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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Enquête Riposte Verte sur la politique papier

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Cette étude a pour but d’évaluer les politiques papier de 50 grandes entreprises françaises et plus particulièrement l’évolution de leur consommation de papier, la proportion de papier responsable qu’elles utilisent et les actions qu’elles ont mises en place pour en maximiser le recyclage.
Les 50 entreprises sélectionnées sont :
– les entreprises du CAC 40,
– les grands distributeurs,
– certaines entreprises partenaires du WWF.

Le papier est un support de communication issu de ressources renouvelables. Il tient toujours dans la vie culturelle de l’Homme une place importante.
Sans garanties, il peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement tels que la pression sur les forêts, l’émission de pollutions chimiques et atmosphériques ainsi que la production de grandes quantités de déchets non valorisés.
Au même titre que d’autres secteurs, il faut donc développer une politique responsable d’utilisation de ce produit pour réduire son impact sur l’environnement.

La consommation de papier et carton en France est de 9,5 millions de tonnes. En 2009, cette consommation a baissé de près de 10%. Au-delà des raisons économiques, cette tendance traduit un début de prise de conscience et une généralisation progressive des éco-gestes en France.
Pourtant au bureau :
un employé produit toujours environ 80kg2 de papier par an,
65 % des employés considèrent que l’on imprime du papier inutilement,
– en moyenne, 14 % des impressions ne sont jamais lues.

3 domaines d’action :

  • Consommation : Consommer le papier de manière plus raisonnée permet de réduire son empreinte sur l’environnement
  • Achat : Utiliser 100 % de papier responsable évite d’ajouter une pression supplémentaire sur les ressources forestières
  • Recyclage : Recycler son papier permet de diminuer son impact sur l’environnement et participe à la production de nouveaux papiers

L’évaluation PAP50 révèle que, même si quelques entreprises en France développent une politique papier qui va dans le bon sens, la majorité ne sont pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et ont encore beaucoup d’efforts à faire.
Ces entreprises consommatrices d’importants volumes de papier ont la responsabilité de généraliser les bonnes pratiques afin de faire passer la note moyenne de l’étude de 43 sur 100, pour les entreprises ayant répondu, à 94 sur 100 qui représente la compilation des meilleures actions papier, et ainsi minimiser l’impact négatif de ce secteur papier sur l’environnement.

Les recommandations :

  • Consommation : afin de maîtriser la consommation à usage interne, il est nécessaire de continuer à systématiser l’ensemble des éco-gestes existants pour réduire la consommation de papier au quotidien, à travers des outils de sensibilisation et la mise en place de moyens efficaces pour contrôler la surconsommation.
  • Achat responsable : une politique d’achat de papier non responsable peut avoir des impacts sur l’environnement tout au long du procédé de fabrication du papier. De ce fait, les entreprises sont invitées à se tourner vers du papier 100 % recyclé ou certifié FSC en priorité, les seuls à offrir de solides garanties environnementales sur l’origine du papier. Un très faible nombre d’entreprises utilise en majorité du papier recyclé. Pourtant l’offre de papier recyclé se développe, sa qualité et sa blancheur sont identiques à celle d’un papier issu de fibres vierges. La généralisation des impressions responsables à tous les documents et pas seulement aux documents relatifs au développement durable est nécessaire.
  • Recyclage : il existe un vaste ensemble de solutions pour recycler le papier dans l’entreprise. Celles ne l’ayant pas déjà fait sont invitées à rapidement mettre en place des systèmes de valorisation, afin de donner la possibilité aux employés de participer au recyclage de l’ensemble de leurs papiers.  Instaurer un système de cercle vertueux de recyclage du papier, distribuer la même quantité de papier avec fibres recyclées que la quantité de papier récupérée, afin de sensibiliser aux intérêts du recyclage pour ainsi atteindre et maintenir un taux de recyclage de 100%.

Pourquoi une politique d’impression ?

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Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes,  la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et la fiabilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La proximité d’utilisation…

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et  à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

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Pour quoi faire ?

