ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

mars 10th, 2011 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
mar, 10 2011
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De nombreux grands groupes ont mis en place le reporting des activités de leur parc de systèmes d’impression. Ils font alors appel à leurs fournisseurs. Ceux-ci fournissent des prestations très hétérogènes :

  • Mise en place d’une solution logicielle pour obtenir les statistiques du parc (volumes par matériels, par utilisateurs, couleur…)
  • Envoi trimestriels de tableaux reprenant les statistiques de volumes, de pannes, d’interventions…
  • Mise en place de comités de pilotage trimestriels au cours desquels sont abordées les questions de statistiques techniques (volumes, pannes, interventions, sur et sous utilisation…), les questions financières (budgets par service, par technologie…), les questions d’évolution du parc (utilisation, formations utilisateurs, solutions de routage des impressions, solutions de sécurité…).

Ces reportings ne sont pas toujours une priorité dans les grands groupes et sont quasiment inexistants dans les PME. Les fournisseurs y voient plutôt une source de coûts (des prestations de qualité réclament la mise à disposition de ressources), une source de discussions pas forcèment à leur avantage (délais non respectés, pannes récurrentes, facturation chaotiques). Il est vraiment dommage que cet aspect de la gestion des parcs d’impression ne soit pas davantage mis en avant. Les bénéfices de la mise en place du reporting sont pourtant nombreux :

  • gérer l’approvisionnement en consommables (stocks tampons, commandes automatiques…).
  • gérer les parcs déployés sur divers sites (centralisation des données et homogénéisation des pratiques).
  • contrôler et assurer la facturation.
  • s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements de service.
  • mettre en place des plans d’action correcteurs face à d’éventuelles dérives (surconsommations, pannes récurrentes…).
  • s’assurer que les pratiques et le parc en place permettent d‘atteindre les objectifs de l’entreprise (économies, développement durable, productivité…).
  • préparer l‘évolution du parc en fonction de l’évolution des besoins.

Tous ces enjeux valent bien de consacrer quelques ressources au reporting des activités de votre parc. Il s’agit de mettre en place des outils, des indicateurs et d’organiser trimestriellement l’échange de votre vision avec celle de votre fournisseur.

Si vous ne pouvez pas dégager les ressources nécessaires en interne, ASSPI vous accompagne et met à votre disposition ses compétences.

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mars 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
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Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu’ils soient constructeurs ou distributeurs) doit être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension économique de l’achat et permettre :

  • d’obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et cohérent avec les besoins exprimés par les services
  • de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d’une approche fonctionnelle et ne doit pas être le descriptif technique d’un matériel prédéterminé à l’avance par les services techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui n’est pas dans l’intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas reprendre à l’identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais aussi pour des raisons évidentes d’évolution technologique. Ce secteur d’activité présente en effet un champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bénéficier.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu’une prédétermination du type de matériel permet d’obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte de la politique d’impression de l’Etat (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de l’évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, …

Au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du fournisseur (délai de livraison, d’intervention, de réparation, contacts après vente,…) doit faire l’objet de la même attention s’agissant tant de l’expression du besoin que de la précision des engagements contractuels.
Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l’Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai d’intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l’activité.
L’acheteur doit par conséquent s’attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d’autres services,…) permettant de concilier la satisfaction de l’utilisateur final avec la rétribution conforme d’une prestation garantie.

Source : CIMIR

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Et vous qu’imprimez-vous ? (suite)

février 28th, 2011 Posted in Bureau vert
fév, 28 2011
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Les résultats de l’enquête de Oki montrent que seules 16,6% des personnes interrogées confirment que leurs entreprises imposent l’apposition de la mention « Réfléchissez avant d’imprimer », prouvant ainsi une véritable préoccupation pour le problème du gaspillage. Et si 95,2% des collaborateurs suivent ‘toujours’ ou ‘régulièrement’ ces conseils spécifiques pour les emails, ce n’est généralement jamais le cas pour les autres documents. « L’impression fait partie d’une problématique écologique globale, que les entreprises ne peuvent plus ignorer et qu’elles doivent impérativement inclure dans leur stratégie pour rester compétitives », note Gérard Bouhanna. « C’est pourquoi il est essentiel qu’elles trouvent le juste milieu entre les besoins en papier et en toner et le gaspillage, tout en optimisant la productivité de leurs équipes : un véritable challenge pour les années à venir » !

