
comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion).

Le comité de suivi et validation est une structure mise en place à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage.
Il comprend :
· un président
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· des représentants de l’équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI),
· des experts du domaine.
Le comité de suivi et validation est chargé de :
· piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit (évolutions technologiques, équipements sur ou sous exploités…),
· suivre l’avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés (suivi des objectifs d’économies, des volumes imprimés…),
· décider des priorités à donner aux diverses actions (maintenance, mouvements de parc…),

Cette organisation qui a fait ses preuves en termes d’efficacité pour adopter et déployer un nouvel ERP fera également ses preuves pour le déploiement et le suivi d’un parc d’impression optimisé.

La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI

ACCOMPAGNEMENT, comités de pilotage, conduite du changement, formation, green IT, Optimisation des outils d'impression, pilotage

Résultats de l’étude PAP 50 Public

avril 5th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics

avr, 05 2012

Enquête Riposte Verte sur la politique papier

Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.

Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.

>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire

Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.

>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public

Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.

>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant

Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).

Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).

« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.

Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire

Sources : Riposte verte

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Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

avril 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 02 2012

L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.

Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.

La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.

Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.

Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.

La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.

On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.

Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.

Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…

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Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

mars 29th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression

mar, 29 2012

Les conseils du CIMIR pour les consultations relatives aux systèmes d’impression

Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.

Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.

Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État » qui est toujours d’actualité.

Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :

Les matériels de proximité seront acquis au travers de l’accord cadre interministériel mis en place par le SAE en 2010.
Les marchés d’équipement de moyens de production lourds seront encadrés par le SAE qui apportera son expertise et ses conseils pour soutenir les services dans leur projet.

Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :

dimensionnement du parc : amélioration de l’analyse des besoins
raisonnement en coût complet : coût d’acquisition et d’utilisation
capacités de mutualisation des matériels sous exploitées

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

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Audit de parc de systèmes d’impression : retours

mars 26th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 26 2012

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions

Il est difficile de tirer des conclusions généralistes et « universelles » des audit de parcs de systèmes d’impression. En effet, chaque parc a ses propres caractéristiques liées à l’historique de l’organisation qui l’utilise, liées à l’historique des relations avec le ou les prestataires de services , liées à ,la culture du ou des services qui les gèrent…il y a donc autant d’audits différents que de parcs à auditer.

Pourtant, certaines tendances se répètent très fréquemment et même si elles n’ont pas valeur de loi, elles donnent de précieuses indications sur ce que nous pouvons attendre de la démarche.

Premier constat : quelle que soit l’organisation, sa taille, les économies réalisables après optimisation du parc et des usages représentent entre 15 et 25 % du budget initial.

Deuxième constat : les modes opératoires autour du parc (gestion des consommables, des dépannages, de la maintenance préventive) sont très hétéroclites et ne donnent pas satisfaction ni aux utilisateurs, ni aux gestionnaires du parc. Ils peuvent donc (et doivent) être améliorés.

Troisième constat : même si les utilisateurs ont toujours un mouvement de méfiance par rapport à l’audit qui est considéré comme synonyme de réduction de moyen et de confort, ils sont volontaires et intéressés par une démarche d’amélioration des outils dans un cadre budgétaire pourvu qu’ils en soient acteurs et que leur parole soit écoutée. En associant donc réellement les utilisateurs à la démarche, la réussite du projet est assurée et très souvent les résultats améliorés.

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Formation pour la rédaction du mémoire technique

mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

mar, 22 2012

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
le mémoire technique n’est pas jugé au poids

Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

mars 19th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement

mar, 19 2012

Accompagner après les changements

Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.

Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.

Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.

L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).

Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :

Il doit être précis
Il doit être directif
Il doit contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple)
Il doit adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques
Il doit contenir des illustrations
Il faut mettre en évidence les verbes d’action en jouant sur la police (graissage, italique, couleur…)
Il ne faut pas hésiter à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses

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Small Business Act pour l’Europe

mars 15th, 2012 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

mar, 15 2012

Les PME et les marchés publics

Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.

L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).

Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.

Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.

Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.

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Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

mars 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE

mar, 12 2012

Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.

Tandis qu’une majorité de PME se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.

La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.

La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.

Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.

Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.

Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

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Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 08 2012

Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration, le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés. Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

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Document numérique et consommation de papier

mars 5th, 2012 Posted in Bureau vert

mar, 05 2012

Le dernier rapport d’AIIM (association for information and image management) devrait définitivement tordre le cou au mythe du bureau sans papier. Parmi ses 65000 membres, cet organisme de normalisation indépendant a retenu un panel de 395 personnes qu’il a interrogées entre novembre 2011 et janvier 2012.

Intitulée « The Paper Free Office – dream or reality ? », l’étude qui en est ressortie pointe des usages rarement mis en avant. On apprend ainsi que les factures numériques ne freinent pas la consommation de papier, loin s’en faut : 77 % des factures PDF sont imprimées dans la foulée, et plus d’une fois pour 10% d’entre elles. Dans 16 % des cas, ces factures transformées en papier sont à nouveau numérisées.

Concernant la capture, près des deux tiers des personnes interrogées scannent les documents sans en extraire des données susceptibles d’alimenter une GED ou un processus métier. Tous ces documents numérisés sont à 45% des documents numériques à l’origine et auraient pu rester à l’état numérique s’ils n’avaient nécessité une signature manuscrite.
Autres informations, 20% environ des organisations scannent leur courrier entrant tandis qu’elles sont 41 % à utiliser une digital mailroom (capture et distribution automatique et digitale des documents). 57% des projets de numérisation et de capture commenceraient à être rentables au bout de 18 mois ( 42% au bout de 12mois ), avec en moyenne des temps de traitement deux à trois fois plus rapides.

Enfin, AIIM voit dans les grandes entreprises de meilleures élèves que les PME. Les petites structures imprimeraient et photocopieraient plus mais la tendance générale est toutefois à la baisse. Les répondants estiment en outre que l’adoption d’une politique 100 % numérique ferait gagner à leur entreprise 15 % d’espace de stockage physique de locaux en seulement une année, et 35 % au bout de cinq ans, avec à la clé une réduction de 8 % des coûts de gestion des archives.

Source : Printnews.

La journée sans papier

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Les marchés publics sans formalités

mars 1st, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 01 2012

Pour les montants inférieurs à 15 000 € HT, les administrations ne sont tenues à aucune formalité de publicité et de mise en concurrence.

Ces marchés sont donc passés avec des partenaires connus ou, le plus souvent, après réception de 3 devis. Ils sont donc une source de revenus non négligeable pour une PME et réclament beaucoup moins de ressources (temps, personnel, documents…) que les marchés publics avec formalités. Ils permettent également d’obtenir des références publiques qui seront utiles pour les MAPA et autres marchés plus importants.

Même si le formalisme de ces consultations est très réduit, la forme et le contenu du devis sont primordiaux :

vous devez montrer que vous avez compris la problématique de l’administration : même si elle vous semble très simple et banale, vous montrerez que votre réponse est personnalisée en reprenant l’objet de la consultation avec vos termes.
vous devez montrer que vous avez une approche particulière et adaptée aux besoins : attention aux prestations sur dimensionnées ou à la sous estimation des contraintes.
vous devez présenter votre offre financière de façon claire et détaillée pour éviter toute incompréhension.

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

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Pilotage du parc de systèmes d’impression

février 27th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

fév, 27 2012

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Une fois le déploiement physique de votre parc terminé, de nouvelles questions arrivent : ce parc va-t-il satisfaire les besoins des utilisateurs ? Vont-ils se l’approprier ? Allons-nous atteindre les objectifs budgétaires ? Les usages vont-ils vraiment changer ? Les volumes vont-ils vraiment baisser ?

Pour répondre à ces questions, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas, ni même la lecture des tableaux de l’éventuel outil de tracking dont vous disposez.

De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Ils se plaignent également des difficultés rencontrées quand il s’agit de discuter d’une facture ou d’un délai d’intervention.

Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent déjà de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…).

Ils permettent surtout de vérifier que les objectifs sont atteints (budgets, volumes…), que les usages et modes opératoires sont bien adaptés (enquêtes de satisfaction régulière, observations…), de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Les déviations sont quasi inévitables (machine sur utilisée à cause d’une restructuration, le recto-verso par défaut qui disparaît au fur et à mesure des réinstallations de postes…). Les comités de pilotage permettent de les constater plus rapidement et, par conséquent, de les corriger avant que leur impact ne soit réellement négatif.

Nous sommes persuadés que vous devez être les maîtres d’œuvre de ces comités pour en tirer réellement les bienfaits particuliers à votre organisation.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

fév, 23 2012

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
420 € HT/jour,
maximum 3 personnes,
formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, formation, marchés publics, méthodologie, réponse aux appels d'offre

Audit d’impression : notre approche

février 20th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 20 2012

Nous n’avons pas tous la même approche de l’optimisation des moyens d’impression (c’est heureux !), ni même de l’audit préalable.

Pour de nombreux consultants, plutôt spécialisés dans la réduction de coûts, l’audit se résume à la mise en place d’un outil de tracking. Cet outil est présenté comme l’élément central de l’étude. Il est décrit dans toute sa complexité, ses performances…

Dans la réalité, le tracking des impressions est facilement réalisable à partir d’outils simples et… gratuits dans un premier temps. A notre avis, il ne s’agit pas de crouler sous les statistiques mais bel et bien d’avoir une bonne approximation des volumes réalisés. Certains vous expliquent que leur logiciel traque toutes les impressions, leur format, leur provenance, l’utilisateur… et ils vous proposent un audit sur un échantillon duquel ils extrapoleront un modèle global. On peut alors s’interroger sur l’utilité d’un outil cher, mis en place sur une période plus ou moins longue pour n’obtenir au final qu’une évaluation, sans parler de la qualité des analyses qui accompagnent les magnifiques graphiques obtenus…

Cette approche très technologique et mathématique s’applique peut-être à de grandes organisations (et encore, pour avoir longuement pratiqué les grands comptes, je ne suis pas persuadée que cette approche soit la meilleure). Mais pour les petites et moyennes organisations, elle est clairement inadaptée.

Notre approche est plutôt d’observer la totalité du parc et de ses usages, d’évaluer les volumes avec des outils simples et pragmatiques, de recueillir le point de vue des utilisateurs et des pilotes du projet. L’audit préalable est bien un outil d’analyse de la situation actuelle et non un relevé de chiffres.

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Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

février 16th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics

fév, 16 2012

Le secteur public optimise ses impressions

Même si quelques fois le critère prix n’est pas le principal critère de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, il est prépondérant.

Mais que demander aux candidats ? Comment comparer des prix qui ont des formes parfois très différentes ? Comment être sûr que l’analyse ne passe pas à côté de coûts cachés ?

Bien sûr, chaque marché a ses propres caractéristiques en fonction de l’historique, de la sensibilité de celui qui l’écrit, des principes et règles propres à chaque organisation, de l’enjeu…

Pour tous les parcs de systèmes d’impression supérieurs à 10 matériels, nous considérons que la meilleure façon de comparer efficacement les prix des candidats est de faire une simulation du budget annuel que coûtera ce parc. Pour la partie locative, il suffit de projeter le loyer sur les quantités prévues du futur parc. Mais pour le service qui représente souvent une part importante du budget global, il convient de veiller à prendre en compte tous les coûts (prix à la page couleur et N&B, forfaits mensuels, forfaits annuels…) et de les projeter sur les volumes d’impression estimés.

Concrètement, il est difficile d’évaluer le critère prix si le parc n’a pas été audité (en interne ou par un prestataire externe).

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Une politique d’impression progressive

février 13th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 13 2012

D’abord quelques chiffes :

la consommation de papier croît de 6 à 8 % par an.
en moyenne, un matériel d’impression a 3 utilisateurs.
15 % des pages sont jetées sans avoir été utilisées.
30 à 60 % des appels Help desk sont dus aux documents et à leur impression.

Ces chiffres peuvent être analysés selon 3 niveaux :

niveau économique : le poste impression coûte entre 400 et 1 200 € par employé et par an. Ce budget demeure un des dernier à ne pas être optimisé dans les entreprises.
niveau technologique : la convergence entre les fonctions copieur, fax et imprimantes est une opportunité qui permet d’envisager l’utilisation par plusieurs utilisateurs de multifonctions.
niveau environnemental : « imprimer moins » entre de plus en plus dans les démarches environnementales des administrations et entreprises.

Devant ces constats édifiants, certains voudraient vous faire passer directement de votre parc actuel (géré traditionnellement) à la migration des flux papier vers l’électronique.

Peu d’organisations peuvent mener une telle mutation en un seul bond, et à quel prix ?

Le cheminement le plus réaliste et celui qui fournira des résultats durables est le suivant :

Ainsi, chacun pourra être accompagné pour s’approprier les nouveaux outils (nouveaux matériels, nouvelles implantations…). Puis de nouveaux usages seront mis en place (gestion des consommables, bonnes pratiques d’impression…) et enfin les flux papier pourront être dématérialisés.

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Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 09 2012

Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, formation, marchés publics, méthodologie, Réduction de coûts, réponse aux appels d'offre

Un utilitaire freeware pour faire des économies d’impression

février 6th, 2012 Posted in Divers

fév, 06 2012

Des imprimantes programmées pour la panne

i Print est un logiciel anciennement payant devenu gratuit qui permet de faire des économies d’impression (jusqu’à 60 %). Il agit comme une imprimante virtuelle lors du lancement d’une impression où vous devez choisir vos options.
iPrint est en anglais et fonctionne sous Windows XP, Vista et 7.

Caractéristiques :
– Supprimer les pages inutiles ou vides
– Imprimer plusieurs pages sur chaque feuille de papier
– Travaux d’impression regroupés
– Traçage et rapport sur ce que vous imprimez et enregistrez
– Logiciel écologique
– Et plus encore

Vous pouvez le télécharger et bénéficier d’un tutoriel très bien fait pour l’installer et l’utiliser à cet endroit : i print.

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Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 02 2012

La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, formation, marchés publics, Optimisation des outils d'impression

Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

janvier 30th, 2012 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

jan, 30 2012

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression

Vous souhaitez optimiser votre parc de systèmes d’impression.

Vous avez audité ou fait auditer votre parc actuel.

Votre futur parc optimisé est défini en termes de matériels et de services attendus.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le prestataire qui le mettra en œuvre.

Vous allez donc lancer une consultation dont l’enjeu est important puisqu’il s’agit de choisir l’entreprise partenaire qui assurera la réussite de votre projet et vous permettra d’atteindre les objectifs d’optimisation…ou pas.

Le cahier des charges est l’élément central de cette consultation. sa rédaction, son niveau d’exigences en terme de réponses, son exhaustivité en termes de demandes sont les garants de la pertinence du choix final.

A minima, il devrait avoir la structure suivante :

Contexte : explication de votre projet, des étapes précédentes, des attentes…
Consultation: les règles doivent être claires pour tous, planning, formalisme…
Définition et spécifications des matériels : cette partie doit anticiper le dépouillement des réponses et le faciliter.
Maintenance et consommables : les demandes formulées doivent avoir pour objectif la productivité et la disponibilité du parc.
Services liés au parc : il s’agit ici de formuler toutes les demandes en vue de la satisfaction des utilisateurs, du suivi du parc et de sa gestion.

Notre conviction dans ce domaine est qu’il faut obliger les candidats à répondre dans un cadre précis. Il est toujours plus facile et rapide de comparer des offres qui ont la même structure que de devoir lire des présentations généralistes et des plaquettes commerciales pour essayer d’y trouver les éléments qui sont nos critères de choix. De plus, le candidat qui se conformera avec qualité à nos demandes et à notre formalisme fera déjà preuve d’une bonne capacité d’adaptation, appréciable pour l’avenir du partenariat.

Cahier des charges, conduite du changement, livrables, méthodologie, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

Le livre blanc de la couleur

janvier 23rd, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

jan, 23 2012

Quelle est la meilleure manière d’utiliser la couleur pour capter l’attention
et les clients ?
C’est à cette question que répond le livre blanc « Couleur et communication »
dans lequel Pitney Bowes se livre à l’analyse de l’impact et du rôle de la couleur
dans les communications professionnelles.
Pitney Bowes souligne la progression de la couleur dans la communication
d’entreprise : reconnaissance de la marque, facilité de lecture des messages,
rapidité de compréhension et de mémorisation d’un texte sont autant de points
dont les organisations ont décidé de tirer parti en s’appuyant sur les avancées
technologiques. L’éditeur n’oublie pas de mettre en avant l’importance de l’aspect du conteneur, en
l’occurrence l’enveloppe de papier, un domaine dans lequel il fait valoir son expertise.

Extraits du livre blanc :

La couleur est un outil d’influence pour améliorer l’expérience client
Elle attire l’attention. Reconnaissance d’une marque, facilité de lecture des messages, rapidité de
compréhension et de mémorisation d’un texte, personnalisation d’un message …voici les éléments clés
pour les entreprises d’aujourd’hui qui s’intéressent de près à la gestion de leurs communications.
Assez populaire chez 26% de grandes marques interrogées, le bleu est utilisé comme dominante
dans les logos. Même si la théorie des couleurs n’est pas une science exacte et n’a pas de règles strictes,
elle reste un élément essentiel pour le consommateur.
Elle favorise la croissance du business et dope les taux de réponses. L’ajout de messages
personnalisés pertinents en couleur permet d’augmenter le taux d’ouverture et de réponse, accroissant
ainsi les opportunités de chiffre d’affaire.
Le prix de la couleur en baisse.La couleur est abordable pour les entreprises de toutes tailles. Les coûts de
l’impression couleur numérique ont baissé de 75% pour les utilisateurs ces dix dernières années.

Vous pouvez le télécharger intégralement ici.

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Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier

janvier 19th, 2012 Posted in Bureau vert, Divers

jan, 19 2012

1ère bonne résolution 2011 : j’imprime moins

Riposte verte lance régulièrement des enquêtes et mène des études sur les pratiques et les notions autour du bureau vert.

Cette fois, ils nous proposent de participer à une grande enquête sur la gestion du papier dans nos entreprises. Elle ne dure que 3 minutes, est anonyme et nous permet de nous interroger sur nos gestes quotidiens et sur ce que nous pourrions faire.

Cette enquête est menée régulièrement pour observer l’évolution des usages dans ce domaine. (Vous aurez accès aux résultats de l’enquête 2010 après avoir rempli le questionnaire).

Et vous qu’imprimez-vous ?

Gouvernance documentaire

janvier 16th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 16 2012

Le coût d’une mauvaise gestion des impressions est plus élevé que vous ne croyez…

« La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle ». Le patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte, comme le une étude européenne menée auprès d’entreprises européennes. Réalisée par Coleman Parker Research pendant l’été 2009, cette enquête révèle qu’une majorité de dirigeants néglige l’importance de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.

Première indication donnée par l’étude, trois quart des cadres supérieurs reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise.

Second constat, les procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou. Doublons d’activités et inefficacités se répercuteraient alors sur la charge de travail des collaborateurs et sur leur performance globale.

Sans stratégie documentaire, pas d’environnement de travail plus durable et plus sûr. pour la mise en place d’une telle politique, il suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources.

Reste surtout à faire émerger dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager). La personne en charge saura proposer et construire une politique documentaire et d’archivage, et assurer la cohérence des documents et des informations du SI… Un vrai métier.

Sources : Doc & Print

Facilities management

charte d'impression, économies, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression

Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

janvier 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression

jan, 12 2012

TCO : qu’est ce que c’est ?

La réduction des volumes d’impressions permet de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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La Poste et la collecte de papier de bureaux

janvier 9th, 2012 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE

jan, 09 2012

La Poste a annoncé lundi 7 novembre 2011 le lancement d’une filiale dédiée à la collecte de papiers de bureau à recycler, fonction qui sera assurée par les postiers auprès de petites structures, avant un tri effectué par une entreprise spécialisée dans laquelle le groupe vient d’ investir. Visant les TPE/PME et les collectivités locales, « cette nouvelle activité s’appuie sur les moyens industriels du groupe et le professionnalisme des facteurs qui, venus pour collecter ou distribuer le courrier dans une entreprise, repartent avec les papiers de bureau à recycler », selon le communiqué de La Poste.

Ces petites structures produisent entre 500 000 et 900 000 tonnes de papier non collecté par an selon l’Agence pour la maîtrise de l’énergie (Ademe), a précisé un porte-parole de l’entreprise. « Notre objectif est de capter 20 % de ce flux d’ici 2015″, a-t-il ajouté. La Poste indique avoir racheté 66 % de la société Nouvelle Attitude (le reste du capital restant entre les mains des deux fondateurs), spécialisée dans le recyclage de papiers de bureau, et qui devient une nouvelle filiale du groupe.

Nouvelle Attitude, « entreprise d’insertion par l’activité économique » conventionnée par l’Etat et le Pôle emploi, emploie actuellement « une trentaine de personnes ». Elles trieront le papier collecté par les facteurs, qui sera ensuite « transmis à des papetiers-recycleurs situés à proximité ». Après une expérimentation dans l’Essonne, cette nouvelle activité est étendue à partir de ce jour dans le Loiret, l’Eure-et-Loir et les Yvelines, « avant une généralisation progressive à l’ensemble du territoire en 2012″, est-il précisé.

Aucune embauche spécifique de postiers n’est prévue, mais La Poste indique que cette activité sera « créatrice d’emplois de proximité puisque Nouvelle Attitude va, au fur et à mesure de la montée des demandes de collecte, créer de nouveaux emplois d’insertion ».

Le développement durable dans les « activités de bureau »

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L’audit du parc d’impression

janvier 5th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 05 2012

La phase clé de l’audit

Dimensionnement, localisation, performances, niveaux de sécurité, consommation, nombre : comment se construire un parc “ équilibré ” ? En conduisant un audit du parc actuel, complété par une évaluation du ressenti et des besoins des utilisateurs. Des outils existent pour l’audit des volumes mais leur utilisation tourne vite à l’usine à gaz.

L’intervention d’un spécialiste n’est donc pas superflue, d’autant plus qu’il sera amené à faire des préconisations d’architecture cible. Une première phase de découverte du parc peut être très rapide. Et l’entreprise dispose alors d’un bilan qui la positionne face aux canons de son secteur d’activité. Mais celui-ci n’est qu’approximatif.

Les mesures évidentes : standardiser et mutualiser

De cet audit découleront des préconisations. Hors, spécificités liées au métier des entreprises – que les offreurs prennent de mieux en mieux en compte – et à l’implantation géographique précise de leurs salariés, les mêmes recommandations reviennent souvent. Il faut standardiser. Ce qui permettra de jouer sur les volumes lors des achats de consommables, de ne pas avoir à garder en stock de nombreux types de toners, de remplacer facilement une imprimante par une autre en cas de panne et de se soucier au minimum des drivers. La prime revient donc aux constructeurs ayant des gammes très étendues et très homogènes, ainsi que des outils d’administration qui faciliteront la gestion de l’ensemble du parc.

Il faut aussi mutualiser, centraliser. Mais pas à outrance. Sans quoi certaines machines deviennent d’énormes goulets d’étranglement et doivent faire l’objet de contrats de niveaux de service difficiles à tenir. Dans une grosse entreprise, on préconise un rapport de un à quatre entre le nombre de périphériques d’impression et le nombre d’employés utilisant des outils bureautiques. Ce taux varie, bien sûr, selon le métier de l’entreprise et la fonction de l’employé. Le fait de changer le parc d’impression, ou du moins une partie, a également l’avantage de faire entrer dans l’entreprise des matériels bénéficiant des dernières technologies en matière d’économie d’énergie, comme la mise en veille automatique, ainsi qu’en matière d’administration. Avec des machines suffisamment récentes, 20 à 25 % des pannes peuvent être traitées à distance, via le réseau.

