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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Vous avez dit impression sécurisée ?

décembre 20th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 20 2010
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Pas de politique d’impression ni de services associés sans système d’authentification efficace. Le choix de solutions reste large mais peu d’innovations viennent bouleverser le secteur. Konica Minolta, pionnier de la reconnaissance biométrique avec des systèmes capables, par exemple, d’identifier le faisceau veineux d’un doigt, vient toutefois de présenter lors du salon Info to doc des multifonctions protégés par la technologie BAN (Body Area Network ou réseau corporel de communication).

Le procédé utilise le corps humain comme support de communication, au lieu de câbles ou d’ondes radio, pour transmettre au multifonction les informations contenue dans un badge d’entreprise. Il suffit de toucher la machine pour accéder à un processus ou libérer une impression, et, dans tous les cas, activer la traçabilité sur laquelle repose sécurité et comptabilité. Une première dans le domaine de l’impression. Développée en partenariat avec Dai Nippon Printing, la solution devrait se généraliser sur les gammes Konica et tenter d’autres fabricants.

Mettre à profit l’électricité statique produite à la surface du corps humain n’est cependant pas tout à fait nouveau. Déjà sollicités dans la surveillance et de la prise en charge à distance de la santé des patients, les réseaux BAN fournissent des informations en temps réel quel que soit l’endroit où se trouve une personne disposant d’une antenne miniaturisée et intégrée aux vêtements ou dans des objets du type montre ou badge.

Source : printnews

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Optimiser ses services d’impression en Europe

novembre 29th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 29 2010
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Une étude menée par IDC et commanditée par Ricoh montre qu’au-delà des facteurs liés aux coûts, les raisons principales pour optimiser ses services d’impression en Europe sont les suivantes :

  • changer les habitudes d’impression des collaborateurs.
  • rationaliser les flux documentaires liés aux processus métiers.

Les résultats de l’étude pour la France sont en parfaite adéquation avec ceux de l’Europe. Il ressort clairement que les entreprises cherchent dorénavant à améliorer leurs processus internes. Interrogés sur les changements qui avaient eu lieu au cours des 12-18 derniers mois dans leur entreprise, les dirigeants français ont mis l’accent sur la mise en place d’un approvisionnement de  matériels d’impression (MFP, imprimantes) centralisé afin de mieux gérer les coûts (score moyen de 8 sur 10 correspondant à « tout à fait d’accord ») et par la même bénéficier d’une plus grande efficacité. En adressant les flux documentaires intensifs, Les entreprises se sont aperçues que les flux documentaires intensifs étaient l’un des derniers secteurs  offrant un potentiel de gains considérable en termes d’efficacité et de productivité.

Selon cette enquête, les entreprises exigent de la part des fournisseurs une expérience significative et des références solides dans le
domaine du conseil lié aux processus et flux documentaires. Nous avons demandé aux personnes interviewées de hiérarchiser différents éléments, selon leur probabilité d’être inclus dans un contrat d’optimisation des services d’impression. Après les
éléments habituels relatifs au matériel et aux fournitures, elles ont mentionné parmi leurs priorités les « services de conseil liés à
l’infrastructure d’impression/de photocopie/de numérisation. » C’est pourquoi IDC estime que les sociétés qui cherchent à externaliser ou à s’associer avec un prestataire de services doivent choisir un fournisseur capable de démontrer que son expertise va au-delà de l’environnement de production, et comprend en particulier le conseil en gestion des documents et en optimisation des flux et des usages.

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression

novembre 18th, 2010 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
nov, 18 2010
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Les marchés de fourniture des systèmes d’impression nécessitent des compétences techniques, une connaissance des acteurs, des technologies, des types de contrats, des pratiques… qui ne sont pas toujours disponibles dans les organisations. De plus, la rédaction des pièces du dossier de consultation et le dépouillement des réponses prennent beaucoup de temps. ASSPI vous propose de vous accompagner dans la passation de ce type de marchés. Ses prestations sont de 3 ordres :

  • Rédaction des pièces techniques de l’appel d’offres.
  • Dépouillement des offres.
  • Supervision du déploiement complet du futur parc.

ASSPI participe à l’élaboration du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) au travers de la rédaction des clauses particulières des documents. Ces prestations sont réalisées en collaboration avec les équipes internes qui restent décisionnaires et maîtres d’œuvre en la matière.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCTP.