La plupart des personnes interrogées ont au moins deux imprimantes dans leurs locaux ; et dans la majorité des cas, la machine la plus proche est à 2 mètres de leur bureau. Quand on leur demande quelle imprimante ils utilisent, une large majorité (54,9%) affirme utiliser la plus appropriée pour la tâche d’impression. « Cependant, ce n’est pas toujours vérifié dans la réalité », souligne Gérard Bouhanna. « Ainsi 71,1% des personnes avouent utiliser l’imprimante la plus proche pour la quasi-totalité  de leurs besoins ».

A la question « Quel serait le premier changement que vous effectueriez dans le processus d’impression ? », 31,3% des personnes interrogées souhaitent une imprimante capable de prendre en charge différents types de papier. Et pour 28%, l’ajout de capacités multifonctions serait un plus indéniable.

L’enquête menée par OKI s’est aussi attachée à comparer les habitudes « green » des collaborateurs, à la maison et au bureau. Dans la plupart des cas, les utilisateurs confirment qu’ils recyclent plus facilement le verre, le papier ou le plastique à la maison qu’au bureau. « L’une des raisons principales à ce problème est probablement le manque d’installations nécessaires sur  les lieux de travail », explique Gérard Bouhanna. Par conséquent, l’importance croissante du recyclage à la maison devrait encourager les efforts sur le lieu de travail, notamment si l’entreprise met en place les processus et les outils pour impliquer ses salariés. Ces derniers sont en effet plutôt sensibles à cet aspect : 78,9% disent prendre en compte la problématique environnementale lorsqu’ils impriment.

Dans l’ensemble, les entreprises et leurs employés ont encore du chemin à parcourir avant d’améliorer significativement les performances de l’impression : « malgré la disponibilité de solutions simples à utiliser qui peuvent considérablement améliorer le rendement de l’impression, le jour où « l’impression intelligente » sera une norme est encore loin », conclut Gérard Bouhanna.

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Et vous qu’imprimez-vous ?

février 24th, 2011 Posted in Bureau vert
fév, 24 2011
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La dernière enquête OKI  a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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Sécurité informatique et sécurité d’impression

février 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 17 2011
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Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Impressions sécurisées

février 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 14 2011
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Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique !

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Les lois sur la protection des données sont strictes et sont également valables pour les données imprimées sur les imprimantes de l’entreprise.

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’ils s’agissent d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail* »(numériser pour créer un e-mail) ou « scan to fax** » (numériser pour créer une télécopie) alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et  à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis  sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions et répondent ainsi  aux exigences des standards ISO 17799 ou PCI (Payment Card Industry). Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support technique.

Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées  peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

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Auditer pour rationaliser

février 10th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 10 2011
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Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

Les besoins : réorganiser le parc et éviter l’obsolescence

Mais la refonte d’un parc d’impression n’est pas une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic, comme un déménagement, uns restructuration, une insatisfaction…

Le choix : S’engager sur un niveau de service

Cette prestation de service peut prendre ici deux visages. Soit l’entreprise dissocie les phases de conseil et de réalisation en faisant appel pour la première à un prestataire indépendant, et pour la seconde à un constructeur. Soit elle s’en remet à ce dernier pour les deux opérations.

Le déploiement : fixer le nombre et la place des machines

Mais comment bien disposer les machines ? Autrement dit, comment trouver le bon équilibre entre la centralisation des impressions (sur des systèmes multifonctions) et la distance à parcourir par les utilisateurs pour récupérer leurs éditions ?

Les gains : une transparence des consommations

Première satisfaction exprimée par les bénéficiaires des services d’impression : les économies engendrées. Cette réduction va de paire avec une meilleure transparence (suivis des consommations, des volumes, reportings techniques et financiers…).

Les écueils : la résistance des utilisateurs

La réorganisation du parc engendre un bouleversement des habitudes auprès des utilisateurs. La résistance qui en résulte peut faire achoppé le projet si elle n’est pas prise en compte.

Source : 01 informatique

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Les livrables de l’audit

février 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
fév, 03 2011
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Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

  • les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
  • les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et  synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

  • l’exhaustivité des documents et des informations
  • la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
  • la pertinence des indicateurs mis en place
  • la pertinence et la pérennité des préconisations
  • la qualité rédactionnelle
  • la lisibilité et la simplicité

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Réduction des frais généraux : mode d’emploi

janvier 24th, 2011 Posted in Coûts d'impression
jan, 24 2011
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Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.

Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.

Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.

Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers.  La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…

Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.

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Les PME et les marchés publics

janvier 13th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
jan, 13 2011
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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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