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L’importance de la définition du besoin a sa traduction juridique dans l’article 5 du CMP, qui prévoit que « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence, en prenant en compte des objectifs de développement durable ». C’est le pouvoir adjudicateur qui est responsable de la détermination de ce besoin. La définition du besoin répond donc à une obligation réglementaire permettant à la fois d’assurer la sécurité juridique des marchés et de répondre à un impératif économique.

La sécurité juridique des contrats n’est pas assurée uniquement par le respect des procédures. De nombreux litiges sont liés en effet à une mauvaise appréciation du besoin, cause de l’imprécision des cahiers des charges, imprécision qui est elle-même de nature à provoquer une insatisfaction devant la prestation fournie.

La définition des besoins comporte en outre un intérêt pratique et économique. Elle permet d’optimiser l’utilisation des ressources publiques, en évitant le gaspillage des fonds publics par des achats de prestations inutiles, ou ayant des caractéristiques techniques inappropriées.

Il est donc indispensable pour l’administration, avant d’engager une consultation, de se poser toutes les questions pour lui permettre de déterminer au mieux l’ampleur et la nature de son besoin, les différentes façons de le satisfaire, les avantages et les risques de chacune des options possibles.

Il convient d’abord d’identifier les finalités et les objectifs du projet et d’en fixer le périmètre.

Dans le cadre d’un marché portant sur les systèmes d’impression, ces préalables nécessitent :

• de définir les objectifs à priori du futur équipement : développement durable, réductions de coûts,…
• de recueillir le maximum de données sur les besoins des utilisateurs au travers de l’analyse quantitative et qualitative de l’existant
• de prendre en compte des évolutions à venir : réorganisations, déménagements…
• d’avoir un maximum d’informations sur les possibilités technologiques, les acteurs du marché, l’offre locale…

Le temps passé et les moyens alloués à la définition et à la formalisation du besoin sont déterminants pour la qualité de l’achat. Ils conditionnent la conclusion de marchés bien construits, qui se déroulent dans de bonnes conditions, et évitent ainsi les contentieux.

Le recours à l’assistance à maîtrise d’ouvrage permet d’apporter un  regard extérieur sur un sujet parfois sensible (les utilisateurs sont souvent très méfiants quand on leur parle de leur imprimante), de s’assurer que les ressources indispensables aux études préalables seront disponibles (en interne les ressources ont très souvent des projets multiples à mener et celui du parc de systèmes d’impression n’est pas prioritaire), d’apporter un référentiel (connaissance du marché, des acteurs…) et un niveau d’expertise (notamment en termes d’exigence de niveaux de services, de clauses contractuelles…).

Sources : Ministère de l’Économie, des finances et de l’industrie

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