L’étape suivante consiste à instaurer des règles d’impression qui vont empêcher les utilisateurs d’abuser de certains dispositifs. Ces règles seront maintenues par des outils installés sur le réseau, qui contrôleront les accès et remonteront aussi des informations d’utilisation des périphériques, aussi bien à des fins de facturation que d’audit en continu.

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Meilleurs voeux 2012

janvier 2nd, 2012 Posted in Divers

jan, 02 2012

ASSPI vous souhaite une très bonne année 2012…

et vous remercie pour vos visites sur ce blog.

Joyeuses fêtes de fin d’année

décembre 22nd, 2011 Posted in Divers

déc, 22 2011

ASSPI vous souhaite à tous d’excellentes fêtes de fin d’année et vous donne rendez-vous le 2 janvier 2012.

Les recettes de la convivialité

décembre 19th, 2011 Posted in Divers

déc, 19 2011

En cette fin d’année, nous vous proposons de passer un bon moment avec La recette de la convivialité vue par Novéquilibres sur son site laqvt.fr.

Les mauvais chiffres de l’impression

décembre 15th, 2011 Posted in Divers

déc, 15 2011

De 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n’hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 % des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d’impression avec moins de 10 % d’erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d’à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d’impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.

charte d'impression, Coûts d'impression, éco-responsable, économies, imprimer, papier

Les ventes de systèmes d’impression victimes de la crise

décembre 12th, 2011 Posted in Divers

déc, 12 2011

Réduction des coûts : anticrise des PME

Selon le cabinet Context qui audite les résultats des principaux grossistes en Europe, les ventes de systèmes d’impression (imprimantes, copieurs et MFP) jet d’encre et laser en Europe de l’Ouest ont baissé de 1% en volume au troisième trimestre 2011. Principale raison de ce recul : le ralentissement économique dont souffre l’ensemble du continent européen avec pour conséquence une baisse de la demande des particulier comme des entreprises.

Le marché français reste stable

En Grèce, pays tout particulièrement dans la tourmente, les ventes de systèmes d’impression ont ainsi chuté de 35,1% durant le troisième trimestre de l’année. Dans le même temps, elles décroissaient de 6,1% en Espagne. En comparaison, le marché français est épargné avec une très légère croissance de 0,2%. Dans l’Hexagone, les segments des MFP laser et des copieurs se sont montrés particulièrement dynamiques avec des progressions respectives de 14,10% et 23%. En revanche, les livraisons de MFP jet d’encre se sont tassées de 0,6% tandis que celles de MFP jet d’encre se s’effondraient de 20,4%.

Dans un pays comme l’Allemagne qui fait preuve d’une bonne santé économique, la croissance est à peine plus importante qu’en France avec seulement +0,95%. A noter qu’Outre-Rhin, la progression des ventes d’imprimantes matricielles s’élève à 50% alors qu’elle n’est que de 2,78% en France. De son côté, le marché britannique réalise une bonne performance dans un contexte Ouest Européen plutôt morose. La progression des ventes globales de systèmes d’impression y a en effet atteint +6% grâce à des ventes en hausse sur tous les segments hormis celui des imprimantes matricielles (-52,5%);

Source : Le Monde Informatique

conseils, systèmes d'impression

Votre auto-diagnostic environnemental

décembre 8th, 2011 Posted in Bureau vert

déc, 08 2011

Auto-diagnostic environnemental

Si vos organisations (secteur tertiaire) sont en passe de prendre de bonnes résolutions pour 2012, vous pouvez les aider grâce à l’outil d’auto diagnostic environnemental de Riposte Verte.

Cet outil libre d’accès vous permet, après avoir rempli un questionnaire de 20 minutes, de récupérer votre bilan environnemental et un plan d’action.

Suivez-le guide…

Le développement durable dans les « activités de bureau »

Bilan carbone, développement durable, éco-responsable, green IT, Recyclage

Pourquoi une politique d’impression ?

décembre 5th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 05 2011

Globalement, quatre grandes tendances légitiment le recours à une rationalisation des impressions :

Une méconnaissance générale des moyens, besoins et coûts d’impression.
Une surcapacité en matériel :
– Un parc de matériel souvent excessif rapporté au nombre d’utilisateurs
– Des imprimantes utilisées en moyenne à moins de 10% de leur capacité.
– Une faible quantité de machines installées en réseau.
Une trop forte dépense de consommables entrainée par :
– Le suréquipement en matériel, notamment en imprimantes jet d’encre.
– Une trop grande diversité de modèles de matériels en service.
– Une gestion des matériels et des consommables complexe.
une surconsommation de papier, causée par :
– Le suréquipement en matériel d’impression.
– Les mauvaises pratiques d’impression

La mise en place d’une politique d’impression permet de faciliter la gestion et la maintenance des matériels.
La réorganisation du parc d’impression en libre service autour d’une sélection d’imprimantes et photocopieurs multifonctions à usage partagé se révèle être un gain de temps pour ses utilisateurs et pour les équipes en charge de sa maintenance.

Des matériels moins nombreux mais plus performants : sélectionnés avec soin, les nouveaux matériels offrent une plus grande rapidité et des prestations de service plus nombreuses.
Moins d’interventions des équipes d’assistance informatique : une diminution du nombre de matériels au profit de photocopieurs et d’imprimantes aux capacités accrues entraîne une diminution du nombre de pannes. Les équipes d’assistance informatique sont moins sollicitées et peuvent consacrer plus de temps à la mise à niveau des autres matériels et à l’assistance des utilisateurs. Ce gain de temps pour les services informatiques est encore accru si la maintenance des nouveaux copieurs et la fourniture des consommables est assurée par le titulaire du marché.
Moins de manipulations : la diminution du nombre de matériels va limiter les manipulations en cas de déménagement
Moins de commandes : l’harmonisation des matériels d’impression diminue le nombre de références à gérer, tant au niveau de la commande que des consommables et du suivi comptable.

La mise en place d’une politique d’impression permet d’aérer les espaces de travail.
L’installation de copieurs et imprimantes à usage partagé dans des locaux dédiés, en remplaçant les imprimantes individuelles, permet une meilleure organisation des espaces de travail avec :

un moindre encombrement des plans de travail
un besoin diminué de meubles d’appoint, ce qui libère de l’espace utile de proximité
un accès plus facile aux postes de travail en raison d’une limitation des fils électriques et des câblages de surface.

La mise en place d’une politique d’impression permet de communiquer sur les avantages de la rationalisation.
Les différents avantages et gains cités plus haut doivent être développés dans le cadre de la politique interne de communication et dans l’accompagnement des utilisateurs dans le changement d’usages des matériels d’impression.

Et vous ? Pourquoi envisagez-vous de mettre en place une politique d’impression ?

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

conduite du changement, Optimisation des outils d'impression, Output management, politique d'impression

Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression

décembre 1st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

déc, 01 2011

Le secteur public optimise ses impressions

En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.

Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).

La décision de faire appel à une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :

l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.

ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

ACCOMPAGNEMENT, AMOA, appels d'offre, audit, marchés publics, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

La rationalisation des outils d’impression vue par ASSPI

novembre 24th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 24 2011

Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont choisis et mis en place de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.

La situation la plus courante…

La plupart des organisations s’inscrivent dans le schéma suivant :

La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
Les services achats ou généraux paient les consommables.
La production de documents couleur va croissante.
Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
La maîtrise budgétaire est très imparfaite mais devient cruciale.

Les clés d’une bonne maîtrise…

Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :

Qui imprime, qui copie ?
Quel volume ?
À partir de quelle application ?
Quand ?
Sur quel périphérique ?

Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.

L’approche de ASSPI…

Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, ASSPI leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions organisationnelles et d’accompagnement.

À cet égard, ASSPI vous propose une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :

Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs par inventaire sur site et analyse des données de l’organisation. Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne par entretiens et réunions.
Préconisations d’implantation intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs, Définition d’une « politique d’impression » prenant en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs.

Cette démarche de base peut être complétée par un accompagnement plus long…

Déploiement du nouveau parc, suivi des différentes vagues de mise en place.
Mise en place du pilotage du parc (suivi des consommations, comités de pilotage,…).

Notre approche est basée sur la collaboration. La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur. Nous apportons des compétences techniques et des points de référence (données marché, résultats généralement obtenus, pistes à étudier…). Grâce à notre expertise, nous sommes force de proposition et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Nos préconisations seront constituées de :

– Un port folio présentant les caractéristiques techniques des futurs matériels.

– Un scénario d’évolution permettant d’aboutir à un parc de systèmes d’impression optimisé et renouvelable totalement tous les 3 ans.

– Un guide des modes opératoires souhaitables autour des moyens d’impression (consommables, utilisation de la reprographie centrale, pilotage du parc…).

– Une proposition de politique d’impression reprenant les règles d’implantation et d’usage.

Un retour sur investissement appréciable…

De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’organisation et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à la rationalisation des systèmes d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comprises entre 15 et 25 %, assurant ainsi un ROI sur 1 an et très souvent plus rapide.

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions

audit, charte d'impression, conduite du changement, développement durable, économies, Optimisation des outils d'impression, rationalisation, Réduction de coûts

La journée sans papier

novembre 21st, 2011 Posted in Bureau vert

nov, 21 2011

Le Paper Free Day, c’était le 27 octobre, mais on peut le revivre quand on veut et, tant qu’à faire, multiplier l’opération. L’initiative vient de l’AIIM (association for information and image Management), organisme de normalisation et de standardisation qui prône régulièrement bonnes pratiques et stratégies en matière de gestion de contenu. Plutôt pro papier électronique – on s’en serait douté – l’organisation veut sensibiliser l’ensemble des entreprises et les invite à prendre dès que possible le virage du numérique. Elle n’en avance pas moins de solides arguments qui pointent notre facilité à gâcher de la cellulose. Et parmi d’autres constats relevés par l’AIIM, « Les entreprises détiennent aujourd’hui 10 fois plus d’informations qu’il y a cinq ans. Nombre d’entre elles peinent à assurer le suivi des liasses de factures, fiches clients et autres documents qu’elles conservent. Dans les grands centres urbains, des archives et fichiers d’entreprise, en nombre sans cesse croissant, occupent quelquefois des locaux les plus coûteux ».

En marge de cette journée mondiale sans papier, Iron Mountain a publié les résultats d’une étude qu’elle a fait réaliser par Coleman Parks Research auprès de 600 entreprises sur six marchés européens (France, Allemagne, Pays-Bas, Royaume-Uni, Espagne et Hongrie) : près de la moitié (45%) des entreprises interrogées sont confrontées à des problèmes pour gérer leurs informations tandis que 59% se disent préoccupées par l’espace que consomme le stockage des documents papier sur leur site. En outre, près de la moitié (49%) d’entre elles ne centralisent pas la responsabilité de la gestion documentaire, qui se trouve ainsi dispersée au sein de l’entreprise.
Pour Marc Duale, Président d’Iron Mountain, « avant de se lancer dans un programme de réduction du papier, les entreprises doivent déterminer quelles informations elles détiennent et distinguer celles qui présentent le plus de risques et de valeur. Les entreprises efficaces dans ce domaine conservent leurs dossiers critiques hors site, en toute sécurité, numérisent leurs documents papier et, lorsque cela est approprié, les détruisent et les recyclent ».

Souces : Printnews.

1ère bonne résolution 2011 : j’imprime moins

conduite du changement, développement durable, papier

Et la parole des utilisateurs ?

novembre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 17 2011

ACCOMPAGNEMENT, audit, conduite du changement, consultant, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, personne ne songerait à se passer des chiffres : combien de pages ? combien de matériels ? quels coûts ? quelle proportion d’impressions couleur ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression personne ne songerait à se passer des aspects localisation : dispose-t-on de locaux dédiés ? les couloirs permettent-ils l’implantation de matériels ? à quelle distance des utilisateurs le système doit-il être ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, certains oublient le point de vue des utilisateurs. Sous couvert de questionnaires publiés sur l’intranet (auquel 5% des utilisateurs vont répondre !!!!!), sous couvert d’interroger les responsables de service (qui ne sont que rarement les plus grands producteurs d’impression), certains mènent le projet sans avoir pris la peine d’écouter vraiment la parole des utilisateurs.

Même si certains souhaits sont irréalistes, mêmes si certains utilisateurs ont du mal à prendre du recul par rapport à leurs pratiques quotidiennes, même si les contraintes budgétaires sont importantes, interroger et écouter les utilisateurs reste le meilleur gage de réussite du projet.

Cette écoute permet de s’assurer que l’on a bien compris les besoins factuels d’impression.

Elle permet de désamorcer dès le départ les malentendus et les a priori.

Elle constitue la deuxième étape de l’accompagnement au changement (après la communication expliquant le projet et ses diverses étapes).

Elle permet à l’auditeur externe de s’imprégner de la culture de l’entreprise et du climat qui y règne, deux facteurs qui influenceront la mise en œuvre du projet et choix décisionnels.

Cette parole doit donc être recueillie lors d’entretiens individuels ou de groupe. Ces entretiens devront porter sur un échantillon significatif de la population concernée (en quantité au moins 10 %, en qualité les métiers les plus représentatifs dans chaque service). La ou les personnes qui feront les préconisations pour le futur parc devront avoir mené au moins une partie de ces entretiens par elles-mêmes. Le guide d’entretien aura été adapté aux besoins de l’entreprise par les équipes qui pilotent de projet en interne et en externe. Ces précautions prises, il conviendra qu’un climat de bienveillance et d’écoute prévale.

Ces entretiens sont certes très gourmands en ressources mais tellement riches en enseignements…

Audit d’impression : réduire ses coûts d’impressions dans les PME

novembre 7th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE

nov, 07 2011

Les coûts d’impression peuvent représenter 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Un budget qu’il est possible de réduire jusqu’à un tiers, en rationalisant le parc d’imprimantes et en contrôlant mieux les travaux d’impression.

Combien d’imprimantes sont en service dans votre entreprise ? Combien de pages sont imprimées par mois ? Pour quel coût global ? Quel est le prix de revient à la page pour chaque type d’imprimante utilisée ? Qui sont, dans l’entreprise, les plus gros consommateurs ? Celui qui est capable de répondre à toutes ces questions peut passer son chemin. Il tient en sa main les principaux éléments pour mener à bien une politique de gestion de l’impression. Pour les autres, une bonne nouvelle. Ils ont, à portée de main, un gisement d’économie sur leurs frais généraux.
Le faible prix d’achat des imprimantes d’entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d’antan sont devenus des « multifonctions » reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, sont devenues des « tout-en-un ». Bref, la frontière entre imprimantes et copieurs n’existe plus.
Le point clé d’une bonne gestion de l’impression, c’est la connaissance du parc et des coûts qu’il génère. Un recensement précis est bien sûr indispensable et la centralisation des commandes de consommables et des demandes d’intervention de maintenance évidemment nécessaire mais pas toujours vérifiée dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il sera alors possible de connaître exactement le coût des impressions, en n’omettant pas de réunir imprimantes et copieurs. Les enquêtes montrent qu’il s’imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d’utilisation d’un copieur est inférieur à celui d’une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd’hui réunis, mais il subsiste des différences dans le mode de facturation.

Impressions à la demande

Les fabricants historiques de copieurs font la promotion de la facturation à la page, un système bien rodé, qui a le mérite de la transparence et qui permet de connaître avec précision l’état des impressions machine par machine. Des spécialistes comme ASSPI proposent de réaliser une expertise qui débouche sur des conseils d’organisation et de rationalisation du parc. Avec à la clé, dans la plupart des cas, une diminution du nombre d’imprimantes. Des économies qui peuvent atteindre 30 %.
La technique est, dans ses grandes lignes, simple : suppression des imprimantes personnelles, installation d’imprimantes haut de gamme et de multifonctions, dont le coût à la page est inférieur, et qu’il est plus facile d’administrer. Les économies ne se trouvent pas toujours là où on les attendrait. La gestion des formulaires pré-imprimés, à l’aide d’un logiciel adéquat, permet de réduire le nombre de formulaires et surtout offre un système d’impression à la demande, ce qui évite de conserver les stocks, fait gagner du temps et supprime le pilon, où près d’un tiers des pré-imprimés finissent leur vie.
De leur côté, les spécialistes de l’imprimante bureautique ne nient pas l’intérêt théorique de ce système. Mais ils insistent sur les effets secondaires, où les freins psychologiques ne sont pas à négliger. La possession d’une imprimante personnelle est souvent associée à un statut au sein de l’entreprise…
Quant à la facturation à la page, elle est également discutée : une page presque blanche revient moins cher qu’une sortie de présentation marketing tout en couleur. En substance, le slogan s’apparente à « payez uniquement pour l’encre que vous utilisez réellement ». Sous-entendu, la facturation à la page, à la sauce copieur, peut se révéler peu intéressante. Quand, par erreur, on imprime une page blanche, celle-ci est facturée au même prix que les autres…Il n’y a donc pas de solution miracle mais bel et bien une solution adaptée pour chaque cas à condition d’établir un diagnostic précis et de se fixer des objectifs ambitieux mais réalistes… Seul un intervenant indépendant des constructeurs et autres distributeurs peut vous garantir l’analyse objective et les préconisations optimales pour votre organisation.

Réduction des coûts : anticrise des PME

audit, charte d'impression, conduite du changement, économies, méthodologie, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, Réduction de coûts

Guide des achats pour un bureau vert

novembre 3rd, 2011 Posted in Bureau vert

nov, 03 2011

l est recommandé de demander aux fournisseurs et fabricants d’éliminer le plus possible les emballages excessifs.
Lors de l’achat de photocopieurs ou d’imprimantes, opter pour des appareils offrant l’option recto verso et d’autres fonctions à portée environnementale, par exemple les photocopieurs munis d’une fonction de veille automatique pour économiser l’énergie ainsi que des appareils EnergyStar.
Lors d’achat de télécopieurs, favoriser ceux qui permettent de programmer la fréquence d’impression des reçus. Il est recommandé d’utiliser le papier standard, beaucoup plus économique que les rouleaux de papier thermique.
Favoriser l’achat du papier recyclé en ajoutant à vos commandes des normes et spécifications qui privilégient au maximum les matériaux recyclés, dont une forte proportion de matière postconsommation. Dans le cas des produits comme les enveloppes et les chemises, il est préférable d’utiliser des produits non blanchis.
Choisir des fournitures écologiques, réutilisables et durables.
Utiliser de préférence des cartouches recyclées (comme les cartouches de poudre remises en état).
Pour l’impression publicitaire, demander aux imprimeurs d’utiliser des encres végétales et éviter les encres métalliques, fluorescentes, et celles à base de pétrole. Les encres végétales couvrent une plus grande superficie pour une quantité donnée et sont plus faciles à enlever durant le recyclage que les encres à base de pétrole.
Envoyer le matériel usagé dans des organismes d’économie sociale ou dans des écoles afin de prolonger leur durée de vie.
Favoriser l’achat de grands écrans pour faciliter la lecture des documents à l’écran.
Donner des références telles que l’ADEME.

Sources : Desjardins

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La lecture à l’écran, oui mais…

Bilan carbone, développement durable, éco-responsable, green IT, papier, Recyclage

Les discrètes évolutions des systèmes d’impression

octobre 31st, 2011 Posted in Divers

oct, 31 2011

Evolutions technologiques

Alors que les ventes de matériel s’essoufflent, les offres n’ont technologiquement jamais été aussi avancées. Tour d’horizon des évolutions marquantes des solutions.

Il est bien fini le temps où le jet d’encre était dédié à l’impression de photos dans un environnement domestique et le laser à la production bureautique. La nécessité de rationaliser, de réaliser des économies, de favoriser des comportements éco-responsables sont autant d’éléments qui ont conduit à revoir les critères de choix d’un matériel. Sans distinction de technologie d’impression, c’est avant tout le matériel et ses innovations qui facilitent de nouveaux usages. Le multifonction, locomotive du marché depuis déjà quelques années, illustre cette course à l’optimisation. Pourtant, on aurait presque oublié le tour de force qui consiste à concentrer plusieurs fonctions dans un seul appareil : le MFP est devenu un appareil presque banal, dont on exige beaucoup. Il lui faut se connecter facilement au SI de l’entreprise, être évidemment partageable, se montrer le plus discret possible, à la fois en termes de décibels et d’encombrement, se contenter de peu d’énergie, présenter le coût à la page le plus bas et, bien sûr, assurer des travaux de bonne qualité. Revient en plus à ce périphérique à tout faire l’articulation de la gouvernance documentaire.

Consommation d’énergie, des progrès à faire

En terme de segment, le laser arrive toujours en tête dans les entreprises. Une place de champion gagnée à coups de développements et d’avancées courant sur près d’un quart de siècle. Ecran tactile, chargeur automatique de documents, mode recto-verso, consommables facilement remplaçables, moins chers et beaucoup plus green, les modèles jouent à la fois sur l’ergonomie et la productivité. Ils consomment aussi moins d’électricité, mais il reste des progrès à faire, la technologie laser étant particulièrement énergivore pour amener le four à température requise. Malgré les initiatives de concepteur qui cherchent à réduire les temps de préchauffage ou à concevoir des toners qui fonctionnent à une température bien plus basse que la moyenne, le problème n’est pas vraiment réglé. L’arrivée d’imprimantes et de multifonctions LED n’a pas non plus fourni de résultats satisfaisants sur le plan de la consommation d’énergie… Le jet d’encre reste encore la technologie la mieux placée. Celle-ci vient d’ailleurs une nouvelle fois disputer la suprématie du laser au bureau avec des modèles basés, entre autres, sur le micropiezo qui rivalisent désormais en termes de vitesse et de qualité.

L’or multicolore

Autre piste d’amélioration, le consommable, enjeu capital tant il représente une source de revenus pour les constructeurs mais aussi un levier d’économies pour les utilisateurs. Des cartouches hautes capacité bardées d’électronique tentent ainsi d’optimiser la consommation pour répondre à une demande qui n’est plus prête à payer au prix fort le consommable. Mais c’est surtout au niveau de l’or multicolore lui-même que les concepteurs font porter leurs efforts : la chimie des toners, comme celles des encres à pigments et à colorants, sait se montrer de plus respectueuse de l’environnement et parvient à imprimer sur de nombreux types de support avec des résultats remarquables. Elle permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps ou de durer plusieurs siècles, nous assure-t-on ! Pour autant, l’empreinte carbone liée à la fabrication, l’usage et le recyclage des encres et toners reste toujours l’une des plus élevées du cycle de vie des solutions d’impression.

L’ergonomie n’est pas en reste. Avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées, les constructeurs revisitent le design et la place des machines au bureau. Sans parler du développement d’interfaces directement reliées au net, avec à la clé des applications qui enrichissent la gestion du document, ni des possibilités de gestion de la mobilité qui ouvrent via le cloud de nouveaux horizons organisationnels.

Sources : Printnews

Marché de l’impression

Bilan carbone, consommables, éco-responsable, impression, multifonction, photocopieur, systèmes d'impression

Définition du comité de pilotage

octobre 27th, 2011 Posted in Pilotage des parcs d'impression

oct, 27 2011

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

Le comité de pilotage est un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. C’est la définition générale donnée par Wikipedia.

Dans le cadre des projets d’optimisation des moyens d’impression,pour améliorer le suivi du projet sur le plan de l’observation et des choix à effectuer, il se constitue généralement une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Le comité de pilotage est généralement constitué d’un chef de projet interne à l’entreprise, des personnels chargés des missions liées au parc (commandes, suivi financier et comptable, connexion et intégration informatique…), du commercial du prestataire, du responsable des engagements de service pour le prestataire. Dans les grandes organisations, on ajoutera le ou les sponsors internes du projet.

Le comité de pilotage est créé pour :

planifier les opérations complexes (déploiements, formations utilisateurs…),
analyser les résultats (engagements de services, données financières…),
décider des actions à mener (mouvements de parc, plan de progrès…),

Le Comité de pilotage regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget , révision du périmètre du projet, révision des délais, …).

