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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Un accompagnement sur plusieurs mois

avril 8th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
avr, 08 2013
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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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La conduite du changement

février 18th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
fév, 18 2013
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Cela semble peut-être une évidence mais l’optimisation des impressions constitue un changement qui peut être majeur.

En effet, très souvent la situation de départ est une organisation où chacun choisit son mode d’impression (couleur, recto-simple, papier de qualité supérieure…), son moyen d’impression (imprimante locale jet d’encre couleur, imprimante laser couleur mutualisée dans le bureau…) et le type de document à imprimer (mails, brouillons…). Il s’agit de migrer vers une organisation où l’utilisation de la couleur est encadrée, où les systèmes d’impression sont dimensionnés en fonction d’usages optimisés et où les impressions sont limitées aux nécessités de travail.

Un tel bouleversement nécessite un accompagnement pour réussir et surtout pour s’installer de façon durable.

Cet accompagnement passe certes par la formation des utilisateurs aux nouveaux usages mais pas seulement.

Le projet doit absolument faire l’objet d’une campagne de communication pour que chacun se l’approprie. Chaque étape devra être l’occasion de communiquer vers les utilisateurs. Ainsi, par exemple, il est important de faire savoir à tous que des entretiens utilisateurs, nécessaires à l’audit, sont organisés dans chaque service ou chaque site. Il est utile de positionner les interviewés comme les « champions » de la future politique d’impression : ils pourront relayer les explications dans les services, informer de l’évolution du projet, …

Cette communication continue permet de limiter les comportements de résistance liés à la peur du changement. Elles rassure en expliquant et en anticipant chaque étape. Un chemin balisé et éclairé est toujours plus facile à suivre qu’un sentier obscur et étroit…

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

février 4th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
fév, 04 2013
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Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.

4. Consolider le parc d’imprimantes

L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.

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décembre 17th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 17 2012
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Vous avez décidé de lancer un plan ambitieux d’optimisation des impressions dans votre entreprise. Beaucoup de collaborateurs semblent motivés au départ par cette démarche mais vous ne disposez pas des méthodes et des outils permettant de relayer ce plan d’action qui risque donc de rester lettre morte.

C’est beaucoup plus facile maintenant que les messages à tendance écologique sont de plus en plus entendus. Le respect de l’environnement est utilisé pour emporter l’adhésion des employés, car l’argument économique a très peu de prise sur eux. Cela ne doit pas être qu’un artifice : de nombreux appels d’offre d’optimisation de parc d’impression intègrent la prise en compte de critères écologiques et l’intégration dans une démarche plus globale de développement durable.

Il faut en plus compenser la disparition de l’imprimante personnelle considérée comme un avantage, un privilège. Ainsi, les futurs outils d’impression devront apporter des plus sous forme de fonctionnalités supplémentaires :  possibilité de scanner des documents, d’imprimer en recto verso…

Instituer des bonnes pratiques d’impression durablement reste difficile.

    La mise en œuvre d’un plan de changement est la clé du succès. Il se déclinera en 3 axes :

    • Plan de formation : définition du planning, du matériel pédagogique, des différents publics, animation des formations etc., pour une prise en main et une montée en compétence des utilisateurs,
    • Plan de communication : définition de la stratégie, des messages en fonction des publics, du planning, mise en œuvre de la communication pour une sensibilisation des utilisateurs et une adhésion enthousiaste au projet,
    • Assistance utilisateurs : définition et dimensionnement du plan d’assistance et des structures à mettre en place (hotline, engagements de service, parrainage…)

    Par ces ensembles d’outils et de pratiques, la démarche d’accompagnement au changement permet d’expliquer les enjeux du projet, de partager les bénéfices avec chacun des acteurs, de diffuser les nouvelles pratiques et d’aboutir le plus rapidement et dans des conditions optimales aux résultats escomptés pour le projet considéré.

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    Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

    mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
    mai, 31 2012
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    De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

    Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

    En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

    ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

    Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

    Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

    Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

    Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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    Formation pour la rédaction du mémoire technique

    mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
    mar, 22 2012
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    Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

    Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

    Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

    • le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
    • le mémoire technique n’est pas jugé au poids

    Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

    Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

    Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

    Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

    Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

    Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

    Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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    Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

    mars 19th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement
    mar, 19 2012
    1 Commentaire »

    Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.

    Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
    Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
    Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.

    Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.

    L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).

    Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :

    • Il doit être précis
    • Il doit être directif
    • Il doit contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple)
    • Il doit adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques
    • Il doit contenir des illustrations
    • Il faut mettre en évidence les verbes d’action en jouant sur la police (graissage, italique, couleur…)
    • Il ne faut pas hésiter à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses

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    Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

    février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
    fév, 23 2012
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    En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

    Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

    Le contenu de ces ateliers est le suivant :

    Sommaire détaillé

    1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

    1.1 Définition

    1.2 Les différents appels d’offres publics

    Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

    1.3 Ou trouver les offres

    Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

    2 Le décryptage du dossier de consultation

    2.1 Le règlement de consultation

    2.2 Le CCTP

    2.3 Le CCAP

    Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

    3 La candidature

    3.1 Les documents à rassembler

    3.2 Les imprimés DC

    3.3 La présentation de l’entreprise

    Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des      candidatures

    4 La structure du mémoire technique

    4.1 Le plan détaillé

    Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

    4.2 Les parties fixes

    Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

    les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

    4.3 Les parties personnalisées

    Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

    les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

    5 Méthodologie et astuces

    5.1 Avant l’appel d’offres

    5.2 Constituer la réponse

    5.3 Après la notification

    Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et   capitaliser sur l’expérience acquise.

    Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

    • Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
    • Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

    Les conditions restent les mêmes :

    • formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
    • 420 € HT/jour,
    • maximum 3 personnes,
    • formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

    Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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    7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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    7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

    octobre 10th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
    oct, 10 2011
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    Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

    1 Comment approcher les acheteurs publics ?

    Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

    Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

    2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

    Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

    Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché.  Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

    3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

    Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

    4 Les documents administratifs.

    Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

    5 La rédaction du mémoire technique.

    Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

    6 La facturation et le recouvrement.

    Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

    7 A faire en cas de rejet de votre offre.

    Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

    Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

    Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

    Sources : Ordre des experts-comptables.

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    septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
    sept, 26 2011
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    Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

    Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

    Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
    La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

    Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

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