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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

octobre 10th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
oct, 10 2011
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Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché.  Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

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septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
sept, 26 2011
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Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

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Le lancement d’un appel d’offre combien ça coûte ?

septembre 15th, 2011 Posted in Marchés Publics
sept, 15 2011
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Les appels d’offres sont, le plus souvent, lancés par des structures publiques (collectivités territoriales majoritairement).
Pour les collectivités, les appels d’offres constituent un système administratif dont l’on ne cherche pas, en général, à évaluer la dépense.

La « dépense » relative au lancement d’un appel d’offres, pour une collectivité, est essentiellement constituée par du temps passé par les personnels (et des élus). Il n’est pas d’usage de chiffrer ce coût et il a donc été procédé à son évaluation par assimilation à celui des cabinets conseil.
Les salaires des fonctionnaires territoriaux ne diffèrent pas sensiblement de ceux des consultants (ils sont même souvent supérieurs). Les frais fixes (« loyer », assurances, gestion, etc.) et les frais variables (déplacements, communication, fournitures,…) sont comparables. Si certains de ces frais ne sont pas « comptabilisés » (loyer, impôts,…), ils constituent néanmoins de réels postes de dépenses supportés par la société.
Le temps passé se décompose comme suit:

  • Définition des besoins,
  • Réunion des adjudicateurs pour valider,
  • Rédaction du cahier des charges et des divers documents du marché,
  • Publication de l’avis de consultation,
  • Envoi du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) aux soumissionnaires,
  • Réponse aux questions des candidats,
  • Ouverture des plis et vérification,
  • Analyse des offres retenues, préparation des grilles de notation pour la commission,…
  • Convocation de la commission,
  • Audition devant la commission de sélection ou sélection du lauréat sur dossier,
  • Information du lauréat et des candidats non retenus,
  • Enregistrement, rapport de suivi, statistiques.

L’enquête effectuée auprès des donneurs d’ordres a permis d’évaluer le temps passé pour l’exécution de ces diverses tâches.
Les résultats donnent, en équivalent jours complets (7h/jour):

  • 10 jours/homme pour une consultation après appel à candidatures sans audition pour négociation,
  • 14 jours/homme pour une consultation sur appel d’offre ouvert avec audition (sur la base d’un groupe de 10 personnes composé d’élus et de techniciens).

Le chiffrage, compte tenu des niveaux des intervenants ( techniciens de différentes catégories, élus) et par assimilation aux honoraires des consultants de différents niveaux (de 650 à 1 100€H.T./jour), ces deux types de consultation « coûtent »:

  • 7 500€ H.T. dans le premier cas,
  • 10 500€ H.T. dans le second.

Source : GEFIL

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Et si vous prépariez déjà la rentrée ?

juin 20th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
juin, 20 2011
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Fin avril, je vous présentais notre offre de formation à la réponse aux appels d’offre publics : Ateliers réponse aux appels d’offre publics.

Pour aller un peu plus loin, vous trouverez ci-après le contenu de cette formation :

  • Les différents types d’appels d’offre
  • Où les trouver ?
  • Le décryptage du dossier de consultation
  • Règlement de la consultation
  • CCTP
  • CCAP
  • La candidature
  • Les documents à rassembler
  • Les imprimés DC
  • La présentation de l’offre
  • L’acte d’engagement
  • Le mémoire technique
  • Méthodologie

Après plusieurs demandes, nous envisageons de mettre en place ces formations en groupes inter entreprises dès le mois de septembre (Ile de France uniquement).

Si cette formule vous intéresse, ou si vous souhaitez une formation sur site, consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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avril 28th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
avr, 28 2011
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En ces temps de relance, la commande publique est un levier de développement non négligeable pour les PME.

Vous connaissez sûrement toutes les idées reçues et les vrais freins sur la question :

  • C’est compliqué et ça prend du temps.
  • Ce ne sont que de grosses commandes et je n’ai pas la taille pour ça.
  • Les administrations paient à long terme.
  • Les appels d’offre sont souvent faussés.
  • Les administrations ne travaillent pas avec de petites entreprises comme la mienne.

Vous connaissez peut-être moins tous les avantages de se lancer à la conquête de ces clients :

  • Les paiements sont assurés
  • Les procédures sont le plus souvent très transparentes : vous obtenez toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux…
  • Les administrations locales préfèrent travailler avec des entreprises locales, à taille humaine, avec lesquelles elles ont un vrai échange.
  • Les marchés inférieurs à 90 000 € sont simplifiés.
  • Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 4 000 € sur simple consultation de 3 devis.
  • Les références que vous obtenez en travaillant avec le secteur public sont un gage de qualité pour tous vos futurs prospects (publics et privés).

Certes, il faut connaître leur langage.

