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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Maximilien.fr : pour rapprocher entreprises et collectivités

novembre 29th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
nov, 29 2012
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Avant son lancement fin 2012, le portail commun des marchés publics franciliens est à découvrir dans une version de présentation.

Aujourd’hui, une entreprise doit avoir l’œil sur tout pour trouver des contrats publics. Ces derniers sont matérialisés sous la forme d’épais dossiers constitués par les collectivités. L’association Maximilien, qui regroupe neuf membres fondateurs, propose de centraliser l’offre et la demande faites en Île-de-France et de les simplifier via un site Internet : Maximilien.fr.

« Nous avons mis en ligne un site d’attente début juin, explique Fleur Jourdan, directrice générale adjointe aux Affaires juridiques, marchés, qualité. Le site définitif sera disponible fin 2012, avec des applications pour smartphones et tablettes. »

Environ 1.000 adhérents en 6 ans

D’ici à 2019, les quelque 1.000 collectivités publiques franciliennes pourraient adhérer à Maximilien pour présenter leurs besoins, mais aussi bénéficier d’autres fonctionnalités. Fini les dossiers, place à la dématérialisation : les contrats seront sous la forme de cases à compléter comme une feuille d’impôts. Un coffre-fort électronique sera à leur disposition pour rassembler toutes les réponses. « Maximilien est aussi mené dans un souci d’aménagement numérique du territoire et d’une démarche d’achat éthique et responsable », précise Fleur Jourdan. Une plate-forme collaborative sera mise en place afin que les collectivités puissent intervenir sur les bonnes pratiques en matière d’achat. Elles pourront par exemple regrouper leurs besoins. Grâce à la mutualisation, une cotisation reposant sur la solidarité entre collectivités de taille importante et celles de taille modeste facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour une réduction effective de la fracture numérique.

L’accès aux marchés publics pour tous

Du côté des entreprises, l’inscription mettra en place un système d’alerte qui les préviendra de la mise en ligne d’un nouveau marché. Pour les échanges, une bourse à la sous-traitance sera lancée. L’accès à plate-forme sera gratuite et ouverte à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Maximilien est une initiative de la Région à la suite d’un constat qu’évoque Michèle Sabban, présidente de l’association : « Cette démarche doit faire face à deux difficultés : celle des entreprises, notamment les TPE-PME, à accéder aux marchés publics ; et celle des acheteurs publics à concilier respect de la réglementation et efficacité des achats. Et ce alors que les marchés publics représentent 10 % du PIB et que l’e-administration devait se développer. »

* Les membres fondateurs de Maximilien : la Région Île-de-France, les départements de Seine-et-Marne, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et du Val d’Oise, la Communauté d’agglomération de Plaine Commune et la Ville d’Aubervilliers.

Sources : le Portail du Conseil régional

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Les impacts du courrier électronique

novembre 26th, 2012 Posted in Bureau vert
nov, 26 2012
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En 2009, il s’est échangé 247 milliards de courriers électroniques chaque jour dans le monde (SPAM compris).

Dans une entreprise de 100 personnes en France, chaque collaborateur reçoit environ 58 courriels et en envoie 33 par jour.

L’impact climatique de l’envoi d’un courriel varie avec le poids des pièces jointes, le nombre de destinataires et le temps de stockage sur un serveur. Ainsi, l’envoi de 33 courriels de 1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 Kg de CO2 (1000 Km parcourus en voiture). Mais si l’on multiplie par 10 le nombre de destinataires, l’impact n’est multiplié que par 4.

En matière de consommation de matières premières, l’envoi d’un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g équivalent fer (le poids d’une pièce de 1 €).

Diminuer de 10 % le taux d’impression des mails reçus par les employés d’une entreprise de 100 personnes permettrait un gain de 5 tonnes équivalent CO2 sur un an (5allers-retours New York-Paris).

