ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Economie de fonctionnalité

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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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Un CCP pour les systèmes d’impression

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Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

  • L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
  • Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
  • Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

  • ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
  • ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
  • les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
  • le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
  • les modalités de rémunération de la maintenance,
  • les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
  • le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

  • de leur plus ou moins haute technologie,
  • de l’origine des produits proposés,
  • de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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Infogérance et systèmes d’impression

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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Bordereau de prix

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Une des difficultés de la consultation des entreprises en matière de systèmes d’impression est le bordereau de prix. En effet, ces consultations nécessitent parfois des chiffrages complexes comprenant à la fois des loyers et/ou des prix d’acquisition, des coûts de maintenance à la page et/ou forfaitaires, des options, des variantes,…

Il faut donner aux candidats un outil exhaustif, qui leur permette de présenter leur offre complète.

Il faut que cet outil soit simple à comprendre et à remplir.

Il faut qu’il soit sécurisé pour éviter que les candidats n’y apportent des modifications qui seraient préjudiciables au jugement des offres.

Il faut qu’il permette la comparaison des offres sans nécessiter des calculs longs et compliqués.

Pour remplir toutes ces conditions, il faut souvent créer 2 documents :

  • un bordereau de prix unitaires qui permet aux candidats de présenter les prix unitaires pour chaque item. Exemple : loyer mensuel pour la location 60 mois d’un multifonction N&B 15 pages/minute, prix à la page N&B, forfait mensuel pour maintenance d’un lecteur de badges.
  • un devis quantitatif estimatif (DQE) qui reprendra les prix unitaires et les projettera sur les données estimées du futur parc de systèmes d’impression : nombre de machines, options probables, volumes N&B et couleur,…

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DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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