ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

janvier 30th, 2012 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
jan, 30 2012
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Vous souhaitez optimiser votre parc de systèmes d’impression.

Vous avez audité ou fait auditer votre parc actuel.

Votre futur parc optimisé est défini en termes de matériels et de services attendus.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le prestataire qui le mettra en œuvre.

Vous allez donc lancer une consultation dont l’enjeu est important puisqu’il s’agit de choisir l’entreprise partenaire qui assurera la réussite de votre projet et vous permettra d’atteindre les objectifs d’optimisation…ou pas.

Le cahier des charges est l’élément central de cette consultation. sa rédaction, son niveau d’exigences en terme de réponses, son exhaustivité en termes de demandes sont les garants de la pertinence du choix final.

A minima, il devrait avoir la structure suivante :

  • Contexte : explication de votre projet, des étapes précédentes, des attentes…
  • Consultation: les règles doivent être claires pour tous, planning, formalisme…
  • Définition et spécifications des matériels : cette partie doit anticiper le dépouillement des réponses et le faciliter.
  • Maintenance et consommables : les demandes formulées doivent avoir pour objectif la productivité et la disponibilité du parc.
  • Services liés au parc : il s’agit ici de formuler toutes les demandes en vue de la satisfaction des utilisateurs, du suivi du parc et de sa gestion.

Notre conviction dans ce domaine est qu’il faut obliger les candidats à répondre dans un cadre précis. Il est toujours plus facile et rapide de comparer des offres qui ont la même structure que de devoir lire des présentations généralistes et des plaquettes commerciales pour essayer d’y trouver les éléments qui sont nos critères de choix. De plus, le candidat qui se conformera avec qualité à nos demandes et à notre formalisme fera déjà preuve d’une bonne capacité d’adaptation, appréciable pour l’avenir du partenariat.

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics
jan, 26 2012
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Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits  que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

  • de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
  • de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
  • de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

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Le livre blanc de la couleur

janvier 23rd, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
jan, 23 2012
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Quelle est la meilleure manière d’utiliser la couleur pour capter l’attention
et les clients ?
C’est à cette question que répond le livre blanc « Couleur et communication »
dans lequel Pitney Bowes se livre à l’analyse de l’impact et du rôle de la couleur
dans les communications professionnelles.
Pitney Bowes souligne la progression de la couleur dans la communication
d’entreprise : reconnaissance de la marque, facilité de lecture des messages,
rapidité de compréhension et de mémorisation d’un texte sont autant de points
dont les organisations ont décidé de tirer parti en s’appuyant sur les avancées
technologiques. L’éditeur n’oublie pas de mettre en avant l’importance de l’aspect du conteneur, en
l’occurrence l’enveloppe de papier, un domaine dans lequel il fait valoir son expertise.

Extraits du livre blanc :

  • La couleur est un outil d’influence pour améliorer l’expérience client
  • Elle attire l’attention. Reconnaissance d’une marque, facilité de lecture des messages, rapidité de
    compréhension et de mémorisation d’un texte, personnalisation d’un message …voici les éléments clés
    pour les entreprises d’aujourd’hui qui s’intéressent de près à la gestion de leurs communications.
  • Assez populaire chez 26% de grandes marques interrogées, le bleu est utilisé comme dominante
    dans les logos    . Même si la théorie des couleurs n’est pas une science exacte et n’a pas de règles strictes,
    elle reste un élément essentiel pour le consommateur.
  • Elle favorise la croissance du business et dope les taux de réponses. L’ajout de messages
    personnalisés pertinents en couleur permet d’augmenter le taux d’ouverture et de réponse, accroissant
    ainsi les opportunités de chiffre d’affaire.
  • Le prix de la couleur en baisse.La couleur est abordable pour les entreprises de toutes tailles. Les coûts de
    l’impression couleur numérique ont baissé de 75% pour les utilisateurs ces dix dernières années.

Vous pouvez le télécharger intégralement ici.

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Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier

janvier 19th, 2012 Posted in Bureau vert, Divers
jan, 19 2012
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Riposte verte lance régulièrement des enquêtes et mène des études sur les pratiques et les notions autour du bureau vert.

Cette fois, ils nous proposent de participer à une grande enquête sur la gestion du papier dans nos entreprises. Elle ne dure que 3 minutes, est anonyme et nous permet de nous interroger sur nos gestes quotidiens et sur ce que nous pourrions faire.

Cette enquête est menée régulièrement pour observer l’évolution des usages dans ce domaine. (Vous aurez accès aux résultats de l’enquête 2010 après avoir rempli le questionnaire).

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Gouvernance documentaire

janvier 16th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
jan, 16 2012
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« La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle ». Le patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte, comme le une étude européenne menée auprès d’entreprises européennes. Réalisée par Coleman Parker Research pendant l’été 2009, cette enquête révèle qu’une majorité de dirigeants néglige l’importance de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.

Première indication donnée par l’étude, trois quart des cadres supérieurs reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise.

Second constat, les procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou. Doublons d’activités et inefficacités se répercuteraient alors sur la charge de travail des collaborateurs et sur leur performance globale.

Sans stratégie documentaire, pas d’environnement de travail plus durable et plus sûr. pour la mise en place d’une telle politique,  il suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources.

