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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Conseils pour la rédaction du mémoire technique

mars 21st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
mar, 21 2011
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Le mémoire technique est une partie indispensable à toute réponse à un marché public étant donné qu’il constitue votre réponse technique et/ou commerciale.
Il s’agit par conséquent d’une partie laissée à votre libre appréciation au niveau de la forme et du contenu.

En général, il est important de prendre en compte que ce document constitue la principale pièce évaluée par l’acheteur au niveau technique

  • Il se substitue à un entretien commercial, à une présentation informelle ou encore à une proposition commerciale usuelle.
  • Il représente l’unique intermédiaire entre votre entreprise et l’acheteur, l’unique vecteur de représentation et donc le seul moyen de convaincre l’acheteur.

Dès lors, nous vous recommandons de construire un plan initial de votre mémoire technique.

  • Ce plan doit présenter les éléments clefs de votre entreprise (profil, historique, expérience, savoir-faire, organigramme, procédures, moyens, …) Vous penserez à actualiser régulièrement cette base de travail.
  • Par la suite, lors de chaque réponse à un marché public vous adapterez les éléments dédiés à la consultation en cours : la solution technique retenue, la méthodologie proposée, le budget, le planning, les références adéquates, l’organigramme dédié à la mission, le contexte de la mission,…
  • Enfin, n’hésitez pas à joindre des éléments permettant de valoriser votre candidature :  exemple de prestations,  échantillons,  ouvrages, dossiers de presse, certifications, diplômes,…

SOMMAIRE
1. Présentation générale de la société
Nom et raison sociale de la société
Résultats des trois dernières années
Historique de la société et savoirs-faires
Effectif global et organisation géographique
Organigramme
2. Contexte et objectifs de la mission
Contexte général
Objectifs
3. Déroulement de la prestation
Méthodologie
Organisation, logistique de réalisation
Moyens matériels mis en œuvre
Moyens humains mis à disposition du projet
4. Démarche qualité
5. Notre proposition
Livrables
Planning
Budget
Préconisations

6. Indicateurs et procédures de suivi et d’évaluation de la mission
Suivi
Evaluation de la mission
7. Nos références
Expérience
Nos références
Témoignages clients
Partenaires

ANNEXES

Attention, il est important de noter que suivant le secteur d’activité, le niveau de la prestation à exécuter et les exigences de l’acheteur, le plan du mémoire doit être adapté.

ASSPI peut vous accompagner dans la rédaction de vos mémoires techniques, vous former à cet exercice ou relire vos documents avant remise.

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mars 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
mar, 03 2011
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Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu’ils soient constructeurs ou distributeurs) doit être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension économique de l’achat et permettre :

  • d’obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et cohérent avec les besoins exprimés par les services
  • de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d’une approche fonctionnelle et ne doit pas être le descriptif technique d’un matériel prédéterminé à l’avance par les services techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui n’est pas dans l’intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas reprendre à l’identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais aussi pour des raisons évidentes d’évolution technologique. Ce secteur d’activité présente en effet un champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bénéficier.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu’une prédétermination du type de matériel permet d’obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte de la politique d’impression de l’Etat (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de l’évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, …

Au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du fournisseur (délai de livraison, d’intervention, de réparation, contacts après vente,…) doit faire l’objet de la même attention s’agissant tant de l’expression du besoin que de la précision des engagements contractuels.
Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l’Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai d’intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l’activité.
L’acheteur doit par conséquent s’attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d’autres services,…) permettant de concilier la satisfaction de l’utilisateur final avec la rétribution conforme d’une prestation garantie.

Source : CIMIR

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février 22nd, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
fév, 22 2011
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Quand on essaie de toucher les tout petites entreprises (professions libérales, artisans…), soit ils connaissent à peine, soit ils sont persuadés que ce n’est pas pour eux. Or, il y a foultitude de marchés qui leur correspond ! que ce soit des marchés d’entretien, de nettoyage… des marchés sans publicité (car en dessous de 4000 euros) ou autre, il y a près de 20% des dépenses publiques qui passent « hors marchés publics classiques » et sur lesquels beaucoup peuvent répondre !

En ces temps de relance, la commande publique peut être un levier de développement non négligeable pour les PME. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont seuls 35% sont attribués aux PME.

Le BTP en est le premier fournisseur avec près de 45% de la commande publique ! Pourtant, peu de TPE et PME du bâtiment exploitent ces opportunités et seulement 1% de celles qui soumissionnent y répondent par voie numérique.

Selon MEDE (Mission pour les Echanges Dématérialisés), partenaire de la FFB, « c’est le manque de formation et d’information sur cet enjeu – et probablement le manque de pratique – qui constitue le principal frein à une mise en œuvre accrue de ces nouvelles procédures ».

Les appels d’offres sont beaucoup plus accessibles qu’on ne veut bien le croire généralement.
On entend souvent : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

De manière spécifique pour les marchés publics, on entend également souvent : « Les administrations ne donnent pas de chances aux TPE-PME. » En 2007, 14% de la commande publique a été affectée aux P.M.E, soit environ une dizaine de milliards d’Euros. Certes avec 14%, il y a encore de la marge de progression, et tant mieux pour nos P.M.E.
2 conseils pratiques (liste non exhaustive) pour les T.P.E :

  • Postuler surtout sur des « petits » marchés, la crédibilité est en effet plus facile à démontrer. Il existe une catégorie de marchés publics correspondant très bien à ce critère : les fameux « MAPA » (Marchés A Procédures Adaptées). Au dessous des seuils de 133 000  € HT pour l’Etat et 206 000 €  HT pour les collectivités locales, les marchés de travaux peuvent être passés selon une Procédure Adaptée (Article 26 du Code des Marchés Publics). Les Marchés à procédure adaptée se distinguent aussi par l’allègement des pièces à fournir.
  • S’associer avec des entreprises plus grandes pour attaquer des marchés plus ambitieux.

