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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Optimiser ses services d’impression en Europe

novembre 29th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 29 2010
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Une étude menée par IDC et commanditée par Ricoh montre qu’au-delà des facteurs liés aux coûts, les raisons principales pour optimiser ses services d’impression en Europe sont les suivantes :

  • changer les habitudes d’impression des collaborateurs.
  • rationaliser les flux documentaires liés aux processus métiers.

Les résultats de l’étude pour la France sont en parfaite adéquation avec ceux de l’Europe. Il ressort clairement que les entreprises cherchent dorénavant à améliorer leurs processus internes. Interrogés sur les changements qui avaient eu lieu au cours des 12-18 derniers mois dans leur entreprise, les dirigeants français ont mis l’accent sur la mise en place d’un approvisionnement de  matériels d’impression (MFP, imprimantes) centralisé afin de mieux gérer les coûts (score moyen de 8 sur 10 correspondant à « tout à fait d’accord ») et par la même bénéficier d’une plus grande efficacité. En adressant les flux documentaires intensifs, Les entreprises se sont aperçues que les flux documentaires intensifs étaient l’un des derniers secteurs  offrant un potentiel de gains considérable en termes d’efficacité et de productivité.

Selon cette enquête, les entreprises exigent de la part des fournisseurs une expérience significative et des références solides dans le
domaine du conseil lié aux processus et flux documentaires. Nous avons demandé aux personnes interviewées de hiérarchiser différents éléments, selon leur probabilité d’être inclus dans un contrat d’optimisation des services d’impression. Après les
éléments habituels relatifs au matériel et aux fournitures, elles ont mentionné parmi leurs priorités les « services de conseil liés à
l’infrastructure d’impression/de photocopie/de numérisation. » C’est pourquoi IDC estime que les sociétés qui cherchent à externaliser ou à s’associer avec un prestataire de services doivent choisir un fournisseur capable de démontrer que son expertise va au-delà de l’environnement de production, et comprend en particulier le conseil en gestion des documents et en optimisation des flux et des usages.

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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Pilotez votre parc de systèmes d’impression

novembre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
nov, 25 2010
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Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.

Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.

L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).

Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :

Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…

Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)

Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.

Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…

Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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Le papier : préoccupation environnementale n°1

novembre 22nd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 22 2010
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Le papier reste la première préoccupation environnementale des Français au bureau. Bien géré, c’est souvent le signe le plus visible d’une démarche de développement durable réussie.

Seulement, 20% des gisements de papier au bureau sont aujourd’hui recyclés et 90% des publications des entreprises se font encore sur du papier vierge. Entreprises, administrations et associations doivent aujourd’hui faire bouger leurs pratiques, pour atteindre les objectifs du Grenelle de l’Environnement.
Pourtant, le recyclage des papiers et cartons fait figure de pionnier : le taux de collecte atteignait 63,4% en Europe en 2007, ce qui situe le papier en tête des matériaux les mieux recyclés.

Quelques chiffres éloquents :

  • La production d’ordures ménagères a doublé en 40 ans.
  • Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. Les papiers et cartons représentent plus de 70% des déchets produits par les activités de  bureaux.
  • En récupérant vos papiers de bureaux, vous réduisez votre production de déchets de 70% en seulement quelques semaines.
  • Une tonne de vieux papiers transformés en fibres cellulosiques de récupération (FCR) peut donner jusqu’a 900 Kg de papier recyclé.
  • Aujourd’hui 80% des papiers de bureaux sont détruits en décharge ou par incinération. On estime le gisement de papiers de bureau récupérables à 1 million de tonnes en France dont plus de 350 000 tonnes dans la région Île-de-France. Lire la suite »

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L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression

novembre 18th, 2010 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
nov, 18 2010
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Les marchés de fourniture des systèmes d’impression nécessitent des compétences techniques, une connaissance des acteurs, des technologies, des types de contrats, des pratiques… qui ne sont pas toujours disponibles dans les organisations. De plus, la rédaction des pièces du dossier de consultation et le dépouillement des réponses prennent beaucoup de temps. ASSPI vous propose de vous accompagner dans la passation de ce type de marchés. Ses prestations sont de 3 ordres :

  • Rédaction des pièces techniques de l’appel d’offres.
  • Dépouillement des offres.
  • Supervision du déploiement complet du futur parc.

ASSPI participe à l’élaboration du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) au travers de la rédaction des clauses particulières des documents. Ces prestations sont réalisées en collaboration avec les équipes internes qui restent décisionnaires et maîtres d’œuvre en la matière.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCTP.

