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décembre 22nd, 2014 Posted in Divers
déc, 22 2014
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Les 3 leviers de l’optimisation
décembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 15 2014
La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.
Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.
Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.
La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.
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Critère développement durable
décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics
déc, 11 2014
Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :
- Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
- Consommation d’énergie de l’appareil ;
- Nuisances sonores générées par le copieur ;
- Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
- Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
- Recyclabilité du photocopieur.
L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :
- label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
- label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
- proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).
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TCO global
décembre 8th, 2014 Posted in Coûts d'impression
déc, 08 2014
Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.
Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).
Le TCO réel est constitué de 4 éléments :
- les frais de gestion
- les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
- les frais de fonctionnement
- les coûts des arrêts et pannes.
Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.
Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).
Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.
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Bonnes pratiques d’impression
décembre 1st, 2014 Posted in Bureau vert
déc, 01 2014
Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :
- impression en recto-verso
- impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
- impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?
Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.
Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .
La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…) influe fortement la consommation de papier.
La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.
La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».
Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?
En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).
ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.
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