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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 31 2012
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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier : les résultats

mai 28th, 2012 Posted in Bureau vert
mai, 28 2012
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En janvier, nous vous informions du lancement de la grande étude de Riposte Verte sur la gestion du papier dans les entreprises.

Avec cette étude, déjà menée en 2010, Riposte verte analyse les pratiques constatées dans toutes les
organisations (privées et publiques) hors le comité PAP50 (50 plus grandes entreprises françaises et 50 plus grandes organisation publiques).

Les résultats analysés et comparés à ceux de l’étude de 2010 viennent d’être publiés. 2 points principaux se dégagent des résultats : il y a peu d’écarts significatifs entre les pratiques des TPE et celles des grandes entreprises ; les efforts de sensibilisation en interne apparaissent (bien) plus soutenus en 2012.

Pour commencer, Riposte verte nous rappelle (ou nous apprend) quelques données de la gestion du papier.

  • 11 000 = Consommation annuelle moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
  • 50 = Consommation journalière moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
  • 1 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées sans même avoir été lues
  • 4 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées dans les 72 h
  • 80 % = Taux moyen de papier présent dans les déchets d’une activité tertiaire
  • 20 % = Taux moyen de recyclage du papier d’une activité tertiaire

En interne, tous les collaborateurs paramètrent une taille de police réduite (12 max) et 90 % déclarent avoir accès à un copieur multifonctions branché en réseau (↗ 3 % par rapport à 2010). Deux avantages pour ces machines : la fonction recto verso utilisée par 83 % des collaborateurs
(↗ 6 % par rapport à 2010) et la fonction « 2 pages en 1 » utilisée par 36 % d’entre eux (↘ 4 % par rapport à 2010).

La récupération du papier semi usagé est une pratique concrète (très) simple à mettre en œuvre qui emporte l’adhésion des dirigeants comme des employés. 71 % des structures tertiaires interrogées utilisent des bannettes pour récupérer le papier semi usagé que 90 % des collaborateurs
(re)prennent comme brouillon.
Après avoir réduit ses consommations et réutilisé le papier semi usagé, tout acteur responsable doit faire valoriser ses déchets papier. Manifestement, une prise de conscience s’opère puisque 64 % des répondants assurent sensibiliser leur personnel aux écogestes (↗9 % par rapport à 2010). Reste donc un tiers des collaborateurs qui déclare n’avoir jamais été sensibilisé sur l’impact de ses pratiques quotidiennes au bureau !
Lorsque des actions de sensibilisation sont menées, elles sont, dans l’ensemble, inappropriées. L’affichage (54 %) (↗ 23 % par rapport à 2010) et l’envoi de courriels (43 %) (↗ 16 % par rapport à 2010) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. Elles seraient à compléter par de la formation, proposée à seulement une personne interrogée sur trois (↗ 16 %).
CONCLUSION
Pour la mise en œuvre d’une politique responsable, on constate d’ailleurs que la taille de l’organisation n’est pas un frein. Si les résultats des trois catégories (TPE/PME /+ de 250 collaborateurs) sont généralement proches, les trois écarts significatifs relevés sont toujours en faveur de la plus petite (choix de papier responsable, suivi des achats, utilisation de bannettes de récupération).
Une évolution positive est tout de même à noter : l’implication croissante des collaborateurs au travers d’actions de sensibilisation voire de formations sur le sujet.
Ainsi, cette étude confirme, comme en 2010, la nécessité de renforcer les moyens alloués à la conduite du changement et à la mise en place d’une politique formalisée : gouvernance dédiée, diagnostic de fonctionnement, plan d’actions prioritaires, objectifs et indicateurs de suivi, etc.

Sources : Riposte Verte

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mai 24th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 24 2012
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Qui sont les acheteurs publics ?

Administrations d’Etat
–  Les ministères
–  Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux…
–  Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales des territoires (DDT), les directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), etc.
A noter : les EtablissemEnts industriels et commerciaux (EPIC) nationaux, tels que la SNCF, ne sont pas soumis au code des marchés publics.

collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics
–  Les conseils régionaux
–  Les conseils généraux
–  Les communes
–  Les syndicats de communes
–  Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d’agglomérations ou les communautés urbaines
–  Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature.
Ils sont classés en 3 catégories :

  • Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d’un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d’ouvrage).
  • Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d’achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
  • Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères…) et services immatériels (maîtrise d’oeuvre, expertise comptable, services juridiques…).

