Afin de faciliter la mise en œuvre et le suivi de la prestation d’audit, ASSPI la découpe en étapes et en phases, pour chacune desquelles seront évalués les moyens nécessaires et le planning prévisionnel :
– ETAPE 1 Recensement de l’existant : recueillir toutes les données du parc existant par inventaire physique, compilation des données financières et interviews des utilisateurs.
- Phase 0 Entretien préparatoire.
- Phase 1 Collecte des données.
– ETAPE 2 Analyse de l’existant et élaboration conjointe des objectifs à atteindre : permet de définir une politique d’impression ambitieuse mais que chacun peut s’approprier et appliquer.
- Phase 2 Traitement et Analyse des données.
- Phase 3 Entretien de validation.
– ETAPE 3 Préconisations : définissent les caractéristiques techniques des matériels à venir, leur implantation, les modes opératoires autour du futur parc. Elles permettent également de définir un budget prévisionnel et donc des économies réalisables.
- Phase 4 Préconisations techniques.
- Phase 5 Simulations financières.
- Phase 6 Entretien de présentation.
Les livrables qui restituent l’ensemble de l’étude sont :
- Le rapport d’audit présente les données exhaustives de l’inventaire, le compte-rendu des entretiens utilisateurs, les objectifs de l’optimisation du parc, les préconisations techniques.
- Le rapport financier fournit toutes les données budgétaires du parc existant, leur analyse ainsi que les simulations financières issues des préconisations. La nature des données budgétaires présentées (par matériel, par technologie, par site, globales…) est définie conjointement lors de l’entretien de validation.
- Les plans (cartographie) avant-après fournissent les plans de l’implantation actuelle et les plans des organisations préconisées.
- La synthèse est un résumé de tous les documents précédents. Elle présente l’état des lieux synthétique du parc actuel et les préconisations. Elle présente également la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.
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