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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Et vous qu’imprimez-vous ?

février 24th, 2011 Posted in Bureau vert
fév, 24 2011
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La dernière enquête OKI  a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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La lecture à l’écran, oui mais…

janvier 20th, 2011 Posted in Bureau vert
jan, 20 2011
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Tout d’abord, nous sommes habitués à lire sur papier. On a ainsi acquis des réflexes de lecture qui sont difficilement transposables lors de la lecture sur écran. Ensuite, nos caractéristiques physiologiques ne nous permettent pas de lire sur écran comme sur papier.

Déchiffrer les caractères et les assembler est en général plus lent et plus fatiguant sur écran. La lecture sur écran serait plus lente de 25% comparativement à la lecture papier.
De plus, une lecture prolongée ou répétée sur écran est susceptible d’entraîner des problèmes de fatigue visuelle, dus en grande partie à une sollicitation importante de l’œil.

La sensation de confort visuel et les conditions de vision optimale dépendent étroitement de la répartition des contrastes des luminances et la compréhension dépend directement de la forme du texte. On doit donc optimiser les caractéristiques des informations afin d’en faciliter la lecture :

  • Pour améliorer la vitesse de perception et le confort visuel, on doit optimiser les couleurs employées. On peut dire que le contraste positif (fond clair / caractères sombres) est plus adéquat que le contraste négatif (fond sombre / caractères clairs). Ainsi, la sensation de confort visuel est en grande partie déterminée par le contraste des mots avec le fond.
  • La lisibilité dépend de paramètres propres aux caractères :  taille des caractères affichés, espacement des lettres, espacement des mots et des lignes, typographie. Il faut notamment mettre en valeur les informations importantes, les mots clés en utilisant des enrichissements typographiques tels que le gras ou l’italique (prendre en compte que le style italique est moins lisible qu’un style classique), en jouant sur les tailles de caractères. Il convient d’écrire en minuscules plutôt qu’en majuscules (les mots écrits en lettres minuscules sont plus faciles à lire que ceux écrits en lettres capitales). On peut toutefois se permettre d’écrire en majuscules pour des informations brèves (intitulé d’un bouton, titre de page, titre de rubrique, etc.).
  • La structure même du document doit être adaptée à ce média. Il est conseillé de fournir un sommaire pour les textes longs. Il convient de diviser visuellement le texte en parties (titres et sous-titres). On divisera également le texte en  unités de sens (une idée par paragraphe car on part du principe que les lecteurs ne lisent pas les paragraphes en entier mais cherchent l’idée principale). La voix active permet également d’améliorer la compréhension du texte.

Faciliter la lecture d’informations à l’écran, c’est donc à la fois travailler sur la facilité de perception et sur la facilité de compréhension du contenu. Ces notions sont relativement prises en compte pour les informations consultables sur le web. Elles le sont moins pour les documents internes des entreprises, par exemple…

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Une charte d’impression

janvier 17th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
jan, 17 2011
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Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique  :

  1. Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
  2. Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
  3. Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
  4. Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
  5. Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

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Imprimer responsable

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Enquête Ipsos du 1er Juin

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1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

janvier 10th, 2011 Posted in Bureau vert
jan, 10 2011
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En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

  • Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
  • Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
  • Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
  • Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
  • Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
  • Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
  • Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
  • Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
  • Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
  • Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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Je pense économies de papier lors de la passation de marchés

Imprimer responsable

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Un peu de détente en cette fin d’année…

décembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 27 2010
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Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.

Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.

Mes impressions

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Je pense économie de papier lors de la passation de marchés

décembre 16th, 2010 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 16 2010
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La dématérialisation des appels d’offre a déjà fortement diminué les volumes de papier liés aux achats publics. Je propose d’aller un peu plus loin grâce à quelques précisions que vous pouvez apporter dans votre règlement de consultation :

  • Précisez dans les modalités de réponse à l’appel d’offre le nombre de pages maximum requis pour chaque type de document à remettre.
  • Précisez le nombre d’exemplaires papier de l’offre à remettre en demandant à ce qu’elles soient recto-verso et que l’offre soit également remise sous format électronique (CD-Rom).

S’il s’agit d’un travail de consultant où des rapports d’études sont à remettre,vous pouvez préciser dans votre cahier des clauses techniques particulières :

  • Demandez un résumé-synthèse systématique de 10 pages maximum, séparé du corps du rapport.
  • Dans la mesure du possible,  précisez aussi le nombre de pages maximum du rapport principal.
  • Demandez que des exemplaires papiers recto-verso soient remis par le prestataire en nombre exact par rapport aux besoins.
  • Demandez également une version électronique des rapports.

Enfin, si le prestataire doit travailler dans vos sites, assurez-vous qu’il connaisse les bonnes pratiques en matière d’économies de papier et ne fasse pas exploser vos compteurs.

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L’avenir du papier (suite)

décembre 13th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 13 2010
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Dans notre article Le papier : avenir de la production nous évoquions les diverses pistes de recherche explorées pour la production de « papier ». Il semble que les choses avancent puisque à l’occasion du salon Eco-products 2010 qui se tient actuellement au Japon, Sony a dévoilé pour la première fois au public son prototype de papier électronique flexible.

D’une diagonale de 13,3 pouces, ce e-paper reste cependant très secret puisque Sony n’a communiqué aucune information concrète concernant les spécifications de ce dispositif, qui est sans doute loin d’être prêt à être commercialisé.