  • Pour qu’ils utilisent pleinement les outils d’impression qui sont à leur disposition.
  • Pour qu’ils adoptent des pratiques économes en papier et en encre.
  • Pour que votre entreprise initie facilement une démarche de développement durable.
  • Pour fédérer vos collaborateurs autour d’un projet simple et pratique.

Tout ça c’est bien joli mais quel retour sur investissement (ROI) ?

  • Sans grand bouleversement de votre organisation, vous pouvez économiser immédiatement entre 10 et 20 % de votre budget d’impression (à vos calculettes).
  • La formation entre dans votre budget de formation continue obligatoire car ASSPI est centre de formation agréé.

Bien. Et comment ça se passe ?

  • La formation dure  1/2 journée sur site.
  • Elle s’adresse à des groupes de 5 à 6 personnes maximum.
  • Elle est préparée pour être adaptée à vos outils d’impression et à vos attentes.

Voilà ! Il ne vous reste plus qu’à contacter ASSPI pour convenir d’un rendez-vous. iobiols@asspi.fr

Etude Konica Minolta sur l’impression éco-responsable

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Konica Minolta présente les résultats d’une étude menée auprès d’environ 500 de ses clients, au mois de juin 2010, sur leur comportement en matière d’impression responsable. L’étude du constructeur japonais révèle que les PME interrogées (des structures allant de 6 à 500 salariés) ont majoritairement (81%) adopté des éco-gestes visant à réduire leur consommation de papier, d’encre et d’énergie et qu’elles apportent une attention particulière au tri ainsi qu’au recyclage du papier et des consommables.

Ces mesures spécifiques se traduisent par l’impression obligatoire en mode recto/verso (61%), par la limitation du nombre d’impressions par salarié (15%) et  par la formation des salariés pour une meilleure utilisation des systèmes d’impression (12%). En revanche, les entreprises interrogées sont 29% à n’avoir pu changer leurs habitudes d’impression principalement par manque de temps.

Autres données, 93% limitent leur consommation de papier : non impression des emails (39%), ou bien encore en utilisant le verso des feuilles imprimées (26%). Mais les éco-gestes plus complexes tels que l’utilisation du raccourci impression pour les pages web (3%), ou le paramétrage par l’utilisateur des pages web (1%) à imprimer sont rarement utilisés.

78% sont vigilantes quant à leur consommation d’encre : l’impression en noir & blanc des documents à relire est majoritairement plébiscitée (56%), vient ensuite le choix de la numérisation des documents (17%), puis l’utilisation du mode éco (14%) et du mode brouillon (13%).

Pour 58%, le papier est trié et orienté vers des filières de valorisation du papier. Néanmoins, l’utilisation du papier recyclé est loin de faire l’unanimité puisque 73% ne veulent pas payer plus pour un papier 100% recyclé.

Le recyclage des cartouches d’encre est également presque systématique (83%). Dans la majorité des cas (62%), les PME font appel à une société de collecte des consommables usagés. 31% renvoient par la poste les cartouches usagées au fabricant.

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Evolutions technologiques ?

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Peu d’annonces technologiques majeures sont venues bouleverser le marché de la bureautique ces derniers temps.

Les technologies se sont combinées au cœur des incontournables multifonctions branchés sur le réseau ou accessibles en WiFi. Tout en offrant un grand choix, ces technologies confirment la suprématie du laser, reconsidèrent le jet d’encre, ménagent le thermique et n’enterrent pas le matriciel.

Le cœur des imprimantes est toujours aussi fiable, qu’il s’agisse des miroirs, des faisceaux lasers, des tambours, des fours ou des systèmes de projection de l’encre.

Les consommables sont devenus un enjeu capital tant ils représentent une source de revenu pour le constructeur et dans le même temps un levier d’économies pour l’utilisateur. Têtes d’impression jetables, cartouches hautes capacité, encres solides dynamisent ainsi le marché. La chimie des encres à pigments et à colorants sait se montrer de plus en plus respectueuse de l’environnement, parvient à percer toutes les barrières de cellulose avec des résultats remarquables et permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps.

L’ergonomie n’est pas en reste, avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées. La recherche d’un plus grand confort pour moins d’efforts a poussé les constructeurs à développer les bacs d’alimentation papier automatique, les modules recto-verso, des circuits papier plus courts et plus accessibles. Sans parler de la consommation électrique des machines en baisse considérable.

