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Critère développement durable

décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics

déc, 11 2014

Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
Consommation d’énergie de l’appareil ;
Nuisances sonores générées par le copieur ;
Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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Simplification administrative

Marchés publics simplifiés

novembre 27th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 27 2014

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Lancé en avril 2014 à titre expérimental, le « Marché public simplifié » (MPS) est généralisé depuis le 1er octobre 2014. Il permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres public en ne fournissant que leur numéro Siret et une attestation sur l’honneur à la place des pièces justificatives, donc plus de DC1 et DC2. L’entreprise n’a donc plus à courir après des documents émis par divers organismes. Ceci constitue une réelle simplification et apportera incontestablement un grand gain de temps.

Les attestations fiscales et sociales ne sont plus non plus obligatoires après notification car l’acheteur public peut vérifier la situation du candidat par lui-même.

Depuis sa généralisation, le MPS est applicable à tous les marchés publics, quel qu’en soit le montant, à condition qu’ils soient publiés sur des plateformes de dématérialisation ayant une fonction « Répondez avec votre Siret ». Un logo est alors visible à côté des avis de publicité en ligne pour signaler que le marché bénéficie d’une procédure de candidature allégée.

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Les étapes du projet

novembre 13th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 13 2014

Des économies pour les collectivités territoriales

Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

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AMO pour marchés de systèmes d’impression

octobre 30th, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 30 2014

AMOA DCE marchés systèmes d’impression

Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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La simplification

octobre 16th, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 16 2014

Simplification administrative

Nous vous en parlions en avril, de nouvelles directives européennes concernant la simplification de la passation des marchés publics devaient être transposées en France. C’est chose faite. Le décret du 26 septembre prévoit des mesures qui sont entrées en vigueur au 1er octobre.

« Dites-le nous une fois » : cette mesure vise à ne plus réclamer aux candidats les documents qui sont accessibles en ligne gratuitement ou ceux que le candidat aurait déjà fournis dans une autre procédure (à condition qu’ils soient valides). Ainsi, par exemple, les entreprises n’auraient plus à fournir leur certificat d’assurance professionnelle plusieurs fois dans l’année. En plus, de la simplification administrative non négligeable qu’elle apporte, cette mesure va dans le sens de moins de copies et d’impressions et donc de moins de papier pour les candidats comme pour les organisations publiques.

D’autres mesures viendront en 2015. Il est notamment question du Document Unique de Marché Européen qui prévoit une réelle simplification des candidatures dans les directives européennes.

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Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

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Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

octobre 2nd, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 02 2014

Gestion rationnelle des impressions dans les organisations publiques

En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

La dématérialisation des marchés publics vue par les entreprises

appels d'offre, Dématérialisation, économies, imprimer, marchés publics, papier, Réduction de coûts

Consultation pour parcs de systèmes d’impression

septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

sept, 15 2014

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

appels d'offre, Cahier des charges, Consultation, méthodologie, systèmes d'impression

Sourçage et marchés publics

septembre 4th, 2014 Posted in Marchés Publics

sept, 04 2014

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

Nous vous avons souvent conseillé de rencontrer les acteurs de la commande publique avant de répondre aux appels d’offres. Si vous doutiez du bien fondé de ce conseil, nous profitons de ce premier article marchés publics de la rentrée pour le réitérer et vous montrer qu’il s’inscrit tout à fait dans l’évolution des pratiques en matière d’achats publics.

En effet, en juin, lors de la conférence annuelle des acheteurs publics, Jean Maïa, directeur des affaires juridiques de Bercy,a souligné l’importance du « sourçage« . Il s »agit pour ces acheteurs de favoriser les contacts avec les acteurs économiques afin de rechercher et d’évaluer les fournisseurs potentiels pour un domaine déterminé. Pour Jean-Marie Héron, président de l’AAP (Association des Acheteurs Publics), « un bon acheteur doit consacrer au « sourçage » 10 à 15 % de son temps ».

Cette démarche volontaire doit permettre à l’acheteur de se tenir informé de l’état de l’art, des innovations et des pratiques liés aux domaines qui le concernent. Elle lui permet également de mieux connaître les entreprises susceptibles de répondre à ses prochaines consultations.

Le sourçage peut se faire par différents moyens : internet est de plus en plus une source importante d’informations (d’où l’importance pour les entreprises d’y assurer une présence efficace), la prise de contact classique suivie d’une entrevue est un excellent moyen de faire réciproquement connaissance et les divers évènements publics (voeux du Maire, forums pour l’emploi, salons divers et variés,…) sont également d’excellentes occasions de se rencontrer de façon informelle.

Rencontrer les acheteurs publics

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PME et collectivités territoriales

juin 26th, 2014 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

juin, 26 2014

Les PME dans les marchés publics

L’Observatoire des PME, met en lumière la forte présence des PME dans les marchés publics, et particulièrement dans ceux des collectivités territoriales.

Dans les activités des PME, les marchés publics représentent une part non négligeable. En effet, près des deux tiers des marchés publics locaux (61%) sont attribués aux PME et aux ETI (établissements de taille intermédiaire), et presque la moitié des marchés publics étatiques (43%) sont remportés par ces entreprises.

De plus, l’attribution d’un grand nombre de marchés publics par les collectivités territoriales à des PME permet de renforcer le développement territorial régional, puisque ces marchés profitent à 41% à des entreprises locales.

Si vous n’en étiez pas encore persuadés, voilà 2 statistiques qui devraient vous convaincre de vous intéresser à ces futurs clients…

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