Dans le cadre de projets complexes ou importants, on peut distinguer :

un comité de pilotage, à vocation opérationnelle (suivi régulier de l’avancement du projet, prises des décisions concernant les actions à mener, suivi des déviations et actions correctives…
un comité directeur, à vocation plus stratégique, regroupant souvent les dirigeants de l’organisation, en mesure de rendre des arbitrages qui dépassent les responsabilités des participants au comité opérationnel.

ACCOMPAGNEMENT, conduite du changement, Optimisation des outils d'impression, pilotage, politique d'impression

Facility Management ? quesako

octobre 24th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 24 2011

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions

Le Facility Management (FM) consiste en une gestion globale des fonctions support de l’entreprise (services généraux) par des prestataires de services tiers spécialisés. La problématique principale du Facility Management est d’améliorer la qualité des prestations dans le cadre d’une réduction des couts. En France, le Facility Management est encore perçu comme une offre de management des services, englobant la gestion des prestations multitechniques (services aux bâtiments) et la gestion des prestations multiservices (services aux occupants).

Tous les secteurs, tertiaire et industrie, sont concernés, les très grandes entreprises comme les PME. Sachant toutefois que le choix du prestataire, le contenu de la prestation et le contenu du cahier des charges devront être adaptés à la taille de l’entreprise cliente, pour répondre au mieux aux besoins de chacun.

Autant dire que le FM permet de transformer des coûts fixes en coûts variables. Ainsi des gains de productivité sont envisageables en réorganisant les fonctions, avec un meilleur management des ressources humaines et par une optimisation des achats provenant d’une connaissance aigue des pratiques du marché. Au-delà, l’avantage qu’en retire l’entreprise cliente c’est d’être face à un interlocuteur unique globalisant un panel de prestations et s’engageant sur des résultats.

Pour que tout se passe au mieux, la fiabilité des engagements est assurée par un contrat permettant de budgéter une enveloppe annuelle. Il est évident que le bon déroulement de la prestation est lié à la qualité du prestataire, à ses compétences et à sa maîtrise de l’externalisation. Il est nécessaire que ce soit le client, c’est-à-dire l’entreprise, qui garde la maîtrise d’ouvrage en interne. La démarche à effectuer peut s’articuler comme suit :
– Identification du périmètre précis de la fonction.
– Validation de la faisabilité des prestations à fournir et à son éventuelle intégration.
– Définition des critères de mesure et de suivi de la prestation, suivant l’engagement sur des résultats convenus et une proposition des outils de contrôle.
– Prise en charge et basculement vers le prestataire avec la constitution de l’équipe et des interlocuteurs, transfert des connaissances et mise en route des indicateurs de niveaux de service.
– Suivi et évaluation de la prestation avec la publication des rapports d’activités, l’enquête de satisfaction des utilisateurs finaux et le suivi de la relation commerciale et plan de progrès.

Le FM est pour les entreprises une formidable opportunité, de garder le contrôle, en se déchargeant d’une part des activités connexes à leur cœur de métier. et ainsi de mieux se concentrer sur ce dernier ! C’est sans doute pour cela que les offres professionnelles qui s’adressent aux entreprises ont aujourd’hui le vent en poupe et qu’elles ne cessent d’accroître leur importance.

Pour le sujet qui nous intéresse des impressions, le FM est également en plein développement et les conditions de réussite d’un tel projet sont les mêmes que ceux énoncés ci-dessus de façon générale :

Identification du périmètre ou audit
Définition des prestations à fournir et de leur intégration dans l’organisation via des préconisation techniques, financières et organisationnelles.
Définition des engagements de services et proposition d’ outils de suivi et contrôle.
Suivi du parc et de ses usages et plan de progrès via les comités de pilotage.

ACCOMPAGNEMENT, audit, conduite du changement, facility management, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression

Output management ? quezako

octobre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 17 2011

Le secteur d’output management s’est radicalement transformé ces dernières décennies, notamment en raison de l’importance croissante des documents électroniques, or ce changement ne cesse de continuer. Les utilisateurs mais aussi les fournisseurs sont confrontés à la complexité et donc aussi à la confusion toujours plus grandes du marché. Par conséquent, la définition d’output management varie aussi très fortement. En fonction de la spécialité, du secteur d’activité et des responsabilités, certaines parties du processus global sont souvent considérées comme partie intégrante de l’output management, par exemple la gestion centralisée des imprimantes grâce à un logiciel unique.

La notion d’ « output management » comprend au contraire le déroulement global commençant par la création d’un document à partir des contenus disponibles dans les différents systèmes d’entrée, passant par le traitement complet et finissant par la transmission aux destinataires souhaités ou par l’archivage dans l’archive souhaitée. L’output management consiste donc à optimiser ce processus global par rapport au temps, à la qualité et notamment aux coûts.

Dans le domaine du traitement, outre les processus de traitement s’appuyant sur les documents et l’envoi, on inclut aussi la commande de tous les appareils associés au processus, par exemple les imprimantes, les machines de mise sous pli, etc. De surcroît, l’attention est portée sur la surveillance complète des différentes étapes partielles mais aussi sur un concept pour intercepter des erreurs ou prendre des mesures appropriées en cas d’erreur.

L’output management semble une solution intéressante notamment parce que l’utilisation de documents sans papier, par ex. factures au format PDF envoyées par e-mail, apparaît de plus en plus comme une alternative rapide et économique par rapport au document papier classique. De plus, le respect de conventions et normes spéciales, telles que l’observation des normes PDF/A pour la création de documents électroniques destinés à un archivage de longue durée, revêt une importance toute particulière.

Source : Compart

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audit, Coûts d'impression, déploiement, développement durable, méthodologie, Optimisation des outils d'impression, Output management, politique d'impression

TCO et audit

octobre 13th, 2011 Posted in Coûts d'impression

oct, 13 2011

Les entreprises se préoccupent enfin des coûts de leur parc d’impression. Ces derniers sont longtemps restés en dehors de la démarche qu’elles ont entamée depuis quelques années pour mieux les contrôler. Tout y est passé pourtant, du poste de travail jusqu’à l’infrastructure réseau la plus complexe. Sauf les imprimantes. Car celles-ci ne sont pas considérées comme des produits « nobles » , trop marquées « commodities » , et surtout parce que la gestion du parc d’imprimantes a toujours été éclatée entre plusieurs services. À l’informatique la tâche de s’équiper de matériels d’impression au plus bas prix, aux services généraux, celle de s’occuper des consommables.Or, une politique de contrôle des coûts digne de ce nom doit fédérer sous une même férule tout ce qui peut aider à les gérer.

Les fournisseurs d’équipements, qui sont impatients d’assurer des services de gestion de parcs, constatent avec plaisir que leurs arguments commencent à porter, aidés en cela par la vague de contrôle des coûts qui agite leurs clients. Et par le Gartner Group, grand chasseur des TCO (total cost of ownership) devant l’Éternel : la société d’études a évalué de 1 à 3 % du CA ces coûts d’acquisition et d’exploitation des parcs d’impression. De quoi en refroidir plus d’un. Les entreprises ne sont pourtant que 12 % à connaître le budget total consacré à l’impression, selon IDC France.

À leur décharge, rien ne semble plus difficile et plus chaotique que de mesurer l’exacte étendue d’un parc par définition très fragmenté, avec un nombre parfois considérable de prestataires, de services clients, de consommables. Il est surtout compliqué de savoir qui imprime quoi. D’où la multiplicité d’offres d’audit qui voient le jour sur le marché, relayées par les constructeurs de multifonctions et d’imprimantes et aussi quelques spécialistes des services informatiques. Car pour l’instant, ce sont surtout les entreprises de plus de 1 000 salariés qui s’y intéressent, même si de l’avis des acteurs de l’industrie et de la distribution, les entreprises de toutes tailles peuvent être concernées par la maîtrise des coûts d’impression. Les petites et moyennes entreprises pourront bénéficier d’offres plus adaptées d’audit et d’accompagnement de cabinets indépendants mais ces offres n’en sont qu’à leurs débuts.

Source : décision distribution

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

audit, conduite du changement, consultant, Coûts d'impression, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts, TCO

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

octobre 10th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

oct, 10 2011

Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché. Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

appels d'offre, ateliers, conseils, marchés publics, mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Coût à la page des imprimantes: une norme

octobre 6th, 2011 Posted in Coûts d'impression

oct, 06 2011

TCO : qu’est ce que c’est ?

La plupart des fabricants d’imprimantes ont adopté une norme unique pour déterminer l’autonomie de leurs imprimantes : le test ISO/IEC 24711.
Par le passé, les fabricants d’imprimantes parlaient d’autonomies calculées à »5% ». En réalité, il n’y avait aucune homogénéité dans les tests et leur fiabilité étaient extrêmement faible. Désormais, ils suivent une norme unique avec des conditions précises : les valeurs communiquées sont enfin devenues comparables.

Le principe : 5 pages différentes sont imprimées en continu jusqu’à épuisement des cartouches, en mode standard, sans activer aucune option d’économie .
Ce test est réalisé au moins 3 fois par type de cartouche pour améliorer la précision du test.

Ce qu’on apprécie, en plus du fait que le test soit réalisé plusieurs fois, c’est la diversité des pages imprimées. Elles sont vraiment représentatives de ce que nous imprimons — c’est même, nous semble-t-il, plus chargé que la moyenne de nos tirages. Ce ne sont vraiment pas des pages économes en encre. Aussi peut-on se dire que le coût communiqué est même plutôt pessimiste… à un détail près.

La réserve sur le test ISO

Ce détail, c’est le choix de l’impression en continu. Personne ne sort 800 pages d’affilée. Généralement, après 1 à 5 pages, on éteint l’imprimante. Or à son réveil, pour éviter que les sorties d’encre s’encrassent, l’imprimante entame souvent un nettoyage interne, qui gâche un peu d’encre. Mine de rien, selon nos propres tests, de 5 à 20 % de l’encre est gâchée lors de cette opération. Moins vous imprimez, plus souvent l’imprimante est éteinte, plus vous gâchez d’encre.

Au final on peut considérer que les choses s’annulent. D’un côté, la norme ISO impose des pages plus chargées que la normale, de l’autre la procédure minimise un peu l’encre perdue. A la fin, les chiffres donnés semblent tout à fait satisfaisants, et une très bonne base de comparaison.

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Faut-il imprimer en couleur ?

octobre 3rd, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

oct, 03 2011

Une démarche éco-responsable

Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

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Informatique et consommation électrique

septembre 29th, 2011 Posted in Bureau vert

sept, 29 2011

L’informatique représenterait un cinquième de la consommation énergétique globale des bureaux franciliens. C’est l’un des enseignements du bilan de l’Arene-IDF sur les consommations d’énergie dans les bureaux. Réalisée par le réseau Rose (Réseau Observatoire et Statistiques de l’Energie), cette étude porte spécifiquement sur des secteurs où l’informatique est prépondérante dans les métiers exercés.

BUREAUTIQUE : 25 % DE LA CONSOMMATION D’ÉLECTRICITÉ FINALE

Selon les conclusions de cette étude, les consommations d’énergie des activités de bureaux en Ile-de-France s’élèvent à 16,6 TWh pour 55,8 millions de m2 de surfaces de bureaux. Sur les 16,6 TWh, la bureautique représente 16 % de la consommation totale d’énergie soit 2,6 Twh. La bureautique n’étant alimentée que par l’électricité, la part de la bureautique monte à 25 % de la consommation d’électricité finale (part la plus importante après l’éclairage et les usages spécifiques – 31 %).

DES ÉCARTS EN FONCTION DES SECTEURS D’ACTIVITÉ

Ramenée au secteur d’activité, la bureautique représente 18 % de la consommation finale du secteur finance-informatique-télécom (643 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité, à part égale avec l’éclairage et autres spécifiques. Pour le secteur public, cette part passe à 12 % de la consommation finale (465 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité.

Enfin, dans les autres secteurs du privé, la bureautique pèse 17 % de la consommation finale (1557 GWh) et 24 % de la consommation d’électricité. Un dernier chiffre à relativiser en raison du grand nombre de branches métiers regroupées dans cette troisième catégorie.

Source : Riposte Verte

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La rédaction du mémoire technique

septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

sept, 26 2011

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

Les petites entreprises face aux marchés publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics, mémoire technique

La DEEE

septembre 22nd, 2011 Posted in Bureau vert, Divers

sept, 22 2011

De loin, la démarche la plus efficace pour réduire l’empreinte écologique des Equipements Electriques et Electroniques (EEE). le reconditionnement est aussi la plus intéressante pour toute une frange de la population qui ne cherche pas ou ne peut pas acheter des équipements neufs.

Bref, le marché de l’occasion de qualité (matériel reconditionné) réduit la fracture numérique.

Malheureusement, la France ne parvient toujours pas à développer le reconditionnement des équipements. Bien que financée par les consommateurs (éco-taxe), la filière grand public est gérée par des éco-organismes au service des fabricants. Ces derniers, on s’en doute, privilégient la destruction de matériel en état de marche, plutôt que son reconditionnement.

En 2010, l’éco-organisme français Eco-systèmes a collecté un peu plus de 310 000 tonnes de DEEE, soit 29 millions d’appareils électroménagers et électroniques. C’est 7 millions de plus qu’en 2009.

Malheureusement, à peine plus d’1% des équipements collectés (428.600 appareils) – gros et petit électroménager, écrans de télévisions, ordinateurs – ont été reconditionnés. C’est à peine 0,8 % du total des équipements émis en France la même année.

Pour la CLCV (Confédération de la Consommation, du Logement et du Cadre de Vie), il apparaît donc essentiel que les professionnels de la distribution mettent plus en avant la reprise, et ce d’autant plus que les consommateurs sont favorables à ce geste de tri.

Ainsi, 93 % du panel se dit prêt à rapporter des petits appareils électriques ou électroniques usagés dans des contenants libre-service en magasins. Les consommateurs sont d’autant plus en droit d’attendre que ce dispositif fonctionne à plein qu’ils le financent par l’éco-participation qu’ils payent lors de l’achat.

Par ailleurs, l’utilité du dispositif de collecte repose sur la recyclabilité des équipements électriques et électroniques. Il est donc impératif que les producteurs mettent sur le marché des produits réellement éco-conçus pour optimiser leur fin de vie.

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Les nouveautés de ce blog

septembre 19th, 2011 Posted in Divers

sept, 19 2011

En cette rentrée, nous avons décidé de faciliter votre navigation dans notre blog.

Pour cela, nous avons restructuré les catégories et réorganisé les articles à l’intérieur de cette nouvelle structure.

Ainsi vous allez découvrir les catégories suivantes :

ASSPI : regroupe les articles portant sur les différentes activités de ASSPI.
Bureau vert : regroupe les articles portant sur le développement durable.
Coûts d’impression: ensemble des articles portant sur les coûts directs ou indirects des impressions.
Formation et accompagnement: ensemble des articles portant sur l’accompagnement au changement, l’assistance et la formation.
Marchés publics : vous permettra de trouver les articles portant sur les marchés publics du côté de l’administration mais aussi de l’entreprise.
Optimisation des outils d’impression: vous permettra de trouver les articles portant sur les projets d’optimisation et de rationalisation des systèmes d’impression.
Pilotage des parcs d’impression:Quelques articles existent déjà dans cette catégorie, mais nous souhaitons vraiment traiter davantage ce sujet. Vos contributions sont bien sûr les bienvenues.
Spécial PME-TPE : les PME et les TPE y trouveront des articles spécifiques à leurs problématiques d’impression et/ou de marchés publics.
Enfin, la catégorie Divers regroupe les inclassables.

Nous espérons que ces nouveautés vous faciliteront l’accès à nos contenus. Dans cet optique, n’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions.

ACCOMPAGNEMENT

Le lancement d’un appel d’offre combien ça coûte ?

septembre 15th, 2011 Posted in Marchés Publics

sept, 15 2011

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

Les appels d’offres sont, le plus souvent, lancés par des structures publiques (collectivités territoriales majoritairement).
Pour les collectivités, les appels d’offres constituent un système administratif dont l’on ne cherche pas, en général, à évaluer la dépense.

La « dépense » relative au lancement d’un appel d’offres, pour une collectivité, est essentiellement constituée par du temps passé par les personnels (et des élus). Il n’est pas d’usage de chiffrer ce coût et il a donc été procédé à son évaluation par assimilation à celui des cabinets conseil.
Les salaires des fonctionnaires territoriaux ne diffèrent pas sensiblement de ceux des consultants (ils sont même souvent supérieurs). Les frais fixes (« loyer », assurances, gestion, etc.) et les frais variables (déplacements, communication, fournitures,…) sont comparables. Si certains de ces frais ne sont pas « comptabilisés » (loyer, impôts,…), ils constituent néanmoins de réels postes de dépenses supportés par la société.
Le temps passé se décompose comme suit:

Définition des besoins,
Réunion des adjudicateurs pour valider,
Rédaction du cahier des charges et des divers documents du marché,
Publication de l’avis de consultation,
Envoi du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) aux soumissionnaires,
Réponse aux questions des candidats,
Ouverture des plis et vérification,
Analyse des offres retenues, préparation des grilles de notation pour la commission,…
Convocation de la commission,
Audition devant la commission de sélection ou sélection du lauréat sur dossier,
Information du lauréat et des candidats non retenus,
Enregistrement, rapport de suivi, statistiques.

L’enquête effectuée auprès des donneurs d’ordres a permis d’évaluer le temps passé pour l’exécution de ces diverses tâches.
Les résultats donnent, en équivalent jours complets (7h/jour):

10 jours/homme pour une consultation après appel à candidatures sans audition pour négociation,
14 jours/homme pour une consultation sur appel d’offre ouvert avec audition (sur la base d’un groupe de 10 personnes composé d’élus et de techniciens).

Le chiffrage, compte tenu des niveaux des intervenants ( techniciens de différentes catégories, élus) et par assimilation aux honoraires des consultants de différents niveaux (de 650 à 1 100€H.T./jour), ces deux types de consultation « coûtent »:

7 500€ H.T. dans le premier cas,
10 500€ H.T. dans le second.

Source : GEFIL

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, DCE, marchés publics, réponse aux appels d'offre

Recycler vos instruments d’écriture ?

septembre 8th, 2011 Posted in Bureau vert, Divers

sept, 08 2011

En cette semaine de rentrée, nous vous proposons de commencer par les bonnes résolutions traditionnelles. Par exemple, Terracycle vous permet de recueillir et recycler vos instruments d’écriture (stylos, règles, blanc correcteur…)

Comment ça marche?

Le but ? Eliminer la notion de déchet!

Pour cela, Terracycle crée des programmes de collecte et imagine des solutions pour recycler et transcycler les déchets qui sont traditionnellement considérés comme non recyclables. En bref, ils transforment le « non-recyclable » en « recyclable ».

Chaque programme de collecte est appelé une « Brigade ». Chaque « Brigade » est composée d’équipes de récupération chargées de collecter une catégorie de déchets. Ces équipes envoient les déchets collectés et Terracycle les recycle ou transcycle en toute une gamme de produits tels des aires de jeux, ou des sacs à dos. L’imagination et les compétences techniques de leurs équipes de design et de Recherche et Développement n’ont, pour l’instant, trouvé aucun type de déchet capable de leur résister.

Depuis Janvier 2011, TerraCycle est aussi présent en France. N’hésitez pas et découvrez comment vous pouvez diminuer le nombre de déchets enfouis ou incinérés tout en collectant des fonds pour une école ou une association de votre choix.

Pour créer une équipe de récupération, inscrivez-vous et rejoignez une Brigade. Les Brigades collectent toutes sortes de déchets à travers le monde. Les équipes de récupération n’ont qu’à télécharger et imprimer un bon de transport prépayé pour envoyer leurs déchets. En échange de chaque déchet reçu l’équipe de collecte reçoit 2 points TerraCycle. Ces points sont convertibles en cash pour l’association ou l’école du choix de l’équipe de collecte ou en cadeaux solidaires proposés par les associations partenaires. Lorsqu’ils sont convertis en cash, chaque point TerraCycle équivaut à 0,01 €.

En France, TerraCycle a lancé la « Brigade des Stylos et des Instruments d’Ecriture » en partenariat avec BIC. Au sein de cette Brigade, écoles, entreprises et administrations peuvent former leurs équipes de récupération en s’inscrivant là.

Le développement durable dans les « activités de bureau »

conduite du changement, développement durable, Recyclage

Vacances

juillet 29th, 2011 Posted in Divers

juil, 29 2011

Eh oui ! Le blog de ASSPI prend quelques vacances.

Nous nous retrouverons à la rentrée pour de nouvelles aventures…

En attendant n’hésitez pas à me faire part de vos impressions.

impression sécurisée

L’empreinte carbone de nos impressions

juillet 25th, 2011 Posted in Bureau vert

juil, 25 2011

Une démarche éco-responsable

L’empreinte carbone est le poids de carbone qui a été nécessaire pour concevoir, fabriquer, transporter, utiliser et éventuellement détruire l’objet.

Imprimer une page, nécessite de fabriquer une imprimante, du papier et de l’encre, les transporter jusqu’à son utilisateur et d’assurer leur destruction une fois utilisés. Il faut donc compter la fabrication, le transport et l’utilisation proprement dite (de quelle energie a-t-elle besoin ?) et ne pas oublier d’inclure sa destruction ou son recyclage. Maitriser son impact sur l’environnement, commence donc par mesurer ce qu’on fait, même lorsqu’il s’agit d’imprimer une simple feuille de papier.

Lexmark a donc essayé de calculer l’empreinte carbone d’une page imprimée avec une imprimante jet d’encre multifonction. On notera que Lexmark a choisi une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser a une empreinte écologique bien plus importante. Sa consommation d’electricité est netement plus importante et le processus de fabrication plus complexe faisant appel à des produits complexes comme des semi-conducteurs ( le tambour) et des générateurs de laser.

Dans son étude annuelle sur les impressions et l’utilisation des imprimantes en mode privé ou professionnelle Lexmark a estimé à 68% la part due à l’utilisation d’une imprimante. C’est-à-dire que : la fabrication, le transport et le recyclage des imprimantes ne contribuent pas à plus d’un tiers (32%) de l’empreinte écologique d’une impression avec une imprimante jet d’encre multifonction. Ce que sous entend Lexmark aussi, c’est que si vous voulez réduire votre impact sur la nature vous devez le faire vous-même, ne demander pas aux fabricants d’imprimantes de faire des efforts…

Le Papier représenterait 47 % de l’empreinte carbone et serait donc la première cause d’émission de gaz à effet de serre.

La consommation énergétique contribuerait à environ 10%. Mais attention, uniquement pour une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser consommerait beaucoup plus.

L’encre, serait pour seulement 11% du bilan carbone d’une impression.

Ces données sont bien entendu à nuancer sachant qu’elles ont été publiées par un constructeur d’imprimantes mais elles recouvrent une réalité.

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3 astuces pour l’impression en réseau

juillet 18th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juil, 18 2011

Sécurité informatique et sécurité d’impression

1 Installer un serveur d’impression sans attendre
Le serveur d‘impression offre deux avantages principaux : l’administration et le traitement centralisés des impressions. L’administration centralisée permet de réduire considérablement le stress causé chez les administrateurs par le changement constant d’imprimantes, d’utilisateurs, de pilotes et de systèmes d’exploitation.
Le traitement centralisé des impressions offre plusieurs avantages :
– Identification des coûts : contrôle des impressions par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs.
– Sécurité : stockage centralisé des tâches d’impression et sortie à la demande pour éviter la présence de données sensibles sur les imprimantes partagées ou pour éliminer le besoin de recourir à une imprimante personnelle.
– Contrôle des systèmes : surveillance et maintenance pour toutes les imprimantes, files d’attente, etc. afin d’éviter les interruptions système.

2 Réduire la résolution
Pour la plupart des impressions, une résolution de 300 ou 600 points par pouce (ppp) est suffisante. Une résolution de 600 ppp est nécessaire uniquement pour les impressions particulières, comme les photos. Si une imprimante couleur est utilisée principalement pour du texte simple, vous pouvez optimiser le résultat et réduire les coûts en remplaçant la couleur par un dégradé de gris.