  • Descriptifs techniques des matériels et des accessoires : port folio.
  • Descriptifs des prestations attendues : livraison, installation, maintenance, formations utilisateurs, constitution d’un stock tampon de consommables, reprise en fin de marché.
  • Clauses de suppression , de déménagement ou d’ajout de matériels en cours de marché.
  • Clause de reporting  des consommations, des coûts, des pannes, des interventions.
  • Listes des documents et certifications à fournir.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCAP.

  • Contenu des prix de location et de maintenance.
  • Clause relative à la facturation.
  • Clauses de pénalités : retard livraison, retard dépannages.
  • Clauses de résiliation.

Nous définissons pour le règlement de la consultation la nature du mémoire technique attendu et participerons à l’élaboration des critères d’attribution.

Nous créons une grille de prix pour l’acte d’engagement.

ASSPI construit la grille de dépouillement en accord avec les priorités de l’organisation. Cette grille permet de mettre en avant les points déterminants à comparer entre les offres (budgets globaux, qualité de services, capacités à former les utilisateurs…). Elle doit permettre  de choisir l’attributaire du marché objectivement, en toute connaissance de cause.

ASSPI prévoit un plan de marche pour le déploiement du futur parc et le retrait de l’ancien. Elle s’assure la mise en œuvre de ce plan de marche par les différents prestataires (prestataire retenu, ancien fournisseur du parc copieur, retrait des imprimantes) et assure la coordination entre les différents interlocuteurs. Elle supervise notamment les plannings de livraison, de retrait et de formation.

Enfin, ASSPI s’assure de la conformité des prestations avec le cahier des charges (références matériels, options, consommables, installation, formation…).

Pour en savoir plus, contactez nous : Isabelle Obiols 06 81 02 89 74 ou iobiols@asspi.fr

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Le secteur public optimise ses impressions

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Le papier : l’avenir de la production

novembre 15th, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 15 2010
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Depuis de nombreuses années, différents groupes de recherche travaillent sur la mise au point d’un support particulier appelé « papier électronique ». C’est un dispositif d’affichage qui présente les qualités de réflexion du papier et qui peut être mis à jour de manière électronique. Le fonctionnement de ce dispositif repose sur une encre électronique intégrée dans le « papier ». Seul l’apparition d’un texte ou son renouvellement sont liés à des impulsions électriques de faibles intensités (peu consommatrices d’énergie) après quoi ce support ne consomme plus d’énergie pour maintenir l’affichage. A en croire les sociétés qui soutiennent ces projets, les applications pour cette technologie semblent ne rencontrer aucune limite.

Le papier électronique inventé par Xerox porte le nom de  » Gyricon  » du grec, gyros : tourner et icône : image. Ce prototype concernant une nouvelle technologie d’affichage, est constitué d’une base de plastique souple sur laquelle repose une couche « d’encre électronique ». Cette couche d’encre est composée de milliers de minuscules billes bichromiques (mi-blanches et mi-noires) réparties à l’intérieur d’un film de silicone transparent. Le Gyricon, ainsi constitué, possède des propriétés qui tendent à se rapprocher de celles du papier. La lecture sur ce « papier électronique », comme sur le papier, résulte de la réflexion de la lumière ambiante. En nécessitant uniquement de l’énergie pour modifier l’affichage, ce prototype consomme 50 fois moins d’énergie que les livres électroniques de 1ère génération de type écran d’ordinateur.

Dans les années 90, le MIT développait une approche originale de cette question, une « encre électronique » applicable sur différents types de supports dont le papier et c’est là, outre les propriétés spécifiques de cette encre, le point intéressant de cette technologie. Le côté séduisant de cette technologie réside dans l’obtention d’une image qui ressemble plus à une impression sur du papier qu’à une image sur un écran d’ordinateur, l’avantage indiscutable étant de pouvoir faire varier l’image de chaque page par programmation. De plus, cette encre électronique peut s’appliquer sur les deux côtés d’une feuille de papier ou d’un autre matériau et le papier couché avec cette encre garde une certaine souplesse. Il peut être roulé ou courbé sans problème. Il peut également être photocopié. Lire la suite »

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La guerre écolo des supports

novembre 11th, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 11 2010
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L’industrie papetière est présentée régulièrement comme un secteur polluant, nuisible pour nos forêts et pour l’environnement.Alors depuis quelques années on présente l’électronique et les clés USB comme économiseurs de feuilles. Mais ces nouvelles technologies sont-elles si propres ? Qui présente le meilleur Bilan Carbone ?