Certes, il faut savoir comment trouver les offres qui vous correspondent.

Certes, il faut mettre en place une organisation pour s’assurer de répondre de façon optimisée.

Mais, vous pouvez tout à fait accéder à ces pré-requis avec une formation pratique d’1 journée, dans votre entreprise (zone IDF uniquement). ASSPI vous propose un forfait formation de 420 € HT, incluant :

  • la journée de formation pour 3 personnes maximum,
  • le support de formation,
  • l’assistance aux 2 premières réponses que vous ferez.

ASSPI assiste également les PME dans la rédaction de leur mémoire technique et la constitution des dossiers de candidature. Consultez-nous.

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mars 21st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
mar, 21 2011
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Le mémoire technique est une partie indispensable à toute réponse à un marché public étant donné qu’il constitue votre réponse technique et/ou commerciale.
Il s’agit par conséquent d’une partie laissée à votre libre appréciation au niveau de la forme et du contenu.

En général, il est important de prendre en compte que ce document constitue la principale pièce évaluée par l’acheteur au niveau technique

  • Il se substitue à un entretien commercial, à une présentation informelle ou encore à une proposition commerciale usuelle.
  • Il représente l’unique intermédiaire entre votre entreprise et l’acheteur, l’unique vecteur de représentation et donc le seul moyen de convaincre l’acheteur.

Dès lors, nous vous recommandons de construire un plan initial de votre mémoire technique.

  • Ce plan doit présenter les éléments clefs de votre entreprise (profil, historique, expérience, savoir-faire, organigramme, procédures, moyens, …) Vous penserez à actualiser régulièrement cette base de travail.
  • Par la suite, lors de chaque réponse à un marché public vous adapterez les éléments dédiés à la consultation en cours : la solution technique retenue, la méthodologie proposée, le budget, le planning, les références adéquates, l’organigramme dédié à la mission, le contexte de la mission,…
  • Enfin, n’hésitez pas à joindre des éléments permettant de valoriser votre candidature :  exemple de prestations,  échantillons,  ouvrages, dossiers de presse, certifications, diplômes,…

SOMMAIRE
1. Présentation générale de la société
Nom et raison sociale de la société
Résultats des trois dernières années
Historique de la société et savoirs-faires
Effectif global et organisation géographique
Organigramme
2. Contexte et objectifs de la mission
Contexte général
Objectifs
3. Déroulement de la prestation
Méthodologie
Organisation, logistique de réalisation
Moyens matériels mis en œuvre
Moyens humains mis à disposition du projet
4. Démarche qualité
5. Notre proposition
Livrables
Planning
Budget
Préconisations

6. Indicateurs et procédures de suivi et d’évaluation de la mission
Suivi
Evaluation de la mission
7. Nos références
Expérience
Nos références
Témoignages clients
Partenaires

ANNEXES

Attention, il est important de noter que suivant le secteur d’activité, le niveau de la prestation à exécuter et les exigences de l’acheteur, le plan du mémoire doit être adapté.

ASSPI peut vous accompagner dans la rédaction de vos mémoires techniques, vous former à cet exercice ou relire vos documents avant remise.

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mars 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
mar, 03 2011
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Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu’ils soient constructeurs ou distributeurs) doit être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension économique de l’achat et permettre :

  • d’obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et cohérent avec les besoins exprimés par les services
  • de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d’une approche fonctionnelle et ne doit pas être le descriptif technique d’un matériel prédéterminé à l’avance par les services techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui n’est pas dans l’intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas reprendre à l’identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais aussi pour des raisons évidentes d’évolution technologique. Ce secteur d’activité présente en effet un champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bénéficier.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu’une prédétermination du type de matériel permet d’obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte de la politique d’impression de l’Etat (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de l’évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, …

Au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du fournisseur (délai de livraison, d’intervention, de réparation, contacts après vente,…) doit faire l’objet de la même attention s’agissant tant de l’expression du besoin que de la précision des engagements contractuels.
Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l’Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai d’intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l’activité.
L’acheteur doit par conséquent s’attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d’autres services,…) permettant de concilier la satisfaction de l’utilisateur final avec la rétribution conforme d’une prestation garantie.

Source : CIMIR

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février 22nd, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
fév, 22 2011
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Quand on essaie de toucher les tout petites entreprises (professions libérales, artisans…), soit ils connaissent à peine, soit ils sont persuadés que ce n’est pas pour eux. Or, il y a foultitude de marchés qui leur correspond ! que ce soit des marchés d’entretien, de nettoyage… des marchés sans publicité (car en dessous de 4000 euros) ou autre, il y a près de 20% des dépenses publiques qui passent « hors marchés publics classiques » et sur lesquels beaucoup peuvent répondre !