3 Contrôler la bande passante
Aujourd’hui, les liens réseaux de type WAN sont le plus souvent de type DSL. Ils sont généralement peu fiables car ils sont partagés par un grand nombre d’utilisateurs du réseau. Il est important de vérifier qu’aucune donnée non compressée n’est transmise sur le WAN tout en surveillant l’utilisation globale de la bande passante. Cette bande passante peut-être optimisée en utilisant les technologies .print, afin de réduire le taux d’occupation réseau lié aux impressions.

Source Printnews

Paramétrages par défaut

conduite du changement, formation, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts, systèmes d'impression

Le coût d’une mauvaise gestion des impressions est plus élevé que vous ne croyez…

juillet 11th, 2011 Posted in Coûts d'impression

juil, 11 2011

Réduction de coûts : mode d’emploi

Pour améliorer l’efficacité et réduire la charge de travail ainsi que les coûts informatiques associés, la plupart des PME ne se doutent pas que la première chose à faire est de réorganiser le processus d’impression. Beaucoup d’entre elles n’appréhendent pas correctement les coûts et les complications liés à une tâche d’impression considérée comme « simple ».
L’une des principales difficultés est l’impossibilité de gérer de façon centralisée, depuis un même poste d’administration, l’ensemble des imprimantes. Par exemple, les toners et le papier doivent être renouvelés régulièrement et les bourrages papier sont fréquents. À ces opérations de maintenance continue, s’ajoutent les appels à l’aide incessants dont l’énoncé commence souvent de la manière suivante : « quand je clique sur Imprimer, il ne se passe rien ». Pour l’administrateur, cela représente une source de problèmes infinie et des heures de dépannage.

La gestion des périphériques est également un problème important en matière d’impression. Dans la plupart des entreprises, l’environnement d’impression se développe de façon hétérogène au fil des années, cumulant divers modèles d’imprimantes. Pour les administrateurs, cela se traduit par des problèmes de maintenance récurrents causés par les nombreux pilotes d’imprimantes. À chaque changement de système, l’administrateur doit vérifier la compatibilité avec l’ensemble des imprimantes. Il doit donc identifier, tester et installer les pilotes correspondant à chaque imprimante, ce qui ralentit considérablement le processus d’administration.

Avec les imprimantes réseaux, il ne s’agit pas uniquement d’affecter l’utilisateur au bon groupe d’utilisateurs, par exemple l’équipe marketing ou commerciale, mais il faut l’affecter également à un lieu, par exemple une zone, un étage ou une aile d’un bâtiment. Ainsi, lorsqu’un utilisateur se connecte à un réseau, il souhaite que les imprimantes disponibles dans sa session se trouvent à proximité immédiate de son emplacement physique, pour un accès plus facile. Les utilisateurs des petites entreprises peuvent apprendre individuellement à mapper leurs propres imprimantes ou à les installer sur leur ordinateur de bureau. Cependant, lorsque le nombre d’utilisateur est plus important, cette pratique est peu vraisemblable.
L’impression peut être un véritable fardeau pour une infrastructure, nécessitant de nombreuses ressources informatiques et de réseau. Heureusement, il existe de nombreuses façons d’améliorer l’impression dans les PME.

L’installation d’un serveur d’impression est la première chose à faire pour résoudre les problèmes d’impression, même dans les petits environnements. L’administration et la mise à jour du système sont centralisées et simplifiées. Les interruptions du processus d’impression n’affectent pas immédiatement les applications. En outre, les infrastructures de type bureaux virtuels, serveurs de terminaux et de type « systèmes hôtes » restent stables grâce à l’externalisation du processus d’impression. Cette externalisation offre également un point de gestion centralisée de l’utilisation des ressources, telles que la bande passante.
Cependant, l’installation d’un serveur central d’impression nécessite du temps notamment lors des mises à jour, car chaque modèle d’imprimante fonctionne avec son propre pilote, parfois dans différentes versions selon les systèmes d’exploitation aussi bien côté serveur que côté client. L’utilisation d’un pilote d’imprimante virtuel constitue une solution pratique. Grâce à cette solution, le fabriquant du pilote original est identifié de façon centrale sur le serveur d’impression et une seule version de chaque pilote d’imprimante doit être identifié, testé et installé. Avec cette technologie, il n’est plus nécessaire d’installer les pilotes d’imprimantes sur chaque poste client et les anciens modèles d’imprimantes peuvent toujours être utilisés, même si les ordinateurs des utilisateurs sont mis à niveau, par exemple vers Windows 7.

L’utilisation des bons paramètres d’impression permet de réduire la charge réseau en optimisant la compression et en réduisant la puissance de calcul nécessaire. Le « Green IT » est aussi une tendance qui amène aujourd’hui les entreprises, à identifier précisément leurs coûts d’impression, réduire la consommation en papier, en encre et en toners, tout en ajustant au mieux le nombre d’imprimantes qu’elles utilisent.

Source Printnews

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Déployer un parc de systèmes d’impression

juillet 4th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

juil, 04 2011

La gestion des consommables

A priori, en dessous de 20 matériels, ça paraît plutôt simple. Et pourtant…

Déployer 20 photocopieurs, ne nécessitait que de s’assurer que les emplacements prévus étaient suffisamment grands et équipés d’une prise électrique. Déployer une vingtaine d’imprimantes était un peu plus complexe mais ne nécessitait que de s’assurer de la disponibilité d’une prise réseau ou d’un port USB et d’une méthode efficace de déploiement des drivers.

Déployer un parc mixte d’outils d’impression optimisé nécessite une vraie gestion de projet. Il faut :

Prévoir les éventuels travaux nécessaires : installations de prises réseaux, de prises téléphoniques, aménagements d’espaces (tables, étagères)…
Prévoir le cadencier précis de déploiement (combien de machines par demi-journée, sur quelle durée,…)car il est souvent peu rationnel de se contenter de fixer une date.
Prévoir le cadencier de retrait des matériels en place. Les fournisseurs non retenus font souvent preuve de peu de bonne volonté pour retirer leurs matériels et les imprimantes acquises posent parfois des problèmes de stockage ou de gestion des déchets.
Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
Prévoir le déploiement des drivers d’impression, des utilitaires pour scanner, faxer, sécuriser, tracker…
Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant si possible une séance dès la mise en place et une autre 3 semaines plus tard pour les fonctions avancées.
Prévoir la gestion des consommables : approvisionnement, création du stock tampon, procédures de commandes automatisées, recyclage des cartouches vides…
…

Certains diraient qu’une fois le ou les prestataires choisis, le projet d’optimisation du parc est terminé. J’ai tendance à penser qu’il ne fait que commencer… Pour leurs clients grands comptes, les prestataires mettent à disposition un chef de projet qui va piloter tous ces aspects. mais pour les autres, il faudra trouver d’autres ressources. Une des solutions peut être de confier le pilotage du déploiement au consultant qui a mené l’audit ou à un spécialiste du secteur. Au final, il peut s’avérer très judicieux et économique de consacrer une petite partie des économies générées par l’optimisation au pilotage du déploiement du parc. Combien coûte un retard de livraison de plusieurs jours ? Combien coûte l’indisponibilité d’un matériel loué pour cause de connexion retardée ? Combien coûte le temps perdu par les utilisateurs à s’auto-former sur des matériels dont ils n’utiliseront que 10 % des fonctionnalités ? Combien coûte le temps passé par vos équipes à trouver une place temporaire pour les matériels à jeter ou à faire reprendre ?

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ACCOMPAGNEMENT, audit, conduite du changement, consommables, déploiement, économies, formation, multifonction, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

Technologie laser et émission de particules

juin 27th, 2011 Posted in Bureau vert

juin, 27 2011

Plusieurs études, dont une étude australienne sèment le doute, même si sur son site HP en réfute les conclusions. Elles indiquent que dans le cadre d’une utilisation normale une imprimante laser émet des poussières fines et ultra-fines en quantité cinq fois plus élevée qu’elles ne le sont dans une rue passante. Les tests réalisés sur une centaine d’imprimantes laser, toutes maques confondues, montrent une montée importante des émissions de particules dans les bureaux entre 8 et 18 heures.

La société autrichienne Dexwet Technology a déposé des brevets portant sur une technologie de filtres spéciaux réduisant les émissions de poussière fine des matériels laser et permettant de les faire descendre à un niveau acceptable.
Ce filtre a également la propriété de laisser suffisamment de circulation d’air pour que la chaleur à l ’intérieur de l ’imprimante reste stable.

Katun a signé un accord de commercialisation mondiale avec cette société et propose désormais ce filtre dans son catalogue. La société Farbax annonce également qu’elle va prochainement proposer une gamme de filtres pour les imprimantes laser.

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Des consommables stratégiques

juin 23rd, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 23 2011

La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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Et si vous prépariez déjà la rentrée ?

juin 20th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

juin, 20 2011

Fin avril, je vous présentais notre offre de formation à la réponse aux appels d’offre publics : Ateliers réponse aux appels d’offre publics.

Pour aller un peu plus loin, vous trouverez ci-après le contenu de cette formation :

Les différents types d’appels d’offre
Où les trouver ?
Le décryptage du dossier de consultation
Règlement de la consultation
CCTP
CCAP
La candidature
Les documents à rassembler
Les imprimés DC
La présentation de l’offre
L’acte d’engagement
Le mémoire technique
Méthodologie

Après plusieurs demandes, nous envisageons de mettre en place ces formations en groupes inter entreprises dès le mois de septembre (Ile de France uniquement).

Si cette formule vous intéresse, ou si vous souhaitez une formation sur site, consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

Les petites entreprises face aux marchés publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics, mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Paramétrages par défaut

juin 13th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 13 2011

Les paramétrages par défaut des matériels d’impression sont souvent négligés : le technicien du fournisseur a des objectifs de déploiement qui ne lui laisse pas le temps de s’en soucier, les équipes internes ne mesurent pas toujours l’impact de leur absence ou de leur incohérence avec les usages.

Les 2 paramétrages les plus utilisé et quasiment universellement reconnus comme responsables et souhaitables sont le recto-verso et l’impression N&B. C’est déjà un bon début s’ils sont effectivement appliqués à l’ensemble des matériels (copieurs, imprimantes).

Le basculement automatique des bacs papier n’est pratiquement jamais étudié et pourtant …. S’il est paramétré (il s’agit souvent du réglage usine des copieurs) à mauvais escient il peut entraîner une consommation excessive et inutile de papier à entête ou de pré-imprimés. En effet, une fois le bac de papier blanc vidé, la machine, prend le papier dans le bac suivant qui contient du papier spécifique. Cela entraîne un inconfort d’utilisation qui amène les utilisateurs à incriminer la partage des matériels au motif que si l’imprimante était près d’eux ils pourraient changer le papier quand ils en ont besoin. Ce « dysfonctionnement » peut être un frein important à un projet de mutualisation des outils d’impression. Il suffit pourtant de dédier un bac au papier spécifique (entête ou imprimé) pour empêcher le basculement automatique et ainsi assurer le bon fonctionnement de la solution.

Dans le même ordre d’idée, le fait de paramétrer par défaut le bac papier qui sera utilisé pour les réceptions de fax permet d’utiliser du papier de couleur par exemple pour différencier ces documents des impressions. De plus, cela évite de voir certains fax s’imprimer en A3 parce que l’expéditeur a passé son original dans le sens paysage.

Ces paramétrages doivent avoir été pensés au départ, dans le cadre de l’optimisation du parc. Ils doivent faire l’objet d’un accord entre le(s) fournisseur(s) de systèmes d’impression et son client. Ils doivent avoir été expliqués aux utilisateurs dans le cadre de la politique d’impression et ils doivent être appliqués à tout matériel d’impression.

7 bonnes raisons pour imprimer mieux grâce à ASSPI

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Une démarche éco-responsable

juin 9th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

juin, 09 2011

Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

juin 6th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 06 2011

Réduction des coûts : anticrise des PME

Les imprimantes sont aujourd’hui un élément incontournable de l’entreprise mais leur rapidité et leur simplicité d’utilisation peut avoir des effets désastreux sur les coûts et l’environnement si aucune limite n’est fixée quant à leur utilisation.

Parmi les organisations du marché intermédiaire, c’est‐à‐dire les sociétés comptant entre 100 et 999 employés, très peu peuvent affirmer avoir le contrôle de leurs coûts d’impression car elles savent rarement ce qui est imprimé, où c’est imprimé et par qui. Alors que toutes les entreprises s’efforcent de réduire les coûts tout en élevant leur niveau de productivité, les PME ne peuvent plus fermer les yeux devant le gouffre financier que représente l’impression. Le marché intermédiaire est le véritable moteur de l’économie européenne. Le tableau est toutefois noirci par le climat économique exécrable et une concurrence féroce qui obligent de nombreuses PME à dénicher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans perdre en rentabilité ni en bénéfices. L’informatique constitue un atout de taille dans cette situation. Pourtant, bien que leurs ressources et leurs compétences en la matière soient plus restreintes, les moyennes entreprises connaissent les mêmes difficultés que les grandes entreprises pour simplifier leur
environnement informatique, notamment pour simplifier les processus, réduire le temps d’indisponibilité et améliorer la sécurité et la conformité réglementaire. Même si cela ne résout pas tous les problèmes, on pense qu’une meilleure gestion de l’infrastructure d’impression peut avoir une influence non négligeable sur l’efficacité et la rentabilité recherchée par les moyennes entreprises.
L’évolution incontrôlée des infrastructures d’impression trouve sa source dans la surabondance de matériel provenant de fabricants divers qui ont chacun leurs propres consommables, des logiciels et des contrats de service différents. Jusqu’à présent, les services d’impression gérés étaient majoritairement destinés à des organisations de grande envergure, mais en dépit de leur budget plus restreint, les moyennes entreprises ont
tout autant la possibilité d’utiliser des services externes afin d’optimiser leur infrastructure d’impression à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Un environnement d’impression géré offre une efficacité, une flexibilité et une continuité de l’activité plus importante à ces entreprises. Par exemple, la location de matériel permet d’éviter les achats directs de matériel et permet à une entreprise de transférer cette dépense
des dépenses en capital aux dépenses de fonctionnement avec une facturation mensuelle prévisionnelle établie en fonction de l’utilisation du matériel d’impression. En se basant sur l’expérience des grandes entreprises en matière d’impression, les PME devraient être en mesure de réduire leurs coûts et de booster leur productivité tout en gardant un mode de fonctionnement fluide.

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Communiquer autour d’un projet d’optimisation du système d’impression

mai 30th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

mai, 30 2011

Accompagnement au changement effet de mode ou nécessité ?

La nécessité de communiquer autour de tout projet d’envergure semble une lapalissade, en tout cas en matière d’intention. Dans la réalité, les choses sont plus nuancées.

Quand il s’agit de rationalisation du parc de systèmes d’impression, la communication se limite souvent à un discours culpabilisant : vous imprimez trop, notre consommation de papier détruit trop d’arbres, votre imprimante personnelle coûte trop cher…

Bien sûr les objectifs du projet doivent être énoncés : réduction des coûts, démarche environnementale, productivité… Mais il convient également d‘informer le plus tôt possible sur les fonctionnalités supplémentaires qu’apportera le futur parc (impression sécurisée, rapidité, finition, qualité, prise en charge, assistance…). Évoquer ces fonctionnalités potentielles dès les entretiens avec les utilisateurs permet d’instaurer un vrai dialogue, de parler du changement à venir de manière positive, de recueillir les premières impressions.

Dans le même ordre d’idées, informer chaque collaborateur du déroulement de la rationalisation (inventaire, interviews, analyse, rendu des préconisations, consultations des fournisseurs, commande, déploiement) permet de donner une vision globale du projet et limite la focalisation sur le « on va me retirer mon imprimante ». Elle permet également de bénéficier de soutiens inattendus : la machine à café peut devenir le lieu où certains s’autoproclameront les champions du projet, porteurs de la bonne parole.

Enfin, communiquer tout au long du projet permet à chacun de se situer dans le temps, de se préparer au changement, d’exprimer ses craintes qui seront alors prises en charge au fur et à mesure. La communication n’est pas nécessairement très sophistiquée à chaque fois : un mail de 2 lignes suffit pour informer de la fin des opérations d’inventaire sur sites et remercier les collaborateurs de leur implication.

Une charte d’impression

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Le guide Green IT du WWF

mai 26th, 2011 Posted in Bureau vert

mai, 26 2011

Destiné aux équipes dédiées au développement durable et aux services informatiques, ce guide a pour vocation de favoriser la prise de conscience des impacts environnementaux des principaux domaines du système d’information d’une organisation : logiciels, ordinateurs, téléphones mobiles, imprimantes, serveurs informatiques. Il propose également des moyens d’action efficaces tout au long du cycle de vie des équipements : achat, utilisation et fin de vie.

Ce guide de 24 pages a été réalisé en partenariat avec Frédéric Bordage, consultant éco-TIC chez greenIT.fr et Françoise Berthoud, du groupe Ecoinfo du CNRS.

Vous pouvez le télécharger là Guide pour un système d’information éco responsable

développement durable, green IT

Un an déjà…

mai 23rd, 2011 Posted in ASSPI, Divers

mai, 23 2011

Le blog de ASSPI fête ses 1 an. Eh oui !

Je vous remercie pour vos soutiens, vos visites et vos retours bienveillants.

Pour l’année à venir, je souhaite pouvoir davantage échanger avec vous sur le blog. Tous vos commentaires sont très bienvenus, qu’il s’agisse de retours d’expérience, de demande de précisions, de questions particulières, de désaccord, de compléments à un article, de demandes pour traiter un sujet (lié à l’impression ou aux marchés publics évidemment).

Très cordialement

Isabelle OBIOLS

Un article dans Chef d’entreprise magazine

mai 19th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

mai, 19 2011

Chef d’entreprise magazine publie en Mai un article intitulé « Réduisez de 30% vos coûts d’impression » (vous pouvez le lire intégralement en cliquant sur le titre). Parmi les avis d’experts donnés dans cet article, vous trouverez…l’avis d’Isabelle Obiols, consultante-experte indépendante, rédactrice de ce blog.

L’article est structuré en 4 parties :

Définissez les coûts à réduire
Réalisez un audit de votre parc
Harmonisez votre parc d’impression
Changez vos habitudes

Bien sûr en 2 pages, il n’entre pas dans les détails d’un projet d’optimisation des outils d’impression mais il donne les principales pistes de réflexion.

Heureusement pour moi, les experts de Epson et HP disent la même chose que moi sauf, peut-être, sur la pertinence de faire appel à un intervenant extérieur pour l’audit…

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Les modes opératoires du parc de systèmes d’impression

mai 12th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

mai, 12 2011

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

Les modes opératoires mis en œuvre dans la gestion du parc des systèmes d’impression sont rarement formalisés. Ils sont parfois même très obscurs pour l’utilisateur final qui, interrogé, ne sait pas par quel miracle la cassette se remplit de papier.

Pourtant ces procédures, ces pratiques ont un impact direct sur le coût et la productivité du parc. Ainsi, alors que les entreprises demandent aux fournisseurs de copieurs d’intervenir dans les 8 heures ouvrées car l’outil est toujours sensible et vital, ces mêmes entreprises n’ont pas pris la peine de formaliser la procédure de changement de la cartouche d’encre et peuvent voir leur copieur indisponible pendant plusieurs heures avant qu’un utilisateur avisé et volontaire ne trouve une cartouche et la change.

Les domaines dans lesquels il est important d’optimiser les modes opératoires sont :

Les impressions et la gestion des documents : quels documents sont imprimés en couleur ? quel usage est-il fait des documents imprimés ?…
Les consommables et les dépannages : Y-a-t-il un stock de consommables ? Qui remplace les cartouches usagées ? Qui demande les dépannages ?…
Les achats et les relations fournisseurs : Comment suis-je informé des nouveautés technologiques ? Quelle communication avons-nous avec nos fournisseurs ?…
La facturation et les règlements : les factures de mes fournisseurs sont-elles fiables ? Sont-elles facilement vérifiables et lisibles ?…

Tous ses points peuvent faire l’objet d’une optimisation et apporter ainsi une réelle amélioration de service pour les utilisateurs (une contrepartie intéressante au fait de « perdre » sa petite imprimante personnelle.).

Et vous qu’imprimez-vous ?

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TCO : qu’est-ce que c’est ?

mai 10th, 2011 Posted in Coûts d'impression

mai, 10 2011

TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.

Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM. Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !

En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.

Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.

Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.

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Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

mai 5th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

mai, 05 2011

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

Qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique, la consultation de prestataires pour l’équipement en systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Préoccupé par le fait d’être un acheteur informé, certains en oublient qu’une autre condition de la réussite de ce type de consultation est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à la consultation. Il permet de :

Connaître parfaitement le parc actuel.
Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
Obtenir des offres comparables.
Montrer sa valeur ajoutée sur le sujet.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet ( un budget annuel d’impression inférieur à 10 000 € doit-il nécessiter un audit de 3 semaines ?).

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Les entreprises européennes peuvent mieux faire en matière de recyclage

mai 2nd, 2011 Posted in Bureau vert

mai, 02 2011

Les employés auraient-ils la fibre plus verte que leur entreprise ? Oui selon une enquête réalisée par Lexmark qui révèle que la majorité des collaborateurs pense que leur entreprise peut encore faire des progrès en matière de recyclage. Parmi les 619 employés européens sondés par Lexmark dans onze pays en mars 2011, 70 % ont déclaré que leur entreprise recyclait le papier. Plus de la moitié (57 %) recycle les cartouches d’imprimantes et plus d’un tiers récupère le plastique, le verre ou les appareils électroniques. Toutefois, malgré ces chiffres encourageants, 86 % des personnes interrogées pensent que leur société pourrait recycler encore davantage.

Même si le recyclage est assez généralisé dans les entreprises, une personne sur dix affirme que sa société ne récupère rien du tout. Plus d’un tiers de ces personnes (34 %) souligne qu’il n’y a pas de politique de recyclage mis en place sur leur lieu de travail. D’autres encore (21 %) disent que recycler est trop compliqué, trop cher, que cela prend trop de temps ou trop de place.

En revanche ceux qui recyclent ont un discours clair sur les atouts de la démarche. Plus des deux tiers (68 %) affirment que leur entreprise fait cela pour contribuer à la sauvegarde de l’environnement, et beaucoup identifient d’autres avantages pour l’entreprise en général : faire des économies (27 %), réduire son empreinte carbone (25 %), motiver le personnel (21 %) et améliorer l’image de l’entreprise (21 %).

« Il est rassurant de constater que beaucoup d’entreprises recyclent et sont conscientes du double avantage environnemental et économique dont elles peuvent bénéficier grâce à cette activité », déclare Etienne Maraval, directeur marketing et communication de Lexmark France. « Cependant, il est clair que des améliorations pourraient encore être appliquées. Il est donc important pour les entreprises de faciliter le recyclage au travail.

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Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

avril 28th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE

avr, 28 2011

Les PME et les marchés publics

En ces temps de relance, la commande publique est un levier de développement non négligeable pour les PME.

Vous connaissez sûrement toutes les idées reçues et les vrais freins sur la question :

C’est compliqué et ça prend du temps.
Ce ne sont que de grosses commandes et je n’ai pas la taille pour ça.
Les administrations paient à long terme.
Les appels d’offre sont souvent faussés.
Les administrations ne travaillent pas avec de petites entreprises comme la mienne.

Vous connaissez peut-être moins tous les avantages de se lancer à la conquête de ces clients :

Les paiements sont assurés
Les procédures sont le plus souvent très transparentes : vous obtenez toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux…
Les administrations locales préfèrent travailler avec des entreprises locales, à taille humaine, avec lesquelles elles ont un vrai échange.
Les marchés inférieurs à 90 000 € sont simplifiés.
Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 4 000 € sur simple consultation de 3 devis.
Les références que vous obtenez en travaillant avec le secteur public sont un gage de qualité pour tous vos futurs prospects (publics et privés).

