La nécessité de communiquer autour de tout projet d’envergure semble une lapalissade, en tout cas en matière d’intention. Dans la réalité, les choses sont plus nuancées.
Quand il s’agit de rationalisation du parc de systèmes d’impression, la communication se limite souvent à un discours culpabilisant : vous imprimez trop, notre consommation de papier détruit trop d’arbres, votre imprimante personnelle coûte trop cher…
Bien sûr les objectifs du projet doivent être énoncés : réduction des coûts, démarche environnementale, productivité… Mais il convient également d‘informer le plus tôt possible sur les fonctionnalités supplémentaires qu’apportera le futur parc (impression sécurisée, rapidité, finition, qualité, prise en charge, assistance…). Évoquer ces fonctionnalités potentielles dès les entretiens avec les utilisateurs permet d’instaurer un vrai dialogue, de parler du changement à venir de manière positive, de recueillir les premières impressions.
Dans le même ordre d’idées, informer chaque collaborateur du déroulement de la rationalisation (inventaire, interviews, analyse, rendu des préconisations, consultations des fournisseurs, commande, déploiement) permet de donner une vision globale du projet et limite la focalisation sur le « on va me retirer mon imprimante ». Elle permet également de bénéficier de soutiens inattendus : la machine à café peut devenir le lieu où certains s’autoproclameront les champions du projet, porteurs de la bonne parole.
Enfin, communiquer tout au long du projet permet à chacun de se situer dans le temps, de se préparer au changement, d’exprimer ses craintes qui seront alors prises en charge au fur et à mesure. La communication n’est pas nécessairement très sophistiquée à chaque fois : un mail de 2 lignes suffit pour informer de la fin des opérations d’inventaire sur sites et remercier les collaborateurs de leur implication.
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