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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Mutualiser les systèmes d’impression

mai 13th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
mai, 13 2013
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L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.

Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.

Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :

  • favoriser la collaboration entre les utilisateurs
  • favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
  • libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
  • améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)

Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.

Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.

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Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

mai 9th, 2013 Posted in Marchés Publics
mai, 09 2013
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Si vous vous intéressez aux marchés publics, vous vous dites peut-être que c’est trop compliqué, que vous ne comprenez rien à leurs documents. Il est vrai qu’à la 1ère lecture, sans accompagnement, on a l’impression d’avoir ouvert un recueil juridique. Le lecteur débutant se dit qu’il faut être un spécialiste, que ce n’est pas à sa portée. Il ne sait pas par où commencer.

Pourtant, il n’est vraiment pas nécessaire d’être diplômé en droit, ni en procédures publiques pour accéder à la compréhension de la demande de l’administration. Après tout, si vous êtes intéressé par un appel d’offres, c’est qu’il correspond à votre métier et ce sont bien vos compétences métier qui sont les plus importantes pour devenir un partenaire des acteurs publics.

Il faut prendre un peu de temps et se faire accompagner pour obtenir les clés de décryptage des documents et devenir un « pro » de la commande publique.

Tout commence par le DCE. Ça commence mal me direz-vous. Le DCE ? Eh oui, le Dossier de Consultation des Entreprises. Plus simplement, il s’agit de l’ensemble des documents que fournit l’administration pour communiquer son appel d’offres. Il est toujours composé des mêmes éléments de base, parfois complétés par des annexes.

Les documents du DCE :

Le règlement de la consultation (RC pour les avertis): définit les règles de la procédure (délais, forme des réponses…).

Le CCAP (Oui je sais !) : Cahier des Clauses Administratives Particulières qui définit les règles administratives qui régiront la fourniture des produits ou du service (facturation, délais de règlement…).

Le CCTP (non ce n’est pas un compte à la Banque Postale) : Cahier des Clauses Techniques Particulières qui définit précisément le besoin et les attentes de l’institution.

L’Acte d’Engagement (AE pour les intimes) : c’est le « contrat » qui liera l’entreprise retenue et l’administration (prix, durée…).

L‘accompagnement pour la compréhension du DCE consiste à démystifier ces documents, vous les rendre familiers pour vous permettre d’y trouver les clés d’une réponse pertinente, vous faire gagner du temps et faire de vous des acteurs éclairés des marchés publics.

Cet accompagnement est le préliminaire de tous nos ateliers pour la réponse aux appels d’offres publics. Nous décryptons ensemble un DCE auquel vous pourriez répondre. Ainsi, à la fin de l’atelier, vous êtes en mesure de mettre directement en pratique vos acquis et vous êtes autonomes pour vos futures réponses.

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L’empreinte carbone au bureau

mai 6th, 2013 Posted in Bureau vert
mai, 06 2013
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Imprimer des documents, envoyer un mail, surfer sur Internet, se rendre à son travail : autant de gestes quotidiens qui ont une empreinte carbone. Lors des projets d’optimisation des systèmes d’impression, il est souvent question de la dématérialisation des documents comme éléments d’une politique de développement durable. Mais, cette dématérialisation n’est elle-même pas neutre car elle nécessite des échanges qui ne sont pas que virtuels. Ainsi,  l’usage d’Internet et des mails ne sont pas aussi « propres » qu’il y paraît.

Une “recherche Google” ne représente que 2,8 g équivalent CO2, mais ces requêtes sur l’année (à raison de 2,6 recherches par jour) pèsent 9,9 kg d’équivalent CO2 (source : Ademe) ! Un poids que nous pouvons réduire, en saisissant directement les adresses des sites web recherchés dans la barre d’adresse, ce qui évite de solliciter les serveurs des moteurs de recherche.