Reste que la présentation publique de ce prototype permet de juger des progrès de la firme, qui avait déjà dévoilé il y a quelques temps un modèle de papier électronique de 4,8 pouces pour une résolution de 640 x 480 pixels, intégrant un écran TFT organique et utilisant un matériau semi-conducteur nommé PXX résistant à l’humidité et à la lumière. Rien ne dit cependant que l’entreprise a utilisé le même principe pour ce nouveau prototype.

13,3 pouces, une diagonale qui s’approche de celle d’une page de journal et qui permet d’imaginer à quoi pourrait ressembler la lecture au quotidien dans quelques années.

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Imprimer responsable

décembre 7th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 07 2010
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L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.
Impact des impressions en entreprise :

  • La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
  • La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
  • L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées (Source : Observatoire des comportements d’impression en entreprise par Lexmark et Ipsos, mai 2010 ; étude réalisée en juillet/août 2009). Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.

La check-list proposée ci-dessous permet de travailler sur différents points complémentaires :

  • Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
  • Inciter les lecteurs d’un mail à ne pas l’imprimer,
  • Diffuser les documents par mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier,
  • Utiliser des processus de gestion documentaire (GED),
  • Utilisation de système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression,
  • Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes réseaux partagées,
  • Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine,
  • Installer des « timers » sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple),
  • Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel »,
  • Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir).
  • Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide),
  • Utilisation de kits de recharge.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace. Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source Econo-Ecolo

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Le papier : préoccupation environnementale n°1

novembre 22nd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 22 2010
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Le papier reste la première préoccupation environnementale des Français au bureau. Bien géré, c’est souvent le signe le plus visible d’une démarche de développement durable réussie.

Seulement, 20% des gisements de papier au bureau sont aujourd’hui recyclés et 90% des publications des entreprises se font encore sur du papier vierge. Entreprises, administrations et associations doivent aujourd’hui faire bouger leurs pratiques, pour atteindre les objectifs du Grenelle de l’Environnement.
Pourtant, le recyclage des papiers et cartons fait figure de pionnier : le taux de collecte atteignait 63,4% en Europe en 2007, ce qui situe le papier en tête des matériaux les mieux recyclés.

Quelques chiffres éloquents :

  • La production d’ordures ménagères a doublé en 40 ans.
  • Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. Les papiers et cartons représentent plus de 70% des déchets produits par les activités de  bureaux.
  • En récupérant vos papiers de bureaux, vous réduisez votre production de déchets de 70% en seulement quelques semaines.
  • Une tonne de vieux papiers transformés en fibres cellulosiques de récupération (FCR) peut donner jusqu’a 900 Kg de papier recyclé.
  • Aujourd’hui 80% des papiers de bureaux sont détruits en décharge ou par incinération. On estime le gisement de papiers de bureau récupérables à 1 million de tonnes en France dont plus de 350 000 tonnes dans la région Île-de-France. Lire la suite »

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Le papier : l’avenir de la production

novembre 15th, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 15 2010
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Depuis de nombreuses années, différents groupes de recherche travaillent sur la mise au point d’un support particulier appelé « papier électronique ». C’est un dispositif d’affichage qui présente les qualités de réflexion du papier et qui peut être mis à jour de manière électronique. Le fonctionnement de ce dispositif repose sur une encre électronique intégrée dans le « papier ». Seul l’apparition d’un texte ou son renouvellement sont liés à des impulsions électriques de faibles intensités (peu consommatrices d’énergie) après quoi ce support ne consomme plus d’énergie pour maintenir l’affichage. A en croire les sociétés qui soutiennent ces projets, les applications pour cette technologie semblent ne rencontrer aucune limite.

Le papier électronique inventé par Xerox porte le nom de  » Gyricon  » du grec, gyros : tourner et icône : image. Ce prototype concernant une nouvelle technologie d’affichage, est constitué d’une base de plastique souple sur laquelle repose une couche « d’encre électronique ». Cette couche d’encre est composée de milliers de minuscules billes bichromiques (mi-blanches et mi-noires) réparties à l’intérieur d’un film de silicone transparent. Le Gyricon, ainsi constitué, possède des propriétés qui tendent à se rapprocher de celles du papier. La lecture sur ce « papier électronique », comme sur le papier, résulte de la réflexion de la lumière ambiante. En nécessitant uniquement de l’énergie pour modifier l’affichage, ce prototype consomme 50 fois moins d’énergie que les livres électroniques de 1ère génération de type écran d’ordinateur.

Dans les années 90, le MIT développait une approche originale de cette question, une « encre électronique » applicable sur différents types de supports dont le papier et c’est là, outre les propriétés spécifiques de cette encre, le point intéressant de cette technologie. Le côté séduisant de cette technologie réside dans l’obtention d’une image qui ressemble plus à une impression sur du papier qu’à une image sur un écran d’ordinateur, l’avantage indiscutable étant de pouvoir faire varier l’image de chaque page par programmation. De plus, cette encre électronique peut s’appliquer sur les deux côtés d’une feuille de papier ou d’un autre matériau et le papier couché avec cette encre garde une certaine souplesse. Il peut être roulé ou courbé sans problème. Il peut également être photocopié. Lire la suite »

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