La technologie est bel et bien en place, reste à lui faire accompagner les évolutions de nos pratiques. L’innovation viendra surtout de nos usages…

Les labels Bureau Vert

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Comment reconnaître les produits qui minimisent leurs impacts sur l’environnement tout en conservant leurs performances ?

Un premier réflexe : lire les étiquettes. Les déclarations environnementales peuvent vous aider :

  • Le label Energy Star décerné au matériel informatique, y compris les périphériques, et les photocopieurs garantit des appareils économes en énergie. Les appareils qui ont ce label peuvent passer automatiquement en mode veille lorsqu’ils ne sont pas effectivement utilisés, ce qui permet d’importantes économies d’énergie.
  • Le label TCO décerné au matériel informatique garantit que le produit  est ergonomique et que le processus de fabrication intègre des aspects environnementaux, par exemple les matériaux doivent être facilement triés et recyclés. Le produit doit également répondre à des exigences d’économie d’énergie et d’émission d’ondes électromagnétiques.
  • Le label FSC est décerné notamment au papier et garantit une gestion durable des forêts dont le bois est issu.
  • L’écolabel européen est décerné à un périmètre assez large de produits et permet de garantir un cycle de vie écologique du produit.Exemples : produits d’entretien, ampoules basse consommation…

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Réduire sa consommation d’énergie au bureau

Les enjeux d’une politique d’impression responsable

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La mise en place d’une politique d’impression responsable doit répondre à 4 types d’enjeux : économique, écologique, technologique et sociétal.

L’ enjeu économique : c’est l’enjeu le plus évident. Réduire les coûts tout en offrant le meilleur service aux utilisateurs, limiter les dépenses d’impressions. Cela passe par l’élimination des impressions inutiles, la rationalisation du parc, la réduction des coûts d’impression à la page.

L’enjeu écologique : la consommation de papier, la consommation d’encres polluantes, le recyclage des matériels et des consommables sont autant de sujets qui doivent mobiliser chacun au sein de l’organisation.

L’enjeu technologique : le développement des systèmes d’information doit s’accompagner d’une dématérialisation des documents, l’utilisation de la couleur doit faire l’objet d’une réflexion spécifique, la veille technologique doit permettre d’accéder à la technologie la plus économique et écologique.

L’enjeu sociétal : la plupart d’entre nous utilise les nouvelles technologies mais reste attaché à l’impression comme étant un passage obligé. La mise en place de la politique de « non impression » constitue donc un changement majeur pour lequel il faudra accompagner les utilisateurs.

Ces 4 enjeux doivent faire l’objet d’une communication continue et doivent être portés par un ou des « champions » pour faire de la politique d’impression le cœur de l’organisation documentaire.

Réduire sa consommation d’énergie au bureau

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66 % des salariés souhaiteraient que leur entreprise mette en place des mesures en faveur de l’économie d’énergie, de l’utilisation d’énergie verte ou de produits verts.Vous pouvez commencer par 10 gestes simples.

  • Paramétrez le système de mise en veille de votre moniteur :Sous Windows, cliquez sur le menu Démarrer / Panneau de configuration / Affichage et choisissez l’onglet Ecran de veille, vous pouvez alors régler le délai de mise en veille de votre moniteur (5 minutes par exemple) et le type d’écran de veille.
  • Éteignez complètement votre moniteur lorsque vous quittez votre bureau plus de 15 minutes.
  • Débranchez l’alimentation des ordinateurs portables quand les batteries sont chargées.
  • Ne mettez en marche les imprimantes, photocopieuses, scanners uniquement lorsque vous en avez besoin. Il faut savoir que la photocopieuse consomme 80 % de son énergie en mode attente par exemple. En éteignant ces appareils, on élimine également une partie des dépenses de climatisation en été qui sont accrues par le réchauffement induit par les appareils électriques.
  • Préférez la lampe de bureau au néon plafonnier qui consomme davantage d’électricité.
  • Éteignez votre bureau lorsque vous partez le soir.
  • Baissez votre chauffage lorsque vous partez le soir.
  • Privilégiez les équipements informatiques portant le label Energy Star ou TCO.
  • Prenez l’escalier plutôt que l’ascenseur si vous en avez la possibilité.
  • Débranchez le chargeur de votre téléphone portable dés que sa batterie est rechargée.