De même, transmettre un e-mail avec une pièce jointe de 1 Mo correspond à un impact de 19 grammes, soit 13,6 tonnes Eq CO2 par an (pour l’envoi de 33 e-mails par jour ouvré pour une entreprise de 100 salariés), l’équivalent de treize allers-retours en avion Paris-New York ! Les ordinateurs utilisés pour ces échanges de messages sont responsables de l’essentiel de cette empreinte. En effet, un poste de travail représente 1 tonne Eq CO2 dans ses phases de fabrication, de transport et d’assemblage… sans compter son impact lié à l’utilisation. Un poids qui pourrait être diminué en allongeant la durée de vie des ordinateurs professionnels, souvent remplacés dès leur amortissement (trois ans).

Sources Eco-jonction

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Impressions sécurisées

avril 29th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 29 2013
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Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

  • La confidentialité de ses documents est garantie
  • La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
  • L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
  • L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
  • L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

  • Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
  • Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
  • Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont  pas récupérés par leurs émetteurs.

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Rédiger un vrai mémoire technique

avril 25th, 2013 Posted in Marchés Publics
avr, 25 2013
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De nombreux candidats aux appels d’offres publics ne sont pas retenus à cause de leur mémoire technique. Les reproches sont divers et variés : la réponse n’est pas personnalisée, la description des prestations est trop floue, l’entreprise ne se projette pas du tout dans l’exécution du marché, la forme ne démontre pas une grande rigueur,  la présentation de l’entreprise ne permet pas d’être assuré de sa capacité à mener à bien le projet, des éléments définis comme indispensables par l’administration sont absents…

Même s’ils se sont effectivement contentés de fournir un document standard, ces candidats ont littéralement jeté de l’argent par la fenêtre. Le temps passé, les documents (papier, encre, classeur,…), l’envoi postal ou le dépôt…constituent un coût réel.

Dans une période économique difficile, tous les coûts engagés doivent générer un retour sur investissement. Alors, bien sûr, même avec un mémoire technique pertinent et vendeur, nul n’est certain d’être l’heureux attributaire d’un marché public. Mais l’image de l’entreprise sera grandement améliorée par une réponse professionnelle de qualité et elle se diffusera petit à petit. A l’inverse, un mémoire qui ressemble à une plaquette commerciale donnera durablement l’image d’un amateurisme dommageable.

Si l’on considère que chaque réponse coûte au moins 100 € (hypothèse basse d’une journée de salaire chargé et d’une réponse papier envoyée par la poste), et que chaque dossier mal ficelé vient anéantir tous vos efforts commerciaux, il est urgent de s’interroger sur la stratégie à suivre : arrêtons-nous de cibler les marchés publics ou décidons-nous de professionnaliser nos offres en nous formant ?

Si finalement, vous décidez d’exploiter le potentiel des marchés publics en 2013, nous vous accompagnons pour faire de vos réponses de véritables vendeurs.

Nous vous proposons :

  • des formations sur site sur 2 jours pour un forfait de 900 € HT (IDF uniquement, jusqu’à 3 stagiaires possibles).
  • des formations inter entreprises sur 1 ou 2 jours (Val de Marne ou Paris 20e) pour un forfait de 450 € par stagiaire et par jour.
  • des formations sur mesure, sur devis.

Toutes nos formations peuvent entrer dans votre budget de formation professionnelle ou dans le dispositif DIF.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Isabelle OBIOLS : iobiols@asspi.fr

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Les éléments de la politique d’impression

avril 22nd, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 22 2013
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La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).

Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.

A minima, une politique d’impression doit définir :

  • Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
  • Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
  • Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
  • Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …

Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.

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Comment gérer un stock de consommables ?

avril 15th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression
avr, 15 2013
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Il est acquis pour chacun que les impressions ont des coûts certains et que certains de ces coûts sont plus ou moins cachés. Parmi ces coûts plus ou moins bien identifiés, nous trouvons les coûts liés à la gestion des consommables du parc de systèmes d’impression.

