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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des consommables stratégiques

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La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une  tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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Les paramétrages par défaut des matériels d’impression sont souvent négligés : le technicien du fournisseur a des objectifs de déploiement qui ne lui laisse pas le temps de s’en soucier, les équipes internes ne mesurent pas toujours l’impact de leur absence ou de leur incohérence avec les usages.

Les 2 paramétrages les plus utilisé et quasiment universellement reconnus comme responsables et souhaitables sont le recto-verso et l’impression N&B. C’est déjà un bon début s’ils sont effectivement appliqués à l’ensemble des matériels (copieurs, imprimantes).

Le basculement automatique des bacs papier n’est pratiquement jamais étudié et pourtant …. S’il est paramétré (il s’agit souvent du réglage usine des copieurs) à mauvais escient il peut entraîner une consommation excessive et inutile de papier à entête ou de pré-imprimés. En effet, une fois le bac de papier blanc vidé, la machine, prend le papier dans le bac suivant qui contient du papier spécifique. Cela entraîne un inconfort d’utilisation qui amène les utilisateurs à incriminer la partage des matériels au motif que si l’imprimante était près d’eux ils pourraient changer le papier quand ils en ont besoin. Ce « dysfonctionnement » peut être un frein important à un projet de mutualisation des outils d’impression. Il suffit pourtant de dédier un bac au papier spécifique (entête ou imprimé) pour empêcher le basculement automatique et ainsi assurer le bon fonctionnement de la solution.

Dans le même ordre d’idée, le fait de paramétrer par défaut le bac papier qui sera utilisé pour les réceptions de fax permet d’utiliser du papier de couleur par exemple pour différencier ces documents des impressions. De plus, cela évite de voir certains fax s’imprimer en A3 parce que l’expéditeur a passé son original dans le sens paysage.

Ces paramétrages doivent avoir été pensés au départ, dans le cadre de l’optimisation du parc. Ils doivent faire l’objet d’un accord entre le(s) fournisseur(s) de systèmes d’impression et son client. Ils doivent avoir été expliqués aux utilisateurs dans le cadre de la politique d’impression et ils doivent être appliqués à tout matériel d’impression.

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S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

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Les imprimantes sont aujourd’hui un élément incontournable de l’entreprise mais leur rapidité et leur simplicité d’utilisation peut avoir des effets désastreux sur les coûts et l’environnement si aucune limite n’est fixée quant à leur utilisation.

Parmi les organisations du marché intermédiaire, c’est‐à‐dire les sociétés comptant entre 100 et 999 employés, très peu peuvent affirmer avoir le contrôle de leurs coûts d’impression car elles savent rarement ce qui est imprimé, où c’est imprimé et par qui. Alors que toutes les entreprises s’efforcent de réduire les coûts tout en élevant leur niveau de productivité, les PME ne peuvent plus fermer les yeux devant le gouffre financier que représente l’impression. Le marché intermédiaire est le véritable moteur de l’économie européenne. Le tableau est toutefois noirci par le climat économique exécrable et une concurrence féroce qui obligent de nombreuses PME à dénicher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans perdre en rentabilité ni en bénéfices. L’informatique constitue un atout de taille dans cette situation. Pourtant, bien que leurs ressources et leurs compétences en la matière soient plus restreintes, les moyennes entreprises connaissent les mêmes difficultés que les grandes entreprises pour simplifier leur
environnement informatique, notamment pour simplifier les processus, réduire le temps d’indisponibilité et améliorer la sécurité et la conformité réglementaire. Même si cela ne résout pas tous les problèmes, on pense qu’une meilleure gestion de l’infrastructure d’impression peut avoir une influence non négligeable sur l’efficacité et la rentabilité recherchée par les moyennes entreprises.
L’évolution incontrôlée des infrastructures d’impression trouve sa source dans la surabondance de matériel provenant de fabricants divers qui ont chacun leurs propres consommables, des logiciels et des contrats de service différents. Jusqu’à présent, les services d’impression gérés étaient majoritairement destinés à des organisations de grande envergure, mais en dépit de leur budget plus restreint, les moyennes entreprises ont
tout autant la possibilité d’utiliser des services externes afin d’optimiser leur infrastructure d’impression à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Un environnement d’impression géré offre une efficacité, une flexibilité et une continuité de l’activité plus importante à ces entreprises. Par exemple, la location de matériel permet d’éviter les achats directs de matériel et permet à une entreprise de transférer cette dépense
des dépenses en capital aux dépenses de fonctionnement avec une facturation mensuelle prévisionnelle établie en fonction de l’utilisation du matériel d’impression. En se basant sur l’expérience des grandes entreprises en matière d’impression, les PME devraient être en mesure de réduire leurs coûts et de booster leur productivité tout en gardant un mode de fonctionnement fluide.

