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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Avant de répondre à un appel d’offres public

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De nombreuses personnes prennent contact avec nous parce qu’elles ont vu un appel d’offres auquel elles voudraient répondre mais elles ne savent pas comment faire.

Malheureusement, il nous faut commencer par leur annoncer qu’elles ne pourront pas répondre à cet appel d’offres.

Pour vos clients privés, il vous suffit d’établir un devis, parfois joindre une plaquette de présentation de l’entreprise et vous pouvez répondre à la demande dans la journée.

Pour vos futurs clients publics, le formalisme imposé nécessite une préparation an amont, avant même la lecture du moindre avis de consultation.

Nous ne reviendrons pas sur la nécessité de se préparer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique, de nombreux articles de ce blog sont consacrés à ce sujet.

Mais, pour être certain de pouvoir fournir un dossier complet en temps et en heure, il faut être prêt aussi du point de vus administratif. Autrement, il faut réunir au préalable un certain nombre de documents :

  • Un extrait de Kbis de moins de 3 mois
  • Éventuellement une délégation de pouvoir pour justifier que le signataire a bien le pouvoir d’engager l’entreprise.
  • Vos attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale…)
  • Un document présentant vos références clients.
  • Toutes vos certifications professionnelles
  • Les CV des intervenants potentiels
  • L’imprimé NOTI2 ou les certificats URSSAF et certificats fiscaux qui vous seront demandés très rapidement si vous êtes retenus à obtenir auprès de vos organismes ou de votre expert comptable.
  • Un RIB

Il s’agit réellement du dossier de base. D’autres pièces pourront vous être demandées selon les procédures mais une fois ces documents réunis vous pouvez commencer à chercher les appels d’offres pour lesquels vous seriez un candidat sérieux et commencer vos prises de contact avec les acteurs publics.

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Achat ou location pour les systèmes d’impression ?

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Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :

  • Achat avec ou sans contrat de maintenance
  • Location avec contrat de maintenance
  • Crédit bail avec contrat de maintenance
  • Prix unique à la page incluant la location et la maintenance

La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.

L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.

La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.

Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).

Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).
Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…
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Indépendance du consultant ?

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Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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Parutions du Jeudi

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Nous vous remercions pour votre intérêt constant pour les publications du jeudi relatives aux marché publics.

Malgré la richesse du sujet, il est parfois difficile de trouver matière pour chaque semaine.

Nous avons donc décidé de passer à une publication bimensuelle, toujours le jeudi. Nous nous attacherons à une certaine régularité avec une publication le 2ème et le 4ème jeudi du mois.

Pour les aficionados, nous vous conseillons de vous abonner pour recevoir l’alerte de parution par mail.

N’hésitez pas à nous faire connaître les sujets que vous voudriez voir aborder ou vos questions.

7 façons de se débarrasser de son parc d’imprimantes

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Après l’optimisation des systèmes d’impression, la question de l’avenir du parc des imprimantes se pose très souvent.
Les imprimantes sont très polluantes et, lorsque l’on ne s’en sert plus, elles deviennent vite des déchets encombrants dont l’élimination est  réglementée. Il y a  plusieurs solutions pour se défaire proprement d’un parc d’imprimantes.

1. Les envoyer à la casse

‘ Beaucoup d’entreprises n’ont pas conscience que les machines qu’elles envoient à la casse ont une valeur et pourraient être réemployées ‘, regrette Marc Gallais-Hamonno, responsable du programme de recyclage Internethon de l’Afnet (Association francophone des utilisateurs du net).

2. Les revendre à un broker

Un certain nombre des imprimantes dont l’entreprise souhaite se débarrasser pour des raisons de coûts et/ou d’usage sont encore performantes. Des sociétés spécialisées, les brokers, peuvent les racheter pour les reconditionner pour le marché de l’occasion ou pour le marché des pièces détachées. Pour qu’il ait encore de la valeur sur le marché de l’occasion, le matériel doit avoir quatre à cinq ans maximum.

3. Les faire enlever par un fournisseur

La mise en place du futur parc peut  aussi faire l’objet d’un accord de reprise des équipements remplacés. Tous les grands constructeurs ont développé leur propre filière de recyclage.

