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Les coûts d’impression peuvent représenter 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Un budget qu’il est possible de réduire jusqu’à un tiers, en rationalisant le parc d’imprimantes et en contrôlant mieux les travaux d’impression.

Combien d’imprimantes sont en service dans votre entreprise ? Combien de pages sont imprimées par mois ? Pour quel coût global ? Quel est le prix de revient à la page pour chaque type d’imprimante utilisée ? Qui sont, dans l’entreprise, les principaux consommateurs ? Celui qui est capable de répondre à toutes ces questions peut passer son chemin. Il tient en sa main les principaux éléments pour mener à bien une politique de gestion de l’impression. Pour les autres, une bonne nouvelle. Ils ont, à portée de main, un gisement d’économie sur leurs frais généraux.
Le faible prix d’achat des imprimantes d’entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d’antan sont devenus des « multifonctions » reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, sont devenues des « tout-en-un ». Bref, la frontière entre imprimantes et copieurs n’existe plus.
Le point clé d’une bonne gestion de l’impression, c’est la connaissance du parc et des coûts qu’il génère. Un recensement précis est bien sûr indispensable et la centralisation des commandes de consommables et des demandes d’intervention de maintenance évidemment nécessaire mais pas toujours vérifiée dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il sera alors possible de connaître exactement le coût des impressions, en n’omettant pas de réunir imprimantes et copieurs. Les enquêtes montrent qu’il s’imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d’utilisation d’un copieur est inférieur à celui d’une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd’hui réunis, mais il subsiste des différences dans le mode de facturation…

Les économies ne se trouvent pas toujours là où on les attendrait. Par exemple, la gestion des formulaires pré-imprimés, à l’aide d’un logiciel adéquat, permet de réduire le nombre de formulaires et surtout offre un système d’impression à la demande, ce qui évite de conserver les stocks, fait gagner du temps et supprime le pilon, où près d’un tiers des pré-imprimés finissent leur vie.

Article paru dans Le Monde Informatique