Les services informatiques considèrent souvent cette gestion indispensable comme une corvée. Elle est d’ailleurs souvent déléguée au service achats. Les enjeux sont pourtant importants : une rupture de stock génère une gène considérable dans le fonctionnement des services, des consommables inadaptés ou de qualité médiocre peuvent engendrer des pannes coûteuses et gênantes, des achats gérés dans l’urgence entraînent des coûts plus élevés.

Certaines pratiques peuvent simplifier et sécuriser la gestion de ces consommables.

Certains sites Internet ont une offre très étendue et permettent de passer commande très rapidement. Les livraisons peuvent également être très rapides (24 H en région parisienne). Certains proposent même une gestion en ligne des commandes et des stocks de cartouches. Cette solution  impose de connaître parfaitement les références nécessaires au bon fonctionnement du parc, de tester certains types de cartouches (génériques, recyclées…) et de tenir à jour un outil reliant chaque référence aux matériels qui les utilisent et générant une alerte à l’atteinte d’un seuil critique du stock.

Une autre solution consiste à créer un partenariat avec un fournisseur pour définir les conditions d’approvisionnement : cadencier, qualité, prix, modalités de livraison… Ce partenariat peut permettre de déléguer au prestataire la gestion des stocks tampons, le référencement des produits nécessaires au parc de systèmes d’impression…

Enfin, la mise en place d’un parc sous contrat de maintenance à la page permet de s’exonérer d’une grande partie de la corvée. En effet, le partenaire s’engage à fournir les consommables nécessaires contre un prix à la page. De plus en plus de fournisseurs proposent le réassort automatique des consommables. Ainsi à l’atteinte d’un certain volume d’impressions le système du prestataire déclenche la livraison des cartouches et autres consommables nécessaires. Le stock tampon de chaque référence est défini dès le déploiement du parc. Cette solution est d’autant plus utile que l’entreprise est implantée sur plusieurs sites : le prestataire déclenche les livraisons site par site à partir des volumes d’impression et des stocks tampons de chaque site.

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Variantes et options

avril 11th, 2013 Posted in Marchés Publics
avr, 11 2013
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Même si la procédure de marché public doit permettre de répondre à un besoin précisément défini, certains cas nécessitent de laisser une certaine marge de manœuvre dans la réponse.

Ainsi, certaines prestations peuvent être menées de diverses façons et l’administration peut avoir intérêt à imposer une réponse de base qui correspond à la méthodologie attendue et à laisser les candidats exprimer leur force de proposition par des variantes. La réponse de base permet de s’assurer que le prestataire est bien en mesure de répondre aux attentes et, elle permet aussi de comparer les offres entre elles. La ou les variante(s) permettront au candidat de montrer son expertise (développement durable par exemple), d’apporter un plus qui n’avait pas été envisagé à priori (garantie supplémentaire par exemple), d’apporter du conseil. La possibilité de proposer une variante est indiquée dans le dossier de consultation : pour les procédures adaptées, elles sont autorisées si leur refus n’est pas explicitement exprimé ; pour les procédures formalisées, elles sont refusées si leur acceptation n’est pas explicitement formulée. Dans ce cadre là, la proposition de variante est à l’initiative du candidat.

L’administration peut aussi avoir identifié des compléments aux besoins de base sans pour autant les considérer comme indispensables à la bonne réalisation des prestations (1 journée supplémentaire de permanence sur site). Dans ce cas, elle définit des options (intégrées à l’offre de base ou pas). Cela lui permet notamment d’évaluer le surcoût de ce complément et de décider en toute connaissance de cause de sa mise en application. Les candidats devront faire une offre pour ces options et se conformer à la demande formulée. La mise en œuvre de ces options est décidée lors de la signature du marché.

Qu’il s’agisse d’une variante ou d’options, votre offre doit bien sûr mettre en avant votre valeur ajoutée…

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Un accompagnement sur plusieurs mois

avril 8th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
avr, 08 2013
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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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Le recyclage des photocopieurs

avril 1st, 2013 Posted in Bureau vert
avr, 01 2013
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L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques)  » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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