ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE
sept, 17 2010
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Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
sept, 15 2010
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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Changer les pratiques d’impression

juillet 20th, 2010 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
juil, 20 2010
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Il ne suffit pas d’élaborer une charte, de définir des commandements et surtout pas de vouloir les faire appliquer de force. Charte de bonnes pratiques ou liste de commandements, les politiques de responsabilisation des utilisateurs passent d’abord par la pédagogie.

Le terrain doit être préparé pour cela.  Sans idée de ce que vous coûte l’impression ni de son volume, il est impossible de fixer un objectif d’économie à la fois ambitieux et réaliste. Cette démarche débute  par une mise à plat de votre fonctionnement , de vos usages et de vos spécificités métiers avant d’analyser et quantifier le gaspillage. A partir des données recueillies, ASSPI bâtit une charte tenant compte des aspects financiers et fonctionnels. Les mesures proposées sont validées et soutenues par vous. Dans les bureaux, il peut ainsi être nécessaire de rappeler les comportements éthiques à travers des posters ou via les pages Web d’un Intranet, de valoriser les meilleurs contributeurs au projet (champions) avant d’obtenir l’adhésion complète des collaborateurs. Parmi les gestes simples mis en avant, il y a, par exemple, l’utilisation de la prévisualisation avant de lancer l’impression, l’impression en mode recto verso des documents à usage externe dès que cela est possible et systématiquement pour ceux à usage interne, l’impression en mode brouillon, le bannissement de l’impression des e-mails ou encore l’utilisation des modes d’économie d’énergie et des supports recyclés.

Les clés du succès de notre démarche reposent sur la mise en avant des aspects économiques. En effet, les utilisateurs ne sont certes pas des experts de l’impression mais ils ont une connaissance des coûts, ne serait-ce que ceux des consommables qu’ils achètent en tant que particuliers pour alimenter leur imprimante personnelle. Et même si, une fois au bureau, ils ont  une fâcheuse tendance  à oublier ce point précis, ces utilisateurs seront toujours sensibles à une problématique économique reposant sur des faits. Avant de dire « on imprime trop en couleur », mieux vaut savoir s’il s’agit de documents à usage interne ou externe, de mails, de pages Web ou de documents de travail, par exemple. A travers des éléments concrets, la prise de conscience se fait plus naturellement et empêche le plus souvent l’apparition de freins ou de réticences.

L’autre particularité de l’accompagnement par ASSPI est la mise en avant des aspects écologiques à travers une communication, un accompagnement pédagogique et de l’information concrète. Chacun de nous à titre personnel est sensibilisé aux aspects environnementaux et adhère donc plus facilement à une démarche de développement durable dont il est acteur.

Communication positive et concrète, participation active, formation sur mesure, en s’appuyant sur ces trois piliers , ASSPI réduit la plupart des facteurs de rejet et met ainsi de votre côté tous les atouts pour que votre projet d’optimisation soit une totale réussite.

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

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Mon fournisseur propose d’auditer mon parc

juin 30th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 30 2010
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Vos fournisseurs, qu’ils soient fabricants ou distributeurs, vous proposent d’auditer et d’optimiser vos parcs d’outils d’impression. Ils vous expliquent que leurs prestations sont gratuites ou le seront si vous suivez leurs préconisations…

Ils prennent alors le pouvoir :

  • Ils vont vous préconiser leurs matériels. Exemple : vous avez besoin d’une imprimante qui accepte de forts grammages (fiches cartonnées), votre prestataire n’en a pas dans sa gamme, il vous expliquera comment vous en passer ou exclura ce matériel de l’étude. Les distributeurs disposent de plusieurs gammes (copieurs et imprimantes, 2 à 3 marques) et sont ainsi plus à même de faire des préconisations techniques uniquement définies par vos besoins réels.
  • Ils vont favoriser l’implantation tous azimuts de la couleur qui constitue une rente pour eux.
  • Ils ne vont pas mettre en place de politique de réduction des volumes imprimés puisque leur santé financière dépend des volumes de pages qu’ils vous facturent ou des cartouches d’encre que vous achetez.
  • Ils ne vont pas se pencher sur les  modes opératoires : demandes d’intervention, facturation, commandes de consommables…
  • Ils ne vont participer à l’accompagnement de vos collaborateurs que si vous l’exigez et la qualité de cet accompagnement dépendra directement du budget que vous représentez. Les fabricants ont ici un avantage sur les distributeurs : ils ont des équipes de formateurs internes qu’ils peuvent mettre au service de leurs clients.

En résumé, s’il s’agit d’un fabricant de copieurs,il s’attachera à remplacer vos fournisseurs d’imprimantes ; s’il s’agit d’un fabricant d’imprimantes, il cherchera à remplacer votre fournisseur de copieurs. Bien sûr, ils vont chercher à répondre à vos besoins… dans la mesure où ils leurs permettent d’atteindre leurs objectifs.

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Les PME et l’optimisation des coûts

juin 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
juin, 28 2010
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Considérant les économies comme un moyen de réduire l’impact de la crise, 89% des PME affirment avoir entamé, en interne, une politique d’optimisation des coûts.
Qu’est-ce qui motive les entreprises à faire des économies? Pour 67% d’entre elles, il s’agit de la recherche de rentabilité. De même, 52% des PME espèrent redynamiser leur trésorerie et 48% y voient un moyen de faire face à un contexte économique morose.
A quel niveau ces économies ont-elles été réalisées? Plus de sept entreprises sur dix affirment avoir réduit les coûts des frais de fonctionnement.
Enfin, à la question « que feriez-vous si aviez économisé 20.000 euros dans votre entreprise? », 40% des PME investiraient dans la modernisation de l’outil de travail. 22% redistribueraient les économies réalisées en primes et n’hésiteraient pas à recruter.

