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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Une politique d’impression effective

juin 29th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement, Pilotage des parcs d'impression
juin, 29 2015
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optimisation-typo3De nombreux projets d’optimisation des systèmes d’impression se terminent à la mise en place du nouveau parc, au mieux après les formations utilisateurs. Force est de constater que les déviances quant à la politique d’impression interviennent alors très vite et que trois ans plus tard, tout est à refaire ou presque. Les principales causes de ces écarts sont le retour aux usages d’impression antérieurs (recto simple, impressions de mails,…), l’obtention d' »exceptions » pour la mise en place de systèmes d’impression individuels, l’évolution des besoins et les dérives de la prestation de services du partenaire choisi.

 3 points sont essentiels pour faire en sorte que votre politique d’impression soit effective sur la durée :

  • L‘accompagnement des utilisateurs en continu : formations, retraining, animations, communications…
  • La mesure régulière des résultats : enquêtes de satisfaction, mise en place et suivi d’indicateurs de qualité de services, de consommation,…
  • L’évaluation régulière de l’évolution des besoins : plan d’action à court et moyen terme face aux dérives, gestion des demandes,…

Non seulement la mise en place de ces actions vous assurera les résultats attendus de votre politique d’impression sur la durée mais elle vous permettra également de préparer très en amont et facilement ses évolutions et le futur parc nécessaire.

D’ailleurs ceux qui ont en charge la mise en place de politiques de développement durable connaissent bien ces outils car ils sont indispensables pour que chacun s’approprie les nouveaux usages et pour s’assurer que ces nouveaux usages répondent bien aux objectifs fixés.

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Marchés pour systèmes d’impression et recours

juin 25th, 2015 Posted in Marchés Publics
juin, 25 2015
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600px-Panneau_attention.svgForce est de constater  ces dernières années, que les candidats aux marchés publics en matière de systèmes d’impression sont devenus plus procéduriers. De nombreux recours sont engagés et amènent des déclarations sans suite ou des annulations.

Le potentiel commercial du secteur public est un enjeu important pour la plupart des acteurs du marché qui, par ailleurs,  est de plus en plus concurrentiel. Pourtant, travailler avec le secteur public est coûteux : longueur des procédures, formalisme des consultations,… et dégage peu de marge. Tout ceci explique que certains tentent de faire annuler des marchés quand ils n’ont pas été retenus.

Ces procédures sont coûteuses pour les administrations et surtout, elles mettent en péril l’organisation même des structures qui se trouvent souvent en fin de contrat de location de leur matériels sans solution de remplacement avant plusieurs mois, le temps de relancer une consultation.

Même s’il n’existe aucun moyen de se protéger à 100 % de ces recours, quelques règles permettent de limiter très fortement le risque :

  • Les critères d’attribution doivent être le plus détaillés possibles, annoncés dans le règlement de consultation dans leur détail. Cela permet d’obtenir des notes justifiées pour chaque candidat. Une notation basée sur 30 points pour la valeur technique mais sans éléments concrets de mesure de cette valeur ne peut que être sujette à discussion.
  • La définition des besoins doit avoir été faite en toute objectivité, sans « l’aide soutenue » d’un  futur candidat. Bien sûr, celui qui devra établir le cahier des charges doit avoir des informations et des connaissances sur les produits, les services, l’état de l’art et pour cela il a besoin de rencontrer des professionnels du sujet. Mais, il doit en rencontrer plusieurs et faire seul une synthèse de ce qui est souhaité par son organisation et ce qui est possible à mettre en œuvre.

Ces 2 points nécessitent du temps et des ressources, une certaine expertise. Mais, l’investissement qu’ils représentent est largement compensé par la sérénité et le gain de temps qu’ils procureront tout au long de la consultation.

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Sécurité de l’information et document papier

juin 22nd, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 22 2015
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papier42/3 des entreprises européennes considèrent que le papier représente une grande menace pour la sécurité de l’information. Dans de nombreuses organisations , un document papier peut être photocopié en de multiples exemplaires. Il peut facilement être partagé ou détruit. Il peut être abandonné sur le système d’impression qui l’a produit ou classé de façon aléatoire ou bien jeté dans n’importe quelle poubelle.

1/3 seulement des entreprises européennes vérifient l’efficacité des politiques mises en place pour aider les employés à produire, faire circuler, stocker et détruire  les documents papier. Encore faut-il que ces politiques soient au moins mises en place et nous en sommes loin.

Or, la mise en place d’une politique d’impression détaillée, définissant les règles de traitement du document papier peut limiter ces risques.

Ainsi, les accès aux archives sont souvent libres et les salles d’archivage sont même souvent dotées d’un système de reprographie et d’un système de destruction facilitant la reproduction  et l’élimination des documents. Sans contrôle d’accès, ces zones peuvent devenir sources d’importantes « fuites » de l’information (par destruction ou par diffusion).

Les utilisateurs ont souvent tendance à penser que le seul moyen d’assurer la confidentialité de leurs documents papier est de les imprimer sur une imprimante locale, dans leur bureau. Or, ils n’hésitent pas ensuite à aller  copier ce document confidentiel sur le copieur du couloir, au vu de tous, voire même laisser les documents sur la machine le temps d’aller boire un café. Nous ne répèterons jamais assez que des solutions simples existent pour gérer efficacement la confidentialité de la production de documents papier.

Source : Etude Iron Mountain

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Conibi et Relay

juin 15th, 2015 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE
juin, 15 2015
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CARTOUCHES ENCRE 2   Alors que je m’apprêtais à rédiger un article sur Conibi, j’ai consulté les archives de ce blog et j’ai constaté que j’en     avais parlé en mai 2014. Coïncidence troublante et drôle. Espérons que ce sujet ne deviendra pas le monstre du Loch Ness de notre publication.

L’article précédent était destiné à vous faire connaître cet acteur majeur de la récupération de consommables usagés. cette fois, il s’agit de mettre en avant une initiative de Conibi à destination des PME et TPE. En effet, très souvent ces structures n’ont pas suffisamment de consommables à jeter pour remplir une Ecobox par an. Le système classique de Conibi ne fonctionne donc pas. Pourtant, il faut bien s’en débarrasser et sans les jeter avec les ordures ménagères si possible !

Grâce à un partenariat avec Mondial Relay (spécialiste du retrait de colis pour les particuliers), Conibi propose à ces « petits » consommateurs de déposer leurs consommables dans les commerces de proximité membres du réseau Mondial Relay. Il suffit de les emballer (emballage d’origine ou autres), d’y apposer l’étiquette que vous aurez imprimée à partir de votre espace client sur le site Conibi et de choisir le Point Relais® le plus proche ou avec les horaires d’ouverture les plus pratiques.

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Le coût d’un appel d’offres

juin 4th, 2015 Posted in Marchés Publics
juin, 04 2015
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argentIl y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.
Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 €  HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…).  Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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Polices et consommation d’encre

juin 1st, 2015 Posted in Bureau vert
juin, 01 2015
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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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