  • Descriptifs techniques des matériels et des accessoires : port folio.
  • Descriptifs des prestations attendues : livraison, installation, maintenance, formations utilisateurs, constitution d’un stock tampon de consommables, reprise en fin de marché.
  • Clauses de suppression , de déménagement ou d’ajout de matériels en cours de marché.
  • Clause de reporting  des consommations, des coûts, des pannes, des interventions.
  • Listes des documents et certifications à fournir.

Nous rédigeons  les clauses techniques nécessaires à l’établissement du CCAP.

  • Contenu des prix de location et de maintenance.
  • Clause relative à la facturation.
  • Clauses de pénalités : retard livraison, retard dépannages.
  • Clauses de résiliation.

Nous définissons pour le règlement de la consultation la nature du mémoire technique attendu et participerons à l’élaboration des critères d’attribution.

Nous créons une grille de prix pour l’acte d’engagement.

ASSPI construit la grille de dépouillement en accord avec les priorités de l’organisation. Cette grille permet de mettre en avant les points déterminants à comparer entre les offres (budgets globaux, qualité de services, capacités à former les utilisateurs…). Elle doit permettre  de choisir l’attributaire du marché objectivement, en toute connaissance de cause.

ASSPI prévoit un plan de marche pour le déploiement du futur parc et le retrait de l’ancien. Elle s’assure la mise en œuvre de ce plan de marche par les différents prestataires (prestataire retenu, ancien fournisseur du parc copieur, retrait des imprimantes) et assure la coordination entre les différents interlocuteurs. Elle supervise notamment les plannings de livraison, de retrait et de formation.

Enfin, ASSPI s’assure de la conformité des prestations avec le cahier des charges (références matériels, options, consommables, installation, formation…).

Pour en savoir plus, contactez nous : Isabelle Obiols 06 81 02 89 74 ou iobiols@asspi.fr

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Le secteur public optimise ses impressions

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Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 01 2010
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Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

  • en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
  • en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
  • en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps,  les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

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Portrait d’un projet d’optimisation des impressions.

octobre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 21 2010
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Les objectifs d’un tel projet peuvent être multiples et chaque cas devra définir ses propres priorités.
Les objectifs les plus fréquents sont :
  • La réduction des coûts d’impression (les coûts documentaires peuvent être réduits entre 10 et 30% selon les configurations).
  • Le développement durable.
  • L’efficacité des consultations pour choix de prestataire.
  • La visibilité exhaustive du parc des outils d’impression.…
Ce type de projet représente un changement important dans la plupart des organisations existantes (entreprises, administrations…).
La réussite d’un tel projet passe par :
  • L’engagement fort de la direction.
  • L’analyse précise de la situation actuelle : coûts, implantation, pratiques…
  • Une connaissance exhaustive des technologies disponibles : copieurs, imprimantes, réseau…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communications…
  • Un suivi du parc : suivi de la relation fournisseur, plan de progrès…

Ce projet sera mené par les équipes internes seules ou accompagnées par un auditeur externe.

L’optimisation peut être menée de 2 façons :

  • Big bang : la nouvelle organisation (matériels, pratiques, modes opératoires…) est mise en place à une date fixée et le projet peut être clos en quelques mois.
  • Vagues : la nouvelle organisation est mise en place par vagues (souvent selon les échéances de location du parc existant) et le projet peut s’étaler sur 3 ans.

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Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

octobre 18th, 2010 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
oct, 18 2010
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L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.

Impact des impressions en entreprise :

  • La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
  • La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
  • L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression.  Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace.

Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source : Printnews

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Les drivers d’impression outils incontournables de l’optimisation

octobre 14th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 14 2010
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La meilleure des politiques d’impression peut avoir des ratés si les outils auxquels elle s’applique ne sont pas correctement installés, paramétrés et mis à jour.

Qu’il s’agisse d’imprimer, de faxer, d’envoyer par mail ou de stocker des documents, le choix du matériel et de sa répartition dans l’entreprise détermine l’optimisation de circulation des documents, dans leur version papier ou numérique. Les caractéristiques techniques des modèles qui composent le parc ont donc autant d’importance que les performances du réseau.

