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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Résultats de l’optimisation en mairies

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Janvier est traditionnellement le mois des bilans.

Je vous propose de faire un bilan des études et optimisations que ASSPI a mené dans des mairies en 2014.

Il faut noter que les mairies auditées avaient de très nombreux points communs dans le mode de fonctionnement (de très nombreux sites, atelier de reprographie, imprimantes achetées, copieurs loués, difficultés de recensement des matériels, pas de politique d’impression…).

Il faut noter également que seule l’une des mairies auditées avait déjà engagé une démarche de rationalisation des matériels avant l’audit.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 380 réparti en 33 % de multifonctions et 61 % d’imprimantes (les 6 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 7 615 000 pages produites pour 82 % par les multifonctions et 17 % par les imprimantes (1% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24,5 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 242 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,2 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 40 350 €
  • Une réduction du parc en unités de 35 %.

Ces chiffres sont assez différents des moyennes que nous observons dans d’autres environnements comme, par exemple, en ce qui concerne la proportion d’impressions couleur qui est plutôt plus élevée ailleurs.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (la mairie qui avait engagé la rationalisation avait déjà une part d’imprimantes beaucoup plus faible que les autres par exemple) mais les situations se ressemblent vraiment beaucoup ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude sera largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction du marché qui était nécessaire pour mettre en place un nouveau parc.

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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

  • Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
  • Consommation d’énergie de l’appareil ;
  • Nuisances sonores générées par le copieur ;
  • Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
  • Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
  • Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

  • label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
  • label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
  • proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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    Bonnes pratiques d’impression

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    Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

    • impression en recto-verso
    • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
    • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

    Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

    Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

    La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

    La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

    La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

    Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

    En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

    ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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    Reconditionnés ou neufs ?

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    De tous temps, il a existé un marché des copieurs d’occasion. Mais, ce marché a fortement évolué.

    D’abord, la généralisation de la location pour 3 ou 4 ans a mis sur le marché de nombreux matériels plutôt en bon état mais dépassés technologiquement. Depuis longtemps, ces matériels ont  intégré des filières de reconditionnement. Le reconditionnement ne peut s’appliquer qu’à des matériels qui n’ont pas imprimé plus de 30 à 50 % de leur potentiel constructeur. Le moteur d’impression est donc encore en mesure de produire des volumes conséquents. Le copieur est remis en état de façon à retrouver l’aspect du neuf (carters extérieurs, pièces d’usure changées…) et à pouvoir bénéficier des mêmes garanties (prix à la page plus élevé en général mais même service de maintenance). Ces matériels étaient surtout destinés à l’export car ils ne présentaient pas les fonctionnalités des matériels neufs. Les choses évoluent ces dernières années puisque les progrès technologiques sont plus limités que dans les années 90. On peut donc trouver des matériels reconditionnés qui possèdent la productivité des multifonctions plus récents.

    Dans le cadre d’un budget très contraint, ils peuvent constituer une alternative intéressante (jusqu’à 50 % d’économies sur l’acquisition).

    Dans le cadre d’une démarche de développement durable, le reconditionnement permet de prolonger la durée de vie des équipements. Pourquoi ne pas envisager de faire reconditionner ses copieurs de plus de 5 ans peu utilisés et de les louer à nouveau mais à moindre coût pour 3 ans ?

    Le recours à des matériels reconditionnés est également un bon moyen de répondre à un besoin ponctuel à court terme (matériel destiné à une agence qui n’ouvre que pour 18 mois le temps de travaux par exemple) ou une solution pour ramener toutes les échéances de location au même point (j’ai 5 matériels qui sont en fin de location alors que le reste du parc n’est à échéance que dans 2 ans, je loue des reconditionnés pour 2 ans sans surcoût sur les loyers).

    Bien sûr, dans la perspective du changement d’un parc supérieur à 10 machines, cette solution pose le problème d’un parc hétérogène (difficile de trouver 10 matériels semblables avec les mêmes options sauf s’il s’agit de votre propre parc) et de sa disponibilité.

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    Classification environnementale des papiers

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    Les labels et autres certificats ornent nos ramettes de papier mais comment s’y retrouver et choisir en toute connaissance de cause ? Ainsi, le terme papier recyclé regroupe des réalités bien différentes :  il faut distinguer les 100 % recyclés de ceux qui mixent fibres recyclées et fibres neuves.  De plus les fibres recyclées peuvent provenir de papier recyclé après utilisation ou pré-utilisation (chutes).

    WWF propose une classification environnementale des papiers de 1 à 5 étoiles (5 étoiles étant le meilleur niveau). les critères de notation sont basés sur l’origine des fibres et les procédés de fabrication.

    Par exemple, les papiers  recyclés portant les labels :

    obtiennent 4 étoiles.

    Des papiers portant des labels classés 3 étoiles ou plus présentent des solides garanties  quant à la provenance des fi bres utilisées. Ils sont considérés par le WWF comme des papiers responsables, d’autant plus s’ils sont associés à des efforts sur les impacts au niveau du processus de fabrication.
    Ces efforts peuvent être vérifiés sur le site checkyourpaper. Sur ce site, au-delà de 70/100 , le papier est dit responsable et garantit un impact environnemental réduit et maitrisé depuis la forêt jusqu’à la fin du processus de fabrication.
    Même si le processus de fabrication est la partie du cycle de vie du papier qui a le plus de répercussions environnementales, il faut également viser la réduction des impacts au niveau de ses usages (impression ou consommation).
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    Un audit ?

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    L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

    Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

    Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable  est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

    Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

    Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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    Cartouches d’encre à jeter

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    Selon le cabinet GfK,  77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner ont été vendues en France en 2010.  Selon les études, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques seulement sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

    En matière de recyclage, il y a un fossé entre le monde de l’impression laser (principalement en entreprise) et celui de l’impression jet d’encre (à domicile). En effet, les 2/3 des 11 millions de toners laser vendus chaque année en France sont collectés, contre à peine 1/3 des 70 millions de cartouches jet d’encre le sont. Les autres finissent donc à la poubelle au milieu des autres déchets ménagers.

    Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch (collectif de fabricants qui représentent plus de 80 % du volume de cartouches vendues sur le marché français), 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. D’ailleurs les grandes marques d’imprimantes organisent bel et bien la collecte et le recyclage, mais, ces activités restent méconnues du grand public. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

    Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures destinées à informer.

    Sources : green IT

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    Connaissez-vous ASSPI ?

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    Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

    Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

    Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

    Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

    Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

    Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

    ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

    Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

    A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

    Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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