Quelles sont les différentes procédures et les seuils de passation correspondants ?

Il y a 2 grands types de procédures :
1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d’offres et autres types de procédures.

Les seuils de passation dépendent de la nature de l’achat et de l’acheteur.
Pour les marchés de travaux : les règles sont identiques pour tous les acheteurs

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 5 000 000 € HT à partir de
5 000 000 €  HT

– Etat
– EPA nationaux
– Collectivités
territoriales
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

Pour les marchés de fournitures et de services : les règles sont différentes selon la nature de l’acheteur public

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 130 000 € HT à partir de
 130 000 € HT

– Etat,
– EPA nationaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres
Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 200 000 € HT à partir de
 200 000 € HT

– Collectivités
territoriales,
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

(Tableaux extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

Sources : site de l’APCE

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2 ans déjà…

mai 21st, 2012 Posted in ASSPI, Divers
mai, 21 2012
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Ce blog fête donc son 2ème anniversaire.

Un anniversaire est toujours (ou en tous cas souvent) l’occasion de faire un bilan, aussi je vous propose de revenir sur la création de ce blog.

Il y a 2 ans, je dois avouer que je n’étais guère convaincue par l’utilité d’avoir un blog. Cependant, après en avoir discuté avec 2 créateurs de blogs au sein de Coopaname (j’y reviendrai dans un prochain article), j’ai décidé de tenter l’aventure, n’ayant rien à perdre.

Après quelques heures et quelques crises qui ont failli amener mon PC à apprendre à voler, j’ai enfin mis en ligne mon premier article.

Les débuts furent à la fois simples (les sujets que je souhaitais aborder étaient nombreux) et difficiles (quel ton adopter ? quelques problèmes techniques à régler…).

Petit à petit, l’exercice m’est devenu familier, voire indispensable comme un rendez-vous qui rythme chaque semaine.Il me permet de communiquer sur mes activités, mes convictions, mes expériences. Il me permet surtout d’entrer en contact avec diverses personnes (confrères, gestionnaires de parcs, spécialistes du développement durable, responsables informatiques…).

Le bilan est donc très positif et je ne peux qu’encourager ceux qui s’interrogeraient sur la création d’un blog professionnel à se lancer.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

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La professionnalisation des achats des établissements publics de l’Etat

mai 17th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 17 2012
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La préoccupation de la rationalisation des achats, la maîtrise des coûts et le respect des objectifs de développement durable et social sont autant d’indicateurs pour atteindre la performance en matière d’achat public. Ainsi, la récente circulaire du 10 février 2012 est relative à la professionnalisation des achats des établissements publics de l’État.

La circulaire vise les établissements publics de l’État qui réalisent plus de 10 M€ d’achats. Ceux qui effectuent moins de 10 M€ d’achats, peuvent appliquer le principe de la circulaire sur la base du volontariat.

Les principes visés par la circulaire

Parmi les différents principes visés par la circulaire, on retiendra la recherche d’économies, de développement durable et social en termes d’achat. Le document oriente vers une optimisation des achats avec un objectif d’économie de 10 % d’ici à 2014 sur l’ensemble des achats des établissements publics (achats métiers, achats courants, de fonctionnement et d’investissement).

De même, la professionnalisation de la fonction achats doit poursuivre des objectifs sociaux et environnementaux, aujourd’hui insuffisamment pris en compte. Enfin, les établissements publics devront veiller à ce qu’en 2012, 10 % des marchés comportent une clause environnementale et 5 % une clause sociale.

