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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Infogérance et systèmes d’impression

février 9th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 09 2015
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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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Profils utilisateurs

janvier 12th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
jan, 12 2015
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La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.

Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.

Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…

Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.

L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.

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Les 3 leviers de l’optimisation

décembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 15 2014
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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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Un audit ?

novembre 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 10 2014
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L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable  est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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Des contrats fragmentés

octobre 27th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 27 2014
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De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

  • l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
  • la diversification des fournisseurs,
  • les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
  • les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
  • les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

  • il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
  • vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
  • vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
  • si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
  • vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

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Assistance pour consultation

septembre 22nd, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
sept, 22 2014
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Les organisations publiques sont familières du recours à l’assistance pour leurs consultations des entreprises. On parle d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

Les organisations privées y ont moins recours , et pourtant, …

Nous en parlions la semaine dernière, la consultation régulière des prestataires en matière de systèmes d’impression est indispensable. Mais, elle exige 2 éléments dont vos équipes internes sont très souvent dépourvues : du temps et de l’expertise.

En effet, la consultation des fournisseurs de systèmes d’impression entre de plus en plus souvent dans les attributions des directions informatiques. Or, ces équipes sont chroniquement en manque de temps (un projet urgentissime se superpose à un projet urgent) et les systèmes d’impression sont un sujet qui les intéresse peu et pour lequel leur expertise informatique leur est finalement assez peu utile.

Or, en vous faisant accompagner par un expert externe (indépendant des fournisseurs si possible car vous connaissez notre conviction que l’indépendance est gage de qualité et de fiabilité), vous limitez la charge de vos équipes. En effet, votre pilote interne sera mobilisé en tout et pour tout 1/2 journée au démarrage pour se mettre d’accord sur l’objet de la consultation puis lors de 2 réunions de 2 heures maxi pour la validation du cahier des charges et la présentation de l’analyse des offres et enfin 1/2 journée pour la phase de négociation soit 1 jour et demi. Combien de temps lui faudra-t-il pour tout faire lui-même ?

En étant accompagné par un expert externe, vous vous assurez de choisir en toutes connaissances de cause votre futur fournisseur de systèmes d’impression, qui le sera pour 3, 4 ou 5 ans. En effet, il sait ce qu’il est important de comparer, ce dont il faut absolument s’assurer, ce qu’il ne faut surtout pas accepter, ce qui est négociable. Il sait lire entre les lignes des propositions pour vous en présenter une synthèse éclairée.

L’assistance à consultation vous permet donc de faire des économies sur 2 plans : le salaire de vos collaborateurs qui seraient mobilisés sur la consultation pour de longues journées et l’assurance d’obtenir la meilleure offre financière par rapport à vos besoins réels.

N’hésitez pas à nous demander un devis et vous pourrez constater que le retour sur investissement de l’assistance à consultation est immédiat.

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Consultation pour parcs de systèmes d’impression

septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
sept, 15 2014
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Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

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mai 12th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mai, 12 2014
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Les projets d’optimisation des systèmes d’impression peuvent avoir des objectifs divers et variés (développement durable, productivité, service, économies,…). Ils peuvent être menés en suivant diverses stratégies (mutualisation, facilities management, renégociation, accompagnement utilisateurs,…). Mais, malgré la diversité de leur nature, 5 pistes sont toujours utiles à exploiter.

La centralisation des achats permet d’obtenir d’excellents résultats en termes financiers. Quand il s’agit de centraliser les achats qui auparavant été délégués à chaque site (voire à chaque direction), le bénéfice est évident : les conditions de négociation sont bien plus favorables sur des quantités importantes. Quand il s’agit de centraliser les achats auprès d’une seule et unique direction alors que les achat d’imprimantes étaient confiés à la DSI, les achats de copieurs aux services généraux ainsi que les achats de consommables, le bénéfice porte sur la vision globale des coûts (la DSI achetait des imprimantes peu chères sans s’intéresser du coût des consommables, elles prendra sa décision sur un coût global si elle est responsable du budget global).

La mobilité est une réelle amélioration du service rendu aux utilisateurs. Elle permet de les accompagner dans leur appropriation de nouveaux usages sans imprimante personnelle. Elle consiste à leur donner la possibilité d’imprimer n’importe où par choix ou comme solution de repli en cas de pannes. L’homogénéisation des parcs facilite cette utilisation.

La location et le prix à la page sont des offres bien connues des responsables de parcs de copieurs, beaucoup moins des responsables de parcs imprimantes. Et pourtant … Le prix à la page est réellement une source d’économie substantielle par rapport au modèle d’achats de consommables. En effet, il oblige les constructeurs à faire preuve d’innovation pour réduire le coût des consommables s’ils veulent que leurs contrats soient rentables et vendables. De plus il apporte un vrai plus aux utilisateurs d’imprimantes qui bénéficient de service de maintenance, de hot line, de formation…

Le besoin de confidentialité est souvent cité comme un frein à la mutualisation des systèmes d’impression. Pourtant, les multifonctions offrent des possibilités intéressantes et fiables en la matière : codes utilisateurs, badges. Ces usages sont d’ailleurs de bien meilleurs gages de confidentialité qu’une imprimante posée sur un bureau.

L’empreinte environnementale est un enjeu de plus en plus important de ces projets d’optimisation. Qu’il s’agisse de bannir du parc les matériels obsolètes qui ne répondent pas aux normes de consommation d’énergie, de réduire la consommation de papier, de limiter le nombre de matériels ou de mettre en place des circuits de recyclage de cartouches et de machines, ces actions sont sources d’économies et entrent pleinement dans les plans de RSE.

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Optimisez vos impressions en 1 click

mars 31st, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 31 2014
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Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

mars 24th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 24 2014
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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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