Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.
Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.
Un peu de détente en cette fin d’année…
décembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 27 2010
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La réduction des coûts d’impression
décembre 23rd, 2010 Posted in Coûts d'impression
déc, 23 2010
Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.
Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :
- L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
- La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
- L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire
La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.
Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?
Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.
Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.
Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.
Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.
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décembre 20th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 20 2010
Pas de politique d’impression ni de services associés sans système d’authentification efficace. Le choix de solutions reste large mais peu d’innovations viennent bouleverser le secteur. Konica Minolta, pionnier de la reconnaissance biométrique avec des systèmes capables, par exemple, d’identifier le faisceau veineux d’un doigt, vient toutefois de présenter lors du salon Info to doc des multifonctions protégés par la technologie BAN (Body Area Network ou réseau corporel de communication).
Le procédé utilise le corps humain comme support de communication, au lieu de câbles ou d’ondes radio, pour transmettre au multifonction les informations contenue dans un badge d’entreprise. Il suffit de toucher la machine pour accéder à un processus ou libérer une impression, et, dans tous les cas, activer la traçabilité sur laquelle repose sécurité et comptabilité. Une première dans le domaine de l’impression. Développée en partenariat avec Dai Nippon Printing, la solution devrait se généraliser sur les gammes Konica et tenter d’autres fabricants.
Mettre à profit l’électricité statique produite à la surface du corps humain n’est cependant pas tout à fait nouveau. Déjà sollicités dans la surveillance et de la prise en charge à distance de la santé des patients, les réseaux BAN fournissent des informations en temps réel quel que soit l’endroit où se trouve une personne disposant d’une antenne miniaturisée et intégrée aux vêtements ou dans des objets du type montre ou badge.
Source : printnews
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décembre 16th, 2010 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 16 2010
La dématérialisation des appels d’offre a déjà fortement diminué les volumes de papier liés aux achats publics. Je propose d’aller un peu plus loin grâce à quelques précisions que vous pouvez apporter dans votre règlement de consultation :
- Précisez dans les modalités de réponse à l’appel d’offre le nombre de pages maximum requis pour chaque type de document à remettre.
- Précisez le nombre d’exemplaires papier de l’offre à remettre en demandant à ce qu’elles soient recto-verso et que l’offre soit également remise sous format électronique (CD-Rom).
S’il s’agit d’un travail de consultant où des rapports d’études sont à remettre,vous pouvez préciser dans votre cahier des clauses techniques particulières :
- Demandez un résumé-synthèse systématique de 10 pages maximum, séparé du corps du rapport.
- Dans la mesure du possible, précisez aussi le nombre de pages maximum du rapport principal.
- Demandez que des exemplaires papiers recto-verso soient remis par le prestataire en nombre exact par rapport aux besoins.
- Demandez également une version électronique des rapports.
Enfin, si le prestataire doit travailler dans vos sites, assurez-vous qu’il connaisse les bonnes pratiques en matière d’économies de papier et ne fasse pas exploser vos compteurs.
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décembre 13th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 13 2010
Dans notre article Le papier : avenir de la production nous évoquions les diverses pistes de recherche explorées pour la production de « papier ». Il semble que les choses avancent puisque à l’occasion du salon Eco-products 2010 qui se tient actuellement au Japon, Sony a dévoilé pour la première fois au public son prototype de papier électronique flexible.
D’une diagonale de 13,3 pouces, ce e-paper reste cependant très secret puisque Sony n’a communiqué aucune information concrète concernant les spécifications de ce dispositif, qui est sans doute loin d’être prêt à être commercialisé.
Reste que la présentation publique de ce prototype permet de juger des progrès de la firme, qui avait déjà dévoilé il y a quelques temps un modèle de papier électronique de 4,8 pouces pour une résolution de 640 x 480 pixels, intégrant un écran TFT organique et utilisant un matériau semi-conducteur nommé PXX résistant à l’humidité et à la lumière. Rien ne dit cependant que l’entreprise a utilisé le même principe pour ce nouveau prototype.
13,3 pouces, une diagonale qui s’approche de celle d’une page de journal et qui permet d’imaginer à quoi pourrait ressembler la lecture au quotidien dans quelques années.
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Imprimer responsable
décembre 7th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 07 2010
L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.
Impact des impressions en entreprise :
- La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
- La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
- L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.
La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.
En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées (Source : Observatoire des comportements d’impression en entreprise par Lexmark et Ipsos, mai 2010 ; étude réalisée en juillet/août 2009). Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.
Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.
La check-list proposée ci-dessous permet de travailler sur différents points complémentaires :
- Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
- Inciter les lecteurs d’un mail à ne pas l’imprimer,
- Diffuser les documents par mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier,
- Utiliser des processus de gestion documentaire (GED),
- Utilisation de système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression,
- Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes réseaux partagées,
- Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine,
- Installer des « timers » sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple),
- Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel »,
- Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir).
- Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide),
- Utilisation de kits de recharge.
Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace. Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.
Source Econo-Ecolo
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Les clés du succès
décembre 6th, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 06 2010
Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.
Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.
Les clés du succès
- Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
- Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires. Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
- L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
- Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.
Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».
Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.
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Accompagner l’optimisation
décembre 2nd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 02 2010
L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement
La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.
Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants. Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance. 25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés. Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.
Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :
- communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
- répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
- identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
- mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)
Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .
Source : livre blanc IDC pour Ricoh
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