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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Rationalisation des matériels …et des impressions

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La rationalisation du parc de systèmes d’impression, maintenant tout le monde voit à peu près en quoi cela consiste : limiter les imprimantes personnelles, dimensionner les matériels centralisés en fonction des besoins réels, maîtriser l’implantation de matériels couleur, prévoir les accessoires qui amèneront productivité et confort (bacs papier supplémentaires, modules de finition,…), …

Mais rationaliser les impressions voilà qui est souvent plus flou. La principale difficulté et elle est de taille c’est le temps. Très souvent (toujours ?) les projets de rationalisation doivent être menés dans l’urgence : la location des multifonctions en parc arrive à terme, le déménagement du site est prévu pour dans 6 semaines, l’accord-cadre ou le marché d’achat des imprimantes doit faire l’objet d’une nouvelle consultation avant la fin du trimestre… Dans ces conditions, la seule rationalisation des impressions possibles est celle qui consiste à instaurer le recto-verso comme norme et à imposer le N&B par défaut. Au mieux, le routage de certains volumes vers l’atelier de reprographie (quand il existe) pourra être mis en place. Ce sont déjà des pistes intéressantes et importantes, mais il est impossible de s’interroger sur la pertinence de telle impression récurrente et de son mode de production.

C’est pourtant bien l’analyse de ces flux (au moins les principaux) qui permettra de vraiment rationaliser les impressions et d’accompagner les utilisateurs vers de nouvelles pratiques.

Alors même si la période des vœux est passée, ASSPI souhaite que tous ceux qui sont en charge de ces projets de rationalisation aient plus de temps devant eux.

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L’analyse des offres

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Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête
: quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

  • Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
  • Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
  • Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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Audit impression et utilisateurs

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Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et  implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

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Et la parole des utilisateurs ?

Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

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Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et  faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

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Gisements d’économies dans les organisations publiques

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Les vœux du Président de la République et de très nombreuses autres déclarations ont fait état de la nécessité de faire des économies tant au niveau de l’État que des collectivités territoriales.

Certaines dépenses sont incompressibles, d’autres subiront nécessairement une hausse mais il existe effectivement des gisements d’économies à exploiter.

Il ne s’agit pas de se lancer dans la « fracturation hydraulique » au risque de détruire ou détériorer les éléments environnants pour extraire quelques milliers d’Euros d’un côté au risque de devoir en dépenser le double ailleurs pour compenser les dégâts.

Les budgets liés aux impressions sont de bons exemples de gisements facilement accessibles et exploitables pour peu qu’ils fassent l’objet de projets à part entière.

Dans les organisations publiques et notamment dans les collectivités territoriales, les ressources (temps, compétences,…) manquent pour mettre en œuvre de tels projets. Ils sont pourtant indispensables.

La tentation peut alors être grande de confier l’étude nécessaire au prestataire en place ou à un prestataire très motivé pour devenir le futur partenaire, tous deux uniquement soucieux de remporter le prochain marché au mieux des intérêts de leur entreprise. D’autres seront tentés de mener le projet en interne, en raccourcissant les phases de diagnostic au prétexte que le parc est connu, en allant directement à la mise en place de règles mathématiques du genre 1 matériel d’impression pour 6 personnes.

Ces 2 « solutions » s’apparentent à la fracturation hydraulique : les utilisateurs n’ayant pas été entendus et informés ne vont pas comprendre les objectifs du changement, vont le vivre comme une contrainte et vont donc chercher (et souvent réussir) à la contourner (achat de matériels sur des budgets de fonctionnement du service, impressions confiées à des prestataires extérieurs, mauvaise utilisation des matériels et gaspillage,…) ; les choix de matériels inadaptés aux besoins des utilisateurs engendrent des pertes de temps, des pertes d’informations, voire des dysfonctionnements dans les services, leur impact peut aller jusqu’à une augmentation des risques psycho-sociaux pour les agents ce qui génèrera des coûts liés à l’absentéisme, au traitement de ces risques (coaching, communication,…) ; la relation avec le prestataire qui aura réalisé l’étude sera faussée car les négociations seront déséquilibrées à son profit, il imposera relativement facilement ses propres choix excluant ou rendant difficile la mise en concurrence.

