ASSPI

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

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Optimiser puis piloter

octobre 15th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

oct, 15 2012

Gestion de parc ou administration de parc ?

De nombreux projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression se terminent à l’implantation de l’équipement cible.

Autant dire que ces projets n’atteignent pas les objectifs fixés (économies, productivité, satisfaction des utilisateurs, diminution des volumes imprimés, maîtrise des impressions couleur…). Autant dire que tout est à refaire au bout de 36 mois. Autant dire que sans pilotage post implantation, il aurait été moins coûteux, plus rapide et plus simple de remplacer chaque matériel par son équivalent plus moderne.

L’optimisation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de mettre en place des matériels centralisés avec des lecteurs de badges pour avoir un parc de systèmes d’impression opérationnel.

Le parc implémenté doit être suivi de près. Les déviances doivent être corrigées dès le départ. Ainsi, un matériel qui serait trop sollicité par rapport aux prévisions doit très rapidement être identifié. Il doit faire l’objet d’une analyse pour connaître les raisons de cette sur utilisation (délaissement d’un autre matériel, utilisateurs imprévus,…). Il devra peut-être être changé rapidement pour un matériel plus performant. Cette vigilance aura permis d’éviter des pannes à répétition préjudiciables à l’acceptation du projet et à la productivité. Elle aura également permis de ne pas perdre le bénéfice financier de l’optimisation par une explosion des volumes sur un matériel dont le prix copie est relativement élevé.

Au-delà de cette gestion du « quotidien », le pilotage permettra d’avoir une vision évolutive des besoins et, sauf gros changements structurels, il ne sera pas nécessaire de repasser par la case audit et préconisations pour faire évoluer le parc.

Votre projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression ne se termine pas par l’implémentation. Je serais tentée de dire qu’il commence…

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

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Gestion de parc ou administration de parc ?

juin 18th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

juin, 18 2012

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

La gestion et la maîtrise des parcs informatiques et donc des parcs d’impression sont devenues des impératifs techniques et économiques. Ainsi, les responsables informatiques doivent de plus en plus être des gestionnaires.

L’administration de parc va permettre à l’administrateur d’effectuer le suivi technique de son parc informatique et d’administrer les ressources informatiques de son entreprise.

Quelles fonctionnalités recouvrent l’administration de parc d’impression?

Inventaire du matériel
Inventaire des logiciels
Gestion des licences
Déploiement des logiciels
Configuration des postes
Gestion des alertes
Intégration
Outils de reporting
Contrôle à distance
Documentation

Les outils existant permettent aux entreprises de définir l’administration de toutes leurs ressources d’impression en fonction des règles de l’entreprise, à partir d’une console centrale.

Et la gestion de parc…

La gestion de parc, c’est le suivi en temps réel du patrimoine technique, informatique ou non de l’entreprise. Elle offre une vision globale de l’état, du suivi et des coûts des appareils utilisés dans l’entreprise et notamment des imprimantes et des copieurs. Il s’agit non seulement de recenser les différents types de machines présentes dans l’entreprise, leur nombre, leur localisation et les logiciels qui y sont installés mais de connaître aussi l’année de fabrication et d’acquisition de ces matériels et logiciels, le nom des fournisseurs, les consommables nécessaires…

La gestion de parc est une fonction à la fois administrative et technique : elle apporte une connaissance patrimoniale de son parc et offre une vision technique étendue, une vision financière et administrative.

Elle va ainsi constituer le pivot autour duquel peuvent s’articuler l’assistance aux utilisateurs ou Help Desk, la maintenance, la gestion des budgets…

L’administration de parc fonctionne plutôt comme le bilan du parc (supervision et diagnostic ponctuel du parc) alors que la gestion de parc serait plutôt le compte de résultat du parc avec un suivi permanent des actions (reporting, tracking…). C’est un peu la « comptabilité » du système d’information.

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Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

mai 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

mai, 10 2012

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Votre parc de systèmes d’impression est installé depuis quelques mois, pour au moins 3 ans. Vous n’en entendez pas parler, c’est donc que tout va bien. Vous vous consacrez donc à toutes vos autres missions et elles sont nombreuses.

Mais, la mise en place de ce parc parfait vous a demandé beaucoup de temps (recherches, entretiens, rédaction de cahier des charges, consultations des utilisateurs, présentation à la Direction…) et beaucoup d’énergie. Vous avez frôlé plusieurs fois la catastrophe. Vos relations avec votre fournisseur vont s’apaiser mais pour le moment elles sont tendues…

Vous pouvez vous éviter tout ça la prochaine fois. Il vous suffit de mettre en place des outils de suivi et de gestion et de faire des points réguliers (2 à 4 par an selon la taille du parc).

Ainsi, savoir quel est le matériel qui imprime le plus de documents couleur vous permettra de vous assurer de son juste dimensionnement mais aussi de l’efficacité de votre maîtrise des volumes couleur.