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Chef d’entreprise magazine publie en Mai un article  intitulé « Réduisez de 30% vos coûts d’impression » (vous pouvez le lire intégralement en cliquant sur le titre).  Parmi les avis d’experts donnés dans cet article, vous trouverez…l’avis d’Isabelle Obiols, consultante-experte indépendante, rédactrice de ce blog.

L’article est structuré en 4 parties :

  • Définissez les coûts à réduire
  • Réalisez un audit de votre parc
  • Harmonisez votre parc d’impression
  • Changez vos habitudes

Bien sûr en 2 pages, il n’entre pas dans les détails d’un projet d’optimisation des outils d’impression mais il donne les principales pistes de réflexion.

Heureusement pour moi, les experts de Epson et HP disent la même chose que moi sauf, peut-être, sur la pertinence de faire appel à un intervenant extérieur pour l’audit…

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TCO : qu’est-ce que c’est ?

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TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.

Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM.  Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !

En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.

Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables  et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.

Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non  disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.

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Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

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Qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique, la consultation de prestataires pour l’équipement en systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Préoccupé par le fait d’être un acheteur informé, certains en oublient qu’une autre condition de la réussite de ce type de consultation est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à la consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables.
  • Montrer sa valeur ajoutée sur le sujet.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet ( un budget annuel d’impression inférieur à 10 000 € doit-il nécessiter un audit de 3 semaines ?).

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Quelques typologies d’utilisateurs…

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Après cette semaine de vacances, je vous propose de recommencer à réfléchir à nos pratiques d’impression avec un peu d’humour, encore que…

Lorsque vous mènerez votre projet d’optimisation des outils d’impression, en observant les utilisateurs, vous trouverez très vite 4 catégories :

– les « moi, je n’ai plus d’imprimante personnelle depuis 2000 et je m’en passe très bien » : il s’agit souvent d’utilisateurs qui n’impriment que très peu.

– les « mes documents sont top secret et hyper urgents : je sais qu’il faut limiter les imprimantes personnelles mais dans mon cas c’est impossible. Vous pourrez toujours supprimer celles du service voisin, eux, ils s’en passeront sans problèmes… » : il s’agit parfois d’utilisateurs qui impriment 100 pages par mois (5 par jour) maximum et dont le bureau est en face du point copieur mutualisé.

– les « je voudrais bien utiliser le copieur mutualisé mais il est tout le temps en panne… » : en consultant l’historique technique de la machine, vous vous apercevrez que le technicien est intervenu pour la dernière fois il y a 2 mois…

– les « vous pouvez retirer mon imprimante personnelle tout de suite, j’irai imprimer sur le copieur du 1er étage » : Eh oui, vous aurez forcément quelques alliés quand même (un collègue, un ami, un cousin…).

Bien sûr, il existe bien d’autres typologies d’utilisateurs et plus sérieusement, les identifier et les comprendre est une des clés de la réussite de votre projet. Ne négligez pas les interviews utilisateurs et ne laissez pas la conduite de votre projet aux seules mains des logiciels de tracking et autres outils modélisés.

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Le contrat coût à la page

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Promu par les fabricants de copieurs puis par les constructeurs d’imprimantes, le fameux contrat de coût à la page est devenu Le modèle économique sur lequel se construit la majorité des politiques d’impression. Il couvre aujourd’hui toutes les typologies d’entreprises qui souhaitent globaliser leurs coûts de fonctionnement. Matériel, consommables, maintenance, le service de facturation à la page fédère toutes les charges pesant sur des imprimantes ou des copieurs. Un principe en apparence simple. On peut en effet le voir comme un forfait « tout compris », identique à ce que l’on trouve dans le monde de la téléphonie ou de l’automobile. La formule rassure bon nombre d’entreprises qui n’ont plus qu’à s’acquitter d’une facture mensuelle ou trimestrielle pour accéder à une infrastructure d’impression, en gardant le choix d’acheter ou de louer l’équipement.