Pourtant le rendement de ces gisements d’économies est à la fois rapide et relativement lent. En effet, l’étude nécessaire à une exploitation rationnelle et efficace demande plusieurs semaines, la communication nécessaire au succès du projet nécessite également du temps et la consultation des différents partenaires possibles est soumise à des délais incontournables. Mais, même si ces étapes demandent le plus souvent au minimum 3 mois, les économies sont immédiates dès la mise en place effective de la nouvelle politique d’impression et elles progressent rapidement à condition d’en assurer un suivi régulier et rigoureux.

De plus, loin de générer des détériorations d’autres secteurs avoisinants, l’exploitation de ces gisements d’économies peut engendrer des effets positifs au-delà de la sphère des impressions (prise de conscience de la nécessité de s’interroger sur ses propres pratiques, sensibilisation au développement durable, implication des personnes, …).

Pour conclure, nos vœux pour 2014 : nous ne pouvons que vous engager à mener des projets de gestion rationnelle des impressions dans une optique d’économies durables.

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La mise en place de votre nouvelle politique d’impression s’est bien passée. Vous avez su éviter tous les écueils liés aux utilisateurs. Pourtant, si vous faites un diagnostic des usages 3 mois après la mise en œuvre concrète de l’optimisation, vous serez surpris (et pas agréablement) de constater que nombre d’utilisateurs ont repris leurs bonnes (tout est relatif) vieilles habitudes

  • ils impriment à nouveau tout en recto-simple parce que c’est trop compliqué de se demander ce qui doit être en recto et ce qui peut être en recto-verso.
  • ils impriment à nouveau leurs mails parce qu’on ne sait jamais
  • ils recommencent à imprimer les documents reçus pour les archiver au format papier parce qu’on ne sait jamais…

Le fameux « on ne sait jamais » combiné au non moins fameux « on a toujours imprimé ce document » coûtent des fortunes aux entreprises et administrations.

Conclusion, la communication à priori est primordiale, la communication pendant la mise en œuvre est capitale et la communication de rappel régulière est indispensable.

Il faudra réactiver sans cesse les nouveaux usages, peut-être les remettre en cause s’ils ne trouvent pas leur légitimité auprès des utilisateurs. Il faudra faire en sorte qu’ils deviennent les futurs « on n’a jamais imprimé ce document ».

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En 2013, nous avons vu que les utilisateurs pouvaient faciliter ou fausser l’étude préalable à l’optimisation du parc de systèmes d’impression.

En ce début 2014, penchons-nous sur leur influence quant à la mise en œuvre de cette optimisation.

Cette mise en œuvre passe très souvent par le déploiement partiel ou complet d’un nouveau parc de matériels. L’état d’esprit et l’implication des utilisateurs sont primordiaux dans cette phase. En effet, ils se libèreront pour les formations (ou pas), ils y seront actifs et demandeurs (ou pas), les premiers temps ils s’entraideront (ou pas), ils feront en sorte que les nouveaux matériels soient alimentés en consommables (ou pas)… Le pouvoir de « nuisance » d’un utilisateur mécontent, incompris est énorme. Le pouvoir d’entraînement et de contagion d’un utilisateur conquis est important mais plus faible.

Ces difficultés doivent être anticipées. La communication à priori est primordiale. La communication juste avant le déploiement et pendant est capitale.

Il convient également de repérer les situations qui pourraient poser problème et y porter un soin particulier de pédagogie et de persuasion.

Nous verrons la semaine prochaine que pour que l’optimisation et ses fruits soient pérennes, il faut encore compter avec les utilisateurs.

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Nouveaux seuils de marchés publics

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A compter du 1er janvier 2014,  les seuils de procédure formalisée des marchés publics seront relevés à :

  • 134 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État ;
  • 207 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales ;
  • 414 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des entités adjudicatrices et pour les   marchés de fournitures et de services passés dans le domaine de la défense ou de la sécurité
  • 5 186 000 € HT pour les marchés de travaux.

Nous vous rappelons qu’en-dessous de 15 000 €, les marchés publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence préalable.

Donc, entre ces 15 000 € et les nouveaux seuils, les marchés concernés pourront faire l’objet de MAPA (marchés à procédure adaptée).

Nous vous souhaitons à tous beaucoup de réussite dans vos marchés publics que vous soyez adjudicateur ou candidat.

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    Bonnes fêtes de fin d’année

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    Toute l’équipe de ASSPI

    vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d’année

    et vous donne rendez-vous le 6 janvier