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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (fin)

janvier 20th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement
jan, 20 2014
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La mise en place de votre nouvelle politique d’impression s’est bien passée. Vous avez su éviter tous les écueils liés aux utilisateurs. Pourtant, si vous faites un diagnostic des usages 3 mois après la mise en œuvre concrète de l’optimisation, vous serez surpris (et pas agréablement) de constater que nombre d’utilisateurs ont repris leurs bonnes (tout est relatif) vieilles habitudes

  • ils impriment à nouveau tout en recto-simple parce que c’est trop compliqué de se demander ce qui doit être en recto et ce qui peut être en recto-verso.
  • ils impriment à nouveau leurs mails parce qu’on ne sait jamais
  • ils recommencent à imprimer les documents reçus pour les archiver au format papier parce qu’on ne sait jamais…

Le fameux « on ne sait jamais » combiné au non moins fameux « on a toujours imprimé ce document » coûtent des fortunes aux entreprises et administrations.

Conclusion, la communication à priori est primordiale, la communication pendant la mise en œuvre est capitale et la communication de rappel régulière est indispensable.

Il faudra réactiver sans cesse les nouveaux usages, peut-être les remettre en cause s’ils ne trouvent pas leur légitimité auprès des utilisateurs. Il faudra faire en sorte qu’ils deviennent les futurs « on n’a jamais imprimé ce document ».

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (suite)

janvier 13th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement
jan, 13 2014
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En 2013, nous avons vu que les utilisateurs pouvaient faciliter ou fausser l’étude préalable à l’optimisation du parc de systèmes d’impression.

En ce début 2014, penchons-nous sur leur influence quant à la mise en œuvre de cette optimisation.

Cette mise en œuvre passe très souvent par le déploiement partiel ou complet d’un nouveau parc de matériels. L’état d’esprit et l’implication des utilisateurs sont primordiaux dans cette phase. En effet, ils se libèreront pour les formations (ou pas), ils y seront actifs et demandeurs (ou pas), les premiers temps ils s’entraideront (ou pas), ils feront en sorte que les nouveaux matériels soient alimentés en consommables (ou pas)… Le pouvoir de « nuisance » d’un utilisateur mécontent, incompris est énorme. Le pouvoir d’entraînement et de contagion d’un utilisateur conquis est important mais plus faible.

Ces difficultés doivent être anticipées. La communication à priori est primordiale. La communication juste avant le déploiement et pendant est capitale.

Il convient également de repérer les situations qui pourraient poser problème et y porter un soin particulier de pédagogie et de persuasion.

Nous verrons la semaine prochaine que pour que l’optimisation et ses fruits soient pérennes, il faut encore compter avec les utilisateurs.

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs

décembre 16th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
déc, 16 2013
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Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Les PME dans les marchés publics

décembre 5th, 2013 Posted in Marchés Publics
déc, 05 2013
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L’Observatoire Économique de l’Achat  Public (OEAP) vient de publier les chiffres du recensement des marchés publics pour l’année 2012.

La part des PME progresse entre 2011 et 2012 que ce soit en nombre de marchés qu’en terme de montant. Cette progression s’observe auprès de tous les acteurs (Etat, Opérateurs de réseaux et Collectivités Territoriales) même si elle est plus forte auprès des collectivités territoriales pour lesquelles les PME représentent 64,4 % des contrats.

Cette part est la plus importante dans les marchés de travaux et, comme nous pouvions nous y attendre, dans les marchés inférieurs à 90 000 €. Il faut cependant noter la présence des PME sur les contrats à plus de 5 000 000 € à hauteur d’environ 10 %.

Enfin, le rapport montre que la proximité géographique (même commune ou même département) est un atout pour les PME.

Alors n’hésitez plus ! En 2014 préparez-vous à prospecter les administrations et les opérateurs locaux autour de votre entreprise…

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Rendre opérationnelle votre politique d’impression

décembre 3rd, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
déc, 03 2013
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Nous ne le dirons jamais assez : sans accompagnement des utilisateurs votre politique d’impression risque fort de rester un vœu pieux, un affichage qui cachera des réalités parfois pires que la situation antérieure.

Pour que votre politique d’impression porte ses fruits et soit effective, il faut que les utilisateurs se l’approprient, qu’ils se sentent concernés par les enjeux et la mise en œuvre.

Ces processus sont souvent longs et parfois décourageants mais la ténacité et persistance de l’accompagnement sont toujours payantes.

Quelques étapes nous semblent incontournables :

  • Communiquer et informer le plus en amont possible.
  • Consulter et écouter avant toute prise de décision
  • Montrer l’engagement concret de la Direction
  • Commencer par des actions simples, peu ou pas coûteuses, avec des objectifs facilement atteignables

Il y aura forcément des difficultés, des freins mais justement accompagner c’est aider à passer ces obstacles (pas les faire disparaître en les ignorant !).

