Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.
Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.
Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.
L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).
Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :
Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…
Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)
Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.
Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…
Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.
Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.