4. Les réutiliser en interne

Une autre solution serait de redéployer ces matériels.  Cette solution doit toujours être étudiée avec soin. Elle a l’intérêt de ne pas gaspiller des ressources encore utilisables. Elles permet également de mettre en place le parc optimisé de façon progressive en accompagnant les utilisateurs. mais elle a l’inconvénient de faire perdurer des pratiques contraires aux objectifs de l’optimisation (impressions couleur systématiques, absence de recto-verso…). Le redéploiement de ces imprimantes ne permet pas de mettre en place une gestion centralisée du parc de systèmes d’impression (approvisionnements différents, niveaux de service,…) et surtout elle retarde les effets financiers de l’optimisation en maintenant des niches de coûts élevés en consommables.

5. Les proposer aux salariés

Suite au vote d’un amendement de la loi de finances à la fin 2007, une entreprise qui donne des équipements amortis à ses collaborateurs n’aura plus de comptes à rendre au fisc ou à l’Urssaf : ce don n’est plus considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations. il conviendra de s’assurer que plus aucune imprimante du même modèle n’est en parc dans l’entreprise (la tentation serait forte de se « dépanner » en cartouches).

6. En faire don

De nombreuses structures proposent de reconditionner les matériels informatiques pour les redistribuer à des familles dans le besoin ou à des associations d’aide à l’emploi. Le plus souvent, ces structures font travailler des personnes en réinsertion ou handicapées. Cette bonne action coûte plus cher à l’entreprise qu’une destruction. Cependant, ‘ il faut réussir à identifier une association qui soit prête à récupérer le matériel et qui soit capable de le retraiter en respectant la législation ‘, note Eric Collery, ce qui peut être compliqué selon les volumes à traiter.
Dans le cas de faibles quantités, les écoles locales peuvent être intéressées par des matériels en bon état de fonctionnement.

7. Choisir la location

Louer a le double avantage de faciliter l’évolution du parc et de déporter le problème des matériels à éliminer auprès du loueur. D’ailleurs, très souvent, la location globale des systèmes d’impression est un des enjeux du projet d’optimisation.
Sources : 01Net.com

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Les perspectives en matière de marchés publics

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Les perspectives économiques étant ce qu’elles sont, il est plus que jamais indispensable de diversifier ses cibles, d’être présent sur toutes les affaires qui concernent nos métiers, d’être visibles et crédibles.

Dans ce contexte, nous ne pouvons que vous conseiller de vous intéresser aux marchés publics.

D’ailleurs, la Banque Postale vient de publier une note de conjoncture intitulée « LES FINANCES LOCALES EN 2012″, dans laquelle elle constate, cette année encore, la croissance des investissements des administrations territoriales.

En effet, ils ont atteint 52,6 milliards d’euros en 2012. C’est 1,6 % de plus que pour l’année 2011.
C’est la troisième année consécutive que lesdits investissements augmentent.

Bien entendu, les résultats divergent selon les collectivités :
– communes : + 3,1%
– départements : – 3,6%
– régions : + 0,8%

Ces chiffres confirment l’importance de l’ancrage local. Il est plus facile et moins coûteux de se faire connaître des communes près de nos entreprises que de clients inconnus à l’autre bout de la France.

Malgré les apriori communs, l’investissement pour décrocher un client public n’est pas plus important que pour un client privé. Une fois que vous maîtrisez les codes de l’exercice (décryptage des documents, qualité de la réponse à fournir,…), les contacts sont souvent plus simples et les décisions plus rapides.

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Le recyclage du papier à la une

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La filière du recyclage du papier fait la une régulièrement mais un peu plus ces derniers temps.

La semaine passée, le Monde se penchait sur la question avec un article intitulé « la France espère recycler 60 % de son papier en 2018″.

Dans le même temps, Graphiline.com publiait un article intitulé « Le recyclage du papier coûte cher en France ».

La semaine d’avant Riposte Verte relayait un article de Actu-environnement « Pourquoi le recyclage des papiers fonctionne mal ».

Et nous ne nous prétendons pas exhaustifs sur tout ce qui est paru ces derniers temps sur le sujet.

Cette « déferlante » (relative il est vrai) est due probablement à la reconduction de l’agrément de Ecofolio pour la période 2013-2016. Le rôle de cet organisme est de collecter les contributions de ceux qui mettent du papier sur le marché et à les redistribuer aux collectivités en charge de la collecte et du tri. La contribution est passée cette année de 39 à 48 € la tonne mise sur le marché. Malgré cette hausse, les collectivités se sont dites déçues par le niveau de soutien défini dans le nouvel agrément.

Il faut dire que selon Riposte Verte, seulement 20 % des papiers de bureau sont recyclés…et les gisements diminuent puisque malgré une certaine résistance, la consommation de papier ne cesse de diminuer.

A suivre…

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