Pour améliorer l’efficacité et réduire la charge de travail ainsi que les coûts informatiques associés, la plupart des PME ne se doutent pas que la première chose à faire est de réorganiser le processus d’impression. Beaucoup d’entre elles n’appréhendent pas correctement les coûts et les complications liés à une tâche d’impression considérée comme « simple ».
L’une des principales difficultés est l’impossibilité de gérer de façon centralisée, depuis un même poste d’administration, l’ensemble des imprimantes. Par exemple, les toners et le papier doivent être renouvelés régulièrement et les bourrages papier sont fréquents. À ces opérations de maintenance continue, s’ajoutent les appels à l’aide incessants dont l’énoncé commence souvent de la manière suivante : « quand je clique sur Imprimer, il ne se passe rien ». Pour l’administrateur, cela représente une source de problèmes infinie et des heures de dépannage.
La gestion des périphériques est également un problème important en matière d’impression. Dans la plupart des entreprises, l’environnement d’impression se développe de façon hétérogène au fil des années, cumulant divers modèles d’imprimantes. Pour les administrateurs, cela se traduit par des problèmes de maintenance récurrents causés par les nombreux pilotes d’imprimantes. À chaque changement de système, l’administrateur doit vérifier la compatibilité avec l’ensemble des imprimantes. Il doit donc identifier, tester et installer les pilotes correspondant à chaque imprimante, ce qui ralentit considérablement le processus d’administration.
Avec les imprimantes réseaux, il ne s’agit pas uniquement d’affecter l’utilisateur au bon groupe d’utilisateurs, par exemple l’équipe marketing ou commerciale, mais il faut l’affecter également à un lieu, par exemple une zone, un étage ou une aile d’un bâtiment. Ainsi, lorsqu’un utilisateur se connecte à un réseau, il souhaite que les imprimantes disponibles dans sa session se trouvent à proximité immédiate de son emplacement physique, pour un accès plus facile. Les utilisateurs des petites entreprises peuvent apprendre individuellement à mapper leurs propres imprimantes ou à les installer sur leur ordinateur de bureau. Cependant, lorsque le nombre d’utilisateur est plus important, cette pratique est peu vraisemblable.
L’impression peut être un véritable fardeau pour une infrastructure, nécessitant de nombreuses ressources informatiques et de réseau. Heureusement, il existe de nombreuses façons d’améliorer l’impression dans les PME.
L’installation d’un serveur d’impression est la première chose à faire pour résoudre les problèmes d’impression, même dans les petits environnements. L’administration et la mise à jour du système sont centralisées et simplifiées. Les interruptions du processus d’impression n’affectent pas immédiatement les applications. En outre, les infrastructures de type bureaux virtuels, serveurs de terminaux et de type « systèmes hôtes » restent stables grâce à l’externalisation du processus d’impression. Cette externalisation offre également un point de gestion centralisée de l’utilisation des ressources, telles que la bande passante.
Cependant, l’installation d’un serveur central d’impression nécessite du temps notamment lors des mises à jour, car chaque modèle d’imprimante fonctionne avec son propre pilote, parfois dans différentes versions selon les systèmes d’exploitation aussi bien côté serveur que côté client. L’utilisation d’un pilote d’imprimante virtuel constitue une solution pratique. Grâce à cette solution, le fabriquant du pilote original est identifié de façon centrale sur le serveur d’impression et une seule version de chaque pilote d’imprimante doit être identifié, testé et installé. Avec cette technologie, il n’est plus nécessaire d’installer les pilotes d’imprimantes sur chaque poste client et les anciens modèles d’imprimantes peuvent toujours être utilisés, même si les ordinateurs des utilisateurs sont mis à niveau, par exemple vers Windows 7.
L’utilisation des bons paramètres d’impression permet de réduire la charge réseau en optimisant la compression et en réduisant la puissance de calcul nécessaire. Le « Green IT » est aussi une tendance qui amène aujourd’hui les entreprises, à identifier précisément leurs coûts d’impression, réduire la consommation en papier, en encre et en toners, tout en ajustant au mieux le nombre d’imprimantes qu’elles utilisent.
Source Printnews
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Certains spécialistes rappellent que les frais généraux représentent entre 15 et 25% du chiffre d’affaires de l’entreprise et que l’on peut économiser jusqu’à 30% de l’ensemble de ces frais, ce qui constitue environ 6% de résultat supplémentaire.