En conclusion, le contexte politico-légal n’est pas le frein premier pour les TPE-PME, il serait même plutôt un élément favorable. La question fondamentale devient alors : Comment ces entreprises peuvent gagner davantage d’appels d’offres ?

Il existe 3 leviers primordiaux :

  • Ce qu’elle va entreprendre avec l’entreprise acheteuse avant la sortie du cahier des charges.
  • Comment elle va concevoir sa proposition technique et commerciale : Disposer d’un bon produit ou service à un prix raisonnable n’est pas en général suffisant pour être le mieux placé.
  • Les actions que le fournisseur mettra en œuvre à l’issue de sa remise de proposition.

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Marchés publics et PME

février 7th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
fév, 07 2011
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La France, l’Espagne et l’Italie n’ont pas ménagé leurs efforts afin d’améliorer l’accès des TPE/PME aux marchés publics entre 2005 et 2008, et la Commission Européenne constate à ce titre que contrairement à d’autres pays, la part des TPE/PME sur le total des attributions de marchés publics a augmenté durant cette même période.

La Commission Européenne a également procédé à l’analyse de candidatures ayant abouti à l’attribution de marchés publics. Il en résulte que les procédures spécifiques n’a pas géné les chances de succès des TPE/PME.

L’étude démontre aussi que les TPE/PME remportent plus de marchés publics, lorsque les prestations sont divisées en lots.

Le rapport souligne un certain nombre de points relatifs aux techniques procédurales pouvant être utilisées par les acheteurs publics afin de faciliter l’accès des TPE/PME aux marchés publics tels que :

  • « Simplifier les procédures d’appel d’offres en permettant la présentation de documents administratifs uniquement lorsque l’offre a été pré-sélectionnée ou sélectionnée » ;
  • « Améliorer la qualité de l’information des candidats potentiels au regard des marchés publics disponibles à travers différents canaux de communication » ;
  • « Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs grâce à des réunions en face-à-face » ;
  • « Communiquer aux soumissionnaires non retenus les motifs de rejet de leurs offres afin de les aider à comprendre comment ils peuvent présenter une meilleure offre dans le futur« .

Lors de la présentation de « la loi sur les petites entreprises » pour l’Europe, le président de la Commission Européenne, Monsieur José Manuel Barroso, avait déclaré dans un communiqué de presse du 25 juin 2008 que l’objectif de cette « loi » consistait notamment à alléger les formalités administratives, accroître la réactivité des administrations publiques, lutter contre les retards de paiement, améliorer l’accès des PME aux marchés publics.

En conclusion, rappelons que l’une des priorités stratégiques de la Commission pour 2011 est de moderniser les règles européennes en matière de passation des marchés publics.
D’ores et déjà des mesures favorables, très concrètes ont été prises en France depuis le nouveau code des marchés publics 2006 :

  • En premier lieu, le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration, bonne nouvelle pour les entreprises récemment créées.
  • Une deuxième mesure concerne le respect des allotissements en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises.

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janvier 13th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
jan, 13 2011
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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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janvier 6th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
jan, 06 2011
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Tout au long de 2010, dans le cadre de mes activités de consultant expert en systèmes d’impression,  j’ai rencontré des personnes d’horizons très divers : petites et moyennes entreprises privées des secteurs de l’ assurance, des prestations informatiques, du BTP…, petits établissements publics, collectivités territoriales, ministères. Au fil de ces rencontres, au vu de mes expériences et compétences en matière de marchés publics, on m’a régulièrement sollicitée pour accompagner soit l’administration dans la rédaction de son dossier de consultation, soit l’entreprise dans ses réponses aux appels d’offre.

Je vous ai présenté les prestations d’accompagnement des administrations dans l’article L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression.

Je souhaite apporter mon aide aux entreprises qui, comme moi, sont persuadées qu’il ne s’agit pas d’être juriste, ni d’être une multinationale pour emporter des marchés publics. Aussi, j’ai décidé en 2011 d’étendre l’offre de services de ASSPI et de vous proposer des ateliers pratiques, destinés à construire vos réponses aux appels d’offres publics (Ile de France uniquement). Découvrez le programme et les modalités dans la fiche pratique Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Cordialement,

Isabelle OBIOLS

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Je pense économie de papier lors de la passation de marchés

décembre 16th, 2010 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 16 2010
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La dématérialisation des appels d’offre a déjà fortement diminué les volumes de papier liés aux achats publics. Je propose d’aller un peu plus loin grâce à quelques précisions que vous pouvez apporter dans votre règlement de consultation :

  • Précisez dans les modalités de réponse à l’appel d’offre le nombre de pages maximum requis pour chaque type de document à remettre.
  • Précisez le nombre d’exemplaires papier de l’offre à remettre en demandant à ce qu’elles soient recto-verso et que l’offre soit également remise sous format électronique (CD-Rom).

S’il s’agit d’un travail de consultant où des rapports d’études sont à remettre,vous pouvez préciser dans votre cahier des clauses techniques particulières :

  • Demandez un résumé-synthèse systématique de 10 pages maximum, séparé du corps du rapport.
  • Dans la mesure du possible,  précisez aussi le nombre de pages maximum du rapport principal.
  • Demandez que des exemplaires papiers recto-verso soient remis par le prestataire en nombre exact par rapport aux besoins.
  • Demandez également une version électronique des rapports.

Enfin, si le prestataire doit travailler dans vos sites, assurez-vous qu’il connaisse les bonnes pratiques en matière d’économies de papier et ne fasse pas exploser vos compteurs.

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