La conduite du changement

février 18th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

fév, 18 2013

Cela semble peut-être une évidence mais l’optimisation des impressions constitue un changement qui peut être majeur.

En effet, très souvent la situation de départ est une organisation où chacun choisit son mode d’impression (couleur, recto-simple, papier de qualité supérieure…), son moyen d’impression (imprimante locale jet d’encre couleur, imprimante laser couleur mutualisée dans le bureau…) et le type de document à imprimer (mails, brouillons…). Il s’agit de migrer vers une organisation où l’utilisation de la couleur est encadrée, où les systèmes d’impression sont dimensionnés en fonction d’usages optimisés et où les impressions sont limitées aux nécessités de travail.

Un tel bouleversement nécessite un accompagnement pour réussir et surtout pour s’installer de façon durable.

Cet accompagnement passe certes par la formation des utilisateurs aux nouveaux usages mais pas seulement.

Le projet doit absolument faire l’objet d’une campagne de communication pour que chacun se l’approprie. Chaque étape devra être l’occasion de communiquer vers les utilisateurs. Ainsi, par exemple, il est important de faire savoir à tous que des entretiens utilisateurs, nécessaires à l’audit, sont organisés dans chaque service ou chaque site. Il est utile de positionner les interviewés comme les « champions » de la future politique d’impression : ils pourront relayer les explications dans les services, informer de l’évolution du projet, …

Cette communication continue permet de limiter les comportements de résistance liés à la peur du changement. Elles rassure en expliquant et en anticipant chaque étape. Un chemin balisé et éclairé est toujours plus facile à suivre qu’un sentier obscur et étroit…

Accompagnement au changement effet de mode ou nécessité ?

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

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Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

février 14th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 14 2013

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Quelque soit le type d’appel d’offres (MAPA, consultation, AO ouvert…), ce qui caractérise l’achat public, c’est l’établissement de règles à respecter pour devenir un fournisseur potentiel.

La candidature est plus ou moins formalisée et le fait de respecter ce formalisme est un premier indicateur de votre capacité à travailler avec l’administration.

Si vous ne respectez pas ces règles, même si vous faites la meilleure proposition du monde, vous serez écarté!

Voici six recommandations qu’il faut absolument intégrer si vous voulez accéder au monde du public:

Tu fourniras les papiers que l’on te demande (il n’est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d’offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu’on t’impose
Tu signeras à la main [ou via une plate forme de dématérialisation] les papiers que l’on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé « acte d’engagement »)
Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé ( si l’on demande de disposer de 3 techniciens, tu devras disposer d’au moins 3 techniciens, si l’on demande une baguette de pain blanche, tu en proposeras une blanche et, si les variantes sont autorisées tu pourras proposer une baguette de pain complet…)
Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
Pour gagner, tu utiliseras les critères que l’on t’a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher )
Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n’est que partiellement vrai: chaque appel d’offre est différent, tu devras donc t’adapter à ce qui est demandé et non demander à l’administration de s’adapter à ce que tu proposes

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, Consultation, formation, marchés publics, mémoire technique, méthodologie, réponse aux appels d'offre

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Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau

février 11th, 2013 Posted in Bureau vert

fév, 11 2013

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Avec plus de 150 millions de m2, le parc de bureaux français compte parmi les plus importants du monde. A l’intérieur, nous sommes plus de quinze millions de travailleurs qui générons quotidiennement des quantités de déchets qu’il est impossible, à ce jour, de quantifier précisément.

Menée par Riposte Verte, en partenariat avec Ecologic (éco-organisme dédié à la récupération, au recyclage et à la valorisation des DEEE) et le CNIID (Centre National d’Information Indépendante sur les Déchets), une enquête sur la gestion de ces déchets vise à évaluer l’évolution des pratiques, deux ans après la dernière analyse.

Elle porte sur ;
– la connaissance de la réglementation ;
– la prise en compte du facteur « déchet » dès le processus d’achat ;
– les pratiques effectives de tri et de collecte des acteurs professionnels ;
– la gestion du nettoyage et de la propreté, notamment des produits utilisés.

Je vous encourage à y répondre et à la diffuser à vos collègues et amis. Le questionnaire est complètement anonyme et prend moins de cinq minutes pour être rempli. Et, à l’issue de cette consultation, les résultats seront bien sûr analysés et rendus publics.

Sources : Riposte Verte

Résultats de l’étude PAP 50 Public

Guide green IT WWF

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Des mémoires techniques pertinents

février 7th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 07 2013

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Le mémoire technique remis au maître d’ouvrage public est un document essentiel au moment de l’analyse des offres, puisqu’il sert à noter la proposition sur le critère de la valeur technique. A l’acheteur public de bien définir ses critères et exigences quant au contenu attendu de ce mémoire technique, pour obtenir des offres pertinentes. Et pourquoi pas, de donner valeur contractuelle au mémoire technique…

L’obligation d’attribuer un marché public au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse conduit régulièrement les pouvoirs adjudicateurs à choisir plusieurs critères de jugement des offres ; tout du moins en principe. Cela suppose que l’acheteur public exige des entreprises la production d’un ou plusieurs documents permettant d’analyser chacun des critères retenus, et définisse également le contenu attendu de ces documents.