Repérer les matériels sous ou sur utilisés vous permettra d’éviter les problèmes de pannes récurrentes en fin de contrat de location, mais aussi d’améliorer le service aux utilisateurs en permutant des matériels ou en modifiant des usages.

Les indicateurs à mettre en place et à suivre varient selon vos objectifs, votre parc, votre organisation… et non en fonction de ce que votre fournisseur accepte de vous donner. Le gain de temps final et la pertinence de vos futurs choix justifient largement de consacrer des ressources à la gestion continue du parc.

Pourquoi une politique d’impression ?

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Pourquoi des comités de pilotage ?

avril 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

avr, 10 2012

Les parcs de systèmes d’impression et leur gestion sont de plus en plus souvent confiés aux Directions Informatiques.
Or, celles-ci ont l’habitude de gérer leur projets avec des comités de pilotage et des comités de suivi. Elles amènent donc leurs pratiques dans un secteur qui était plutôt le domaine de la gestion tous les 3 ans au moment du renouvellement.

Ainsi, le comité de pilotage est créé dans le cas d’un « nouveau système d’information » ou dans le cas d’une « évolution stratégique d’un système d’information existant ».
Il est généralement issu de la maîtrise d’ouvrage.

Il comprend :
· un président,
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· le directeur de projet,
· des experts du domaine.
Le comité de pilotage est chargé de :
· piloter la phase de développement du système d’information (déploiement du parc),
· suivre l’avancement du projet conformément aux objectifs fixés (s’assurer du respect des délais de livraison),
· décider des priorités à donner aux diverses actions,
· valider les différentes étapes du projet (livraison, installation, formation utilisateurs, livraison de consommables…),
La fréquence de réunion de ce comité est fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le
comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion).

Le comité de suivi et validation est une structure mise en place à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage.
Il comprend :
· un président
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· des représentants de l’équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI),
· des experts du domaine.
Le comité de suivi et validation est chargé de :
· piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit (évolutions technologiques, équipements sur ou sous exploités…),
· suivre l’avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés (suivi des objectifs d’économies, des volumes imprimés…),
· décider des priorités à donner aux diverses actions (maintenance, mouvements de parc…),

Cette organisation qui a fait ses preuves en termes d’efficacité pour adopter et déployer un nouvel ERP fera également ses preuves pour le déploiement et le suivi d’un parc d’impression optimisé.

La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI

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Pilotage du parc de systèmes d’impression

février 27th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

fév, 27 2012

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Une fois le déploiement physique de votre parc terminé, de nouvelles questions arrivent : ce parc va-t-il satisfaire les besoins des utilisateurs ? Vont-ils se l’approprier ? Allons-nous atteindre les objectifs budgétaires ? Les usages vont-ils vraiment changer ? Les volumes vont-ils vraiment baisser ?

Pour répondre à ces questions, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas, ni même la lecture des tableaux de l’éventuel outil de tracking dont vous disposez.

De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Ils se plaignent également des difficultés rencontrées quand il s’agit de discuter d’une facture ou d’un délai d’intervention.

Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent déjà de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…).

Ils permettent surtout de vérifier que les objectifs sont atteints (budgets, volumes…), que les usages et modes opératoires sont bien adaptés (enquêtes de satisfaction régulière, observations…), de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Les déviations sont quasi inévitables (machine sur utilisée à cause d’une restructuration, le recto-verso par défaut qui disparaît au fur et à mesure des réinstallations de postes…). Les comités de pilotage permettent de les constater plus rapidement et, par conséquent, de les corriger avant que leur impact ne soit réellement négatif.

Nous sommes persuadés que vous devez être les maîtres d’œuvre de ces comités pour en tirer réellement les bienfaits particuliers à votre organisation.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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Définition du comité de pilotage

octobre 27th, 2011 Posted in Pilotage des parcs d'impression

oct, 27 2011

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

Le comité de pilotage est un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. C’est la définition générale donnée par Wikipedia.

Dans le cadre des projets d’optimisation des moyens d’impression,pour améliorer le suivi du projet sur le plan de l’observation et des choix à effectuer, il se constitue généralement une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Le comité de pilotage est généralement constitué d’un chef de projet interne à l’entreprise, des personnels chargés des missions liées au parc (commandes, suivi financier et comptable, connexion et intégration informatique…), du commercial du prestataire, du responsable des engagements de service pour le prestataire. Dans les grandes organisations, on ajoutera le ou les sponsors internes du projet.

Le comité de pilotage est créé pour :

planifier les opérations complexes (déploiements, formations utilisateurs…),
analyser les résultats (engagements de services, données financières…),
décider des actions à mener (mouvements de parc, plan de progrès…),

Le Comité de pilotage regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget , révision du périmètre du projet, révision des délais, …).

Dans le cadre de projets complexes ou importants, on peut distinguer :

un comité de pilotage, à vocation opérationnelle (suivi régulier de l’avancement du projet, prises des décisions concernant les actions à mener, suivi des déviations et actions correctives…
un comité directeur, à vocation plus stratégique, regroupant souvent les dirigeants de l’organisation, en mesure de rendre des arbitrages qui dépassent les responsabilités des participants au comité opérationnel.