Attention cependant à  la volumétrie inadaptée qui plombe le contrat, le matériel surdimensionné qui fait grimper le TCO (coût total de possession) ou encore les mauvais choix de financement qui asphyxient la trésorerie … des écueils existent mais le contrat de coût à la page n’est que la somme de compromis, une négociation où chaque partie doit trouver son intérêt.

« Le contrat coût à la page séduit désormais tous types de PME, y compris celles de moins de 10 employés », constate Daniel Mathieu, directeur du marketing, de la communication et du développement durable de Konica Minolta Business Solutions France. « Selon une dernière étude sur l’impression menée par GFK, 17,5% des entreprises ont déjà souscrit à un contrat coût à la page. Elles souscrivent même de plus en plus fréquemment à un tel contrat pour les imprimantes.

Source : Printnews

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Le mode recto verso

Voilà une caractéristique technique à l’atout imparable : en imprimant sur les deux faces d’une feuille, on peut raisonnablement espérer économiser 50 % de papier. Le mode recto verso est une carte maîtresse que jouent bon nombre de constructeurs. La technologie qui consiste à fluidifier le retournement automatique d’une feuille est largement maîtrisée mais ne s’improvise pas pour autant… Attention à la vitesse, si les meilleurs dispositifs provoquent un ralentissement à peine perceptible lors de l’impression, d’autres se montrent beaucoup plus lents. Et s’il fait perdre du temps, le mode recto verso devient pénalisant. Dans ces conditions, beaucoup préféreront imprimer page par page, surtout s’il s’agit de documents longs, mais seulement s’ils le peuvent : le mode recto verso est quelquefois imposé par le gestionnaire de parc quand ce n’est pas par la machine elle-même. En plus de droits définis par le politique d’impression de l’entreprise, il faut idéalement associer de la souplesse aux usages. En complément du mode recto verso, la possibilité de pouvoir imprimer plusieurs pages d’un document sur une même feuille est un autre moyen d’éviter le gaspillage.

La gestion des consommables

Le papier et l’encre ont eux aussi un impact sur les économies et l’environnement. Au delà des certifications, l’usage de papier recyclé, même s’il parait évident, n’est pas toujours systématique et quelquefois tout bonnement impossible parce que le périphérique d’impression n’en accepte pas ! Les supports recyclés offrent pourtant une qualité très acceptable pour beaucoup de travaux d’impression au bureau.

L’encre qui entre dans la composition des cartouches et toners n’a plus aucune raison d’être polluante : qu’il s’agisse d’encre à pigments naturels, d’encre solide ou de toners polymérisés, les matières premières exploitées sont plus propres, et les cycles de fabrication chimique sont encadrés par des certifications et des labels qui attestent de conditions de production écologiques et peu énergivores. Utile lorsque cela ne va pas à l’encontre de la qualité, de plus en plus d’imprimantes intègrent un dispositif permettant de régler la consommation d’encre lors d’une impression. La capacité des cartouches n’est pas non plus à négliger. Une contenance plus grande est un facteur d’économie autant qu’une garantie de production générant moins de déchets.

Le recyclage

Les cartouches qui ne sont pas recyclées et ne bénéficient pas d’un programme de collecte mis en place par les fabricants sont à proscrire. Attention également à l’encre recyclée dont la traçabilité est inexistante. Enfin, la fin de vie d’une imprimante ou d’un scanner doit avoir le moins d’impact possible.  Sans être à la pointe, le secteur de l’impression et ses filières se sont fortement impliqués dans ces enjeux environnementaux. Bon nombre de fabricants exploitent déjà des matériaux plus verts. Jusqu’à quel degré ? Le plus simple est de le leur demander avant d’acheter une nouvelle machine.