* Etude réalisée en novembre 2009, auprès de 150 PME/PMI par Costalis.

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Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?

juin 25th, 2010 Posted in Coûts d'impression
juin, 25 2010
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70 % des entreprises ne connaissent pas précisément leurs coûts d’impression et pourtant, ils représentent en moyenne 3 % de votre chiffre d’affaires.

Alors, de quoi se composent-ils ? Petite liste non exhaustive :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, retour atelier, immobilisation…
  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…
  • La méconnaissance des fonctionnalités : recto-verso automatique, plusieurs pages par feuille, impression sécurisée…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes. Les résultats sont garantis par notre mode de rémunération (% des économies réalisées).

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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Réduire ses coûts d’impression

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

juin 23rd, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2010
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La mise en place d’une politique d’impression responsable doit répondre à 4 types d’enjeux : économique, écologique, technologique et sociétal.

L’ enjeu économique : c’est l’enjeu le plus évident. Réduire les coûts tout en offrant le meilleur service aux utilisateurs, limiter les dépenses d’impressions. Cela passe par l’élimination des impressions inutiles, la rationalisation du parc, la réduction des coûts d’impression à la page.

L’enjeu écologique : la consommation de papier, la consommation d’encres polluantes, le recyclage des matériels et des consommables sont autant de sujets qui doivent mobiliser chacun au sein de l’organisation.

L’enjeu technologique : le développement des systèmes d’information doit s’accompagner d’une dématérialisation des documents, l’utilisation de la couleur doit faire l’objet d’une réflexion spécifique, la veille technologique doit permettre d’accéder à la technologie la plus économique et écologique.

L’enjeu sociétal : la plupart d’entre nous utilise les nouvelles technologies mais reste attaché à l’impression comme étant un passage obligé. La mise en place de la politique de « non impression » constitue donc un changement majeur pour lequel il faudra accompagner les utilisateurs.

Ces 4 enjeux doivent faire l’objet d’une communication continue et doivent être portés par un ou des « champions » pour faire de la politique d’impression le cœur de l’organisation documentaire.

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Mais je ne suis qu’une TPE…

juin 18th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
juin, 18 2010
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On réduit les coûts d’impression d’une TPE comme ceux d’un grand compte :

  • En s’attaquant au matériel. A la création, le dirigeant de TPE sait qu’il a besoin d’un matériel pour imprimer. Il va donc dans une grande surface, spécialisée ou non, et achète le matériel le moins cher, souvent une imprimante jet d’encre. Quand l’activité se développe, il peste de devoir acheter de plus en plus souvent des cartouches hors de prix mais il n’a pas le temps de chercher une autre solution. C’est pourtant le premier levier permettant de réaliser des économies.
  • En s’attaquant aux pratiques d’impression. Toujours par manque de temps, les fonctionnalités du matériel ne sont pas utilisées au maximum (recto-verso, 2 pages par feuille, économie de toner…).Certaines impressions pourraient être évitées.

Ces 2 axes d’action peuvent vous faire économiser jusqu’à 50% de votre budget. Sachant que pour un volume de 1000 pages par mois, vous dépensez plus ou moins 1500 € par an (hors papier), l’étude de ces coûts est aussi (plus ?) important pour vous que pour une grande entreprise.

ASSPI vous accompagne dans cette démarche et en véritable partenaire, nous sommes rémunérés au résultat (% des économies).

Contact : iobiols@asspi.fr

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Réduire ses coûts d’impression

juin 14th, 2010 Posted in Coûts d'impression
juin, 14 2010
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Les coûts d’impression peuvent représenter 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Un budget qu’il est possible de réduire jusqu’à un tiers, en rationalisant le parc d’imprimantes et en contrôlant mieux les travaux d’impression.

Combien d’imprimantes sont en service dans votre entreprise ? Combien de pages sont imprimées par mois ? Pour quel coût global ? Quel est le prix de revient à la page pour chaque type d’imprimante utilisée ? Qui sont, dans l’entreprise, les principaux consommateurs ? Celui qui est capable de répondre à toutes ces questions peut passer son chemin. Il tient en sa main les principaux éléments pour mener à bien une politique de gestion de l’impression. Pour les autres, une bonne nouvelle. Ils ont, à portée de main, un gisement d’économie sur leurs frais généraux.
Le faible prix d’achat des imprimantes d’entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d’antan sont devenus des « multifonctions » reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, sont devenues des « tout-en-un ». Bref, la frontière entre imprimantes et copieurs n’existe plus.
Le point clé d’une bonne gestion de l’impression, c’est la connaissance du parc et des coûts qu’il génère. Un recensement précis est bien sûr indispensable et la centralisation des commandes de consommables et des demandes d’intervention de maintenance évidemment nécessaire mais pas toujours vérifiée dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il sera alors possible de connaître exactement le coût des impressions, en n’omettant pas de réunir imprimantes et copieurs. Les enquêtes montrent qu’il s’imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d’utilisation d’un copieur est inférieur à celui d’une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd’hui réunis, mais il subsiste des différences dans le mode de facturation…

Les économies ne se trouvent pas toujours là où on les attendrait. Par exemple, la gestion des formulaires pré-imprimés, à l’aide d’un logiciel adéquat, permet de réduire le nombre de formulaires et surtout offre un système d’impression à la demande, ce qui évite de conserver les stocks, fait gagner du temps et supprime le pilon, où près d’un tiers des pré-imprimés finissent leur vie.

Article paru dans Le Monde Informatique

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