Piloter votre parc de systèmes d’impression

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Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

avril 4th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

avr, 04 2011

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

Les enjeux de la gestion du parc de systèmes d’impression sont souvent sous estimés, et pourtant…

L’enjeu financier n’est plus à démontrer : l’impression représente jusqu’à 3% du CA de l’entreprise, mais il faut aussi considérer que, face à la nébuleuse des factures des prestataires, au moins un de nos collaborateurs passe chaque trimestre un temps non négligeable à vérifier, contester, réclamer, enregistrer avoirs et factures…Si ce n’est pas le cas, je vous encourage à mettre cette tâche à l’ordre du jour, les surprises sont fréquentes.

L’enjeu de productivité mérite une attention particulière : les engagements de services en termes de délais et de disponibilité du parc font souvent plusieurs pages dans les présentations des fournisseurs, dans la réalité… dans la réalité, je donne des cours dans un centre d’apprentissage et j’ai besoin de copier des documents pour mes élèves. Le copieur est en panne une semaine sur deux, pas réparé d’un jour à l’autre, plein de toner le lendemain du passage du technicien… bref, un cauchemar alors que la fonction est vitale et que le fournisseur a répondu à un appel d’offre public avec des clauses très strictes…

L’enjeu d’évolution du parc est trop souvent pris en compte 6 mois avant la fin du contrat de location, délai qui permet tout juste de faire faire 3 devis sur les bases du parc actuel. Dans le meilleur des cas, nous rencontrons un vendeur qui a bien en tête les primes qui lui sont promises pour la vente des produits stratégiques et nous informe des nouveautés, dans le pire des cas, nous rencontrons un vendeur qui doit faire du chiffre rapidement et se contente de chiffrer votre configuration actuelle en vous promettant une remise exceptionnelle.

La mise en place de comités de pilotage trimestriels ou semestriels (selon la taille du parc) vous permet de:

faire savoir à votre fournisseur que vous êtes un partenaire avisé et attentif,
l’obliger à mettre en place de vrais plans d’action et de suivi,
lui demander de vous informer des évolutions technologiques,
construire en commun un plan de progrès pour une évolution continue,
établir une relation de partenariat (et non client/fournisseur, acheteur/vendeur) avec des interlocuteurs autres que le commercial (responsable technique, responsable administratif…).

Pour être efficaces, ces comités doivent avoir des objectifs et un contenu précis et concis. ASSPI vous propose de vous aider à les mettre en place.

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

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Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

mars 10th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

mar, 10 2011

Optimiser ses outils d’impression

De nombreux grands groupes ont mis en place le reporting des activités de leur parc de systèmes d’impression. Ils font alors appel à leurs fournisseurs. Ceux-ci fournissent des prestations très hétérogènes :

Mise en place d’une solution logicielle pour obtenir les statistiques du parc (volumes par matériels, par utilisateurs, couleur…)
Envoi trimestriels de tableaux reprenant les statistiques de volumes, de pannes, d’interventions…
Mise en place de comités de pilotage trimestriels au cours desquels sont abordées les questions de statistiques techniques (volumes, pannes, interventions, sur et sous utilisation…), les questions financières (budgets par service, par technologie…), les questions d’évolution du parc (utilisation, formations utilisateurs, solutions de routage des impressions, solutions de sécurité…).

Ces reportings ne sont pas toujours une priorité dans les grands groupes et sont quasiment inexistants dans les PME. Les fournisseurs y voient plutôt une source de coûts (des prestations de qualité réclament la mise à disposition de ressources), une source de discussions pas forcèment à leur avantage (délais non respectés, pannes récurrentes, facturation chaotiques). Il est vraiment dommage que cet aspect de la gestion des parcs d’impression ne soit pas davantage mis en avant. Les bénéfices de la mise en place du reporting sont pourtant nombreux :

gérer l’approvisionnement en consommables (stocks tampons, commandes automatiques…).
gérer les parcs déployés sur divers sites (centralisation des données et homogénéisation des pratiques).
contrôler et assurer la facturation.
s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements de service.
mettre en place des plans d’action correcteurs face à d’éventuelles dérives (surconsommations, pannes récurrentes…).
s’assurer que les pratiques et le parc en place permettent d‘atteindre les objectifs de l’entreprise (économies, développement durable, productivité…).
préparer l‘évolution du parc en fonction de l’évolution des besoins.

Tous ces enjeux valent bien de consacrer quelques ressources au reporting des activités de votre parc. Il s’agit de mettre en place des outils, des indicateurs et d’organiser trimestriellement l’échange de votre vision avec celle de votre fournisseur.

Si vous ne pouvez pas dégager les ressources nécessaires en interne, ASSPI vous accompagne et met à votre disposition ses compétences.

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

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Pilotez votre parc de systèmes d’impression

novembre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression

nov, 25 2010

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Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.

Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.

L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).

Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :

Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…

Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)

Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.

Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…

Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.