Il y a des évidences : pour fabriquer du papier, il faut couper des arbres ! Le processus industriel est assez lourd et la consommation en énergie n’est pas négligeable.
On pourrait penser que le Bilan Carbone de l’électronique est nul, mais pour l’expédition ou le stockage des documents, il est nécessaire de construire des centres de données climatisés pour stocker les serveurs. La conception des clés USB nécessite du pétrole (plastique) et des cartes électroniques. Il faut également des équipements (ordinateurs) pour les expédier et les lire.
Le papier est un produit biodégradable et recyclable à souhaits, sous réserve que les consommateurs fassent le tri en suivant correctement les filières mises en place.
Contrairement au papier, les jouets ou les maisons en bois ont la faveur du public et sont présentés comme des produits écologiques. Pourtant, ils sont tous issus du même endroit : la forêt ! Quelles que soient les filières utilisant le bois, l’important est bien la gestion des forêts en évitant par exemple des coupes illicites tout en garantissant le maintien de la biodiversité. Plusieurs certifications ont été mises en place afin de guider les consommateurs : PEFC, FSC, NF Environnement.
Nous ne pouvons pas en dire autant de l’électronique. Pourtant, nous sommes souvent sollicités par nos institutions (banques, téléphone, énergies) pour passer du courrier postal au courriel, sous prétexte de faire un geste en faveur de l’écologie. Soit dit en passant, bien que cela fasse faire des économies substantielles aux banques (impression, mise sous pli, frais d’expéditions…), cela est rarement accompagné par une réductions de nos abonnements…
Mais que l’on ne se trompe pas, l’électronique présente notamment ces avantages : il est plus agréable de se promener avec un clé USB que 5 kilos de papier sous le bras et vive le gain de place dans les locaux d’archivage après la numérisation des documents. De plus, il est possible de de ré-écrire plusieurs fois sur les supports électroniques.
Nous voyons bien qu’en fonction des besoins, le papier et l’électronique ont leur place dans notre vie quotidienne. Comme beaucoup de choses, ces produits sont complémentaires avec leurs avantages et inconvénients.
Source : carbone 11

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Le papier

novembre 8th, 2010 Posted in Divers
nov, 08 2010
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Le papier a de la valeur. Il est renouvelable, personnel et utile. Plus nous savons de choses à son sujet et plus nous sommes en mesure de faire des choix intelligents lorsque vient le temps de nous en servir.

La belle histoire du papier

Le papier est né en Chine vers la fin du IIIème siècle avant l’ère chrétienne, sous le règne de l’empereur Chiuangdi (dynastie des Qin). Le Ministre de l’Agriculture Tsaï-Lun réussit, à l’aide de vieux chiffons et d’écorces réduits en bouillies, à confectionner une pâte qui, passée dans un tamis et séchée, donnait une feuille d’une éclatante blancheur.

Au VIIIème siècle, les arabes apprennent l’art chinois de fabrication du papier, et le transmettent peu à peu à l’occident. Au XVème siècle, l’invention de la typographie par Gutenberg accroît la consommation de papier. Mais c’est au XIXème siècle que l’industrie du papier prend réellement son essor. Au siècle suivant, elle devient l’industrie lourde que nous connaissons aujourd’hui.

Le papier est d’abord le support de l’écriture, ce pourquoi il fut probablement pour la première fois utilisé, il y a environ 2 000 ans. Le papier a toujours accompagné l’activité et le développement de l’homme, assurant par là même l’essor des peuples qui en maîtrisaient la fabrication

Indispensable papier !

Peut-on imaginer un monde sans papier ? Quel matériau présente aujourd’hui autant de diversité d’utilisations pour un coût d’usage aussi modique ? Nous utilisons le papier tous les jours. Grâce au papier on peut lire, écrire, mais aussi envelopper, emballer, faire des billets, des mouchoirs, recouvrir des murs, et mille autres choses qui nous sont indispensables. Aujourd’hui, le papier et le carton sont omniprésents dans notre vie à travers leurs différents usages.