Des ressources nécessaires à la taille des objectifs

La circulaire indique les moyens qui doivent être mis en œuvre pour atteindre les objectifs : la nomination d’un directeur des achats et la construction d’un plan d’action achats

Le directeur des achats : « Chaque directeur d’établissement devra désigner, au plus tard trois mois après la signature de la présente circulaire, un directeur des achats, lorsque les achats de l’établissement sont supérieurs à 50 M€ et un responsable des achats dans les autres cas. » Le directeur des achats dispose de compétences fonctionnelles sur l’ensemble des achats (courants ou métiers). Une fiche de poste du directeur des achats est annexée à la circulaire.

La construction d’un plan d’action achats : « Les établissements devront élaborer chaque année, dès 2012, un plan d’action achats, avec des gains prévisionnels et les actions en faveur du développement durable. Une copie du plan d’action achats est adressé au SAE au plus tard au 31 janvier de l’année de sa mise en œuvre. Dès 2013, le plan d’action achats comprend un bilan du plan d’action annuel. »

Les leviers d’optimisation des achats : La circulaire défend l’idée de la mise en œuvre de l‘analyse fonctionnelle du besoin et de l’analyse des coûts. Elle favorise la standardisation des achats en satisfaisant le juste besoin.

Autant d’orientations qui convergent avec l’optimisation des systèmes d’impression vue par ASSPI.

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Un article dans Environnement Magazine

mai 14th, 2012 Posted in ASSPI, Bureau vert
mai, 14 2012
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Le numéro du mois d’avril de Environnement Magazine étudie la mise en œuvre d’une politique responsable des achats en général, du papier en particulier et de déplacements des collaborateurs.

Ces trois sujets sont traités sur une dizaine de pages. Riposte Verte fait la couverture de ce numéro et l’objet d’une longue interview sur l’éco responsabilité des acteurs tertiaires et le chemin restant à parcourir.

Isabelle Obiols a également été interviewée sur le sujet de la politique papier.

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Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

mai 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
mai, 10 2012
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Votre parc de systèmes d’impression est installé depuis quelques mois, pour au moins 3 ans. Vous n’en entendez pas parler, c’est donc que tout va bien. Vous vous consacrez donc à toutes vos autres missions et elles sont nombreuses.

Mais, la mise en place de ce parc parfait vous a demandé beaucoup de temps (recherches, entretiens, rédaction de cahier des charges, consultations des utilisateurs, présentation à la Direction…) et beaucoup d’énergie. Vous avez frôlé plusieurs fois la catastrophe. Vos relations avec votre fournisseur vont s’apaiser mais pour le moment elles sont tendues…

Vous pouvez vous éviter tout ça la prochaine fois. Il vous suffit de mettre en place des outils de suivi et de gestion et de faire des points réguliers (2 à 4 par an selon la taille du parc).

Ainsi, savoir quel est le matériel qui imprime le plus de documents couleur vous permettra de vous assurer de son juste dimensionnement mais aussi de l’efficacité de votre maîtrise des volumes couleur.

Repérer les matériels sous ou sur utilisés vous permettra d’éviter les problèmes de pannes récurrentes en fin de contrat de location, mais aussi d’améliorer le service aux utilisateurs en permutant des matériels ou en modifiant des usages.

Les indicateurs à mettre en place et à suivre varient selon vos objectifs, votre parc, votre organisation… et non en fonction de ce que votre fournisseur accepte de vous donner. Le gain de temps final et la pertinence de vos futurs choix justifient largement de consacrer des ressources à la gestion continue du parc.

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Consulter les fournisseurs de copieurs

mai 7th, 2012 Posted in Divers, Spécial PME-TPE
mai, 07 2012
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Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME  sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

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La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

mai 3rd, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 03 2012
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Dans le cadre de la réponse dématérialisée aux marchés publics, le candidat a la possibilité de fournir une copie de sauvegarde (papier ou numérique). Il s’agit d’une possibilité et ne peut être imposé par l’administration même si certains règlements de consultation peuvent sembler la rendre obligatoire.

Elle présente l’avantage de sécuriser le dépôt de la candidature et de l’offre. En effet, elle serait utilisée au cas où les documents ne pourraient être lus via la plateforme de dématérialisation.

Par contre, elle ne peut être utilisée comme complément du dossier dématérialisé. Il convient donc de s’assurer de la stricte conformité entre le dossier original et la copie de sauvegarde.

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