L’installation d’un parc de systèmes d’impression met en jeu des outils parmi lesquels le driver d’impression  joue un rôle de premier plan. Un driver permet  d’imprimer depuis n’importe quel poste sur toute imprimante disponible sans forcément connaître ni la marque ni le modèle du périphérique. Enfin, les meilleurs drivers savent gérer à distance les interfaces des différents matériels. Une flexibilité qui devient le vrai prolongement  d’une politique d’impression et autorise différentes stratégies en fonction des groupes de travail. « La gestion des drivers est contraignante en terme d’installation, de déploiement, de mise à jour et de paramétrage, explique Frédéric Brouillard, Directeur Avant Ventes des Systèmes d’Impression chez HP. Depuis quelques années nous disposons d’un driver universel dont l’intérêt est de permettre à un client de gérer plus simplement la fonction d’impression dans son parc, quel que soit le nombre et le type de modèle d’imprimantes et avec un seul et même driver. »

L’approche est sensiblement la même chez Epson où « l’on utilise des pilotes universels, précise Christian Beziat, chef de produits. Un seul type de driver capable de piloter toutes nos imprimantes, c’est la solution le plus souvent retenue pour des facilités d’administration. »

Lorsque les prestataires déploient le parc dans une entreprise, les drivers d’impression installés sur le serveur ou les postes client ont souvent déjà été configurés par défaut. Cette pré-configuration permet d’appliquer la politique d’impression validée par l’entreprise. Impression recto verso, noir et blanc ou couleur sont des exemples de réglages qu’un driver d’impression est censé pouvoir gérer en toute indépendance des matériels et des systèmes d’exploitation en place. Avec les bons outils, un gestionnaire de parc est ainsi en mesure de configurer ses drivers en fonction des machines et des groupes de travail et d’inciter les utilisateurs à se servir du matériel selon les pratiques définies par l’entreprise.

Une fois installée et opérationnelle, le parc n’est pas à l’abri de petits ou grands dysfonctionnements qui impliquent des mises à jour de drivers. Problèmes difficiles à éviter, les sites Web des constructeurs se révèlent réactifs et mettent à disposition le téléchargement de nouvelles version de drivers ou de patchs correctifs.

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10 pratiques d’impression économes et durables

octobre 11th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert
oct, 11 2010
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Multifonctions pour PME/TPE ?

octobre 4th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
oct, 04 2010
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Laser, couleur et multifonction, voilà le tiercé gagnant des PME et TPE selon les résultats d’une étude menée cet été par Brother et TNS Direct, et intitulée « les usages d’impression des entreprises françaises ». Si, pour des raisons de compacité, l’attrait pour les MFP 3 et 4 en 1 se confirme, la progression de la couleur est indéniable : 64 % des structures interrogées privilégient des périphériques couleur pour assurer leur communication. L’impression monochrome n’est pas pour autant délaissée : 80 % des entreprises y ont recours pour les tirages en grande quantité.

Dans le détail, l’imprimante laser équipe davantage les PME. 63% d’entre elles possédent au moins une solution de ce type contre 38% des TPE. Si le prix d’achat peut expliquer cette différence, il faut également la relier au volume d’impression : le coût à la page étant en moyenne moins élevé avec un périphérique laser, les organisations effectuant d’importants volumes d’impression ont davantage tendance à se tourner vers la technologie laser. Plus l’entreprise est grande, plus elle imprime : 52% des TPE impriment moins de 100 pages par mois. 38% des PME produisent plus de 1 000 pages par mois.

Paradoxalement, si l’aspect tarifaire est primordial pour les entreprises françaises, le coût d’exploitation se révèle relativement peu important. Seulement 7% des TPE et 8% de PME l’ont cité parmi les critères de choix. Viennent ensuite la vitesse d’impression, la qualité d’impression, la typologie (monofonction ou multifonction), l’ergonomie, les services associés (gestion de documents, processus métiers, garanties, maintenance, installation).

Si, avant l’effondrement du marché en 2009, le discours adopté visait les spécifications techniques, désormais il est question d’usages et de services associés. Désormais, les enjeux économiques et énergétiques soulèvent des questions de fond : optimisation des coûts, maîtrise de l’empreinte carbone, gestion documentaire, etc. ».

Source : enquête Brother

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Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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