Ainsi en est-il du mémoire technique (ou mémoire justificatif ou encore mémoire méthodologique) dans lequel les candidats sont censés formuler leur offre technique – ou plus généralement leur offre qualitative – et permettre ainsi à la personne publique d’analyser le critère technique. Un document pour séduire, susciter l’intérêt, convaincre, faire la différence par rapport aux concurrents et obtenir, in fine, le marché. Un document essentiel dans la mesure où il permet d’analyser un critère régulièrement prépondérant dans le choix final des prestataires.

Ainsi, il est très important de ne pas perdre de vue les critères de sélection énoncés par l’administration pour construire son mémoire technique…

Pourquoi un mémoire technique ?

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

février 4th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

fév, 04 2013

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Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.

4. Consolider le parc d’imprimantes

L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.

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Certificat de signature électronique

janvier 31st, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 31 2013

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Pour pouvoir répondre à un appel d’offres public sous forme dématérialisée, il vous faut un certificat de signature électronique.

En effet, lorsque vous répondez en format papier, seule une personne habilitée à engager l’entreprise peut signer les documents. Il en est de même pour les réponses dématérialisées : la signature électronique est la carte d’identité électronique d’un représentant légal de l’entreprise. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Une signature manuscrite scannée n’a pas la valeur juridique d’un original.

Au niveau du candidat, la signature électronique comprend un certificat électronique et un logiciel de signature qui permet d’apposer la signature.
– Le certificat électronique de signature garantit : l’identité de son titulaire, personne physique, représentant légal de l’entreprise ; la protection de l’intégrité des documents transmis ; l’impossibilité de renier sa signature (principe de non répudiation).
– le logiciel de signature, ou « outil de signature » permet d’apposer électroniquement sa signature.

Un arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics autorise les signataires à utiliser le certificat et la
signature de leur choix, sous réserve de leur conformité aux normes du RGS et du RGI.

Il existe trois types de support admis :
• la clé USB ;
• la carte à puce ;
• le logiciel (stockage sur le disque dur d’un ordinateur).

A NOTER : Le stockage sur support physique (clé USB) permet de diminuer les risques d’utilisation détournée, contrairement au logiciel installé
sur l’ordinateur.

Pour obtenir ce certificat, il vous suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : le demandeur (futur titulaire) doit disposer du matériel informatique adéquat et d’une adresse mail valide afin d’envoyer sa demande à l’Autorité de certification.
Etape 2 : le demandeur effectue sa demande de certificat sur le site internet de l’autorité de certification. Les pièces justificatives à fournir sont énumérées sur le site.
Etape 3 : le demandeur envoie les pièces justificatives requises à l’Autorité d’enregistrement et prend rendez-vous auprès de celle-ci pour le retrait du certificat.
Etape 4 : le demandeur retire son certificat auprès de l’Autorité d’enregistrement. L’identification du titulaire est faite en « face à face » (production des pièces justificatives indiquées à l’étape 2).

A NOTER : Le demandeur (ou futur titulaire) doit se déplacer en personne auprès de l’Autorité d’enregistrement.
Il faut compter en pratique 15 jours à 1 mois pour obtenir un certificat de signature (attention à anticiper les périodes de vacances et les délégations
de pouvoirs).

Sources : Guide de la dématérialisation du MEDEF

La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

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Bureau vert et RSE

janvier 28th, 2013 Posted in Bureau vert

jan, 28 2013

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« Le concept de RSE est l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes ». Définition de la Commission Européenne.

Une politique de RSE passe donc par la prise en compte du volet environnemental de nos pratiques dans l’entreprise.

La mise en œuvre de certaines actions simples et une communication à destination de tous constituent un bon premier pas. Au-delà de l’affichage, engager une démarche de développement durable est une vraie source de bénéfices. Elle peut toucher plusieurs domaines (et faire partie des objectifs d’un projet d’optimisation des impressions !).

DECHETS :
• Participer et inciter au tri sélectif des déchets pour permettre le recyclage, en utilisant les corbeilles de bureau double bacs.
• Nommer un responsable… celui-ci doit communiquer surles différentes actions engagées auprès de tout le personnel.

PAPIERS :
• Diminuer la quantité de papier utilisé : Imprimer recto/verso, qualité brouillon, n’imprimer les documents qu’une fois finalisés, imprimer plusieurs pages par feuille(surtout pour les présentations Powerpoint), faire de l’archivage électronique (former les collaborateurs !)
• Utiliser du papier recyclé et/ou du papier labellisé FSC.