Certes, il faut connaître leur langage.

Certes, il faut savoir comment trouver les offres qui vous correspondent.

Certes, il faut mettre en place une organisation pour s’assurer de répondre de façon optimisée.

Mais, vous pouvez tout à fait accéder à ces pré-requis avec une formation pratique d’1 journée, dans votre entreprise (zone IDF uniquement). ASSPI vous propose un forfait formation de 420 € HT, incluant :

la journée de formation pour 3 personnes maximum,
le support de formation,
l’assistance aux 2 premières réponses que vous ferez.

ASSPI assiste également les PME dans la rédaction de leur mémoire technique et la constitution des dossiers de candidature. Consultez-nous.

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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Quelques typologies d’utilisateurs…

avril 26th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 26 2011

Après cette semaine de vacances, je vous propose de recommencer à réfléchir à nos pratiques d’impression avec un peu d’humour, encore que…

Lorsque vous mènerez votre projet d’optimisation des outils d’impression, en observant les utilisateurs, vous trouverez très vite 4 catégories :

– les « moi, je n’ai plus d’imprimante personnelle depuis 2000 et je m’en passe très bien » : il s’agit souvent d’utilisateurs qui n’impriment que très peu.

– les « mes documents sont top secret et hyper urgents : je sais qu’il faut limiter les imprimantes personnelles mais dans mon cas c’est impossible. Vous pourrez toujours supprimer celles du service voisin, eux, ils s’en passeront sans problèmes… » : il s’agit parfois d’utilisateurs qui impriment 100 pages par mois (5 par jour) maximum et dont le bureau est en face du point copieur mutualisé.

– les « je voudrais bien utiliser le copieur mutualisé mais il est tout le temps en panne… » : en consultant l’historique technique de la machine, vous vous apercevrez que le technicien est intervenu pour la dernière fois il y a 2 mois…

– les « vous pouvez retirer mon imprimante personnelle tout de suite, j’irai imprimer sur le copieur du 1er étage » : Eh oui, vous aurez forcément quelques alliés quand même (un collègue, un ami, un cousin…).

Bien sûr, il existe bien d’autres typologies d’utilisateurs et plus sérieusement, les identifier et les comprendre est une des clés de la réussite de votre projet. Ne négligez pas les interviews utilisateurs et ne laissez pas la conduite de votre projet aux seules mains des logiciels de tracking et autres outils modélisés.

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Quelques vacances…

avril 14th, 2011 Posted in Divers

avr, 14 2011

La semaine prochaine, ASSPI prend quelques vacances.

Nous nous retrouverons le 25 avril pour partager nos impressions…

Le contrat coût à la page

avril 11th, 2011 Posted in Coûts d'impression

avr, 11 2011

Réduction de coûts : mode d’emploi

Promu par les fabricants de copieurs puis par les constructeurs d’imprimantes, le fameux contrat de coût à la page est devenu Le modèle économique sur lequel se construit la majorité des politiques d’impression. Il couvre aujourd’hui toutes les typologies d’entreprises qui souhaitent globaliser leurs coûts de fonctionnement. Matériel, consommables, maintenance, le service de facturation à la page fédère toutes les charges pesant sur des imprimantes ou des copieurs. Un principe en apparence simple. On peut en effet le voir comme un forfait « tout compris », identique à ce que l’on trouve dans le monde de la téléphonie ou de l’automobile. La formule rassure bon nombre d’entreprises qui n’ont plus qu’à s’acquitter d’une facture mensuelle ou trimestrielle pour accéder à une infrastructure d’impression, en gardant le choix d’acheter ou de louer l’équipement.

Attention cependant à la volumétrie inadaptée qui plombe le contrat, le matériel surdimensionné qui fait grimper le TCO (coût total de possession) ou encore les mauvais choix de financement qui asphyxient la trésorerie … des écueils existent mais le contrat de coût à la page n’est que la somme de compromis, une négociation où chaque partie doit trouver son intérêt.

« Le contrat coût à la page séduit désormais tous types de PME, y compris celles de moins de 10 employés », constate Daniel Mathieu, directeur du marketing, de la communication et du développement durable de Konica Minolta Business Solutions France. « Selon une dernière étude sur l’impression menée par GFK, 17,5% des entreprises ont déjà souscrit à un contrat coût à la page. Elles souscrivent même de plus en plus fréquemment à un tel contrat pour les imprimantes.

Source : Printnews

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Comment mobiliser les salariés autour d’un projet de développement durable ?

avril 7th, 2011 Posted in Bureau vert, Formation et Accompagnement

avr, 07 2011

Le développement durable dans les « activités de bureau »

Réduction des déchets ou de la consommation d’énergie, optimisation des process, gestes verts : quelle que soit la taille de votre entreprise, des actions simples peuvent être envisagées pour rassembler l’ensemble des salariés autour d’une problématique fédératrice.

Impliquer les salariés
Une stratégie de développement durable ne saurait être efficace sans une implication forte de l’ensemble du personnel. Pour cela, n’imaginez pas une journée spéciale dédiée à cette thématique sur un coin de table, avec le responsable marketing et le référent développement durable de l’entreprise. Incitez l’ensemble des salariés à proposer des idées et impliquez fortement les personnes les plus motivées dans l’organisation de la manifestation.

Définir des objectifs chiffrés
Sortez des grandes intentions de principes et basez vos actions sur du concret. Vous avez pour objectif de réduire la consommation de papier ? Définissez un nombre idéal de ramettes à consommer et communiquez tous les mois auprès de vos salariés sur le respect ou non de cet objectif.

Communiquer autour de sa démarche
S’engager dans ce type de démarche est gratifiant pour les salariés et développe l’esprit d’équipe, le sentiment d’appartenance et la collaboration entre les différents services. Autant de valeurs que la plupart des sociétés sont désireuses de renforcer pour booster leur attractivité et accroître leur image auprès de leurs partenaires, clients, voire même leurs futures recrues ! Profitez donc de cette thématique porteuse pour faire parler de votre société dans la presse.

Source : eco-jonction

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Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

avril 4th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

avr, 04 2011

Les enjeux de la gestion du parc de systèmes d’impression sont souvent sous estimés, et pourtant…

L’enjeu financier n’est plus à démontrer : l’impression représente jusqu’à 3% du CA de l’entreprise, mais il faut aussi considérer que, face à la nébuleuse des factures des prestataires, au moins un de nos collaborateurs passe chaque trimestre un temps non négligeable à vérifier, contester, réclamer, enregistrer avoirs et factures…Si ce n’est pas le cas, je vous encourage à mettre cette tâche à l’ordre du jour, les surprises sont fréquentes.

L’enjeu de productivité mérite une attention particulière : les engagements de services en termes de délais et de disponibilité du parc font souvent plusieurs pages dans les présentations des fournisseurs, dans la réalité… dans la réalité, je donne des cours dans un centre d’apprentissage et j’ai besoin de copier des documents pour mes élèves. Le copieur est en panne une semaine sur deux, pas réparé d’un jour à l’autre, plein de toner le lendemain du passage du technicien… bref, un cauchemar alors que la fonction est vitale et que le fournisseur a répondu à un appel d’offre public avec des clauses très strictes…

L’enjeu d’évolution du parc est trop souvent pris en compte 6 mois avant la fin du contrat de location, délai qui permet tout juste de faire faire 3 devis sur les bases du parc actuel. Dans le meilleur des cas, nous rencontrons un vendeur qui a bien en tête les primes qui lui sont promises pour la vente des produits stratégiques et nous informe des nouveautés, dans le pire des cas, nous rencontrons un vendeur qui doit faire du chiffre rapidement et se contente de chiffrer votre configuration actuelle en vous promettant une remise exceptionnelle.

La mise en place de comités de pilotage trimestriels ou semestriels (selon la taille du parc) vous permet de:

faire savoir à votre fournisseur que vous êtes un partenaire avisé et attentif,
l’obliger à mettre en place de vrais plans d’action et de suivi,
lui demander de vous informer des évolutions technologiques,
construire en commun un plan de progrès pour une évolution continue,
établir une relation de partenariat (et non client/fournisseur, acheteur/vendeur) avec des interlocuteurs autres que le commercial (responsable technique, responsable administratif…).

Pour être efficaces, ces comités doivent avoir des objectifs et un contenu précis et concis. ASSPI vous propose de vous aider à les mettre en place.

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

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Votre imprimante est-elle verte ?

mars 28th, 2011 Posted in Bureau vert

mar, 28 2011

Le mode recto verso

Voilà une caractéristique technique à l’atout imparable : en imprimant sur les deux faces d’une feuille, on peut raisonnablement espérer économiser 50 % de papier. Le mode recto verso est une carte maîtresse que jouent bon nombre de constructeurs. La technologie qui consiste à fluidifier le retournement automatique d’une feuille est largement maîtrisée mais ne s’improvise pas pour autant… Attention à la vitesse, si les meilleurs dispositifs provoquent un ralentissement à peine perceptible lors de l’impression, d’autres se montrent beaucoup plus lents. Et s’il fait perdre du temps, le mode recto verso devient pénalisant. Dans ces conditions, beaucoup préféreront imprimer page par page, surtout s’il s’agit de documents longs, mais seulement s’ils le peuvent : le mode recto verso est quelquefois imposé par le gestionnaire de parc quand ce n’est pas par la machine elle-même. En plus de droits définis par le politique d’impression de l’entreprise, il faut idéalement associer de la souplesse aux usages. En complément du mode recto verso, la possibilité de pouvoir imprimer plusieurs pages d’un document sur une même feuille est un autre moyen d’éviter le gaspillage.

La gestion des consommables

Le papier et l’encre ont eux aussi un impact sur les économies et l’environnement. Au delà des certifications, l’usage de papier recyclé, même s’il parait évident, n’est pas toujours systématique et quelquefois tout bonnement impossible parce que le périphérique d’impression n’en accepte pas ! Les supports recyclés offrent pourtant une qualité très acceptable pour beaucoup de travaux d’impression au bureau.

L’encre qui entre dans la composition des cartouches et toners n’a plus aucune raison d’être polluante : qu’il s’agisse d’encre à pigments naturels, d’encre solide ou de toners polymérisés, les matières premières exploitées sont plus propres, et les cycles de fabrication chimique sont encadrés par des certifications et des labels qui attestent de conditions de production écologiques et peu énergivores. Utile lorsque cela ne va pas à l’encontre de la qualité, de plus en plus d’imprimantes intègrent un dispositif permettant de régler la consommation d’encre lors d’une impression. La capacité des cartouches n’est pas non plus à négliger. Une contenance plus grande est un facteur d’économie autant qu’une garantie de production générant moins de déchets.

Le recyclage

Les cartouches qui ne sont pas recyclées et ne bénéficient pas d’un programme de collecte mis en place par les fabricants sont à proscrire. Attention également à l’encre recyclée dont la traçabilité est inexistante. Enfin, la fin de vie d’une imprimante ou d’un scanner doit avoir le moins d’impact possible. Sans être à la pointe, le secteur de l’impression et ses filières se sont fortement impliqués dans ces enjeux environnementaux. Bon nombre de fabricants exploitent déjà des matériaux plus verts. Jusqu’à quel degré ? Le plus simple est de le leur demander avant d’acheter une nouvelle machine.

L’économie d’énergie

En attendant l’improbable imprimante équipée de panneaux solaires ou d’un réservoir à hydrogène, la consommation d’électricité doit être maîtrisée. Associés à des modes de veille peu gourmands, les choix des matériels labellisés se révèlent payants. L’expertise des constructeurs permet de répondre aux exigences écologiques et contribue à réaliser des modèles de plus en plus économes, notamment pour la production de chaleur nécessaire au four. Avec des dispositifs proches de celui utilisé par les plaques chauffantes à induction, les matériaux exploités aujourd’hui ne demandent quasiment aucun délai de préchauffage pour imprimer. Le processus de cuisson de la feuille sollicitant à la fois le papier et l’encre, un autre enjeu consiste à déposer le moins de toner possible sur la page pour dépenser moins d’énergie. Et dans ces domaines, les fabricants ont enregistré de réels progrès ces dernières années. Pas de façon spectaculaire pour le gain en électricité ni les émissions de CO2 mais suffisamment toutefois pour encourager d’autres développements.

Source : Printnews

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Impression et nomadisme

mars 24th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 24 2011

La lecture à l’écran, oui mais…

Certains se rappelleront peut-être qu’en 1975, le magazine Business Week annonçait que l’avenir était au « bureau sans papier ». Or jusqu’à présent peu d’entreprises fonctionnent sans un minimum de supports imprimés. Même si le “travail de bureau” est de plus en plus mobile, l’impression demeure encore nécessaire : que ce soit pour les commerciaux souhaitant apporter des changements à une présentation de dernière minute, pour les cadres en déplacement ou pour les collaborateurs nomades.

Le nomadisme étant en forte croissance dans les entreprises, le pouvoir d’imprimer n’importe où est donc aujourd’hui une véritable attente. Aussi les nouvelles solutions d’impression offrent un certain confort, tout en permettant des économies potentielles sur les installations informatiques.

Gartner estime qu’en 2013 et à l’échelle mondiale, les téléphones mobiles et les smartphones deviendront l’outil de prédilection pour se connecter à Internet, et ce loin devant les PC. Dans ce contexte d’évolution technologique, il devient important pour les entreprises de rester au fait des dernières applications Internet et autres solutions SaaS (Software as a Service), afin d’être à même de répondre aux besoins de collaborateurs de plus en plus nomades.

Il existe plusieurs profils de travailleurs nomades : les commerciaux et les consultants souvent en déplacement, les télétravailleurs exerçant leur profession à domicile ou parfois dans les locaux de leurs clients, et les collaborateurs nomades amenés à travailler sur plusieurs sites. Selon une récente étude réalisée par IDC, leur nombre dans le monde devrait dépasser cette année la barre du milliard, atteignant en 2013 les 129,5 millions (soit 50,3% de la population active) en Europe de l’Ouest, loin devant les Etats-Unis.

La mobilité offre des avantages considérables, parmi lesquels une plus grande souplesse dans l’organisation du travail ainsi que dans la réduction des coûts. Elle peut également avoir des conséquences sur la sécurité des données si on ne la maîtrise pas. Or le déploiement de la sécurité est encore à la traîne derrière la croissance rapide des technologies. Pour se protéger contre la perte et la fuite de données, les chefs d’entreprise cherchent à s’assurer que les politiques de sécurité mises en place concernent également leurs collaborateurs nomades, dont le nombre ne cesse de croître.

Des entreprises comme Google ont su identifier cette tendance en fort développement. Elles proposent au grand public des services d’impression mobile en libre accès sur Internet. D’éventuels problèmes de confidentialité, de sécurité risquent d’apparaître et de poser problème aux professionnels ayant besoin d’imprimer des données sensibles.

Alors que l’impression mobile continue de se développer au sein des entreprises, l’environnement de travail devrait devenir de plus en plus mobile. De nos jours, les travailleurs nomades ont accès à une version électronique de la plupart de leurs documents, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Cependant, dès qu’ils ont besoin d’une version papier, il leur faut le planifier à l’avance. Par conséquent, beaucoup de collaborateurs se déplacent avec leur ordinateur portable en guise d’outil de secours. A l’avenir, ils n’auront bientôt plus besoin que de leur smartphone lors de leurs déplacements, disposant ainsi d’un accès permanent avec le monde de l’impression. Qui aurait pu prévoir cela en 1975 ?

Source : Printnews

Sécurité informatique et sécurité d’impression

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Conseils pour la rédaction du mémoire technique

mars 21st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

mar, 21 2011

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Le mémoire technique est une partie indispensable à toute réponse à un marché public étant donné qu’il constitue votre réponse technique et/ou commerciale.
Il s’agit par conséquent d’une partie laissée à votre libre appréciation au niveau de la forme et du contenu.

En général, il est important de prendre en compte que ce document constitue la principale pièce évaluée par l’acheteur au niveau technique

Il se substitue à un entretien commercial, à une présentation informelle ou encore à une proposition commerciale usuelle.
Il représente l’unique intermédiaire entre votre entreprise et l’acheteur, l’unique vecteur de représentation et donc le seul moyen de convaincre l’acheteur.

Dès lors, nous vous recommandons de construire un plan initial de votre mémoire technique.

Ce plan doit présenter les éléments clefs de votre entreprise (profil, historique, expérience, savoir-faire, organigramme, procédures, moyens, …) Vous penserez à actualiser régulièrement cette base de travail.
Par la suite, lors de chaque réponse à un marché public vous adapterez les éléments dédiés à la consultation en cours : la solution technique retenue, la méthodologie proposée, le budget, le planning, les références adéquates, l’organigramme dédié à la mission, le contexte de la mission,…
Enfin, n’hésitez pas à joindre des éléments permettant de valoriser votre candidature : exemple de prestations, échantillons, ouvrages, dossiers de presse, certifications, diplômes,…

SOMMAIRE
1. Présentation générale de la société
Nom et raison sociale de la société
Résultats des trois dernières années
Historique de la société et savoirs-faires
Effectif global et organisation géographique
Organigramme
2. Contexte et objectifs de la mission
Contexte général
Objectifs
3. Déroulement de la prestation
Méthodologie
Organisation, logistique de réalisation
Moyens matériels mis en œuvre
Moyens humains mis à disposition du projet
4. Démarche qualité
5. Notre proposition
Livrables
Planning
Budget
Préconisations

6. Indicateurs et procédures de suivi et d’évaluation de la mission
Suivi
Evaluation de la mission
7. Nos références
Expérience
Nos références
Témoignages clients
Partenaires

ANNEXES

Attention, il est important de noter que suivant le secteur d’activité, le niveau de la prestation à exécuter et les exigences de l’acheteur, le plan du mémoire doit être adapté.

ASSPI peut vous accompagner dans la rédaction de vos mémoires techniques, vous former à cet exercice ou relire vos documents avant remise.

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Le papier recyclé

mars 17th, 2011 Posted in Bureau vert

mar, 17 2011

Qu’est-ce qu’un papier recyclé et quelles sont ses exploitations possibles ?

On appelle « recyclé » un papier comprenant au moins 50% de fibres cellulosiques de récupération (papier-carton), c’est à dire qui proviennent de déchets de papier imprimé (post-consommation). Beaucoup de fabricants proposent une teneur de 100% pour des grammages de 60 à 350 g/m² pour tous types d’impressions et d’éditions sous divers coloris.
Les déchets de papier proviennent de déchets de papeterie, de haute qualité (pré-consommation) et de déchets imprimés (post-consommation).
Si la teneur en fibres cellulosiques est inférieure à 100%, il s’agit alors d’un mélange de fibres recyclées et de fibres vierges, par exemple : 90/10, 75/25, 60/40 ou 50/50.

Enfin, au cours du recyclage, le papier peut être désencré ou non, blanchi ou non et lavé au savon biodégradable.
Le papier le plus « écologique » est le papier 100% recyclé de post-consommation, non désencré, non blanchi. Il est de couleur gris-beige clair.

Les démons du papier recyclé

Le papier recyclé a longtemps souffert de sa mauvaise réputation : il était considéré alors comme pelucheux et absorbant pour l’encre avec une abondance de poussières qui favorisait le bourrage papier des imprimantes. Ce n’est heureusement plus le cas et de sérieux progrès ont été réalisés comme en témoigne la satisfaction de nombreux organismes et administrations.
Du côté des fabricants de matériel d’impression, de nombreux constructeurs garantissent que le papier recyclé peut être utilisé sans problème sur tous les appareils (sans augmenter le taux de d’incidents papier ni la consommation de toner ou d’encre).

Le recyclage des vieux papiers ne se réalise malheureusement pas ad vitam aeternam. En effet, au fil des opérations de recyclage, la qualité des fibres diminue : elles sont abîmées et ont tendance à se raccourcir. Selon le type de papier à fabriquer, on estime qu’une même fibre peut être réutilisée en moyenne de 2 à 5 fois. C’est pourquoi il faut ensuite introduire dans la fabrication du papier recyclé des fibres vierges en complément des fibres recyclées.

Des écolabels pour s’y retrouver

Des écolabels permettent de certifier la qualité et le faible impact sur l’environnement du reclyclage et de l’utilisation de papiers recyclés : écolabel allemand (« Ange bleu »), écolabel nordique (« Cygne blanc ») et l’écolabel européen.
Les principales caractéristiques garanties par l’écolabel européen sont :
– Utilisation exclusive de fibres recyclées ou vierges provenant de forêts gérées de façon durable
– Limitation de la consommation d’énergie au cours de la production
– Réduction des émissions aériennes de souffre et de gaz à effet de serre au cours de la production
– Diminution de la pollution de l’eau par les composés chlorés et les déchets organiques au cours de la production.

Source : Notre-planète.info

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La gestion des consommables d’impression

mars 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 14 2011

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions

Il est des tâches que tout le monde préférerait déléguer, mais auxquelles on ne peut tout simplement pas échapper. Le maintien à jour des stocks d’encre et de toner de votre entreprise en fait probablement partie. Souvent, chaque département est responsable de ses propres consommables, et doit parfois obtenir l’accord du service de comptabilité et des achats avant de passer commande. Lorsque vous totalisez le temps passé par le personnel à la commande, la réception, le stockage et l’installation des nouveaux consommables, vous obtenez un nombre important de ressources consommées pour des tâches de routine faciles à automatiser.

Gérer des consommables s’avère encore plus compliqué que gérer un parc d’impression. Longtemps encore après leur mise en place, les imprimantes et multifonctions ont toujours besoin de cartouches d’encre et d’autres consommables : un coût caché qui échappe peut-être déjà à votre contrôle.

La plupart des entreprises négocient avec leurs fournisseurs et définissent un prix unitaire par article ce qui permet à chaque département de gérer ses propres commandes. Ce système est simple mais coûteux. Des salariés qualifiés se connectent à des sites Web pour commander les consommables et passent en moyenne 20 minutes par visite. En règle générale, les commandes individuelles sont assez petites ce qui entraîne la multiplication des transactions et des frais d’expédition élevés, surtout si les utilisateurs choisissent des formules d’expédition express, toujours plus coûteuses.
Cependant, votre stock peut se retrouver encombré par des produits qui ne seront pas utilisés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Beaucoup d’entreprises monopolisent un nombre considérable de ressources pour la gestion du stock de consommables d’impression ce qui représente une perte d’espace et une perte financière importantes.

Il est possible de résoudre tous ces problèmes et de réduire vos dépenses en mettant en place une véritable gestion des consommables. Elle passe par :

la surveillance en temps réel de vos niveaux de consommables
des commandes automatisées
des livraisons avec des délais optimisés.
la standardisation optimale des matériels et donc des consommables.

Vous pouvez considérablement réduire vos niveaux de stock sans jamais être en rupture. Cette gestion nécessite la mise en place d’un partenariat avec vos fournisseurs de systèmes d’impression. Ainsi vos accords d’acquisition de matériels devraient systématiquement comprendre des clauses concernant la gestion conjointe des consommables.

Voici ce que vous pouvez en attendre :

Conformité de toutes les commandes aux conditions des contrats.
Maîtrise des frais d’expédition éventuels.
Suppression des commandes frauduleuses (consommables utilisés à titre personnel par les collaborateurs) ou excessives.
Confirmations de réception des demandes.
Réduction des stocks, moins de risques de pertes de produits et d’obsolescence.

