Les publications de ASSPI marquent une pause (bien méritée !)
Vous retrouverez vos rendez-vous hebdomadaires dès le 31 août.
En attendant passez un très bel été.
Pause estivale
juillet 27th, 2015 Posted in Divers
juil, 27 2015
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Kit de communication
juillet 20th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement
juil, 20 2015
Tout le soin que vous apporterez au diagnostic de votre parc d’impression et à l’élaboration de votre politique d’impression ne vous assurera pas la réussite si vous négligez l’accompagnement des utilisateurs et la communication qui va avec.
Or, chaque organisation a ses propres typologies d’utilisateurs, ses propres codes de communication, ses propres processus de fonctionnement. Il faut donc que la communication autour du projet de parc d’impression optimisé soit adaptée à chaque structure (dans certaines organisations, des adaptations devront être faites pour chaque site). Ces adaptations porteront sur le fond et la forme (extranet ou réunions plénières, développement durable et/ou économies,…).
Par contre, nous pouvons définir les différents éléments du kit de communication qui amènera vos utilisateurs à adopter votre nouvelle politique d’impression :
- A : communication en amont du projet sur les objectifs et les modalités
- B : communications pendant l’étude (entretiens utilisateurs, réunions de présentation, …)
- C : communication sur la future politique d’impression
- D : communications pendant le déploiement du parc et des outils associés (formations, plannings, reportages,…)
- E : communication après le déploiement (enquête de satisfaction, résultats atteints,…)
Vous pouvez toujours monter une étagère en kit en omettant un des renforts prévus, cela ne l’empêchera pas de tenir debout. Mais si le poids qu’elle doit porter est important, elle n’y résistera pas et sur la durée, elle finira par fléchir….
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Une politique d’impression effective
Un accompagnement sur plusieurs mois
Achat VS Location
juillet 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics
juil, 16 2015
Le débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).
Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :
- L’achat engendre un amortissement comptable sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
- Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
- Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
- Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
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Réfléchir à vos coûts d’impression
juillet 13th, 2015 Posted in Coûts d'impression
juil, 13 2015
La période estivale est souvent l’occasion de prendre un peu de recul et de s’interroger sur les actions qu’il faudra mener en septembre. C’est le moment de se pencher sur les coûts d’impression si vous voulez que vos budgets soient optimisés pour commencer l’exercice 2016 (et oui, il faut du temps..).
Je vous propose donc de commencer par revoir (voir ?) ce que sont ces fameux coûts d’impression.
3 éléments sont évidents pour tous :
- Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
- Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
- La maintenance : extensions de garantie, maintenance forfaitaire ou à la page…
Mais ils ne constituent que la partie visible de vos réels budgets d’impression. Il faut leur ajouter les éléments suivants :
- Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
- Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
- Les pertes de productivité : immobilisation matériels inadaptés,méconnaissance des fonctionnalités, mauvaise circulation de l’information…
- La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
- L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…
Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».
Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.
En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes.
Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74
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Prévention des déchets de bureau
juillet 6th, 2015 Posted in Bureau vert
juil, 06 2015
La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.
Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.
Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.
Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .
La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.
Sources : Ademe
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