Le papier est le support privilégié de la communication écrite. L’écrit correspond à la représentation de la pensée par des signes conventionnels. C’est un moyen de :

  • transmettre des connaissances, des idées et des savoirs
  • communiquer (assurer un lien entre des personnes distantes)
  • sauvegarder et archiver. En effet, alors que la mémoire ne dure que le temps de la vie d’un être humain, l’écrit lui survit indépendamment du support sur lequel il se retrouve

Le papier véhicule donc l’essentiel des échanges intellectuels de notre temps.

Procédé de fabrication

Le processus de base de fabrication du papier est le même depuis deux mille ans. Le papier est constitué de 70 à 95 % de matières fibreuses (cellulose, pâte mécanique ou vieux papier) et de substances telles que colles, pigments et liants (5 à 30 %).  La première étape consiste à séparer avec des solvants les fibres cellulosiques de la lignine, les deux matières premières qui composent le bois, pour obtenir une pâte. Les différents procédés  (mécanique, chimique, mi-chimique) nécessitent des quantités d’énergie et d’eau considérables. Il faut ensuite épurer et blanchir les fibres en utilisant des quantités massives de produits chimiques (organo-chlorés). La deuxième étape consiste à répandre un mélange de plusieurs pâtes très diluées sur une surface poreuse adaptée à travers laquelle l’excédent d’eau peut s’égoutter jusqu’à former une couche mince de fibres. De nombreux adjuvants minéraux (kaolin, talc), d’additifs chimiques et de colorants sont ajoutés pour obtenir la qualité de surface souhaitée. Les couches sont ensuite pressées et séchées avant de former des feuilles qui sont enfin enroulées en bobines. Lire la suite »

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Le développement durable dans les « activités de bureau ».

novembre 3rd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 03 2010
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Sur la base d’une enquête menée auprès de 1 700 entreprises franciliennes de moins de 250 salariés, le
CROCIS publie huit études sectorielles permettant de mieux appréhender les enjeux du développement
durable dans des secteurs phares pour la région, et d’évaluer leurs avancées ou blocages dans ce
processus.
Il apparaît globalement que les PME se trouvent à une période charnière de leur développement, entre une
prise de conscience désormais aboutie et une volonté d’action souvent difficile à mettre en oeuvre.
Les “activités de bureau” regroupent des activités principalement liées aux services fournis aux entreprises, ainsi
que les activités immobilières et les activités informatiques. Ce regroupement se justifie par les caractéristiques
communes que présentent ces PME en termes de prise en compte du développement durable : problématique
prégnante liée aux ressources humaines, achats massifs d’équipements et de consommables, consommations
d’énergies,….

Globalement, il apparaît que ces activités prennent encore peu en compte le développement durable, souvent par manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise, qui considèrent le plus souvent qu’ils ne sont pas concernés. Les enjeux en termes de développement durable sont pourtant forts pour ces PME, dont le poids est particulièrement important en Ile-de-France. Néanmoins, conscients des enjeux liés au développement durable, notamment suite à la tenue du Grenelle de l’environnement, un tiers des dirigeants de PME le considèrent comme un atout sur le plan économique. Mais cette prise de conscience demeure semble-t-il, superficielle puisque les dirigeants interrogés parviennent difficilement à définir en quels termes le développement durable pourrait concrètement être bénéfique pour leur activité.
Il apparaît que les chefs d’entreprise de ce secteur manquent en premier lieu d’une information concrète, ciblée sur leur domaine d’activité, qui leur permettrait d’avoir une vision claire de l’application du développement durable dans leur organisation.
Ainsi, à la question « De quel type d’appui pensez-vous avoir besoin ? », 65 % des dirigeants interrogés réclament plus
d’information sur les opportunités liées au développement durable.

Par ailleurs, la faible implication des PME de ce secteur est confirmée par le manque de moyens mis en place pour appliquer le développement durable. Les chefs d’entreprise sont notamment 27 % à affirmer ne disposer d’aucun moyen spécifique (contre 23 % pour l’ensemble des PME), alors que seulement 8 % d’entre eux déclare bénéficier d’un budget spécifique (contre 15 % pour
l’ensemble).
Enfin, moins d’1/5ème des dirigeants déclarent rencontrer des freins, et la même proportion estime avoir besoin d’un appui dans
l’application du développement durable. Ces faibles pourcentages révèlent un réel manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise. Très peu impliqués, ils ne sont pas encore conscients ni des obstacles qu’ils pourraient rencontrer dans leur démarche, ni
des appuis que ceux-ci pourraient nécessiter.

Source CROCIS

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Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 01 2010
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Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

  • en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
  • en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
  • en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps,  les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

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