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Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

mars 10th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

mar, 10 2011

De nombreux grands groupes ont mis en place le reporting des activités de leur parc de systèmes d’impression. Ils font alors appel à leurs fournisseurs. Ceux-ci fournissent des prestations très hétérogènes :

Mise en place d’une solution logicielle pour obtenir les statistiques du parc (volumes par matériels, par utilisateurs, couleur…)
Envoi trimestriels de tableaux reprenant les statistiques de volumes, de pannes, d’interventions…
Mise en place de comités de pilotage trimestriels au cours desquels sont abordées les questions de statistiques techniques (volumes, pannes, interventions, sur et sous utilisation…), les questions financières (budgets par service, par technologie…), les questions d’évolution du parc (utilisation, formations utilisateurs, solutions de routage des impressions, solutions de sécurité…).

Ces reportings ne sont pas toujours une priorité dans les grands groupes et sont quasiment inexistants dans les PME. Les fournisseurs y voient plutôt une source de coûts (des prestations de qualité réclament la mise à disposition de ressources), une source de discussions pas forcèment à leur avantage (délais non respectés, pannes récurrentes, facturation chaotiques). Il est vraiment dommage que cet aspect de la gestion des parcs d’impression ne soit pas davantage mis en avant. Les bénéfices de la mise en place du reporting sont pourtant nombreux :

gérer l’approvisionnement en consommables (stocks tampons, commandes automatiques…).
gérer les parcs déployés sur divers sites (centralisation des données et homogénéisation des pratiques).
contrôler et assurer la facturation.
s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements de service.
mettre en place des plans d’action correcteurs face à d’éventuelles dérives (surconsommations, pannes récurrentes…).
s’assurer que les pratiques et le parc en place permettent d‘atteindre les objectifs de l’entreprise (économies, développement durable, productivité…).
préparer l‘évolution du parc en fonction de l’évolution des besoins.

Tous ces enjeux valent bien de consacrer quelques ressources au reporting des activités de votre parc. Il s’agit de mettre en place des outils, des indicateurs et d’organiser trimestriellement l’échange de votre vision avec celle de votre fournisseur.

Si vous ne pouvez pas dégager les ressources nécessaires en interne, ASSPI vous accompagne et met à votre disposition ses compétences.

ACCOMPAGNEMENT, conduite du changement, développement durable, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, Reporting

Des imprimantes programmées pour la panne

mars 7th, 2011 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE

mar, 07 2011

Conseils aux TPE pour l’acquisition d’un matériel d’impression

Comme nous vous l’expliquions dans un précédent article, certaines imprimantes à jet d’encre cessent de fonctionner alors que les cartouches contiennent encore parfois plus de 40% d’encre ! La « panne » est déclenchée par le compteur de pages imprimées. C’est notamment le cas de Canon, Kodak et Epson. Vous n’avez alors pas d’autre choix que de jeter la cartouche à moitié pleine.

Un développeur russe, Vitaliy Kiselev, a mis au point un logiciel – gratuit téléchargeable sur www.ssclg.com/epsone.shtml – qui permet de remettre à zéro le compteur d’impressions de l’imprimante et de le bloquer. Le logiciel fonctionne sur plus de 100 modèles différents d’imprimantes Epson Stylus. Grâce à lui, vous pourrez vider vos cartouches d’encre jusqu’à la dernière goutte et les re-remplir. Magique !

Dans le même ordre d’idées, Arte diffusait le mardi 15 Février un documentaire sur l’obsolescence programmée de nos matériels et notamment des imprimantes jets d’encre. Lorsque le compteur de pages imprimées atteint un certain niveau, l’imprimante « tombe en panne » et vous informe que diverses pièces sont à changer. En général, nous procédons au remplacement de la machine. Le logiciel de M.Kiselev peut donc aussi redonner vie à vos imprimantes Epson « agonisantes ». De nombreux forums donnent des astuces pour remettre à zéro les compteurs de diverses imprimantes. Il ne nous reste plus qu’à chercher et essayer. Les économies réalisables valent bien d’y consacrer un peu de temps.

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Les conseils du CIMIR pour les consultations relatives aux systèmes d’impression

mars 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

mar, 03 2011

Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu’ils soient constructeurs ou distributeurs) doit être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension économique de l’achat et permettre :

d’obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et cohérent avec les besoins exprimés par les services
de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d’une approche fonctionnelle et ne doit pas être le descriptif technique d’un matériel prédéterminé à l’avance par les services techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui n’est pas dans l’intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas reprendre à l’identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais aussi pour des raisons évidentes d’évolution technologique. Ce secteur d’activité présente en effet un champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bénéficier.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu’une prédétermination du type de matériel permet d’obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte de la politique d’impression de l’Etat (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de l’évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, …

Au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du fournisseur (délai de livraison, d’intervention, de réparation, contacts après vente,…) doit faire l’objet de la même attention s’agissant tant de l’expression du besoin que de la précision des engagements contractuels.
Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l’Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai d’intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l’activité.
L’acheteur doit par conséquent s’attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d’autres services,…) permettant de concilier la satisfaction de l’utilisateur final avec la rétribution conforme d’une prestation garantie.

Source : CIMIR

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, audit, Marchés Publics, marchés publics, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, réponse aux appels d'offre, systèmes d'impression

Et vous qu’imprimez-vous ? (suite)

février 28th, 2011 Posted in Bureau vert

fév, 28 2011

Et vous qu’imprimez-vous ?

Les résultats de l’enquête de Oki montrent que seules 16,6% des personnes interrogées confirment que leurs entreprises imposent l’apposition de la mention « Réfléchissez avant d’imprimer », prouvant ainsi une véritable préoccupation pour le problème du gaspillage. Et si 95,2% des collaborateurs suivent ‘toujours’ ou ‘régulièrement’ ces conseils spécifiques pour les emails, ce n’est généralement jamais le cas pour les autres documents. « L’impression fait partie d’une problématique écologique globale, que les entreprises ne peuvent plus ignorer et qu’elles doivent impérativement inclure dans leur stratégie pour rester compétitives », note Gérard Bouhanna. « C’est pourquoi il est essentiel qu’elles trouvent le juste milieu entre les besoins en papier et en toner et le gaspillage, tout en optimisant la productivité de leurs équipes : un véritable challenge pour les années à venir » !

La plupart des personnes interrogées ont au moins deux imprimantes dans leurs locaux ; et dans la majorité des cas, la machine la plus proche est à 2 mètres de leur bureau. Quand on leur demande quelle imprimante ils utilisent, une large majorité (54,9%) affirme utiliser la plus appropriée pour la tâche d’impression. « Cependant, ce n’est pas toujours vérifié dans la réalité », souligne Gérard Bouhanna. « Ainsi 71,1% des personnes avouent utiliser l’imprimante la plus proche pour la quasi-totalité de leurs besoins ».

A la question « Quel serait le premier changement que vous effectueriez dans le processus d’impression ? », 31,3% des personnes interrogées souhaitent une imprimante capable de prendre en charge différents types de papier. Et pour 28%, l’ajout de capacités multifonctions serait un plus indéniable.

L’enquête menée par OKI s’est aussi attachée à comparer les habitudes « green » des collaborateurs, à la maison et au bureau. Dans la plupart des cas, les utilisateurs confirment qu’ils recyclent plus facilement le verre, le papier ou le plastique à la maison qu’au bureau. « L’une des raisons principales à ce problème est probablement le manque d’installations nécessaires sur les lieux de travail », explique Gérard Bouhanna. Par conséquent, l’importance croissante du recyclage à la maison devrait encourager les efforts sur le lieu de travail, notamment si l’entreprise met en place les processus et les outils pour impliquer ses salariés. Ces derniers sont en effet plutôt sensibles à cet aspect : 78,9% disent prendre en compte la problématique environnementale lorsqu’ils impriment.

Dans l’ensemble, les entreprises et leurs employés ont encore du chemin à parcourir avant d’améliorer significativement les performances de l’impression : « malgré la disponibilité de solutions simples à utiliser qui peuvent considérablement améliorer le rendement de l’impression, le jour où « l’impression intelligente » sera une norme est encore loin », conclut Gérard Bouhanna.

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Et vous qu’imprimez-vous ?

février 24th, 2011 Posted in Bureau vert

fév, 24 2011

La dernière enquête OKI a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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Les petites entreprises face aux marchés publics

février 22nd, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

fév, 22 2011

L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression

Quand on essaie de toucher les tout petites entreprises (professions libérales, artisans…), soit ils connaissent à peine, soit ils sont persuadés que ce n’est pas pour eux. Or, il y a foultitude de marchés qui leur correspond ! que ce soit des marchés d’entretien, de nettoyage… des marchés sans publicité (car en dessous de 4000 euros) ou autre, il y a près de 20% des dépenses publiques qui passent « hors marchés publics classiques » et sur lesquels beaucoup peuvent répondre !

En ces temps de relance, la commande publique peut être un levier de développement non négligeable pour les PME. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont seuls 35% sont attribués aux PME.

Le BTP en est le premier fournisseur avec près de 45% de la commande publique ! Pourtant, peu de TPE et PME du bâtiment exploitent ces opportunités et seulement 1% de celles qui soumissionnent y répondent par voie numérique.

Selon MEDE (Mission pour les Echanges Dématérialisés), partenaire de la FFB, « c’est le manque de formation et d’information sur cet enjeu – et probablement le manque de pratique – qui constitue le principal frein à une mise en œuvre accrue de ces nouvelles procédures ».

Les appels d’offres sont beaucoup plus accessibles qu’on ne veut bien le croire généralement.
On entend souvent : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

De manière spécifique pour les marchés publics, on entend également souvent : « Les administrations ne donnent pas de chances aux TPE-PME. » En 2007, 14% de la commande publique a été affectée aux P.M.E, soit environ une dizaine de milliards d’Euros. Certes avec 14%, il y a encore de la marge de progression, et tant mieux pour nos P.M.E.
2 conseils pratiques (liste non exhaustive) pour les T.P.E :

Postuler surtout sur des « petits » marchés, la crédibilité est en effet plus facile à démontrer. Il existe une catégorie de marchés publics correspondant très bien à ce critère : les fameux « MAPA » (Marchés A Procédures Adaptées). Au dessous des seuils de 133 000 € HT pour l’Etat et 206 000 € HT pour les collectivités locales, les marchés de travaux peuvent être passés selon une Procédure Adaptée (Article 26 du Code des Marchés Publics). Les Marchés à procédure adaptée se distinguent aussi par l’allègement des pièces à fournir.
S’associer avec des entreprises plus grandes pour attaquer des marchés plus ambitieux.

En conclusion, le contexte politico-légal n’est pas le frein premier pour les TPE-PME, il serait même plutôt un élément favorable. La question fondamentale devient alors : Comment ces entreprises peuvent gagner davantage d’appels d’offres ?

Il existe 3 leviers primordiaux :

Ce qu’elle va entreprendre avec l’entreprise acheteuse avant la sortie du cahier des charges.
Comment elle va concevoir sa proposition technique et commerciale : Disposer d’un bon produit ou service à un prix raisonnable n’est pas en général suffisant pour être le mieux placé.
Les actions que le fournisseur mettra en œuvre à l’issue de sa remise de proposition.

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février 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 17 2011

Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Impressions sécurisées

février 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 14 2011

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique !

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Les lois sur la protection des données sont strictes et sont également valables pour les données imprimées sur les imprimantes de l’entreprise.

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’ils s’agissent d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail* »(numériser pour créer un e-mail) ou « scan to fax** » (numériser pour créer une télécopie) alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions et répondent ainsi aux exigences des standards ISO 17799 ou PCI (Payment Card Industry). Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support technique.

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Auditer pour rationaliser

février 10th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 10 2011

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

Les besoins : réorganiser le parc et éviter l’obsolescence

Mais la refonte d’un parc d’impression n’est pas une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic, comme un déménagement, uns restructuration, une insatisfaction…

Le choix : S’engager sur un niveau de service

Cette prestation de service peut prendre ici deux visages. Soit l’entreprise dissocie les phases de conseil et de réalisation en faisant appel pour la première à un prestataire indépendant, et pour la seconde à un constructeur. Soit elle s’en remet à ce dernier pour les deux opérations.

Le déploiement : fixer le nombre et la place des machines

Mais comment bien disposer les machines ? Autrement dit, comment trouver le bon équilibre entre la centralisation des impressions (sur des systèmes multifonctions) et la distance à parcourir par les utilisateurs pour récupérer leurs éditions ?

Les gains : une transparence des consommations

Première satisfaction exprimée par les bénéficiaires des services d’impression : les économies engendrées. Cette réduction va de paire avec une meilleure transparence (suivis des consommations, des volumes, reportings techniques et financiers…).

Les écueils : la résistance des utilisateurs

La réorganisation du parc engendre un bouleversement des habitudes auprès des utilisateurs. La résistance qui en résulte peut faire achoppé le projet si elle n’est pas prise en compte.

Source : 01 informatique

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février 7th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

fév, 07 2011

Les PME et les marchés publics

La France, l’Espagne et l’Italie n’ont pas ménagé leurs efforts afin d’améliorer l’accès des TPE/PME aux marchés publics entre 2005 et 2008, et la Commission Européenne constate à ce titre que contrairement à d’autres pays, la part des TPE/PME sur le total des attributions de marchés publics a augmenté durant cette même période.

La Commission Européenne a également procédé à l’analyse de candidatures ayant abouti à l’attribution de marchés publics. Il en résulte que les procédures spécifiques n’a pas géné les chances de succès des TPE/PME.

L’étude démontre aussi que les TPE/PME remportent plus de marchés publics, lorsque les prestations sont divisées en lots.

Le rapport souligne un certain nombre de points relatifs aux techniques procédurales pouvant être utilisées par les acheteurs publics afin de faciliter l’accès des TPE/PME aux marchés publics tels que :

« Simplifier les procédures d’appel d’offres en permettant la présentation de documents administratifs uniquement lorsque l’offre a été pré-sélectionnée ou sélectionnée » ;
« Améliorer la qualité de l’information des candidats potentiels au regard des marchés publics disponibles à travers différents canaux de communication » ;
« Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs grâce à des réunions en face-à-face » ;
« Communiquer aux soumissionnaires non retenus les motifs de rejet de leurs offres afin de les aider à comprendre comment ils peuvent présenter une meilleure offre dans le futur« .

Lors de la présentation de « la loi sur les petites entreprises » pour l’Europe, le président de la Commission Européenne, Monsieur José Manuel Barroso, avait déclaré dans un communiqué de presse du 25 juin 2008 que l’objectif de cette « loi » consistait notamment à alléger les formalités administratives, accroître la réactivité des administrations publiques, lutter contre les retards de paiement, améliorer l’accès des PME aux marchés publics.

En conclusion, rappelons que l’une des priorités stratégiques de la Commission pour 2011 est de moderniser les règles européennes en matière de passation des marchés publics.
D’ores et déjà des mesures favorables, très concrètes ont été prises en France depuis le nouveau code des marchés publics 2006 :

En premier lieu, le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration, bonne nouvelle pour les entreprises récemment créées.
Une deuxième mesure concerne le respect des allotissements en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises.

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Les livrables de l’audit

février 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

fév, 03 2011

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression

Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

l’exhaustivité des documents et des informations
la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
la pertinence des indicateurs mis en place
la pertinence et la pérennité des préconisations
la qualité rédactionnelle
la lisibilité et la simplicité

Méthodologie de l’audit

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Innovations technologiques dans le monde de l’impression

janvier 31st, 2011 Posted in Divers

jan, 31 2011

Evolutions technologiques

Côté innovation, l’heure n’est plus aux grands bouleversements comme a pu l’être le passage du noir & blanc à la couleur. Aujourd’hui, les technologies d’impression sont techniquement abouties, notamment en termes de rendu et de qualité d’impression, et surtout en fiabilité. En matière d’innovation technique, il faut s’attendre dorénavant plus à des ajustements technologiques qu’à des révolutions.

Désormais, les constructeurs concentrent leurs efforts de R&D sur le développement de services et de solutions d’aide à la productivité. C’est la convivialité dans l’utilisation du matériel qui est la priorité des constructeurs. Cela passe par des panneaux de configuration en couleur, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres boutons sur la machine pour bénéficier de tâches répétitives automatisées… L’utilisateur crée son propre environnement ce qui lui permet d’être plus productif.

L’innovation technologique n’est cependant pas totalement absente, même dans une technologie aussi aboutie que l’impression laser. Ainsi, la dernière génération des matériels laser HP est équipée de la technologie de fusion instantanée permettant de réduire leur empreinte environnementale en diminuant leur consommation énergétique de moitié. Chez Brother, c’est l’arrivée sur le
marché en novembre dernier de la nouvelle gamme de matériels laser couleur à LED qui rend le prix des matériels d’impression
couleur encore plus accessible.

Les avancées technologiques dans le domaine du jet d’encre vont également dans le sens d’une plus grande accessibilité de la couleur pour les petites entreprises. Les imprimantes jet d’encre grand public ont un prix d’acquisition peu élevé, en revanche elles se révèlent coûteuses à l’utilisation en raison du prix des consommables. On leur reproche également leur vitesse d’impression pas assez rapide dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Deux constructeurs, Epson avec les imprimantes micro piezo lancées il y a un an et HP avec la nouvelle gamme Office Jet Pro lancée fin 2009, ont réussi la synthèse technologique de deux savoir-faire pour développer des imprimantes jet d’encre de nouvelle génération permettant de proposer le meilleur du jet d’encre pour un usage professionnel.

Aujourd’hui, la prise en compte des attentes environnementales des utilisateurs est devenue un nouvel axe de recherche et d’innovation pour les constructeurs. Actuellement, les recherches s’orientent vers la réduction de l’empreinte carbone, la réduction du bruit et de la consommation.

Le papier : avenir de la production

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Marché de l’impression

janvier 27th, 2011 Posted in Divers

jan, 27 2011

Quelques chiffres, vos avis

Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

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Réduction des frais généraux : mode d’emploi

janvier 24th, 2011 Posted in Coûts d'impression

jan, 24 2011

Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.

Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.

Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.

Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers. La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…

Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.

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La lecture à l’écran, oui mais…

janvier 20th, 2011 Posted in Bureau vert

jan, 20 2011

conseils, développement durable, formation

Tout d’abord, nous sommes habitués à lire sur papier. On a ainsi acquis des réflexes de lecture qui sont difficilement transposables lors de la lecture sur écran. Ensuite, nos caractéristiques physiologiques ne nous permettent pas de lire sur écran comme sur papier.

Déchiffrer les caractères et les assembler est en général plus lent et plus fatiguant sur écran. La lecture sur écran serait plus lente de 25% comparativement à la lecture papier.
De plus, une lecture prolongée ou répétée sur écran est susceptible d’entraîner des problèmes de fatigue visuelle, dus en grande partie à une sollicitation importante de l’œil.

La sensation de confort visuel et les conditions de vision optimale dépendent étroitement de la répartition des contrastes des luminances et la compréhension dépend directement de la forme du texte. On doit donc optimiser les caractéristiques des informations afin d’en faciliter la lecture :

Pour améliorer la vitesse de perception et le confort visuel, on doit optimiser les couleurs employées. On peut dire que le contraste positif (fond clair / caractères sombres) est plus adéquat que le contraste négatif (fond sombre / caractères clairs). Ainsi, la sensation de confort visuel est en grande partie déterminée par le contraste des mots avec le fond.
La lisibilité dépend de paramètres propres aux caractères : taille des caractères affichés, espacement des lettres, espacement des mots et des lignes, typographie. Il faut notamment mettre en valeur les informations importantes, les mots clés en utilisant des enrichissements typographiques tels que le gras ou l’italique (prendre en compte que le style italique est moins lisible qu’un style classique), en jouant sur les tailles de caractères. Il convient d’écrire en minuscules plutôt qu’en majuscules (les mots écrits en lettres minuscules sont plus faciles à lire que ceux écrits en lettres capitales). On peut toutefois se permettre d’écrire en majuscules pour des informations brèves (intitulé d’un bouton, titre de page, titre de rubrique, etc.).
La structure même du document doit être adaptée à ce média. Il est conseillé de fournir un sommaire pour les textes longs. Il convient de diviser visuellement le texte en parties (titres et sous-titres). On divisera également le texte en unités de sens (une idée par paragraphe car on part du principe que les lecteurs ne lisent pas les paragraphes en entier mais cherchent l’idée principale). La voix active permet également d’améliorer la compréhension du texte.

Faciliter la lecture d’informations à l’écran, c’est donc à la fois travailler sur la facilité de perception et sur la facilité de compréhension du contenu. Ces notions sont relativement prises en compte pour les informations consultables sur le web. Elles le sont moins pour les documents internes des entreprises, par exemple…

Une charte d’impression

janvier 17th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

jan, 17 2011

Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique :

Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

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Les PME et les marchés publics

janvier 13th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

jan, 13 2011

L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont 35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, ateliers, conseils, formation, Marchés Publics, marchés publics

1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

janvier 10th, 2011 Posted in Bureau vert

jan, 10 2011

Je pense économies de papier lors de la passation de marchés

En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

ACCOMPAGNEMENT, conseils, développement durable, économies, green IT, imprimer, politique d'impression

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

janvier 6th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

jan, 06 2011

Tout au long de 2010, dans le cadre de mes activités de consultant expert en systèmes d’impression, j’ai rencontré des personnes d’horizons très divers : petites et moyennes entreprises privées des secteurs de l’ assurance, des prestations informatiques, du BTP…, petits établissements publics, collectivités territoriales, ministères. Au fil de ces rencontres, au vu de mes expériences et compétences en matière de marchés publics, on m’a régulièrement sollicitée pour accompagner soit l’administration dans la rédaction de son dossier de consultation, soit l’entreprise dans ses réponses aux appels d’offre.

Je vous ai présenté les prestations d’accompagnement des administrations dans l’article L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression.

Je souhaite apporter mon aide aux entreprises qui, comme moi, sont persuadées qu’il ne s’agit pas d’être juriste, ni d’être une multinationale pour emporter des marchés publics. Aussi, j’ai décidé en 2011 d’étendre l’offre de services de ASSPI et de vous proposer des ateliers pratiques, destinés à construire vos réponses aux appels d’offres publics (Ile de France uniquement). Découvrez le programme et les modalités dans la fiche pratique Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Cordialement,

Isabelle OBIOLS

appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics

Une excellente année 2011

janvier 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Divers

jan, 03 2011

ASSPI vous présente ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année.

Un peu de détente en cette fin d’année…

décembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert

déc, 27 2010

Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.

Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.

Mes impressions

formation, imprimer

La réduction des coûts d’impression

décembre 23rd, 2010 Posted in Coûts d'impression

déc, 23 2010

Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.

Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?

Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.

Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.

Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.

Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.

ACCOMPAGNEMENT, audit, charte d'impression, développement durable, économies, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts

Vous avez dit impression sécurisée ?

décembre 20th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 20 2010

Pas de politique d’impression ni de services associés sans système d’authentification efficace. Le choix de solutions reste large mais peu d’innovations viennent bouleverser le secteur. Konica Minolta, pionnier de la reconnaissance biométrique avec des systèmes capables, par exemple, d’identifier le faisceau veineux d’un doigt, vient toutefois de présenter lors du salon Info to doc des multifonctions protégés par la technologie BAN (Body Area Network ou réseau corporel de communication).

Le procédé utilise le corps humain comme support de communication, au lieu de câbles ou d’ondes radio, pour transmettre au multifonction les informations contenue dans un badge d’entreprise. Il suffit de toucher la machine pour accéder à un processus ou libérer une impression, et, dans tous les cas, activer la traçabilité sur laquelle repose sécurité et comptabilité. Une première dans le domaine de l’impression. Développée en partenariat avec Dai Nippon Printing, la solution devrait se généraliser sur les gammes Konica et tenter d’autres fabricants.

Mettre à profit l’électricité statique produite à la surface du corps humain n’est cependant pas tout à fait nouveau. Déjà sollicités dans la surveillance et de la prise en charge à distance de la santé des patients, les réseaux BAN fournissent des informations en temps réel quel que soit l’endroit où se trouve une personne disposant d’une antenne miniaturisée et intégrée aux vêtements ou dans des objets du type montre ou badge.