Reste surtout à faire émerger dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager). La personne en charge saura proposer et construire une politique documentaire et d’archivage, et assurer la cohérence des documents et des informations du SI… Un vrai métier.

Sources : Doc & Print

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Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

janvier 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression
jan, 12 2012
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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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La Poste et la collecte de papier de bureaux

janvier 9th, 2012 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE
jan, 09 2012
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La Poste a annoncé lundi 7 novembre 2011 le lancement d’une filiale dédiée à la collecte de papiers de bureau à recycler, fonction qui sera assurée par les postiers auprès de petites structures, avant un tri effectué par une entreprise spécialisée dans laquelle le groupe vient d’ investir. Visant les TPE/PME et les collectivités locales, « cette nouvelle activité s’appuie sur les moyens industriels du groupe et le professionnalisme des facteurs qui, venus pour collecter ou distribuer le courrier dans une entreprise, repartent avec les papiers de bureau à recycler », selon le communiqué de La Poste.

Ces petites structures produisent entre 500 000 et 900 000 tonnes de papier non collecté par an selon l’Agence pour la maîtrise de l’énergie (Ademe), a précisé un porte-parole de l’entreprise. « Notre objectif est de capter 20 % de ce flux d’ici 2015″, a-t-il ajouté. La Poste indique avoir racheté 66 % de la société Nouvelle Attitude (le reste du capital restant entre les mains des deux fondateurs), spécialisée dans le recyclage de papiers de bureau, et qui devient une nouvelle filiale du groupe.

Nouvelle Attitude, « entreprise d’insertion par l’activité économique » conventionnée par l’Etat et le Pôle emploi, emploie actuellement « une trentaine de personnes ». Elles trieront le papier collecté par les facteurs, qui sera ensuite « transmis à des papetiers-recycleurs situés à proximité ». Après une expérimentation dans l’Essonne, cette nouvelle activité est étendue à  partir de ce jour dans le Loiret, l’Eure-et-Loir et les Yvelines, « avant une généralisation progressive à l’ensemble du territoire en 2012″, est-il précisé.

Aucune embauche spécifique de postiers n’est prévue, mais La Poste indique que cette activité sera « créatrice d’emplois de proximité puisque Nouvelle Attitude va, au fur et à mesure de la montée des demandes de collecte, créer de nouveaux emplois d’insertion ».

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L’audit du parc d’impression

janvier 5th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
jan, 05 2012
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La phase clé de l’audit

Dimensionnement, localisation, performances, niveaux de sécurité, consommation, nombre : comment se construire        un parc “ équilibré ” ? En conduisant un audit du parc actuel, complété par une évaluation du ressenti et des besoins des utilisateurs. Des outils existent pour l’audit des volumes mais leur utilisation tourne vite à l’usine à gaz.

L’intervention d’un spécialiste n’est donc pas superflue, d’autant plus qu’il sera amené à faire des préconisations d’architecture cible. Une première phase de découverte du parc peut être très rapide. Et l’entreprise dispose alors d’un bilan qui la positionne face aux canons de son secteur d’activité. Mais celui-ci n’est qu’approximatif.

Les mesures évidentes : standardiser et mutualiser

De cet audit découleront des préconisations. Hors, spécificités liées au métier des entreprises – que les offreurs prennent de mieux en mieux en compte – et à l’implantation géographique précise de leurs salariés, les mêmes recommandations reviennent souvent. Il faut standardiser. Ce qui permettra de jouer sur les volumes lors des achats de consommables, de ne pas avoir à garder en stock de nombreux types de toners, de remplacer facilement une imprimante par une autre en cas de panne et de se soucier au minimum des drivers. La prime revient donc aux constructeurs ayant des gammes très étendues et très homogènes, ainsi que des outils d’administration qui faciliteront la gestion de l’ensemble du parc.

Il faut aussi mutualiser, centraliser. Mais pas à outrance. Sans quoi certaines machines deviennent d’énormes goulets d’étranglement et doivent faire l’objet de contrats de niveaux de service difficiles à tenir. Dans une grosse entreprise, on préconise un rapport de un à quatre entre le nombre de périphériques d’impression et le nombre d’employés utilisant des outils bureautiques. Ce taux varie, bien sûr, selon le métier de l’entreprise et la fonction de l’employé. Le fait de changer le parc d’impression, ou du moins une partie, a également l’avantage de faire entrer dans l’entreprise des matériels bénéficiant des dernières technologies en matière d’économie d’énergie, comme la mise en veille automatique, ainsi qu’en matière d’administration. Avec des machines suffisamment récentes,  20 à 25 % des pannes peuvent être traitées à distance, via le réseau.

L’étape suivante consiste à instaurer des règles d’impression qui vont empêcher les utilisateurs d’abuser de certains dispositifs. Ces règles seront maintenues par des outils installés sur le réseau, qui contrôleront les accès et remonteront aussi des informations d’utilisation des périphériques, aussi bien à des fins de facturation que d’audit en continu.

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Meilleurs voeux 2012

janvier 2nd, 2012 Posted in Divers
jan, 02 2012
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ASSPI vous souhaite une très bonne année 2012…

et vous remercie pour vos visites sur ce blog.

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