ÉCONOMIE D’ÉNERGIE :
• Éteindre la lumière et l’écran d’ordinateur en quittant le bureau (réunion, repas,…).
• Nommez un « inspecteur énergie ».
• Mettre en place des mesures concrètes d’économie d’énergie : Améliorer l’isolation des locaux (fenêtres, ponts thermiques, etc.), utiliser des détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces communs, privilégier des machines peu gourmandes en énergie, utiliser des ampoules à basse consommation.
• Pour aller plus loin, réaliser un audit énergétique pour identifier les postes qui permettront des économies à la fois énergétiques et financières.

ACHATS
• Lors de nouveaux achats, privilégier des produits ayant un impact minimal sur l’environnement.
• Choisir des fournisseurs respectant des critères écologiques stricts.
• Privilégier les achats locaux.
• Informer les clients et fournisseurs de l’impact environnemental des produits et services, y compris de leur processus de fabrication.

TRANSPORTS :
• Système de covoiturage à encourager.
• Privilégier les transports en commun.
• « Subventionner » des abonnements de transports publics.
• Suivre les astuces d’éco-conduite lors de déplacement en voiture : conduite souple, vitesse stabilisée, pas d’abus de la climatisation, etc.

Qui est concerné ? Tout le monde !

Bénéfices attendus
Pour les collaborateurs :
• Préservation accrue de l’environnement naturel de l’entreprise.
• Rapprocher leurs initiatives personnelles de celles de leur entreprise.
• Sensibilisation et encouragement à adopter les mêmes pratiques à la maison.
Pour l’entreprise :
• Diminution des factures d’électricité.
• Diminution des dépenses (papier, ampoules…).
• Anticipation des exigences de la clientèle et, par conséquent, fidélisation et acquisition de clients.
• Meilleure santé (réglage des températures été comme hiver).
Pour l’environnement
• Moins de pollution.
• Diminution de l’utilisation des énergies fossiles.
• Moins de trafic routier donc moins de CO2.

Source : carnet de route RSE

Guide green IT WWF

Lancement de l’enquête : Quelle politique de développement durable au bureau ?

Bilan carbone, conduite du changement, conseils, consommables, développement durable, éco-responsable, green IT, papier, Recyclage

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Les enjeux de l’AMO

janvier 24th, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 24 2013

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Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

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Les enjeux du marché des cartouches d’encre

janvier 21st, 2013 Posted in Bureau vert

jan, 21 2013

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Les ventes mondiales de cartouche d’encre s’établissent à plus d’1.1 Milliard de cartouches d’encres vendues et utilisées annuellement. Mises bout à bout cela équivaut à 129 fois la Grande Muraille de Chine.

Selon le cabinet GfK, 77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner sont vendues en France en 2010. La cartouche d’encre a progressé en nombre de pièces vendues de 4.5% en 2010.

Sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables (et donc des cartouches d’encre) a triplé en 6 ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Produire une cartouche laser neuve consomme environ 3.5l de pétrole et pour une cartouche jet d’encre 90ml.

Les cartouches usagées font partie de la famille des DIS « Déchets industriels Spéciaux » : elles contiennent des composants très toxiques pour l’environnement (aluminium, plastique non biodégradable, oxyde de fer, résidus d’encre…); Les cartouches usagées présentent donc des risques pour la santé.

Le plastique utilisé dans une cartouche standard est fabriqué avec une sorte de polymère traité et qui peut mettre 1000 ans à se décomposer.

En France, les cartouches usagées représentent 60 000 tonnes de déchets polluants. Si toutes les cartouches d’imprimantes étaient réutilisées une fois, 50% les déchets liés aux consommables de l’impression seraient évités. Selon les professionnels, une cartouche usagée peut être réutilisée et re-manufacturée entre 3 et 7 fois.

En 2011, une cartouche sur cinq a été collectée. Parmi celles-ci on compte un taux de retour de 45 % pour les cartouches laser pour seulement 14 % de cartouches jet d’encre. Il reste à faire…

Que deviennent les cartouches d’impression usagées ?

Votre imprimante est-elle verte ?

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Nouvelles formations aux appels d’offre publics

janvier 17th, 2013 Posted in Marchés Publics

jan, 17 2013

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Nos ateliers dédiés à la rédaction du mémoire technique se poursuivent en 2013. Ils se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques : rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Pour 2013, nous complétons notre offre en vous proposant un nouveau format de formation aux appels d’offre publics. Ces nouveaux ateliers se déroulent sur 2 jours, dans vos locaux ou en inter entreprises. Ils reprennent le contenu de l’atelier d’une journée auquel s’ajoutent :

la connaissance des marchés publics : identification des institutions, aspects du code des marchés publics, aspects administratifs…
la négociation avec l’acheteur public
connaître les offres concurrentes
la dématérialisation de la réponse
la constitution d’une réponse complète.

Nous intervenons partout en Ile de France.

Le montant forfaitaire ne change pas : 450 € HT par jour pour 3 stagiaires maximum.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

Organiser la rédaction du mémoire technique

Négociations dans les MAPA

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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

La conduite du changement

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Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau

Des mémoires techniques pertinents

Réduire ses volumes d’impression : un projet

1. Trouver un sponsor pour le projet

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

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4. Consolider le parc d’imprimantes

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