Source : printnews

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

impression sécurisée, imprimer, multifonction, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

Je pense économie de papier lors de la passation de marchés

décembre 16th, 2010 Posted in Bureau vert, Marchés Publics

déc, 16 2010

Le secteur public optimise ses impressions

La dématérialisation des appels d’offre a déjà fortement diminué les volumes de papier liés aux achats publics. Je propose d’aller un peu plus loin grâce à quelques précisions que vous pouvez apporter dans votre règlement de consultation :

Précisez dans les modalités de réponse à l’appel d’offre le nombre de pages maximum requis pour chaque type de document à remettre.
Précisez le nombre d’exemplaires papier de l’offre à remettre en demandant à ce qu’elles soient recto-verso et que l’offre soit également remise sous format électronique (CD-Rom).

S’il s’agit d’un travail de consultant où des rapports d’études sont à remettre,vous pouvez préciser dans votre cahier des clauses techniques particulières :

Demandez un résumé-synthèse systématique de 10 pages maximum, séparé du corps du rapport.
Dans la mesure du possible, précisez aussi le nombre de pages maximum du rapport principal.
Demandez que des exemplaires papiers recto-verso soient remis par le prestataire en nombre exact par rapport aux besoins.
Demandez également une version électronique des rapports.

Enfin, si le prestataire doit travailler dans vos sites, assurez-vous qu’il connaisse les bonnes pratiques en matière d’économies de papier et ne fasse pas exploser vos compteurs.

Le développement durable dans les « activités de bureau »

appels d'offre, charte d'impression, conseils, développement durable, marchés publics, politique d'impression

L’avenir du papier (suite)

décembre 13th, 2010 Posted in Bureau vert

déc, 13 2010

Dans notre article Le papier : avenir de la production nous évoquions les diverses pistes de recherche explorées pour la production de « papier ». Il semble que les choses avancent puisque à l’occasion du salon Eco-products 2010 qui se tient actuellement au Japon, Sony a dévoilé pour la première fois au public son prototype de papier électronique flexible.

D’une diagonale de 13,3 pouces, ce e-paper reste cependant très secret puisque Sony n’a communiqué aucune information concrète concernant les spécifications de ce dispositif, qui est sans doute loin d’être prêt à être commercialisé.

Reste que la présentation publique de ce prototype permet de juger des progrès de la firme, qui avait déjà dévoilé il y a quelques temps un modèle de papier électronique de 4,8 pouces pour une résolution de 640 x 480 pixels, intégrant un écran TFT organique et utilisant un matériau semi-conducteur nommé PXX résistant à l’humidité et à la lumière. Rien ne dit cependant que l’entreprise a utilisé le même principe pour ce nouveau prototype.

13,3 pouces, une diagonale qui s’approche de celle d’une page de journal et qui permet d’imaginer à quoi pourrait ressembler la lecture au quotidien dans quelques années.

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Le papier

consommables, développement durable, papier

Imprimer responsable

décembre 7th, 2010 Posted in Bureau vert

déc, 07 2010

L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.
Impact des impressions en entreprise :

La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées (Source : Observatoire des comportements d’impression en entreprise par Lexmark et Ipsos, mai 2010 ; étude réalisée en juillet/août 2009). Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.

La check-list proposée ci-dessous permet de travailler sur différents points complémentaires :

Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
Inciter les lecteurs d’un mail à ne pas l’imprimer,
Diffuser les documents par mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier,
Utiliser des processus de gestion documentaire (GED),
Utilisation de système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression,
Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes réseaux partagées,
Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine,
Installer des « timers » sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple),
Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel »,
Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir).
Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide),
Utilisation de kits de recharge.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace. Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source Econo-Ecolo

Les clés du succès

décembre 6th, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

déc, 06 2010

Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.

Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.

Les clés du succès

Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires. Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.

Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».

Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.

Accompagner l’optimisation

décembre 2nd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

déc, 02 2010

L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement

La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.

Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants. Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance. 25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés. Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.

Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :

communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)

Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

Optimiser ses services d’impression en Europe

novembre 29th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 29 2010

Une étude menée par IDC et commanditée par Ricoh montre qu’au-delà des facteurs liés aux coûts, les raisons principales pour optimiser ses services d’impression en Europe sont les suivantes :

changer les habitudes d’impression des collaborateurs.
rationaliser les flux documentaires liés aux processus métiers.

Les résultats de l’étude pour la France sont en parfaite adéquation avec ceux de l’Europe. Il ressort clairement que les entreprises cherchent dorénavant à améliorer leurs processus internes. Interrogés sur les changements qui avaient eu lieu au cours des 12-18 derniers mois dans leur entreprise, les dirigeants français ont mis l’accent sur la mise en place d’un approvisionnement de matériels d’impression (MFP, imprimantes) centralisé afin de mieux gérer les coûts (score moyen de 8 sur 10 correspondant à « tout à fait d’accord ») et par la même bénéficier d’une plus grande efficacité. En adressant les flux documentaires intensifs, Les entreprises se sont aperçues que les flux documentaires intensifs étaient l’un des derniers secteurs offrant un potentiel de gains considérable en termes d’efficacité et de productivité.

Selon cette enquête, les entreprises exigent de la part des fournisseurs une expérience significative et des références solides dans le
domaine du conseil lié aux processus et flux documentaires. Nous avons demandé aux personnes interviewées de hiérarchiser différents éléments, selon leur probabilité d’être inclus dans un contrat d’optimisation des services d’impression. Après les
éléments habituels relatifs au matériel et aux fournitures, elles ont mentionné parmi leurs priorités les « services de conseil liés à
l’infrastructure d’impression/de photocopie/de numérisation. » C’est pourquoi IDC estime que les sociétés qui cherchent à externaliser ou à s’associer avec un prestataire de services doivent choisir un fournisseur capable de démontrer que son expertise va au-delà de l’environnement de production, et comprend en particulier le conseil en gestion des documents et en optimisation des flux et des usages.

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

Pilotez votre parc de systèmes d’impression

novembre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

nov, 25 2010

audit, formation, Optimisation des outils d'impression, pilotage, politique d'impression

Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.

Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.

L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).

Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :

Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…

Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)

Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.

Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…

Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

Le papier : préoccupation environnementale n°1

novembre 22nd, 2010 Posted in Bureau vert

nov, 22 2010

ACCOMPAGNEMENT, audit, charte d'impression, développement durable, économies, formation, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression

Le papier reste la première préoccupation environnementale des Français au bureau. Bien géré, c’est souvent le signe le plus visible d’une démarche de développement durable réussie.

Seulement, 20% des gisements de papier au bureau sont aujourd’hui recyclés et 90% des publications des entreprises se font encore sur du papier vierge. Entreprises, administrations et associations doivent aujourd’hui faire bouger leurs pratiques, pour atteindre les objectifs du Grenelle de l’Environnement.
Pourtant, le recyclage des papiers et cartons fait figure de pionnier : le taux de collecte atteignait 63,4% en Europe en 2007, ce qui situe le papier en tête des matériaux les mieux recyclés.

Quelques chiffres éloquents :

La production d’ordures ménagères a doublé en 40 ans.
Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. Les papiers et cartons représentent plus de 70% des déchets produits par les activités de bureaux.
En récupérant vos papiers de bureaux, vous réduisez votre production de déchets de 70% en seulement quelques semaines.
Une tonne de vieux papiers transformés en fibres cellulosiques de récupération (FCR) peut donner jusqu’a 900 Kg de papier recyclé.
Aujourd’hui 80% des papiers de bureaux sont détruits en décharge ou par incinération. On estime le gisement de papiers de bureau récupérables à 1 million de tonnes en France dont plus de 350 000 tonnes dans la région Île-de-France. Lire la suite »

L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression

novembre 18th, 2010 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

nov, 18 2010

ACCOMPAGNEMENT, conseils, Optimisation des outils d'impression, photocopieur, systèmes d'impression

Les marchés de fourniture des systèmes d’impression nécessitent des compétences techniques, une connaissance des acteurs, des technologies, des types de contrats, des pratiques… qui ne sont pas toujours disponibles dans les organisations. De plus, la rédaction des pièces du dossier de consultation et le dépouillement des réponses prennent beaucoup de temps. ASSPI vous propose de vous accompagner dans la passation de ce type de marchés. Ses prestations sont de 3 ordres :

Rédaction des pièces techniques de l’appel d’offres.
Dépouillement des offres.
Supervision du déploiement complet du futur parc.

ASSPI participe à l’élaboration du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) au travers de la rédaction des clauses particulières des documents. Ces prestations sont réalisées en collaboration avec les équipes internes qui restent décisionnaires et maîtres d’œuvre en la matière.

Nous rédigeons les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCTP.

Descriptifs techniques des matériels et des accessoires : port folio.
Descriptifs des prestations attendues : livraison, installation, maintenance, formations utilisateurs, constitution d’un stock tampon de consommables, reprise en fin de marché.
Clauses de suppression , de déménagement ou d’ajout de matériels en cours de marché.
Clause de reporting des consommations, des coûts, des pannes, des interventions.
Listes des documents et certifications à fournir.

Nous rédigeons les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCAP.

Contenu des prix de location et de maintenance.
Clause relative à la facturation.
Clauses de pénalités : retard livraison, retard dépannages.
Clauses de résiliation.

Nous définissons pour le règlement de la consultation la nature du mémoire technique attendu et participerons à l’élaboration des critères d’attribution.

Nous créons une grille de prix pour l’acte d’engagement.

ASSPI construit la grille de dépouillement en accord avec les priorités de l’organisation. Cette grille permet de mettre en avant les points déterminants à comparer entre les offres (budgets globaux, qualité de services, capacités à former les utilisateurs…). Elle doit permettre de choisir l’attributaire du marché objectivement, en toute connaissance de cause.

ASSPI prévoit un plan de marche pour le déploiement du futur parc et le retrait de l’ancien. Elle s’assure la mise en œuvre de ce plan de marche par les différents prestataires (prestataire retenu, ancien fournisseur du parc copieur, retrait des imprimantes) et assure la coordination entre les différents interlocuteurs. Elle supervise notamment les plannings de livraison, de retrait et de formation.

Enfin, ASSPI s’assure de la conformité des prestations avec le cahier des charges (références matériels, options, consommables, installation, formation…).

Pour en savoir plus, contactez nous : Isabelle Obiols 06 81 02 89 74 ou iobiols@asspi.fr

Le papier : l’avenir de la production

novembre 15th, 2010 Posted in Bureau vert

nov, 15 2010

charte d'impression, consommables, développement durable, économie toner, papier

Depuis de nombreuses années, différents groupes de recherche travaillent sur la mise au point d’un support particulier appelé « papier électronique ». C’est un dispositif d’affichage qui présente les qualités de réflexion du papier et qui peut être mis à jour de manière électronique. Le fonctionnement de ce dispositif repose sur une encre électronique intégrée dans le « papier ». Seul l’apparition d’un texte ou son renouvellement sont liés à des impulsions électriques de faibles intensités (peu consommatrices d’énergie) après quoi ce support ne consomme plus d’énergie pour maintenir l’affichage. A en croire les sociétés qui soutiennent ces projets, les applications pour cette technologie semblent ne rencontrer aucune limite.

Le papier électronique inventé par Xerox porte le nom de » Gyricon » du grec, gyros : tourner et icône : image. Ce prototype concernant une nouvelle technologie d’affichage, est constitué d’une base de plastique souple sur laquelle repose une couche « d’encre électronique ». Cette couche d’encre est composée de milliers de minuscules billes bichromiques (mi-blanches et mi-noires) réparties à l’intérieur d’un film de silicone transparent. Le Gyricon, ainsi constitué, possède des propriétés qui tendent à se rapprocher de celles du papier. La lecture sur ce « papier électronique », comme sur le papier, résulte de la réflexion de la lumière ambiante. En nécessitant uniquement de l’énergie pour modifier l’affichage, ce prototype consomme 50 fois moins d’énergie que les livres électroniques de 1^ère génération de type écran d’ordinateur.

Dans les années 90, le MIT développait une approche originale de cette question, une « encre électronique » applicable sur différents types de supports dont le papier et c’est là, outre les propriétés spécifiques de cette encre, le point intéressant de cette technologie. Le côté séduisant de cette technologie réside dans l’obtention d’une image qui ressemble plus à une impression sur du papier qu’à une image sur un écran d’ordinateur, l’avantage indiscutable étant de pouvoir faire varier l’image de chaque page par programmation. De plus, cette encre électronique peut s’appliquer sur les deux côtés d’une feuille de papier ou d’un autre matériau et le papier couché avec cette encre garde une certaine souplesse. Il peut être roulé ou courbé sans problème. Il peut également être photocopié. Lire la suite »

La guerre écolo des supports

novembre 11th, 2010 Posted in Bureau vert

nov, 11 2010

L’industrie papetière est présentée régulièrement comme un secteur polluant, nuisible pour nos forêts et pour l’environnement.Alors depuis quelques années on présente l’électronique et les clés USB comme économiseurs de feuilles. Mais ces nouvelles technologies sont-elles si propres ? Qui présente le meilleur Bilan Carbone ?

Il y a des évidences : pour fabriquer du papier, il faut couper des arbres ! Le processus industriel est assez lourd et la consommation en énergie n’est pas négligeable.

On pourrait penser que le Bilan Carbone de l’électronique est nul, mais pour l’expédition ou le stockage des documents, il est nécessaire de construire des centres de données climatisés pour stocker les serveurs. La conception des clés USB nécessite du pétrole (plastique) et des cartes électroniques. Il faut également des équipements (ordinateurs) pour les expédier et les lire.

Le papier est un produit biodégradable et recyclable à souhaits, sous réserve que les consommateurs fassent le tri en suivant correctement les filières mises en place.

Contrairement au papier, les jouets ou les maisons en bois ont la faveur du public et sont présentés comme des produits écologiques. Pourtant, ils sont tous issus du même endroit : la forêt ! Quelles que soient les filières utilisant le bois, l’important est bien la gestion des forêts en évitant par exemple des coupes illicites tout en garantissant le maintien de la biodiversité. Plusieurs certifications ont été mises en place afin de guider les consommateurs : PEFC, FSC, NF Environnement.

Nous ne pouvons pas en dire autant de l’électronique. Pourtant, nous sommes souvent sollicités par nos institutions (banques, téléphone, énergies) pour passer du courrier postal au courriel, sous prétexte de faire un geste en faveur de l’écologie. Soit dit en passant, bien que cela fasse faire des économies substantielles aux banques (impression, mise sous pli, frais d’expéditions…), cela est rarement accompagné par une réductions de nos abonnements…

Mais que l’on ne se trompe pas, l’électronique présente notamment ces avantages : il est plus agréable de se promener avec un clé USB que 5 kilos de papier sous le bras et vive le gain de place dans les locaux d’archivage après la numérisation des documents. De plus, il est possible de de ré-écrire plusieurs fois sur les supports électroniques.

Nous voyons bien qu’en fonction des besoins, le papier et l’électronique ont leur place dans notre vie quotidienne. Comme beaucoup de choses, ces produits sont complémentaires avec leurs avantages et inconvénients.

Source : carbone 11

Le papier

novembre 8th, 2010 Posted in Divers

nov, 08 2010

consommables, développement durable, papier

Le papier a de la valeur. Il est renouvelable, personnel et utile. Plus nous savons de choses à son sujet et plus nous sommes en mesure de faire des choix intelligents lorsque vient le temps de nous en servir.

La belle histoire du papier

Le papier est né en Chine vers la fin du III^ème siècle avant l’ère chrétienne, sous le règne de l’empereur Chiuangdi (dynastie des Qin). Le Ministre de l’Agriculture Tsaï-Lun réussit, à l’aide de vieux chiffons et d’écorces réduits en bouillies, à confectionner une pâte qui, passée dans un tamis et séchée, donnait une feuille d’une éclatante blancheur.

Au VIII^ème siècle, les arabes apprennent l’art chinois de fabrication du papier, et le transmettent peu à peu à l’occident. Au XV^ème siècle, l’invention de la typographie par Gutenberg accroît la consommation de papier. Mais c’est au XIX^ème siècle que l’industrie du papier prend réellement son essor. Au siècle suivant, elle devient l’industrie lourde que nous connaissons aujourd’hui.

Le papier est d’abord le support de l’écriture, ce pourquoi il fut probablement pour la première fois utilisé, il y a environ 2 000 ans. Le papier a toujours accompagné l’activité et le développement de l’homme, assurant par là même l’essor des peuples qui en maîtrisaient la fabrication

Indispensable papier !

Peut-on imaginer un monde sans papier ? Quel matériau présente aujourd’hui autant de diversité d’utilisations pour un coût d’usage aussi modique ? Nous utilisons le papier tous les jours. Grâce au papier on peut lire, écrire, mais aussi envelopper, emballer, faire des billets, des mouchoirs, recouvrir des murs, et mille autres choses qui nous sont indispensables. Aujourd’hui, le papier et le carton sont omniprésents dans notre vie à travers leurs différents usages.

Le papier est le support privilégié de la communication écrite. L’écrit correspond à la représentation de la pensée par des signes conventionnels. C’est un moyen de :

transmettre des connaissances, des idées et des savoirs
communiquer (assurer un lien entre des personnes distantes)
sauvegarder et archiver. En effet, alors que la mémoire ne dure que le temps de la vie d’un être humain, l’écrit lui survit indépendamment du support sur lequel il se retrouve

Le papier véhicule donc l’essentiel des échanges intellectuels de notre temps.

Procédé de fabrication

Le processus de base de fabrication du papier est le même depuis deux mille ans. Le papier est constitué de 70 à 95 % de matières fibreuses (cellulose, pâte mécanique ou vieux papier) et de substances telles que colles, pigments et liants (5 à 30 %). La première étape consiste à séparer avec des solvants les fibres cellulosiques de la lignine, les deux matières premières qui composent le bois, pour obtenir une pâte. Les différents procédés (mécanique, chimique, mi-chimique) nécessitent des quantités d’énergie et d’eau considérables. Il faut ensuite épurer et blanchir les fibres en utilisant des quantités massives de produits chimiques (organo-chlorés). La deuxième étape consiste à répandre un mélange de plusieurs pâtes très diluées sur une surface poreuse adaptée à travers laquelle l’excédent d’eau peut s’égoutter jusqu’à former une couche mince de fibres. De nombreux adjuvants minéraux (kaolin, talc), d’additifs chimiques et de colorants sont ajoutés pour obtenir la qualité de surface souhaitée. Les couches sont ensuite pressées et séchées avant de former des feuilles qui sont enfin enroulées en bobines. Lire la suite »

Le développement durable dans les « activités de bureau ».

novembre 3rd, 2010 Posted in Bureau vert

nov, 03 2010

Sur la base d’une enquête menée auprès de 1 700 entreprises franciliennes de moins de 250 salariés, le
CROCIS publie huit études sectorielles permettant de mieux appréhender les enjeux du développement
durable dans des secteurs phares pour la région, et d’évaluer leurs avancées ou blocages dans ce
processus.
Il apparaît globalement que les PME se trouvent à une période charnière de leur développement, entre une
prise de conscience désormais aboutie et une volonté d’action souvent difficile à mettre en oeuvre.
Les “activités de bureau” regroupent des activités principalement liées aux services fournis aux entreprises, ainsi
que les activités immobilières et les activités informatiques. Ce regroupement se justifie par les caractéristiques
communes que présentent ces PME en termes de prise en compte du développement durable : problématique
prégnante liée aux ressources humaines, achats massifs d’équipements et de consommables, consommations
d’énergies,….

Globalement, il apparaît que ces activités prennent encore peu en compte le développement durable, souvent par manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise, qui considèrent le plus souvent qu’ils ne sont pas concernés. Les enjeux en termes de développement durable sont pourtant forts pour ces PME, dont le poids est particulièrement important en Ile-de-France. Néanmoins, conscients des enjeux liés au développement durable, notamment suite à la tenue du Grenelle de l’environnement, un tiers des dirigeants de PME le considèrent comme un atout sur le plan économique. Mais cette prise de conscience demeure semble-t-il, superficielle puisque les dirigeants interrogés parviennent difficilement à définir en quels termes le développement durable pourrait concrètement être bénéfique pour leur activité.
Il apparaît que les chefs d’entreprise de ce secteur manquent en premier lieu d’une information concrète, ciblée sur leur domaine d’activité, qui leur permettrait d’avoir une vision claire de l’application du développement durable dans leur organisation.
Ainsi, à la question « De quel type d’appui pensez-vous avoir besoin ? », 65 % des dirigeants interrogés réclament plus
d’information sur les opportunités liées au développement durable.

Par ailleurs, la faible implication des PME de ce secteur est confirmée par le manque de moyens mis en place pour appliquer le développement durable. Les chefs d’entreprise sont notamment 27 % à affirmer ne disposer d’aucun moyen spécifique (contre 23 % pour l’ensemble des PME), alors que seulement 8 % d’entre eux déclare bénéficier d’un budget spécifique (contre 15 % pour
l’ensemble).
Enfin, moins d’1/5ème des dirigeants déclarent rencontrer des freins, et la même proportion estime avoir besoin d’un appui dans
l’application du développement durable. Ces faibles pourcentages révèlent un réel manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise. Très peu impliqués, ils ne sont pas encore conscients ni des obstacles qu’ils pourraient rencontrer dans leur démarche, ni
des appuis que ceux-ci pourraient nécessiter.

Source CROCIS

Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 01 2010

Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps, les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

Big Bang ?

octobre 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 28 2010

Dans les projets d’optimisation de parcs d’impression, certains parlent de Big Bang. De quoi s’agit-il ?

Les imprimantes et les copieurs ont très rarement suivi les mêmes processus d’acquisition :

les imprimantes sont achetées par flotte et/ou au coup par coup et les consommables sont achetés auprès de divers fournisseurs et stockés. Les contrats d’entretien sont très rares.
les copieurs sont le plus souvent loués pour 3 ou 4 ans (parfois 5 mais c’est de plus en plus rare) et les consommables et la maintenance sont inclus dans un prix à la page appliqué aux volumes réellement imprimés ou au forfait. Ils font l’objet d’un contrat global ou de contrats au coup par coup.

Ces pratiques engendrent des échéances différentes pour les éléments du parc : les contrats de location ne se terminent pas tous en même temps, difficile de « jeter » une imprimante en bon état, pire neuve. Or, l’optimisation présente un schéma cible du parc « idéal » qui implique le plus souvent le changement total (ou presque) des matériels en place.

La méthode du Big Bang consiste à passer du parc existant au parc optimisé en une seule opération. Les contrats de location sont résiliés avant terme si nécessaire (les pénalités de résiliation sont incluses dans les calculs de budget et d’économies), les matériels achetés qui n’entrent pas dans le schéma sont jetés, donnés, bref éliminés. Les stockes de consommables sont au mieux repris par le fournisseur, au pire jetés aussi.

Cette méthode a l’avantage de mettre en place au moment souhaité le parc optimisé mais aussi les bonnes pratiques, les modes opératoires et les outils de suivi. Elle permet une gestion simplifiée du parc : souvent, un seul prestataire, un seul contrat, une seule échéance, une seule facturation…Elle permet également de négocier de meilleures conditions puisque le prestataire sera consulté sur de plus grandes quantités de matériels et pour des volumes plus importants. De plus, il n’aura pas à gérer un parc tiers toujours coûteux et compliqué à maîtriser.

Mais elle présente aussi des inconvénients. Les pénalités de résiliation viennent grever les économies réalisables. Les utilisateurs qui découvrent le Lundi que leur imprimante personnelle a disparu au profit d’un copieur dans le couloir sont souvent d’actifs acteurs de l’échec de l’optimisation (frein à l’utilisation, pannes,…). La mise en place de la nouvelle organisation se fait en une seule fois et son rodage (petits ou gros couacs inévitables) n’est pas amorti par des solutions de repli ( matériels en double pendant quelques temps, impressions directes possibles le temps de tester la solution logicielle de gestion documentaire…).