La lecture à l’écran des documents peut parfois prendre du temps et donc être consommatrice en énergie, génératrice d’un impact climatique non négligeable. L’impression papier peut alors devenir préférable à condition qu’elle soit en N&B, en recto-verso, en mode brouillon, et même en 2 pages par face.

Quelques conseils pour limiter l’impact de vos mails :

  • Cibler les destinataires de vos messages
  • Cibler vos réponses à un message groupé
  • Supprimer les pièces jointes dans vos mails de réponse
  • Envoyer des documents faciles à lire à l’écran
  • Optimiser la taille des documents que vous envoyez (compression, PDF basse résolution…)
  • Trier régulièrement votre boîte mail
  • N’imprimer que ce qui est utile
  • Régler votre imprimante sur « brouillon » et « recto-verso ».

Sources : ADEME

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Le seuil des 15 000 €

novembre 22nd, 2012 Posted in Marchés Publics
nov, 22 2012
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Depuis le 11 décembre 2011, le seuil à partir duquel la publication d’un avis d’appel public à la concurrence s’impose est passé de 4 000 € HT à 15 000 € HT.

Ce relèvement du seuil est assorti de quelques conditions.

Ainsi, les principes d’égalité d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures doivent être respectés même pour les très faibles montants. Ce n’est pas le montant qui doit seul déterminer l’ouverture à la concurrence mais aussi les caractéristiques du besoin à satisfaire, le nombre et la localisation des candidats potentiels et les circonstances de l’achat.

L’acheteur doit donc veiller à choisir une offre pertinente pour répondre au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire quand il existe différentes offres potentielles.

Ainsi, l’acheteur doit il s’informer sur la structure de l’offre existante sur le marché. Il devra être à même de justifier de ses choix en produisant des devis, des référentiels de prix, des  guides d’achat…

Selon les secteurs d’activité et la taille de l’administration, cette veille sur les marchés risque d’être difficile même si Internet offre des possibilités. Le Salon des Maires et des Collectivités qui se tient cette semaine est ,pour les acteurs de l’achat public, un bon moyen de rencontrer différentes offres sur des secteurs aussi variés que le mobilier urbain ou la dématérialisation.

Au-delà de cette démarche des acheteurs pour s’informer, nous ne pouvons qu’encourager les entreprises à se faire connaître auprès d’eux. En effet, les acheteurs publics veillent sur les offres potentielles et les entreprises veillent sur les marchés publics lancés. Ces veilles sont onéreuses, gourmandes en ressources humaines et pas toujours faciles à mener. S’ils se connaissent (une simple entrevue de présentation des activités suffit), la rencontre des besoins et des offres est assurée et facilitée.

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Quelques chiffres

novembre 19th, 2012 Posted in Divers
nov, 19 2012
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IDC vient d’estimer le volume mondial des activités d’impression. Il est en baisse de 1% : 3,09 billions de pages en 2011 contre 3,12 billions en 2010. Le cabinet d’analyses observe ce léger recul en combinant les données des pays émergents avec celles des pays plus développés. Les premiers voient augmenter de 7,5 % leur volume de pages imprimées, avec même une croissance à deux chiffres en Amérique Latine, en Asie et dans le Pacifique.
Les seconds enregistrent une baisse de 5% qu’IDC explique par la conjonction d’une économie en berne, d’une poussée des MPS (management print services) et de la capture de documents, et d’une plus grande prise de conscience environnementale.
Autre constat, la confirmation de la progression des ventes comme du volume de pages imprimées des multifonctions au dépend des imprimantes. Les MFP (multifonctions) laser n’ont cependant toujours pas détrôné en unités la base installée des imprimantes laser, mais c’est le cas des MFP à technologie jet d’encre. Toujours pour les multifonctions, IDC pointe la bonne progression de la couleur et des segments 2 (11 à 20 ppm) et 3 (21 à 30 ppm) sans pour autant relever une augmentation du volume de pages.
IDC évalue néanmoins à 7% le taux annuel de croissance du volume de page imprimées par des solutions laser dans le monde. Le cabinet observe également que la base installée mondiale de l’offre jet d’encre subit une légère érosion passant de 64,4% en 2010 à 63,6 % en 2011. Enfin, on trouve HP sur la première marche du podium des meilleurs vendeurs de pages suivi de Canon et de Xerox.

