ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
sept, 15 2010
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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Le secteur public optimise ses impressions

septembre 9th, 2010 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
sept, 09 2010
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Ce secteur est traditionnellement considéré comme le grand consommateur de papier. Au travers de directives ministérielles (Décembre 2008), la volonté d’optimiser les impressions est affichée et transformée en plan d’actions concrètes. Un exemple à suivre…

Objectifs cibles pour 2010 :

  1. Suppression des imprimantes à jet d’encre.
  2. Non-remplacement de 80 % des imprimantes individuelles.
  3. Développement des copieurs multifonctions.
  4. 100 % des cartouches laser ayant des caractéristiques équivalentes à celles de l’écolabel français (NF Environnement).
  5. 100 % des cartouches d’impression usagées reprises par les prestataires ou par des structures d’insertion des personnes éloignées de l’emploi ou employant une majorité de personnes handicapées.

Moyens d’action

  1. Communication sur les bonnes pratiques et les exemples : incitations à l’impression utile.
  2. Réglage en recto-verso par défaut des matériels d’impression.
  3. Développement de l’implantation d’appareils multifonctions en substitution aux imprimantes locales.
  4. Formation des agents à leur utilisation et au travail dématérialisé (constitution de dossiers, classement et archivage entièrement dématérialisés).
  5. Mise en réseau des copieurs et imprimantes pour diminuer la consommation et leur nombre avec une exemplarité forte à porter par la hiérarchie.
  6. Restriction du nombre d’imprimantes individuelles par le non-remplacement des imprimantes usagées.
  7. Recours à la dématérialisation.

Simple mais efficace…

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Pourquoi une politique d’impression ?

août 26th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
août, 26 2010
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Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes,  la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et la fiabilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La proximité d’utilisation…

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et  à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

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Changer les pratiques d’impression

juillet 20th, 2010 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
juil, 20 2010
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Il ne suffit pas d’élaborer une charte, de définir des commandements et surtout pas de vouloir les faire appliquer de force. Charte de bonnes pratiques ou liste de commandements, les politiques de responsabilisation des utilisateurs passent d’abord par la pédagogie.

Le terrain doit être préparé pour cela.  Sans idée de ce que vous coûte l’impression ni de son volume, il est impossible de fixer un objectif d’économie à la fois ambitieux et réaliste. Cette démarche débute  par une mise à plat de votre fonctionnement , de vos usages et de vos spécificités métiers avant d’analyser et quantifier le gaspillage. A partir des données recueillies, ASSPI bâtit une charte tenant compte des aspects financiers et fonctionnels. Les mesures proposées sont validées et soutenues par vous. Dans les bureaux, il peut ainsi être nécessaire de rappeler les comportements éthiques à travers des posters ou via les pages Web d’un Intranet, de valoriser les meilleurs contributeurs au projet (champions) avant d’obtenir l’adhésion complète des collaborateurs. Parmi les gestes simples mis en avant, il y a, par exemple, l’utilisation de la prévisualisation avant de lancer l’impression, l’impression en mode recto verso des documents à usage externe dès que cela est possible et systématiquement pour ceux à usage interne, l’impression en mode brouillon, le bannissement de l’impression des e-mails ou encore l’utilisation des modes d’économie d’énergie et des supports recyclés.

Les clés du succès de notre démarche reposent sur la mise en avant des aspects économiques. En effet, les utilisateurs ne sont certes pas des experts de l’impression mais ils ont une connaissance des coûts, ne serait-ce que ceux des consommables qu’ils achètent en tant que particuliers pour alimenter leur imprimante personnelle. Et même si, une fois au bureau, ils ont  une fâcheuse tendance  à oublier ce point précis, ces utilisateurs seront toujours sensibles à une problématique économique reposant sur des faits. Avant de dire « on imprime trop en couleur », mieux vaut savoir s’il s’agit de documents à usage interne ou externe, de mails, de pages Web ou de documents de travail, par exemple. A travers des éléments concrets, la prise de conscience se fait plus naturellement et empêche le plus souvent l’apparition de freins ou de réticences.

L’autre particularité de l’accompagnement par ASSPI est la mise en avant des aspects écologiques à travers une communication, un accompagnement pédagogique et de l’information concrète. Chacun de nous à titre personnel est sensibilisé aux aspects environnementaux et adhère donc plus facilement à une démarche de développement durable dont il est acteur.

Communication positive et concrète, participation active, formation sur mesure, en s’appuyant sur ces trois piliers , ASSPI réduit la plupart des facteurs de rejet et met ainsi de votre côté tous les atouts pour que votre projet d’optimisation soit une totale réussite.

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

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Mon fournisseur propose d’auditer mon parc

juin 30th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 30 2010
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Vos fournisseurs, qu’ils soient fabricants ou distributeurs, vous proposent d’auditer et d’optimiser vos parcs d’outils d’impression. Ils vous expliquent que leurs prestations sont gratuites ou le seront si vous suivez leurs préconisations…

Ils prennent alors le pouvoir :

  • Ils vont vous préconiser leurs matériels. Exemple : vous avez besoin d’une imprimante qui accepte de forts grammages (fiches cartonnées), votre prestataire n’en a pas dans sa gamme, il vous expliquera comment vous en passer ou exclura ce matériel de l’étude. Les distributeurs disposent de plusieurs gammes (copieurs et imprimantes, 2 à 3 marques) et sont ainsi plus à même de faire des préconisations techniques uniquement définies par vos besoins réels.
  • Ils vont favoriser l’implantation tous azimuts de la couleur qui constitue une rente pour eux.
  • Ils ne vont pas mettre en place de politique de réduction des volumes imprimés puisque leur santé financière dépend des volumes de pages qu’ils vous facturent ou des cartouches d’encre que vous achetez.
  • Ils ne vont pas se pencher sur les  modes opératoires : demandes d’intervention, facturation, commandes de consommables…
  • Ils ne vont participer à l’accompagnement de vos collaborateurs que si vous l’exigez et la qualité de cet accompagnement dépendra directement du budget que vous représentez. Les fabricants ont ici un avantage sur les distributeurs : ils ont des équipes de formateurs internes qu’ils peuvent mettre au service de leurs clients.

