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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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Audit d’impression : l’indépendance du consultant

juin 4th, 2012 Posted in ASSPI, Divers, Optimisation des outils d'impression
juin, 04 2012
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Pour mener à bien un projet d’optimisation des systèmes d’impression, l’indépendance du prestataire qui vous accompagne me semble un préalable fondamental.

Or, comme nous l’avons souvent évoqué dans ce blog, les constructeurs, distributeurs et autres grossistes proposent d’auditer vos parcs et de vous préconiser la meilleure solution technique et financière (pour qui ?). Ce conflit d’intérêt est évident et  plus ou moins assumé par ceux qui le pratiquent.

Malgré tout, de plus en plus de clients le leur reprochent. Aussi, ils ont contourné la difficulté en créant des filiales dédiées à l’audit mais complètement ou partiellement dépendantes financièrement. Cependant, quelques recherches permettent de découvrir ce lien financier.

Ce qu’il est plus difficile d’identifier et, qui se pratique de plus en plus, est une forme plus subtile de lien entre fournisseurs de systèmes d’impression et prescripteurs. Ainsi, les seconds monnaient auprès des premiers des prescriptions qui leur donnent de très grandes chances d’être retenus et qui leur seront très profitables (matériels à forte marge, impressions couleur favorisées…). Ils sont commissionnés comme apporteurs d’affaires quand ils permettent à un fournisseur de participer à une consultation. Ainsi, vous les rémunérez pour mener votre projet et ils sont rémunérés par le fournisseur pour les aider à faire une bonne affaire.

ASSPI vous garantit son indépendance grâce à des préconisations techniques et uniquement techniques, sans aucune marque ou modèle.
Notre appartenance à la coopérative d’activités Coopaname vous garantit que nous ne touchons aucune rétrocommission de quelque fournisseur de systèmes d’impression que ce soit.

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Mini guide des marchés publics

mai 24th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 24 2012
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Qui sont les acheteurs publics ?

Administrations d’Etat
–  Les ministères
–  Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux…
–  Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales des territoires (DDT), les directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), etc.
A noter : les EtablissemEnts industriels et commerciaux (EPIC) nationaux, tels que la SNCF, ne sont pas soumis au code des marchés publics.

collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics
–  Les conseils régionaux
–  Les conseils généraux
–  Les communes
–  Les syndicats de communes
–  Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d’agglomérations ou les communautés urbaines
–  Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature.
Ils sont classés en 3 catégories :

  • Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d’un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d’ouvrage).
  • Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d’achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
  • Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères…) et services immatériels (maîtrise d’oeuvre, expertise comptable, services juridiques…).

Quelles sont les différentes procédures et les seuils de passation correspondants ?

Il y a 2 grands types de procédures :
1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d’offres et autres types de procédures.

Les seuils de passation dépendent de la nature de l’achat et de l’acheteur.
Pour les marchés de travaux : les règles sont identiques pour tous les acheteurs

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 5 000 000 € HT à partir de
5 000 000 €  HT

– Etat
– EPA nationaux
– Collectivités
territoriales
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

Pour les marchés de fournitures et de services : les règles sont différentes selon la nature de l’acheteur public

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 130 000 € HT à partir de
 130 000 € HT

– Etat,
– EPA nationaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres
Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 200 000 € HT à partir de
 200 000 € HT

– Collectivités
territoriales,
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

(Tableaux extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

Sources : site de l’APCE

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Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

février 16th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
fév, 16 2012
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Même si quelques fois le critère prix n’est pas le principal critère de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, il est prépondérant.

Mais que demander aux candidats ? Comment comparer des prix qui ont des formes parfois très différentes ? Comment être sûr que l’analyse ne passe pas à côté de coûts cachés ?

Bien sûr, chaque marché a ses propres caractéristiques en fonction de l’historique, de la sensibilité de celui qui l’écrit, des principes et règles propres à chaque organisation, de l’enjeu…

Pour tous les parcs de systèmes d’impression supérieurs à 10 matériels, nous considérons que la meilleure façon de comparer efficacement les prix des candidats est de faire une simulation du budget annuel que coûtera ce parc. Pour la partie locative, il suffit de projeter le loyer sur les quantités prévues du futur parc. Mais pour le service qui représente souvent une part importante du budget global, il convient de veiller à prendre en compte tous les coûts (prix à la page couleur et N&B, forfaits mensuels, forfaits annuels…) et de les projeter sur les volumes d’impression estimés.

Concrètement, il est difficile d’évaluer le critère prix si le parc n’a pas été audité (en interne ou par un prestataire externe).

