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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des économies pour les collectivités territoriales

avril 17th, 2014 Posted in Marchés Publics
avr, 17 2014
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Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu,  «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont  importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

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isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99
isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99

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Qu’est-ce qu’une imprimante jet d’encre?

avril 14th, 2014 Posted in Divers
avr, 14 2014
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Certains d’entre vous vont peut-être penser qu’il n’est pas trop tôt pour ce blog de se poser la question et ils auront raison. En fait, l’imprimante fait tellement partie de notre quotidien que nous n’y prêtons guère attention et que chacun part du principe qu’il sait ce que c’est. Nous allons tout de même vous apporter les éléments nécessaires pour vraiment comprendre le fonctionnement d’une imprimante jet d’encre.

Tout d’abord, une imprimante c’est un bac dans lequel vous allez pouvoir mettre du papier. Ce papier va être « absorbé » par la machine à l’aide de rouleaux qui l’entraînent. Il va ensuite être arrosé d’encre par la tête d’impression. Cette tête est constituée de « buses » qui vont vaporiser des gouttes d’encre sur le papier avec une assez grande précision pour que le document fini ressemble à ce que vous souhaitiez.

L’encre quant à elle est composée d’eau, de colorant et de produits chimiques destinés à la conserver le plus longtemps possible de façon stable. Les cartouches ont donc une date de péremption au-delà de laquelle leur utilisation ne peut être garantie.

La différence entre 2 imprimantes jet d’encre s’analyse en terme de :

  • qualité des impressions : celle-ci est liée à la qualité de l’encre, au nombre de buses de la tête d’impression, au langages d’impression disponibles et au nombre de cartouches en prise pour la couleur (3 en général mais beaucoup plus pour les matériels destinés à de la production couleur de haute qualité)
  • productivité : celle-ci est liée à la qualité et la durabilité de l’entraînement papier, la vitesse de déplacement de la tête d’impression, la capacité des cartouches, la mémoire vive et la mémoire de stockage, sa compatibilité avec différents langages, la capacité du ou des bacs papier et la capacité du bac de réception des documents imprimés.

Très souvent vous n’en attendez que la capacité à imprimer rapidement (tout est relatif !) et de façon proche vos documents de tous les jours. Mais, le choix de ce type matériel n’est pas si simple qu’il y paraît et … il est discutable dans un cadre professionnel.

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Un consultant ou un courtier ?

avril 7th, 2014 Posted in ASSPI
avr, 07 2014
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Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un  mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire.  Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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Le mémoire technique est votre vendeur

avril 3rd, 2014 Posted in Marchés Publics
avr, 03 2014
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Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

  • Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
  • Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

  • La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
  • Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
  • Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
  • Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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Optimisez vos impressions en 1 click

mars 31st, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 31 2014
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Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

mars 24th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 24 2014
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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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Impressions par badges et administrations publiques

mars 20th, 2014 Posted in Marchés Publics
mar, 20 2014
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Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment  à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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Une politique papier ?

mars 17th, 2014 Posted in Bureau vert
mar, 17 2014
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Dans leurs activités tertiaires (back office), les entreprises surconsomment souvent le papier sans en avoir vraiment conscience. Pourtant, une politique papier ambitieuse présente de nombreux avantages sociétaux.

Au niveau mondial, nous consommons plus de 400 millions de tonnes de papier/carton par an. Or, contrairement à ce que nous promettait l’informatique, cette consommation ne cesse de progresser. Les prévisionnistes nous annoncent une hausse de 20 % d’ici à 2020. En France, un employé de bureau consomma en moyenne 55 Kg de papier ramette soit une moyenne de 50 feuilles par jour. Ainsi, pour une organisation de 100 personnes, le budget papier peut aller jusqu’à 25 000 € par an.

Or, cette consommation a des forts impacts environnementaux :

  • Pour fabriquer une ramette de papier,  il faut plus de 7 Kg de bois. Ainsi, l’industrie papetière consomme 40 à 50 % des volumes de coupes dans le monde.
  • Cette industrie est la 5ème plus grosse industrie consommatrice d’énergie au monde.