En résumé, s’il s’agit d’un fabricant de copieurs,il s’attachera à remplacer vos fournisseurs d’imprimantes ; s’il s’agit d’un fabricant d’imprimantes, il cherchera à remplacer votre fournisseur de copieurs. Bien sûr, ils vont chercher à répondre à vos besoins… dans la mesure où ils leurs permettent d’atteindre leurs objectifs.

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Les PME et l’optimisation des coûts

juin 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
juin, 28 2010
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Considérant les économies comme un moyen de réduire l’impact de la crise, 89% des PME affirment avoir entamé, en interne, une politique d’optimisation des coûts.
Qu’est-ce qui motive les entreprises à faire des économies? Pour 67% d’entre elles, il s’agit de la recherche de rentabilité. De même, 52% des PME espèrent redynamiser leur trésorerie et 48% y voient un moyen de faire face à un contexte économique morose.
A quel niveau ces économies ont-elles été réalisées? Plus de sept entreprises sur dix affirment avoir réduit les coûts des frais de fonctionnement.
Enfin, à la question « que feriez-vous si aviez économisé 20.000 euros dans votre entreprise? », 40% des PME investiraient dans la modernisation de l’outil de travail. 22% redistribueraient les économies réalisées en primes et n’hésiteraient pas à recruter.

* Etude réalisée en novembre 2009, auprès de 150 PME/PMI par Costalis.

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

juin 23rd, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2010
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La mise en place d’une politique d’impression responsable doit répondre à 4 types d’enjeux : économique, écologique, technologique et sociétal.

L’ enjeu économique : c’est l’enjeu le plus évident. Réduire les coûts tout en offrant le meilleur service aux utilisateurs, limiter les dépenses d’impressions. Cela passe par l’élimination des impressions inutiles, la rationalisation du parc, la réduction des coûts d’impression à la page.

L’enjeu écologique : la consommation de papier, la consommation d’encres polluantes, le recyclage des matériels et des consommables sont autant de sujets qui doivent mobiliser chacun au sein de l’organisation.

L’enjeu technologique : le développement des systèmes d’information doit s’accompagner d’une dématérialisation des documents, l’utilisation de la couleur doit faire l’objet d’une réflexion spécifique, la veille technologique doit permettre d’accéder à la technologie la plus économique et écologique.

L’enjeu sociétal : la plupart d’entre nous utilise les nouvelles technologies mais reste attaché à l’impression comme étant un passage obligé. La mise en place de la politique de « non impression » constitue donc un changement majeur pour lequel il faudra accompagner les utilisateurs.

Ces 4 enjeux doivent faire l’objet d’une communication continue et doivent être portés par un ou des « champions » pour faire de la politique d’impression le cœur de l’organisation documentaire.

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Méthodologie de l’audit

juin 7th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 07 2010
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Afin de faciliter la mise en œuvre et le suivi de la prestation d’audit, ASSPI la découpe  en étapes et en phases, pour chacune desquelles seront évalués les moyens nécessaires et le planning prévisionnel :

– ETAPE 1 Recensement de l’existant : recueillir toutes les données du parc existant par inventaire physique, compilation des données financières et interviews des utilisateurs.

  • Phase 0 Entretien préparatoire.
  • Phase 1 Collecte des données.

– ETAPE 2 Analyse de l’existant et élaboration conjointe des objectifs à atteindre : permet de définir  une politique d’impression ambitieuse mais que chacun peut s’approprier et appliquer.

  • Phase 2 Traitement et Analyse des données.
  • Phase 3 Entretien de validation.

– ETAPE 3 Préconisations : définissent les caractéristiques techniques des matériels à venir, leur implantation, les  modes opératoires autour du futur parc. Elles permettent également de définir un budget prévisionnel et donc des  économies réalisables.

  • Phase 4 Préconisations techniques.
  • Phase 5 Simulations financières.
  • Phase 6 Entretien de présentation.

Les livrables qui restituent l’ensemble de l’étude sont :

  • Le rapport d’audit présente les données exhaustives de l’inventaire, le compte-rendu des entretiens utilisateurs, les objectifs de l’optimisation du parc, les préconisations techniques.
  • Le rapport financier fournit toutes les données budgétaires du parc existant, leur analyse ainsi que les simulations financières issues des préconisations. La nature des données budgétaires présentées (par matériel, par technologie, par site, globales…) est définie conjointement lors de l’entretien de validation.
  • Les plans (cartographie) avant-après fournissent les plans de l’implantation actuelle et les  plans des organisations préconisées.
  • La synthèse est un résumé de tous les documents précédents. Elle présente l’état des lieux synthétique du parc actuel et les préconisations. Elle présente également  la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.

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Ma vision d’un projet d’optimisation

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