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Small Business Act pour l’Europe

mars 15th, 2012 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

mar, 15 2012

Les PME et les marchés publics

Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.

L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).

Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.

Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.

Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.

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Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 08 2012

La rédaction du mémoire technique

Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration, le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés. Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

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Les marchés publics sans formalités

mars 1st, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 01 2012

La rédaction du mémoire technique

Pour les montants inférieurs à 15 000 € HT, les administrations ne sont tenues à aucune formalité de publicité et de mise en concurrence.

Ces marchés sont donc passés avec des partenaires connus ou, le plus souvent, après réception de 3 devis. Ils sont donc une source de revenus non négligeable pour une PME et réclament beaucoup moins de ressources (temps, personnel, documents…) que les marchés publics avec formalités. Ils permettent également d’obtenir des références publiques qui seront utiles pour les MAPA et autres marchés plus importants.

Même si le formalisme de ces consultations est très réduit, la forme et le contenu du devis sont primordiaux :

vous devez montrer que vous avez compris la problématique de l’administration : même si elle vous semble très simple et banale, vous montrerez que votre réponse est personnalisée en reprenant l’objet de la consultation avec vos termes.
vous devez montrer que vous avez une approche particulière et adaptée aux besoins : attention aux prestations sur dimensionnées ou à la sous estimation des contraintes.
vous devez présenter votre offre financière de façon claire et détaillée pour éviter toute incompréhension.

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

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Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

fév, 23 2012

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
420 € HT/jour,
maximum 3 personnes,
formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

février 16th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics

fév, 16 2012

Le secteur public optimise ses impressions

Même si quelques fois le critère prix n’est pas le principal critère de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, il est prépondérant.

Mais que demander aux candidats ? Comment comparer des prix qui ont des formes parfois très différentes ? Comment être sûr que l’analyse ne passe pas à côté de coûts cachés ?

Bien sûr, chaque marché a ses propres caractéristiques en fonction de l’historique, de la sensibilité de celui qui l’écrit, des principes et règles propres à chaque organisation, de l’enjeu…

Pour tous les parcs de systèmes d’impression supérieurs à 10 matériels, nous considérons que la meilleure façon de comparer efficacement les prix des candidats est de faire une simulation du budget annuel que coûtera ce parc. Pour la partie locative, il suffit de projeter le loyer sur les quantités prévues du futur parc. Mais pour le service qui représente souvent une part importante du budget global, il convient de veiller à prendre en compte tous les coûts (prix à la page couleur et N&B, forfaits mensuels, forfaits annuels…) et de les projeter sur les volumes d’impression estimés.

Concrètement, il est difficile d’évaluer le critère prix si le parc n’a pas été audité (en interne ou par un prestataire externe).

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Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 09 2012

Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 02 2012

La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

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Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression

décembre 1st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

déc, 01 2011

Le secteur public optimise ses impressions

En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.

Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).

La décision de faire appel à une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :

l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.

ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

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