L’économie d’énergie

En attendant l’improbable imprimante équipée de panneaux solaires ou d’un réservoir à hydrogène, la consommation d’électricité doit être maîtrisée. Associés à des modes de veille peu gourmands, les choix des matériels labellisés se révèlent payants. L’expertise des constructeurs permet de répondre aux exigences écologiques et contribue à réaliser des modèles de plus en plus économes, notamment pour la production de chaleur nécessaire au four. Avec des dispositifs proches de celui utilisé par les plaques chauffantes à induction, les matériaux exploités aujourd’hui ne demandent quasiment aucun délai de préchauffage pour imprimer. Le processus de cuisson de la feuille sollicitant à la fois le papier et l’encre, un autre enjeu consiste à déposer le moins de toner possible sur la page pour dépenser moins d’énergie. Et dans ces domaines, les fabricants ont enregistré de réels progrès ces dernières années. Pas de façon spectaculaire pour le gain en électricité ni les émissions de CO2 mais suffisamment toutefois pour encourager d’autres développements.

Source : Printnews

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Impression et nomadisme

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Certains se rappelleront peut-être qu’en 1975, le magazine Business Week annonçait que l’avenir était au « bureau sans papier ». Or jusqu’à présent peu d’entreprises fonctionnent sans un minimum de supports imprimés. Même si le “travail de bureau” est de plus en plus mobile, l’impression demeure encore nécessaire : que ce soit pour les commerciaux souhaitant apporter des changements à une présentation de dernière minute, pour les cadres en déplacement ou pour les collaborateurs nomades.

Le nomadisme étant en forte croissance dans les entreprises, le pouvoir d’imprimer n’importe où est donc aujourd’hui une véritable attente. Aussi les nouvelles solutions d’impression offrent un certain confort, tout en permettant des économies potentielles sur les installations informatiques.

Gartner estime qu’en 2013 et à l’échelle mondiale, les téléphones mobiles et les smartphones deviendront l’outil de prédilection pour se connecter à Internet, et ce loin devant les PC. Dans ce contexte d’évolution technologique, il devient important pour les entreprises de rester au fait des dernières applications Internet et autres solutions SaaS (Software as a Service), afin d’être à même de répondre aux besoins de collaborateurs de plus en plus nomades.

Il existe plusieurs profils de travailleurs nomades : les commerciaux et les consultants souvent en déplacement, les télétravailleurs exerçant leur profession à domicile ou parfois dans les locaux de leurs clients, et les collaborateurs nomades amenés à travailler sur plusieurs sites. Selon une récente étude réalisée par IDC, leur nombre dans le monde devrait dépasser cette année la barre du milliard, atteignant en 2013 les 129,5 millions (soit 50,3% de la population active) en Europe de l’Ouest, loin devant les Etats-Unis.

La mobilité offre des avantages considérables, parmi lesquels une plus grande souplesse dans l’organisation du travail ainsi que dans la réduction des coûts. Elle peut également avoir des conséquences sur la sécurité des données si on ne la maîtrise pas. Or le déploiement de la sécurité est encore à la traîne derrière la croissance rapide des technologies. Pour se protéger contre la perte et la fuite de données, les chefs d’entreprise cherchent à s’assurer que les politiques de sécurité mises en place concernent également leurs collaborateurs nomades, dont le nombre ne cesse de croître.

Des entreprises comme Google ont su identifier cette tendance en fort développement. Elles proposent au grand public des services d’impression mobile en libre accès sur Internet. D’éventuels problèmes de confidentialité, de sécurité risquent d’apparaître et de poser problème aux professionnels ayant besoin d’imprimer des données sensibles.

Alors que l’impression mobile continue de se développer au sein des entreprises, l’environnement de travail devrait devenir de plus en plus mobile. De nos jours, les travailleurs nomades ont accès à une version électronique de la plupart de leurs documents, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Cependant, dès qu’ils ont besoin d’une version papier, il leur faut le planifier à l’avance. Par conséquent, beaucoup de collaborateurs se déplacent avec leur ordinateur portable en guise d’outil de secours. A l’avenir, ils n’auront bientôt plus besoin que de leur smartphone lors de leurs déplacements, disposant ainsi d’un accès permanent avec le monde de l’impression. Qui aurait pu prévoir cela en 1975 ?

Source : Printnews

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