Bref, le Big Bang c’est la naissance d’un nouveau monde mais ce peut aussi être une implosion…

7 bonnes raisons pour imprimer mieux grâce à ASSPI

octobre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert, Formation et Accompagnement

oct, 25 2010

Des économies immédiates

Les pratiques enseignées amènent une diminution de 10 à 20% des volumes imprimés et donc du budget d’impression.

Un projet fédérateur

Cette formation peut être le déclencheur d’une démarche de développement durable ou s’intègre dans votre politique environnementale. L’adhésion de vos collaborateurs est généralement acquise et peut être capitalisée pour d’autres projets.

Votre budget formation

ASSPI est centre de formation agréé. Ses prestations entrent donc dans vos contributions obligatoires au titre de la formation continue.

Vos collaborateurs

Il n’est pas nécessaire d’avoir de connaissances techniques ou informatiques particulières, cette formation s’adresse à l’ensemble de vos collaborateurs. Afin de garantir une meilleure écoute et interaction entre vos collaborateurs et nos formateurs, le nombre de personnes est de 6 par session.

Une durée optimisée

Le temps de la formation (1/2 journée) est prévu pour permettre à vos collaborateurs de mettre les conseils en pratique dans leur quotidien. Vous gagnez du temps car nous venons former vos collaborateurs dans vos locaux et sur leurs matériels d’impression.

Contenu de la formation

Utilisation des matériels : impression recto-verso, scans optimisés, mode économique…
Pratiques : favoriser la lecture à l’écran, l’impression en N&B, la gestion numérique des mails…
Astuces : polices les plus économiques, vider complètement les cartouches…

Suivi des stagiaires

Vos collaborateurs peuvent poser leurs questions ou évoquer leurs difficultés auprès de leur formateur pendant un mois après la formation. A la fin de cette assistance, nous leur adressons un mail de rappel des consignes et un questionnaire sur leur mise en pratique.

Contact : Isabelle OBIOLS

Par mail : iobiols@asspi.fr ou par téléphone 06 81 02 89 74

ACCOMPAGNEMENT, conseils, économie toner, formation, imprimer, politique d'impression, Réduction de coûts

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions.

octobre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 21 2010

Les objectifs d’un tel projet peuvent être multiples et chaque cas devra définir ses propres priorités.

Les objectifs les plus fréquents sont :

La réduction des coûts d’impression (les coûts documentaires peuvent être réduits entre 10 et 30% selon les configurations).
Le développement durable.
L’efficacité des consultations pour choix de prestataire.
La visibilité exhaustive du parc des outils d’impression.…

Ce type de projet représente un changement important dans la plupart des organisations existantes (entreprises, administrations…).

La réussite d’un tel projet passe par :

L’engagement fort de la direction.
L’analyse précise de la situation actuelle : coûts, implantation, pratiques…
Une connaissance exhaustive des technologies disponibles : copieurs, imprimantes, réseau…
Un accompagnement des utilisateurs : formations, communications…
Un suivi du parc : suivi de la relation fournisseur, plan de progrès…

Ce projet sera mené par les équipes internes seules ou accompagnées par un auditeur externe.

L’optimisation peut être menée de 2 façons :

Big bang : la nouvelle organisation (matériels, pratiques, modes opératoires…) est mise en place à une date fixée et le projet peut être clos en quelques mois.
Vagues : la nouvelle organisation est mise en place par vagues (souvent selon les échéances de location du parc existant) et le projet peut s’étaler sur 3 ans.

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

octobre 18th, 2010 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

oct, 18 2010

audit, développement durable, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.

Impact des impressions en entreprise :

La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace.

Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source : Printnews

Les drivers d’impression outils incontournables de l’optimisation

octobre 14th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 14 2010

Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

La meilleure des politiques d’impression peut avoir des ratés si les outils auxquels elle s’applique ne sont pas correctement installés, paramétrés et mis à jour.

Qu’il s’agisse d’imprimer, de faxer, d’envoyer par mail ou de stocker des documents, le choix du matériel et de sa répartition dans l’entreprise détermine l’optimisation de circulation des documents, dans leur version papier ou numérique. Les caractéristiques techniques des modèles qui composent le parc ont donc autant d’importance que les performances du réseau.

L’installation d’un parc de systèmes d’impression met en jeu des outils parmi lesquels le driver d’impression joue un rôle de premier plan. Un driver permet d’imprimer depuis n’importe quel poste sur toute imprimante disponible sans forcément connaître ni la marque ni le modèle du périphérique. Enfin, les meilleurs drivers savent gérer à distance les interfaces des différents matériels. Une flexibilité qui devient le vrai prolongement d’une politique d’impression et autorise différentes stratégies en fonction des groupes de travail. « La gestion des drivers est contraignante en terme d’installation, de déploiement, de mise à jour et de paramétrage, explique Frédéric Brouillard, Directeur Avant Ventes des Systèmes d’Impression chez HP. Depuis quelques années nous disposons d’un driver universel dont l’intérêt est de permettre à un client de gérer plus simplement la fonction d’impression dans son parc, quel que soit le nombre et le type de modèle d’imprimantes et avec un seul et même driver. »

L’approche est sensiblement la même chez Epson où « l’on utilise des pilotes universels, précise Christian Beziat, chef de produits. Un seul type de driver capable de piloter toutes nos imprimantes, c’est la solution le plus souvent retenue pour des facilités d’administration. »

Lorsque les prestataires déploient le parc dans une entreprise, les drivers d’impression installés sur le serveur ou les postes client ont souvent déjà été configurés par défaut. Cette pré-configuration permet d’appliquer la politique d’impression validée par l’entreprise. Impression recto verso, noir et blanc ou couleur sont des exemples de réglages qu’un driver d’impression est censé pouvoir gérer en toute indépendance des matériels et des systèmes d’exploitation en place. Avec les bons outils, un gestionnaire de parc est ainsi en mesure de configurer ses drivers en fonction des machines et des groupes de travail et d’inciter les utilisateurs à se servir du matériel selon les pratiques définies par l’entreprise.

Une fois installée et opérationnelle, le parc n’est pas à l’abri de petits ou grands dysfonctionnements qui impliquent des mises à jour de drivers. Problèmes difficiles à éviter, les sites Web des constructeurs se révèlent réactifs et mettent à disposition le téléchargement de nouvelles version de drivers ou de patchs correctifs.

10 pratiques d’impression économes et durables

octobre 11th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert

oct, 11 2010

Si vous souhaitez obtenir ce document au format pdf, adressez-moi un mail ou un commentaire.

Les livrables de la prestation d’audit des systèmes d’impression vus par ASSPI

octobre 7th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

oct, 07 2010

Les livrables qui restitueront l’ensemble de l’étude sont :

Le rapport d’audit.
Les préconisations.
Le plan d’action.
La synthèse.

Le rapport d’audit est un rapport détaillé qui présente :

Les données exhaustives de l’inventaire, statistiques du parc détaillées et analysées.
Les données budgétaires du parc existant et leur analyse.
Le compte-rendu des entretiens utilisateurs fournissant de façon anonyme et exhaustive toutes les réponses obtenues lors des entretiens et leur analyse.
La cartographie de départ du parc par site.
Les objectifs de l’optimisation du parc.

Les préconisations sont présentées sous la forme de :

Un document général regroupant la politique d’impression, le port folio des équipements et les modes opératoires à mettre en place.
Un document présentant 3 scénarii d’équipement détaillés, constitués pour chaque cas de la cartographie cible détaillée avec les règles d’implantation choisies, la simulation financière du parc et l’estimation des économies réalisables.

Le plan d’action détaille les étapes, les objectifs intermédiaires et les moyens nécessaires pour l’optimisation du parc actuel et les règles d’optimisation de tout nouveau parc.

La synthèse est un résumé des 3 documents précédents. Elle présente l’état synthétique du parc actuel, les préconisations générales, la comparaison des 3 scénarii et la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.

Multifonctions pour PME/TPE ?

octobre 4th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE

oct, 04 2010

Laser, couleur et multifonction, voilà le tiercé gagnant des PME et TPE selon les résultats d’une étude menée cet été par Brother et TNS Direct, et intitulée « les usages d’impression des entreprises françaises ». Si, pour des raisons de compacité, l’attrait pour les MFP 3 et 4 en 1 se confirme, la progression de la couleur est indéniable : 64 % des structures interrogées privilégient des périphériques couleur pour assurer leur communication. L’impression monochrome n’est pas pour autant délaissée : 80 % des entreprises y ont recours pour les tirages en grande quantité.

Dans le détail, l’imprimante laser équipe davantage les PME. 63% d’entre elles possédent au moins une solution de ce type contre 38% des TPE. Si le prix d’achat peut expliquer cette différence, il faut également la relier au volume d’impression : le coût à la page étant en moyenne moins élevé avec un périphérique laser, les organisations effectuant d’importants volumes d’impression ont davantage tendance à se tourner vers la technologie laser. Plus l’entreprise est grande, plus elle imprime : 52% des TPE impriment moins de 100 pages par mois. 38% des PME produisent plus de 1 000 pages par mois.

Paradoxalement, si l’aspect tarifaire est primordial pour les entreprises françaises, le coût d’exploitation se révèle relativement peu important. Seulement 7% des TPE et 8% de PME l’ont cité parmi les critères de choix. Viennent ensuite la vitesse d’impression, la qualité d’impression, la typologie (monofonction ou multifonction), l’ergonomie, les services associés (gestion de documents, processus métiers, garanties, maintenance, installation).

Si, avant l’effondrement du marché en 2009, le discours adopté visait les spécifications techniques, désormais il est question d’usages et de services associés. Désormais, les enjeux économiques et énergétiques soulèvent des questions de fond : optimisation des coûts, maîtrise de l’empreinte carbone, gestion documentaire, etc. ».

Source : enquête Brother

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

sept, 30 2010

Le projet est mené en 3 étapes :

Le recensement de l’existant et des besoins
Les préconisations techniques et organisationnelles
L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

Consommation de papier des grandes entreprises françaises

septembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert

sept, 27 2010

Plusieurs associations, dont le WWF, ont passé au crible la consommation en papier de 50 grandes entreprises françaises.Et le constat est édifiant : un employé consomme entre 70 et 85 kg par an – c’est trois fois la moyenne mondiale.

L’écart, s’il se resserre par rapport à la moyenne européenne, n’en existe pas moins, avec 167,2 kg/hab de papiers et cartons consommés en France, contre 134,1 en Europe en 2008.

N’en jetez plus ! Seulement 20% des papiers issus des bureaux sont recyclés. Si l’Etat a fixé des objectifs dans le Grenelle de l’Environnement d’ici 2012 – comme celui de n’utiliser plus que du papier recyclé-, cette étude se penche sur les pratiques de nos grandes entreprises. Celles du Cac 40, mais aussi les partenaires des ONG comme le WWF qui se retrouvent, hasard ou pas, dans la tête du classement.

Déforestation abusive, surconsommation d’eau et d’énergie, pollution ou encore production excessive de déchets : les maux environnementaux liés au papier sont importants. Pourtant, « A quelques exceptions près, la majorité n’est pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et a encore beaucoup de progrès à faire », constatent le WWF-France, Riposte Verte, Les Amis du Vent et 100% recyclé 100% engagé.

Ces ONG notent que seules neuf (L’Oréal, Axa, La Poste, Carrefour, France Télécom, PPR, Michelin, Danone, Castorama) des 50 entreprises interrogées se sont réellement engagées à réduire leur consommation ; elles utilisent au moins 50% de papier recyclé ou doté d’un label indiquant qu’il a été extrait d’une forêt protégée, et ont instauré un tri au siège et sur l’ensemble des sites français. “Même si une majorité des entreprises a déjà mis en place au moins une action concernant le papier, ces actions restent trop ponctuelles”, regrettent les ONG, qui entendent élargir cette enquête aux collectivités.

Parmi les mauvais élèves du classement (Leclerc, EADS, Suez Environnement, Véolia Environnement, Vinci, etc), certaines entreprises reconnaissent ne pas avoir eu le temps ou ne pas avoir voulu répondre aux questions des ONG. L’étude est donc basée sur les informations des rapports développement durable de ces sociétés. Des rapports qui ne relatent pas toujours la politique papier des ces entreprises.

France Info et Le Monde. Septembre 2010

conseils, développement durable, imprimer, papier, Recyclage

Accompagnement au changement: effet de mode ou nécessité ?

septembre 23rd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement

sept, 23 2010

Depuis quelques années, on a vu apparaître ce terme d‘accompagnement au changement. Au début, il était surtout utilisé pour les projets informatiques mais il se retrouve un peu partout aujourd’hui. Comme toutes ces pratiques issues du monde informatique et récupérées par les autres sphères de l’entreprise, le terme est souvent galvaudé et recouvre des réalités très différentes. Essayons d’y voir plus clair.

Tout d’abord la définition : L’accompagnement au changement consiste à faciliter l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs de nouvelles procédures, d’un nouveau matériel…

Chacun s’interrogera sur son utilité et sur les ressources à lui consacrer : comment faisait-on avant ?

Il faut savoir que le non accompagnement ou le mauvais accompagnement coûte très cher. Notamment en matière de système d’information, le plus coûteux est sans doute le rejet ou la sous-utilisation des nouveaux outils. Le retour espéré par la mise en place de l’outil n’est pas au rendez-vous parce que les utilisateurs ne se le sont pas appropriés correctement (Exemple : ils continuent à imprimer en recto simple alors que l’entreprise a investi dans un matériel capable d’imprimer en recto-verso et souhaite ainsi faire des économies de papier).

Dans le cas de l’accompagnement au changement, une bonne démarche ne se voit pas ou plutôt elle s’évalue à l’absence de problème ou de défaut.

Mais attention aussi au trop d’accompagnement. À l’inverse, le mieux est l’ennemi du bien. Les bons praticiens le savent : il ne faut pas se faire plaisir à utiliser toute la panoplie du parfait accompagnateur du changement. La maîtrise de certains outils sophistiqués vous propulse comme un expert du domaine. Mais leur usage à mauvais escient fait de vous unvéritable danger. Tout comme il faut savoir résister à l’attrait de la nouveauté de telle ou telle technologie, certes de pointe et très valorisante, de même il faut savoir ne pas utiliser telle méthode d’accompagnement ou tel outil. Les choses simples, éprouvées sont souvent les mieux adaptées.

Il faut garder l’objectif véritable en tête : réussir le changement.

Les démarches efficaces d’accompagnement au changement sont basées sur les 3 types d’action suivants :

participation : associer les utilisateurs dès le début du projet, afin notamment de prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes ;
communication : mettre en place un plan de communication permettant à tous de comprendre et d’accepter les changements à venir, ainsi que d’être informé sur l’avancement du projet ;
formation : s’assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires.

La participation des personnes dans la démarche est un facteur clé de réussite, l’accompagnement au changement ne saurait se limiter à des actions de formation et de sensibilisation.

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ACCOMPAGNEMENT, conseils, formation

Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression

sept, 21 2010

Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins. Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE

sept, 17 2010

Vous vous dites sûrement :

Je n’ai qu’une imprimante.
Je n’imprime pas beaucoup.
Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
Je vais choisir mon imprimante moi-même.
Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE

sept, 15 2010

Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

Le marché de l’impression : des chiffres édifiants

septembre 13th, 2010 Posted in Divers

sept, 13 2010

Quelques chiffres, vos avis

Les chiffres d’IDC sont tombés : avec 29 millions d’unités vendues dans le monde, le secteur des solutions d’impression a connu une croissance de 20 % au second trimestre en comparaison de la même période en 2009. En terme de revenus, le marché affiche + 14 % avec un total de 13,3 milliards de dollars. La multiplication des matériels d’impression est incroyable quand on sait que la centralisation est une source d’économie et de productivité. On peut se demander dans l’intérêt de qui les constructeurs promettent à leur clients d’optimiser leurs parcs…

Le cabinet d’étude relève que, pour la première fois, dans le segment des multifonctions, les modèles monochromes font mieux que les modèles couleurs, respectivement + 39,7 % et + 33%. Le petit rayon de soleil de ses statistiques, la couleur ne serait plus indispensable…

Avec 66% de part de marché, la technologie jet d’encre domine le secteur. Elle progresse de 14 % avec 19 millions d’unités vendues dont 78% de MFP. Pour sa part, le laser connait la croissance la plus élevée avec + 35% (9 millions d’unités vendues). Les modèles monochromes représentent 83 % du segment laser, les modèles couleurs, 17 %. En matière de consommables, le jet d’encre coûte entre 2 et 3 fois plus cher que le laser d’où la promotion que certains fournisseurs font de cette technologie. Rationnellement, excepté pour le haut de gamme qui ne concerne que les professionnels de la PAO, le jet d’encre devrait disparaître…

Le marché américain confirme sa reprise avec une progression de 14,4 % par rapport au deuxième trimestre 2009 (6,6 millions d’unités vendues) alors que l’Europe de l’Ouest renoue avec la croissance avec + 12,3 % (5,6 millions d’unités vendues). Pour la même période, la région CEMA enregistre une progression de 23,1% (3,4 millions d’unités vendues). En tête, la région Asie Pacifique atteint les + 31,8 % (7,9 millions d’unités vendues) tandis que, bon dernier, le Japon se contente d’un + 1,4 % (1,6 millions d’unités vendues).

Source : Printnews

A lire aussi

Optimisation des outils d'impression, photocopieur, systèmes d'impression

Le secteur public optimise ses impressions

septembre 9th, 2010 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression

sept, 09 2010

consommables, multifonction, Optimisation des outils d'impression, photocopieur, politique d'impression, Recyclage, systèmes d'impression

Ce secteur est traditionnellement considéré comme le grand consommateur de papier. Au travers de directives ministérielles (Décembre 2008), la volonté d’optimiser les impressions est affichée et transformée en plan d’actions concrètes. Un exemple à suivre…

Objectifs cibles pour 2010 :

Suppression des imprimantes à jet d’encre.
Non-remplacement de 80 % des imprimantes individuelles.
Développement des copieurs multifonctions.
100 % des cartouches laser ayant des caractéristiques équivalentes à celles de l’écolabel français (NF Environnement).
100 % des cartouches d’impression usagées reprises par les prestataires ou par des structures d’insertion des personnes éloignées de l’emploi ou employant une majorité de personnes handicapées.

Moyens d’action

Communication sur les bonnes pratiques et les exemples : incitations à l’impression utile.
Réglage en recto-verso par défaut des matériels d’impression.
Développement de l’implantation d’appareils multifonctions en substitution aux imprimantes locales.
Formation des agents à leur utilisation et au travail dématérialisé (constitution de dossiers, classement et archivage entièrement dématérialisés).
Mise en réseau des copieurs et imprimantes pour diminuer la consommation et leur nombre avec une exemplarité forte à porter par la hiérarchie.
Restriction du nombre d’imprimantes individuelles par le non-remplacement des imprimantes usagées.
Recours à la dématérialisation.

Simple mais efficace…

Quelques chiffres, vos avis…

septembre 7th, 2010 Posted in Divers

sept, 07 2010

développement durable, imprimer, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

En cette rentrée, je vous propose quelques statistiques sur le secteur du document imprimé. Les chiffres étant traditionnellement source d’interprétation en fonction de chacun, je vous invite à nous faire partager vos avis…

200 milliards, c’est le nombre de pages imprimées en France avec une croissance de 3% par an (-4% pour le noir et blanc et +22% pour la couleur).
Source : Gartner Group

32 milliards, c’est le nombre de pages imprimées qui sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture soit l’équivalent de 400 millions d’euros.
Source : SNESSI

40%, c’est la hausse de la consommation de papier liée à l’irruption du mail.
Source : l’entreprise.com – Cabinet Pricewaterhouse Coopers

Les flux de documents dans les entreprises pourraient être multipliés par cinq, voire dix, à l’horizon 2015.
Source : IDC (International Data Center)

80, c’est le nombre de pages d’information qu’un col blanc reçoit chaque jour en 2008, il en recevait 9 en 1975. Source : SNESSI

18 milliards d’euros, c’est environ ce que les entreprises françaises ont dépensé en 2008 dans l’impression.
Source : CEBR étude de janvier 09

Enquête Riposte Verte sur la politique papier

septembre 2nd, 2010 Posted in Bureau vert

sept, 02 2010

Cette étude a pour but d’évaluer les politiques papier de 50 grandes entreprises françaises et plus particulièrement l’évolution de leur consommation de papier, la proportion de papier responsable qu’elles utilisent et les actions qu’elles ont mises en place pour en maximiser le recyclage.
Les 50 entreprises sélectionnées sont :
– les entreprises du CAC 40,
– les grands distributeurs,
– certaines entreprises partenaires du WWF.

Le papier est un support de communication issu de ressources renouvelables. Il tient toujours dans la vie culturelle de l’Homme une place importante.
Sans garanties, il peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement tels que la pression sur les forêts, l’émission de pollutions chimiques et atmosphériques ainsi que la production de grandes quantités de déchets non valorisés.
Au même titre que d’autres secteurs, il faut donc développer une politique responsable d’utilisation de ce produit pour réduire son impact sur l’environnement.

La consommation de papier et carton en France est de 9,5 millions de tonnes. En 2009, cette consommation a baissé de près de 10%. Au-delà des raisons économiques, cette tendance traduit un début de prise de conscience et une généralisation progressive des éco-gestes en France.
Pourtant au bureau :
– un employé produit toujours environ 80kg2 de papier par an,
– 65 % des employés considèrent que l’on imprime du papier inutilement,
– en moyenne, 14 % des impressions ne sont jamais lues.

3 domaines d’action :

Consommation : Consommer le papier de manière plus raisonnée permet de réduire son empreinte sur l’environnement
Achat : Utiliser 100 % de papier responsable évite d’ajouter une pression supplémentaire sur les ressources forestières
Recyclage : Recycler son papier permet de diminuer son impact sur l’environnement et participe à la production de nouveaux papiers

L’évaluation PAP50 révèle que, même si quelques entreprises en France développent une politique papier qui va dans le bon sens, la majorité ne sont pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et ont encore beaucoup d’efforts à faire.
Ces entreprises consommatrices d’importants volumes de papier ont la responsabilité de généraliser les bonnes pratiques afin de faire passer la note moyenne de l’étude de 43 sur 100, pour les entreprises ayant répondu, à 94 sur 100 qui représente la compilation des meilleures actions papier, et ainsi minimiser l’impact négatif de ce secteur papier sur l’environnement.

Les recommandations :

Consommation : afin de maîtriser la consommation à usage interne, il est nécessaire de continuer à systématiser l’ensemble des éco-gestes existants pour réduire la consommation de papier au quotidien, à travers des outils de sensibilisation et la mise en place de moyens efficaces pour contrôler la surconsommation.
Achat responsable : une politique d’achat de papier non responsable peut avoir des impacts sur l’environnement tout au long du procédé de fabrication du papier. De ce fait, les entreprises sont invitées à se tourner vers du papier 100 % recyclé ou certifié FSC en priorité, les seuls à offrir de solides garanties environnementales sur l’origine du papier. Un très faible nombre d’entreprises utilise en majorité du papier recyclé. Pourtant l’offre de papier recyclé se développe, sa qualité et sa blancheur sont identiques à celle d’un papier issu de fibres vierges. La généralisation des impressions responsables à tous les documents et pas seulement aux documents relatifs au développement durable est nécessaire.
Recyclage : il existe un vaste ensemble de solutions pour recycler le papier dans l’entreprise. Celles ne l’ayant pas déjà fait sont invitées à rapidement mettre en place des systèmes de valorisation, afin de donner la possibilité aux employés de participer au recyclage de l’ensemble de leurs papiers. Instaurer un système de cercle vertueux de recyclage du papier, distribuer la même quantité de papier avec fibres recyclées que la quantité de papier récupérée, afin de sensibiliser aux intérêts du recyclage pour ainsi atteindre et maintenir un taux de recyclage de 100%.

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