En ces temps de relance, la commande publique peut être un levier de développement non négligeable pour les PME. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont seuls 35% sont attribués aux PME.

Le BTP en est le premier fournisseur avec près de 45% de la commande publique ! Pourtant, peu de TPE et PME du bâtiment exploitent ces opportunités et seulement 1% de celles qui soumissionnent y répondent par voie numérique.

Selon MEDE (Mission pour les Echanges Dématérialisés), partenaire de la FFB, « c’est le manque de formation et d’information sur cet enjeu – et probablement le manque de pratique – qui constitue le principal frein à une mise en œuvre accrue de ces nouvelles procédures ».

Les appels d’offres sont beaucoup plus accessibles qu’on ne veut bien le croire généralement.
On entend souvent : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

De manière spécifique pour les marchés publics, on entend également souvent : « Les administrations ne donnent pas de chances aux TPE-PME. » En 2007, 14% de la commande publique a été affectée aux P.M.E, soit environ une dizaine de milliards d’Euros. Certes avec 14%, il y a encore de la marge de progression, et tant mieux pour nos P.M.E.
2 conseils pratiques (liste non exhaustive) pour les T.P.E :

  • Postuler surtout sur des « petits » marchés, la crédibilité est en effet plus facile à démontrer. Il existe une catégorie de marchés publics correspondant très bien à ce critère : les fameux « MAPA » (Marchés A Procédures Adaptées). Au dessous des seuils de 133 000  € HT pour l’Etat et 206 000 €  HT pour les collectivités locales, les marchés de travaux peuvent être passés selon une Procédure Adaptée (Article 26 du Code des Marchés Publics). Les Marchés à procédure adaptée se distinguent aussi par l’allègement des pièces à fournir.
  • S’associer avec des entreprises plus grandes pour attaquer des marchés plus ambitieux.

En conclusion, le contexte politico-légal n’est pas le frein premier pour les TPE-PME, il serait même plutôt un élément favorable. La question fondamentale devient alors : Comment ces entreprises peuvent gagner davantage d’appels d’offres ?

Il existe 3 leviers primordiaux :

  • Ce qu’elle va entreprendre avec l’entreprise acheteuse avant la sortie du cahier des charges.
  • Comment elle va concevoir sa proposition technique et commerciale : Disposer d’un bon produit ou service à un prix raisonnable n’est pas en général suffisant pour être le mieux placé.
  • Les actions que le fournisseur mettra en œuvre à l’issue de sa remise de proposition.

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février 7th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
fév, 07 2011
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La France, l’Espagne et l’Italie n’ont pas ménagé leurs efforts afin d’améliorer l’accès des TPE/PME aux marchés publics entre 2005 et 2008, et la Commission Européenne constate à ce titre que contrairement à d’autres pays, la part des TPE/PME sur le total des attributions de marchés publics a augmenté durant cette même période.

La Commission Européenne a également procédé à l’analyse de candidatures ayant abouti à l’attribution de marchés publics. Il en résulte que les procédures spécifiques n’a pas géné les chances de succès des TPE/PME.

L’étude démontre aussi que les TPE/PME remportent plus de marchés publics, lorsque les prestations sont divisées en lots.

Le rapport souligne un certain nombre de points relatifs aux techniques procédurales pouvant être utilisées par les acheteurs publics afin de faciliter l’accès des TPE/PME aux marchés publics tels que :

  • « Simplifier les procédures d’appel d’offres en permettant la présentation de documents administratifs uniquement lorsque l’offre a été pré-sélectionnée ou sélectionnée » ;
  • « Améliorer la qualité de l’information des candidats potentiels au regard des marchés publics disponibles à travers différents canaux de communication » ;
  • « Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs grâce à des réunions en face-à-face » ;
  • « Communiquer aux soumissionnaires non retenus les motifs de rejet de leurs offres afin de les aider à comprendre comment ils peuvent présenter une meilleure offre dans le futur« .

Lors de la présentation de « la loi sur les petites entreprises » pour l’Europe, le président de la Commission Européenne, Monsieur José Manuel Barroso, avait déclaré dans un communiqué de presse du 25 juin 2008 que l’objectif de cette « loi » consistait notamment à alléger les formalités administratives, accroître la réactivité des administrations publiques, lutter contre les retards de paiement, améliorer l’accès des PME aux marchés publics.

En conclusion, rappelons que l’une des priorités stratégiques de la Commission pour 2011 est de moderniser les règles européennes en matière de passation des marchés publics.
D’ores et déjà des mesures favorables, très concrètes ont été prises en France depuis le nouveau code des marchés publics 2006 :

  • En premier lieu, le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration, bonne nouvelle pour les entreprises récemment créées.
  • Une deuxième mesure concerne le respect des allotissements en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises.

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janvier 13th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
jan, 13 2011
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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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