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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

janvier 10th, 2011 Posted in Bureau vert
jan, 10 2011
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En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

  • Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
  • Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
  • Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
  • Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
  • Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
  • Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
  • Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
  • Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
  • Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
  • Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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Imprimer responsable

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La réduction des coûts d’impression

décembre 23rd, 2010 Posted in Coûts d'impression
déc, 23 2010
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Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

  • L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
  • La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
  • L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.

Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?

Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.

Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.

Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.

Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.

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Imprimer responsable

décembre 7th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 07 2010
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L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.
Impact des impressions en entreprise :

  • La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
  • La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
  • L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées (Source : Observatoire des comportements d’impression en entreprise par Lexmark et Ipsos, mai 2010 ; étude réalisée en juillet/août 2009). Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.

La check-list proposée ci-dessous permet de travailler sur différents points complémentaires :

  • Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
  • Inciter les lecteurs d’un mail à ne pas l’imprimer,
  • Diffuser les documents par mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier,
  • Utiliser des processus de gestion documentaire (GED),
  • Utilisation de système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression,
  • Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes réseaux partagées,
  • Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine,
  • Installer des « timers » sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple),
  • Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel »,
  • Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir).
  • Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide),
  • Utilisation de kits de recharge.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace. Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source Econo-Ecolo

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Les clés du succès

décembre 6th, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 06 2010
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Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.

Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient  de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.

Les clés du succès

  • Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
  • Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires.  Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
  • L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
  • Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.

Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un  rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un  espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion  s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».

Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.

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Accompagner l’optimisation

décembre 2nd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 02 2010
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L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement

La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.

Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants.  Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance.  25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés.  Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.

Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :

  • communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
  • répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
  • identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
  • mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)

Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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Optimiser ses services d’impression en Europe

novembre 29th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 29 2010
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Une étude menée par IDC et commanditée par Ricoh montre qu’au-delà des facteurs liés aux coûts, les raisons principales pour optimiser ses services d’impression en Europe sont les suivantes :

  • changer les habitudes d’impression des collaborateurs.
  • rationaliser les flux documentaires liés aux processus métiers.

Les résultats de l’étude pour la France sont en parfaite adéquation avec ceux de l’Europe. Il ressort clairement que les entreprises cherchent dorénavant à améliorer leurs processus internes. Interrogés sur les changements qui avaient eu lieu au cours des 12-18 derniers mois dans leur entreprise, les dirigeants français ont mis l’accent sur la mise en place d’un approvisionnement de  matériels d’impression (MFP, imprimantes) centralisé afin de mieux gérer les coûts (score moyen de 8 sur 10 correspondant à « tout à fait d’accord ») et par la même bénéficier d’une plus grande efficacité. En adressant les flux documentaires intensifs, Les entreprises se sont aperçues que les flux documentaires intensifs étaient l’un des derniers secteurs  offrant un potentiel de gains considérable en termes d’efficacité et de productivité.

Selon cette enquête, les entreprises exigent de la part des fournisseurs une expérience significative et des références solides dans le
domaine du conseil lié aux processus et flux documentaires. Nous avons demandé aux personnes interviewées de hiérarchiser différents éléments, selon leur probabilité d’être inclus dans un contrat d’optimisation des services d’impression. Après les
éléments habituels relatifs au matériel et aux fournitures, elles ont mentionné parmi leurs priorités les « services de conseil liés à
l’infrastructure d’impression/de photocopie/de numérisation. » C’est pourquoi IDC estime que les sociétés qui cherchent à externaliser ou à s’associer avec un prestataire de services doivent choisir un fournisseur capable de démontrer que son expertise va au-delà de l’environnement de production, et comprend en particulier le conseil en gestion des documents et en optimisation des flux et des usages.

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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Le papier : préoccupation environnementale n°1

novembre 22nd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 22 2010
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Le papier reste la première préoccupation environnementale des Français au bureau. Bien géré, c’est souvent le signe le plus visible d’une démarche de développement durable réussie.

Seulement, 20% des gisements de papier au bureau sont aujourd’hui recyclés et 90% des publications des entreprises se font encore sur du papier vierge. Entreprises, administrations et associations doivent aujourd’hui faire bouger leurs pratiques, pour atteindre les objectifs du Grenelle de l’Environnement.
Pourtant, le recyclage des papiers et cartons fait figure de pionnier : le taux de collecte atteignait 63,4% en Europe en 2007, ce qui situe le papier en tête des matériaux les mieux recyclés.

Quelques chiffres éloquents :

  • La production d’ordures ménagères a doublé en 40 ans.
  • Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. Les papiers et cartons représentent plus de 70% des déchets produits par les activités de  bureaux.
  • En récupérant vos papiers de bureaux, vous réduisez votre production de déchets de 70% en seulement quelques semaines.
  • Une tonne de vieux papiers transformés en fibres cellulosiques de récupération (FCR) peut donner jusqu’a 900 Kg de papier recyclé.
  • Aujourd’hui 80% des papiers de bureaux sont détruits en décharge ou par incinération. On estime le gisement de papiers de bureau récupérables à 1 million de tonnes en France dont plus de 350 000 tonnes dans la région Île-de-France. Lire la suite »

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L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression

novembre 18th, 2010 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
nov, 18 2010
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Les marchés de fourniture des systèmes d’impression nécessitent des compétences techniques, une connaissance des acteurs, des technologies, des types de contrats, des pratiques… qui ne sont pas toujours disponibles dans les organisations. De plus, la rédaction des pièces du dossier de consultation et le dépouillement des réponses prennent beaucoup de temps. ASSPI vous propose de vous accompagner dans la passation de ce type de marchés. Ses prestations sont de 3 ordres :

  • Rédaction des pièces techniques de l’appel d’offres.
  • Dépouillement des offres.
  • Supervision du déploiement complet du futur parc.