Sources : Printnews

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Critères de choix dans la construction

novembre 15th, 2012 Posted in Marchés Publics
nov, 15 2012
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Prix et valeur technique toujours en tête

L’OPQIBI, organisme de qualification de l’ingénierie, a rendu publics les résultats d’une étude sur les « critères de sélection et la qualification des prestataires dans les marchés publics de construction », menée avec le soutien d’associations professionnelles. On y apprend entre autres que la prise en compte des critères de développement durable a légèrement régressé entre 2009 et 2012.

Sans grande surprise, le prix et la valeur technique des offres constituent de loin les deux principaux critères d’attribution des marchés par les acheteurs et donneurs d’ordre publics. On constate toutefois que l’ordre entre ces deux critères s’est inversé par rapport à l’étude précédente menée en 2009, puisque la valeur technique (75,9% « toujours » et 16,6% « souvent ») passe devant le prix (71,8% et 19,7%).

67, 7% des répondants intègrent « toujours » ou « souvent » les objectifs de développement durable dans leur décision, contre 69,9% en 2009, alors qu’aurait pu penser que cette valeur serait en hausse depuis les lois « Grenelle ».

Sur l’appréciation de la capacité des candidats, les listes de références demeurent les documents les plus demandés (« toujours » pour 77,3% des répondants), et les certificats de qualification d’entreprise connaissent une légère érosion mais restent les principaux signes de qualité aux yeux des décideurs publics. Une courte majorité des répondants (52,6%) est même favorable à ce que les certificats de qualification soit rendue obligatoire pour les candidats aux marchés publics, une partie cependant (11,4%) ne souhaitant appliquer cette obligation que pour certains domaines (amiante, électricité, génie climatique…).

Ces résultats confirment la nécessité d’apporter une grande attention et un grand soin à la rédaction du mémoire technique qui est souvent le seul moyen de montrer la valeur technique de son offre.

Sources : La quotidienne de Techni-cités

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Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

novembre 12th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
nov, 12 2012
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La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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La rationalisation des systèmes d’impression

novembre 5th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
nov, 05 2012
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Le terme de rationalisation est souvent utilisé peu défini. La définition du dictionnaire :

  • Action de rationaliser quelque chose.
  • Perfectionnement d’une organisation technique en vue de son meilleur fonctionnement.

La rationalisation consiste à appliquer les meilleures pratiques Achat en vue de réduire les coûts et les meilleurs usages en matière d’impression en vue d’avoir un équipement adapté. La rationalisation consiste à mettre en œuvre une meilleure évaluation et définition des besoins, et la mutualisation des achats. Ainsi, la rationalisation des impressions permet de minimiser la consommation de papier et d’énergies liées à l’impression, en se focalisant sur les impressions nécessaires et en proposant des alternatives pour les autres.

La rationalisation des impressions est un projet d’entreprise touchant à tous les aspects de la problématique. Cela commence par un diagnostic de l’existant (audit) afin de déterminer l’impact environnemental, les coûts associés et d’identifier des éléments de mesures. Des scénarios d’amélioration (préconisations) sont élaborés et priorisés en fonction des gains financiers et environnementaux. Ces actions doivent prendre en compte les dimensions fonctionnelles, organisationnelles et techniques pour pouvoir être mis en œuvre durablement. Les scenarii sont ensuite mis en œuvre et des plans de mesures des gains attendus ainsi qu’un plan récurrent d’amélioration sont définis.

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

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Les objectifs de l’optimisation des impressions

octobre 29th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
oct, 29 2012
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Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si  les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

  • Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
  • Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
  • Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
  • Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Le dépouillement des offres de fourniture de systèmes d’impression

octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 25 2012
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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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