ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Rationalisation des matériels …et des impressions

février 17th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 17 2014
Ajouter un commentaire »

La rationalisation du parc de systèmes d’impression, maintenant tout le monde voit à peu près en quoi cela consiste : limiter les imprimantes personnelles, dimensionner les matériels centralisés en fonction des besoins réels, maîtriser l’implantation de matériels couleur, prévoir les accessoires qui amèneront productivité et confort (bacs papier supplémentaires, modules de finition,…), …

Mais rationaliser les impressions voilà qui est souvent plus flou. La principale difficulté et elle est de taille c’est le temps. Très souvent (toujours ?) les projets de rationalisation doivent être menés dans l’urgence : la location des multifonctions en parc arrive à terme, le déménagement du site est prévu pour dans 6 semaines, l’accord-cadre ou le marché d’achat des imprimantes doit faire l’objet d’une nouvelle consultation avant la fin du trimestre… Dans ces conditions, la seule rationalisation des impressions possibles est celle qui consiste à instaurer le recto-verso comme norme et à imposer le N&B par défaut. Au mieux, le routage de certains volumes vers l’atelier de reprographie (quand il existe) pourra être mis en place. Ce sont déjà des pistes intéressantes et importantes, mais il est impossible de s’interroger sur la pertinence de telle impression récurrente et de son mode de production.

C’est pourtant bien l’analyse de ces flux (au moins les principaux) qui permettra de vraiment rationaliser les impressions et d’accompagner les utilisateurs vers de nouvelles pratiques.

Alors même si la période des vœux est passée, ASSPI souhaite que tous ceux qui sont en charge de ces projets de rationalisation aient plus de temps devant eux.

A lire aussi

Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

Pourquoi une politique d’impression ?

, , , , , , , , , , , ,
Dossier complet

L’analyse des offres

février 13th, 2014 Posted in Marchés Publics
fév, 13 2014
Ajouter un commentaire »

Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête : quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

  • Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
  • Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
  • Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

A lire aussi

Les enjeux de l’AMO

Le dépouillement : quelques conseils

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

, , , , , ,
Dossier complet

Audit impression et utilisateurs

février 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 10 2014
Ajouter un commentaire »

Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et  implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

A lire aussi

Accompagner l’optimisation

Accompagner l’optimisation des impressions

Et la parole des utilisateurs ?

, , , , , , , , ,
Dossier complet