ASSPI participe à l’élaboration du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) au travers de la rédaction des clauses particulières des documents. Ces prestations sont réalisées en collaboration avec les équipes internes qui restent décisionnaires et maîtres d’œuvre en la matière.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCTP.

  • Descriptifs techniques des matériels et des accessoires : port folio.
  • Descriptifs des prestations attendues : livraison, installation, maintenance, formations utilisateurs, constitution d’un stock tampon de consommables, reprise en fin de marché.
  • Clauses de suppression , de déménagement ou d’ajout de matériels en cours de marché.
  • Clause de reporting  des consommations, des coûts, des pannes, des interventions.
  • Listes des documents et certifications à fournir.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCAP.

  • Contenu des prix de location et de maintenance.
  • Clause relative à la facturation.
  • Clauses de pénalités : retard livraison, retard dépannages.
  • Clauses de résiliation.

Nous définissons pour le règlement de la consultation la nature du mémoire technique attendu et participerons à l’élaboration des critères d’attribution.

Nous créons une grille de prix pour l’acte d’engagement.

ASSPI construit la grille de dépouillement en accord avec les priorités de l’organisation. Cette grille permet de mettre en avant les points déterminants à comparer entre les offres (budgets globaux, qualité de services, capacités à former les utilisateurs…). Elle doit permettre  de choisir l’attributaire du marché objectivement, en toute connaissance de cause.

ASSPI prévoit un plan de marche pour le déploiement du futur parc et le retrait de l’ancien. Elle s’assure la mise en œuvre de ce plan de marche par les différents prestataires (prestataire retenu, ancien fournisseur du parc copieur, retrait des imprimantes) et assure la coordination entre les différents interlocuteurs. Elle supervise notamment les plannings de livraison, de retrait et de formation.

Enfin, ASSPI s’assure de la conformité des prestations avec le cahier des charges (références matériels, options, consommables, installation, formation…).

Pour en savoir plus, contactez nous : Isabelle Obiols 06 81 02 89 74 ou iobiols@asspi.fr

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Le secteur public optimise ses impressions

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Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 01 2010
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Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

  • en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
  • en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
  • en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps,  les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

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Big Bang ?

octobre 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 28 2010
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Dans les projets d’optimisation de parcs d’impression, certains parlent de Big Bang. De quoi s’agit-il ?

Les imprimantes et les copieurs ont très rarement suivi les mêmes processus d’acquisition :

  • les imprimantes sont achetées par flotte et/ou au coup par coup et les consommables sont achetés auprès de divers fournisseurs et stockés. Les contrats d’entretien sont très rares.
  • les copieurs sont le plus souvent loués pour 3 ou 4 ans (parfois 5 mais c’est de plus en plus rare) et les consommables et la maintenance sont inclus dans un prix à la page appliqué aux volumes réellement imprimés ou au forfait. Ils font l’objet d’un contrat global ou de contrats au coup par coup.

Ces pratiques engendrent des échéances différentes pour les éléments du parc : les contrats de location ne se terminent pas tous en même temps, difficile de « jeter » une imprimante en bon état, pire neuve. Or, l’optimisation présente un schéma cible du parc « idéal » qui implique le plus souvent  le changement total (ou presque) des matériels en place.

La méthode du Big Bang consiste à passer du parc existant au parc optimisé en une seule opération. Les contrats de location sont résiliés avant terme si nécessaire (les pénalités de résiliation sont incluses dans les calculs de budget et d’économies), les matériels achetés qui n’entrent pas dans le schéma sont jetés, donnés, bref éliminés. Les stockes de consommables sont au mieux repris par le fournisseur, au pire jetés aussi.

Cette méthode a l’avantage de mettre en place au moment souhaité le parc optimisé mais aussi les bonnes pratiques, les modes opératoires et les outils de suivi. Elle permet une gestion simplifiée du parc : souvent, un seul prestataire, un seul contrat, une seule échéance, une seule facturation…Elle permet également de négocier de meilleures conditions puisque le prestataire sera consulté sur de plus grandes quantités de matériels et pour des volumes plus importants. De plus, il n’aura pas à gérer un parc tiers toujours coûteux et compliqué à maîtriser.

Mais elle présente aussi des inconvénients. Les pénalités de résiliation viennent grever les économies réalisables. Les utilisateurs qui découvrent le Lundi que leur imprimante personnelle a disparu au profit d’un copieur dans le couloir sont souvent  d’actifs acteurs de l’échec de l’optimisation (frein à l’utilisation, pannes,…). La mise en place de la nouvelle organisation se fait en une seule fois et son rodage (petits ou gros couacs inévitables) n’est pas amorti par des solutions de repli ( matériels en double pendant quelques temps, impressions directes possibles le temps de tester la solution logicielle de gestion documentaire…).

Bref, le Big Bang c’est la naissance d’un nouveau monde mais ce peut aussi être une implosion…

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