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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Pilotage du parc de systèmes d’impression

février 27th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
fév, 27 2012
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Une fois le déploiement physique de votre parc terminé, de nouvelles questions arrivent : ce parc va-t-il satisfaire les besoins des utilisateurs ? Vont-ils se l’approprier ? Allons-nous atteindre les objectifs budgétaires ? Les usages vont-ils vraiment changer ? Les volumes vont-ils vraiment baisser ?

Pour répondre à ces questions, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas, ni même la lecture des tableaux de l’éventuel outil de tracking dont vous disposez.

De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Ils se plaignent également des difficultés rencontrées quand il s’agit de discuter d’une facture ou d’un délai d’intervention.

Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent déjà de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…).

Ils permettent surtout de vérifier que les objectifs sont atteints (budgets, volumes…), que les usages et modes opératoires sont bien adaptés (enquêtes de satisfaction régulière, observations…), de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Les déviations sont quasi inévitables (machine sur utilisée à cause d’une restructuration, le recto-verso par défaut qui disparaît au fur et à mesure des réinstallations de postes…). Les comités de pilotage permettent de les constater plus rapidement et, par conséquent, de les corriger avant que leur impact ne soit réellement négatif.

Nous sommes persuadés que vous devez être les maîtres d’œuvre de ces comités pour en tirer réellement les bienfaits particuliers à votre organisation.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
fév, 23 2012
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En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des      candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et   capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

  • Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
  • Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

  • formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
  • 420 € HT/jour,
  • maximum 3 personnes,
  • formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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Audit d’impression : notre approche

février 20th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 20 2012
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Nous n’avons pas tous la même approche de l’optimisation des moyens d’impression (c’est heureux !), ni même de l’audit préalable.

Pour de nombreux consultants, plutôt spécialisés dans la réduction de coûts, l’audit se résume à la mise en place d’un outil de tracking. Cet outil est présenté comme l’élément central de l’étude. Il est décrit dans toute sa complexité, ses performances…

Dans la réalité, le tracking des impressions est facilement réalisable à partir d’outils simples et… gratuits dans un premier temps. A notre avis, il ne s’agit pas de crouler sous les statistiques mais bel et bien d’avoir une bonne approximation des volumes réalisés. Certains vous expliquent que leur logiciel traque toutes les impressions, leur format, leur provenance, l’utilisateur… et ils vous proposent un audit sur un échantillon duquel ils extrapoleront un modèle global. On peut alors s’interroger sur l’utilité d’un outil cher, mis en place sur une période plus ou moins longue pour n’obtenir au final qu’une évaluation, sans parler de la qualité des analyses qui accompagnent les magnifiques graphiques obtenus…

Cette approche très technologique et mathématique s’applique peut-être à de grandes organisations (et encore, pour avoir longuement pratiqué les grands comptes, je ne suis pas persuadée que cette approche soit la meilleure). Mais pour les petites et moyennes organisations, elle est clairement inadaptée.

Notre approche est plutôt d’observer la totalité du parc et de ses usages, d’évaluer les volumes avec des outils simples et pragmatiques, de recueillir le point de vue des utilisateurs et des pilotes du projet. L’audit préalable est bien un outil d’analyse de la situation actuelle et non un relevé de chiffres.

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Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

février 16th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
fév, 16 2012
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Même si quelques fois le critère prix n’est pas le principal critère de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, il est prépondérant.

Mais que demander aux candidats ? Comment comparer des prix qui ont des formes parfois très différentes ? Comment être sûr que l’analyse ne passe pas à côté de coûts cachés ?

Bien sûr, chaque marché a ses propres caractéristiques en fonction de l’historique, de la sensibilité de celui qui l’écrit, des principes et règles propres à chaque organisation, de l’enjeu…

Pour tous les parcs de systèmes d’impression supérieurs à 10 matériels, nous considérons que la meilleure façon de comparer efficacement les prix des candidats est de faire une simulation du budget annuel que coûtera ce parc. Pour la partie locative, il suffit de projeter le loyer sur les quantités prévues du futur parc. Mais pour le service qui représente souvent une part importante du budget global, il convient de veiller à prendre en compte tous les coûts (prix à la page couleur et N&B, forfaits mensuels, forfaits annuels…) et de les projeter sur les volumes d’impression estimés.

Concrètement, il est difficile d’évaluer le critère prix si le parc n’a pas été audité (en interne ou par un prestataire externe).

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Une politique d’impression progressive

février 13th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 13 2012
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D’abord quelques chiffes :

  • la consommation de papier croît de 6 à 8 % par an.
  • en moyenne, un matériel d’impression a 3 utilisateurs.
  • 15 % des pages sont jetées sans avoir été utilisées.
  • 30 à 60 % des appels Help desk sont dus aux documents et à leur impression.

Ces chiffres peuvent être analysés selon 3 niveaux :

  • niveau économique : le poste impression coûte entre 400 et 1 200 € par employé et par an. Ce budget demeure un des dernier à ne pas être optimisé dans les entreprises.
  • niveau technologique : la convergence entre les fonctions copieur, fax et imprimantes est une opportunité qui permet d’envisager l’utilisation par plusieurs utilisateurs de multifonctions.
  • niveau environnemental : « imprimer moins » entre de plus en plus dans les démarches environnementales des administrations et entreprises.

Devant ces constats édifiants, certains voudraient vous faire passer directement de votre parc actuel (géré traditionnellement) à la migration des flux papier vers l’électronique.

Peu d’organisations peuvent mener une telle mutation en un seul bond, et à quel prix ?

Le cheminement le plus réaliste et celui qui fournira des résultats durables est le suivant :

Ainsi, chacun pourra être accompagné pour s’approprier les nouveaux outils (nouveaux matériels, nouvelles implantations…). Puis de nouveaux usages seront mis en place (gestion des consommables, bonnes pratiques d’impression…) et enfin les flux papier pourront être dématérialisés.

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Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics
fév, 09 2012
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Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

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Un utilitaire freeware pour faire des économies d’impression

février 6th, 2012 Posted in Divers
fév, 06 2012
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i Print est un logiciel anciennement payant devenu gratuit qui permet de faire des économies d’impression (jusqu’à 60 %). Il agit comme une imprimante virtuelle lors du lancement d’une impression où vous devez choisir vos options.
iPrint est en anglais et fonctionne sous Windows XP, Vista et 7.

Caractéristiques :
– Supprimer les pages inutiles ou vides
– Imprimer plusieurs pages sur chaque feuille de papier
– Travaux d’impression regroupés
– Traçage et rapport sur ce que vous imprimez et enregistrez
– Logiciel écologique
– Et plus encore

Vous pouvez le télécharger et bénéficier d’un tutoriel très bien fait pour l’installer et l’utiliser à cet endroit : i print.

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Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics
fév, 02 2012
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La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

  • la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
  • les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
  • la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
  • la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

  • le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
  • le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

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