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Et la parole des utilisateurs ?

novembre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 17 2011
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Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, personne ne songerait à se passer des chiffres : combien de pages ? combien de matériels ? quels coûts ? quelle proportion d’impressions couleur ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression personne ne songerait à se passer des aspects localisation : dispose-t-on de locaux dédiés ? les couloirs permettent-ils l’implantation de matériels ? à quelle distance des utilisateurs le système doit-il être ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, certains oublient le point de vue des utilisateurs. Sous couvert de questionnaires publiés sur l’intranet (auquel 5% des utilisateurs vont répondre !!!!!), sous couvert d’interroger les responsables de service (qui ne sont que rarement les plus grands producteurs d’impression), certains mènent le projet sans avoir pris la peine d’écouter vraiment la parole des utilisateurs.

Même si certains souhaits sont irréalistes, mêmes si certains utilisateurs ont du mal à prendre du recul par rapport à leurs pratiques quotidiennes, même si les contraintes budgétaires sont importantes, interroger et écouter les utilisateurs reste le meilleur gage de réussite du projet.

Cette écoute permet de s’assurer que l’on a bien compris les besoins factuels d’impression.

Elle permet de désamorcer dès le départ les malentendus et les a priori.

Elle constitue la deuxième étape de l’accompagnement au changement (après la communication expliquant le projet et ses diverses étapes).

Elle permet à l’auditeur externe de s’imprégner de la culture de l’entreprise et du climat qui y règne, deux facteurs qui influenceront la mise en œuvre du projet et choix décisionnels.

Cette parole doit donc être recueillie lors d’entretiens individuels ou de groupe. Ces entretiens devront porter sur un échantillon significatif de la population concernée (en quantité au moins 10 %, en qualité les métiers les plus représentatifs dans chaque service). La ou les personnes qui feront les préconisations pour le futur parc devront avoir mené au moins une partie de ces entretiens par elles-mêmes. Le guide d’entretien aura été adapté aux besoins de l’entreprise par les équipes qui pilotent de projet en interne et en externe. Ces précautions prises, il conviendra qu’un climat de bienveillance et d’écoute prévale.

Ces entretiens sont certes très gourmands en ressources mais tellement riches en enseignements…

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TCO et audit

octobre 13th, 2011 Posted in Coûts d'impression
oct, 13 2011
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Les entreprises se préoccupent enfin des coûts de leur parc d’impression. Ces derniers sont longtemps restés en dehors de la démarche qu’elles ont entamée depuis quelques années pour mieux les contrôler. Tout y est passé pourtant, du poste de travail jusqu’à l’infrastructure réseau la plus complexe. Sauf les imprimantes. Car celles-ci ne sont pas considérées comme des produits « nobles » , trop marquées « commodities » , et surtout parce que la gestion du parc d’imprimantes a toujours été éclatée entre plusieurs services. À l’informatique la tâche de s’équiper de matériels d’impression au plus bas prix, aux services généraux, celle de s’occuper des consommables.Or, une politique de contrôle des coûts digne de ce nom doit fédérer sous une même férule tout ce qui peut aider à les gérer.

Les fournisseurs d’équipements, qui sont impatients d’assurer des services de gestion de parcs, constatent avec plaisir que leurs arguments commencent à porter, aidés en cela par la vague de contrôle des coûts qui agite leurs clients. Et par le Gartner Group, grand chasseur des TCO (total cost of ownership) devant l’Éternel : la société d’études a évalué de 1 à 3 % du CA ces coûts d’acquisition et d’exploitation des parcs d’impression. De quoi en refroidir plus d’un. Les entreprises ne sont pourtant que 12 % à connaître le budget total consacré à l’impression, selon IDC France.

À leur décharge, rien ne semble plus difficile et plus chaotique que de mesurer l’exacte étendue d’un parc par définition très fragmenté, avec un nombre parfois considérable de prestataires, de services clients, de consommables. Il est surtout compliqué de savoir qui imprime quoi. D’où la multiplicité d’offres d’audit qui voient le jour sur le marché, relayées par les constructeurs de multifonctions et d’imprimantes et aussi quelques spécialistes des services informatiques. Car pour l’instant, ce sont surtout les entreprises de plus de 1 000 salariés qui s’y intéressent, même si de l’avis des acteurs de l’industrie et de la distribution, les entreprises de toutes tailles peuvent être concernées par la maîtrise des coûts d’impression. Les petites et moyennes entreprises pourront bénéficier d’offres plus adaptées d’audit et d’accompagnement de cabinets indépendants mais ces offres n’en sont qu’à leurs débuts.

Source : décision distribution

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Audit des systèmes d’impression  : préalable à toute consultation


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Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

mai 5th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
mai, 05 2011
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Qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique, la consultation de prestataires pour l’équipement en systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Préoccupé par le fait d’être un acheteur informé, certains en oublient qu’une autre condition de la réussite de ce type de consultation est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à la consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables.
  • Montrer sa valeur ajoutée sur le sujet.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet ( un budget annuel d’impression inférieur à 10 000 € doit-il nécessiter un audit de 3 semaines ?).

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