  • Fabriquer une ramette de papier nécessite 130 litres d’eau.
  • La fabrication d’une ramette rejette l’équivalent de 2,6 Kg de CO2 dans l’atmosphère.

Résultat de notre consommation de papier, 80 % de nos poubelles de bureau sont remplies de papier. En effet, en France, seuls 15 % des papiers de bureau sont recyclés.

Ainsi, mettre en place une politique papier en entreprise s’impose. Elle apporte de nombreux avantages :

  • Elle permet de se mettre en conformité avec la règlementation qui prévoit que le papier doit être valorisé.
  • Elle permet de diminuer les coûts d’achat de papier.
  • Elle permet également de diminuer les dépenses liées aux systèmes d’impression (consommables, acquisition, maintenance,…)
  • De plus, pour la société dans son ensemble, le bénéfice environnemental du recyclage se situe entre 211 et 408 € par tonne de papier/carton recyclé en comparaison à la tonne de papier/carton éliminée par enfouissement/ incinération.
  • Elle permet de diminuer l’impact environnemental de votre organisation  (économie d’eau, baisse des émissions de CO2, moins de déchets…).
  • Elle engendrera une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable » qui s’inscrira pleinement dans une démarche RSE et/ou un agenda 21.
  • Elle permettra de valoriser l’image de votre organisation auprès des tiers (clients, partenaires,…) en vous fournissant un support de communication sur un aspect concret de votre démarche globale de développement durable.

Bien sûr comme tout changement, la mise en œuvre d’une politique papier ne se fera pas par simple claquement de doigts mais la maîtrise de la ressource papier ne pourra se faire que si une vraie politique papier est engagée.

Sources : Riposte verte

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La marché de l’impression en 2013

mars 12th, 2014 Posted in Divers
mar, 12 2014
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Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Ugap or not UGAP ?

mars 6th, 2014 Posted in Marchés Publics
mar, 06 2014
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L’UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d’une part, et du ministre chargé de l’éducation nationale, d’autre part.

Elle est aujourd’hui la seule centrale d’achat public « généraliste » française. Elle est un acteur spécifique de l’achat public.

Le recours à la centrale d’achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L’UGAP opère donc dans un contexte d’autonomie de choix de ses clients, qui l’oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

Dans ce cadre, le recours à l’UGAP a été fortement promu ces dernières années comme étant un outil de rationalisation des coûts et de simplification des procédures pour des organisations qui n’auraient pas ou plus les compétences internes pour gérer au mieux leurs consultations. Mais, il semblerait que la donne est en train de changer.

En effet, Arnaud Montebourg, ministre du redressement reproductif, critique fortement la centrale d’achat. Le ministre affirme que dans son carnet de commandes l’UGAP favorise les fournisseurs étrangers qui sont moins chers par rapport aux entreprises françaises.

Alain Rousset, le président de l’association des régions de France pense lui aussi que l’État qui passe par la centrale d’achat pour fournir les établissements publics n’aide pas les entreprises françaises à vendre leurs produits au niveau national.

Depuis le début de son mandat au ministère du redressement reproductif Arnaud Montebourg met un point d’honneur à ce que les entreprises privées et publics travaillent ensemble pour remonter la pente au niveau national des achats made in France. Il estime que la production française est assez vaste pour que l’État l’utilise à son avantage.

Depuis un an et demi, selon M. Montebourg, la centrale d’achat se permet d’acheter à l’étranger alors que la France est sur le déclin et a tous les atouts pour livrer les commandes nationales. Il estime que toutes les entreprises Françaises devraient avoir accès aux marchés publics pour avoir le choix de la meilleure offre. Le président de l’UGAP qui a déjà été convoqué sera reçu à nouveau pour s’entretenir avec Arnaud Montebourg à propos de ce qu’il compte faire prochainement pour changer cette situation.

S’il n’y a pas d’accord entre les deux parties, le ministre du redressement reproductif se dit prêt à faire appel au président de la République pour demander la dissolution de la centrale d’achat. Selon le ministre Arnaud Montebourg les collectivités locales se débrouilleront mieux en faisant leurs achats eux-même en France plutôt que de faire appel à la centrale d’achat qui elle ne fait pas son travail correctement.

A suivre…

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