TPE/PME et développement durable

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Les TPE/PME se sentent-elles impliquées dans le développement durable ? Axiatel.com et Pixmania-Pro.com, acteurs majeurs de la vente en ligne, se sont penchés sur le sujet en réalisant une étude de comportement auprès de leurs clients. Découvrez les résultats obtenus !

L’enquête à été menée durant plus d’un mois auprès d’entreprises de 1 à 50 salariés. Au total 42 500 personnes ont été interrogées sur leur implication dans le développement durable. Il en ressort que la grande majorité des entreprises est sensible à cette problématique et plus particulièrement aux questions relatives à l’écologie. Le coût de certaines actions demeurent néanmoins un frein pour un certain nombre d’entre elles.

Pour la majorité des entreprises (68,2%), l’implication dans le développement durable est un moyen d’anticiper les enjeux de demain et ainsi de pérenniser l’entreprise.

Le lien vers l’étude  http://blog.axiatel.com/index.php/marche/l’implication-des-tpepme-dans-le-developpement-durable/

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Enquête IPSOS sur les comportements en matière d’impression

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1 juin 2010 – L’enquête internationale réalisée par Ipsos pour le compte de Lexmark auprès de 6600 salariés de dix pays européens et des Emirats Arabes Unis fait le point sur les comportements des salariés en matière d’impression. L’étude montre que le nombre de pages imprimées par salarié ne diminue pas ; le gaspillage papier est même plus important que jamais.

  • Le nombre de pages imprimées reste élevé : en moyenne, 31 pages par jour et par salarié. La France est sous la moyenne européenne avec 28 pages imprimées par jour et par salarié.
  • Le nombre de pages imprimées inutilement par jour est en hausse depuis 2007, passant de 6 à 7 pages par salarié…
  • … alors qu’il diminue en France, passant de 5 à 4 pages.
  • Plus l’entreprise est grande, plus la consommation de papier est élevée.
  • Plus de la moitié des personnes interrogées (53%) pense que l’on gaspille encore trop de papier dans leur entreprise.
  • Moins d’1 personne sur 4 (23% des personnes sondées) reconnaît cependant participer à ce gaspillage.

De même que dans la vague précédente, on relève que le taux d’impression moyen augmente en fonction de la taille de l’établissement dans lequel le salarié est employé : on imprime ainsi en moyenne 34 pages dans une entreprise de 500 personnes contre 26 dans une entreprise de moins de 10 personnes. Le service dans lequel on travaille apparaît également comme un facteur clivant. On imprime ainsi beaucoup plus dans les services liés à la logistique (48 pages par jour en moyenne) que dans les départements Recherche et études (22 pages).

Ce nombre élevé de pages imprimées continue d’impliquer un gaspillage important, l’impression d’une bonne partie de ces documents s’avérant au final toujours inutile.
Ainsi, sur l’ensemble des pages imprimées par les salariés interrogés, sept en moyenne ne donneront lieu à aucun usage. Par ailleurs, la comparaison des résultats obtenus en Europe lors de la vague 2007 avec ceux de cette nouvelle enquête montre que les quantités de documents imprimés de façon inutile tendent même à s’accroître légèrement. Le nombre total de pages imprimées quotidiennement par les salariés européens demeurant inchangé, sept pages sont aujourd’hui inutilisées contre six en 2007.

Comme en 2007, il s’avère par ailleurs que la prise de conscience de la nécessité d’une gestion responsable des impressions de papier reste encore limitée.
De fait, les salariés sont encore loin de remettre en question leur comportement individuel : seuls 22% des salariés interrogés estiment en effet qu’ils impriment trop de papier pour rien. En France 28% des salariés déclarent aujourd’hui trop imprimer (contre 30% en 2007).

Retrouver les résultats complets de l’enquête : http://www.ipsos.fr/CanalIpsos/articles/3099.asp

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