Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.
Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes, la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…
Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.
Les attentes des directions informatiques et services généraux :
- Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
- Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…
De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :
- La disponibilité et la fiabilité des machines
- La confidentialité des documents
- La proximité d’utilisation…
Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.