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Le mémoire RSE pour le BTP

novembre 21st, 2013 Posted in Marchés Publics
nov, 21 2013
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De plus en plus de consultations concernant le BTP prévoient l’obligation pour les candidats de fournir un mémoire RSE. Qu’est-ce que c’est ?

En fait, les institutions attendent un document qui recense toutes les actions, les procédures, les normes que l’entreprise a mis en place sur le plan environnemental, social (sociétal) et économique. Ce sont les trois domaines concernés par le mémoire RSE.

Décrire, même précisément le circuit de vos déchets de chantiers ne suffira pas. Il ne s’agit pas non plus forcément de révolutionner l’entreprise et de mettre en place des actions onéreuses. Vous menez probablement des actions en faveur de l’environnement sans vous en apercevoir : vous utilisez du papier issu de forêts gérées durablement, vous recyclez vos cartouches d’encre, vous avez équipé vos bureaux d’ampoules à faible consommation….

Votre mémoire RSE doit présenter toutes vos actions sur les 3 domaines (environnement, social, économique) même celles qui vous semblent les plus anodines mais qui peuvent vous différencier de vos concurrents qui n’y ont pas pensé…

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Optimiser les services

octobre 8th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 08 2013
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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Bonnes pratiques d’impression ?

septembre 30th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2013
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Ces bonnes pratiques d’impression, corollaires des projets d’optimisation et des démarches de développement durable, sont souvent de l’ordre du vœu pieux ou de l’incantation.

En effet, quand des actions de sensibilisation sont menées elles sont très souvent inappropriées. L’affichage (54 %)  et l’envoi de courriels (43 %)  sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. De plus, elles sont contradictoires avec le message délivré puisqu’elles incitent à imprimer un document destiné à inciter les utilisateurs à moins imprimer.

Et si au lieu de se positionner comme donneurs de leçons et de culpabiliser les utilisateurs, nous nous placions vraiment à leur côté pour les accompagner dans l’apprentissage du mieux imprimer ?

Les utilisateurs sont de plus en plus sensibles aux questions d’environnement à titre personnel. Ils ont d’ailleurs parfois du mal à appliquer les consignes de tri de leurs déchets car elles sont complexes et ne sont pas uniformes selon les territoires.

Ils aimeraient bien imprimer mieux et ne plus gaspiller de papier. Ils se rendent compte qu’ils pourraient mieux faire mais, comme pour les déchets, ils sont démunis face aux outils et aux consignes. Par exemple, certains utilisateurs ont depuis longtemps mis en place la récupération des documents imprimés au recto pour faire du brouillon. Mais cette pratique a 2 inconvénients : si le document est repassé dans le copieur pour être imprimé, il va générer des bourrages papier et l’encrassement de la machine ; si cette pratique n’est pas combinée avec d’autres, le stock de « papier brouillon » devient rapidement encombrant. L’utilisateur risque donc de se décourager et de retrouver ses anciens usages.

Nous devrions tout simplement l’accompagner dans l’utilisation du recto-verso. Cela ne veut pas juste dire paramétrer le recto-verso par défaut. Il convient de s’assurer que chacun maîtrise  le fonctionnement de cette fonctionnalité (et comment je fais pour imprimer des formats calendriers, ou des livrets ?), que chacun a identifié les documents qui peuvent et doivent être imprimés en recto-verso et ceux qui doivent rester en recto simple, que l’ensemble de l’organisation et de ses correspondants est sensibilisé à l’impact positif de l’impression recto-verso (le client ne verra peut-être aucun inconvénient à recevoir nos courriers en recto-verso, il suffit peut-être de lui en parler).

Et si les « Bonnes pratiques d’impression » devenaient les « trucs et astuces du mieux imprimer » ?…

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

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Accompagner l’optimisation

septembre 16th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
sept, 16 2013
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Comme vous le savez, ASSPI est très attentive aux questions d’accompagnement des utilisateurs dans les projets d’optimisation. Nous vous proposons dans cet article quelques méthodes qui ont fait leurs preuves.

Pour conserver une certaine paix sociale, le pilote d’un projet d’optimisation des impressions peut laisser leurs imprimantes aux utilisateurs les plus récalcitrants. Mais il peut alors les informer qu’ils ne disposeront plus que d’une maintenance minimale. Cela est parfois contreproductif de forcer les utilisateurs. Certains ont besoin de temps pour accepter le changement.

Afin de motiver les services à moins imprimer, la Direction en charge des impressions (la DSI de plus en plus souvent) communique sur le coût des différents types d’impression. Pour orienter les choix des utilisateurs, elle peut aller jusqu’à refacturer les pages imprimées à chaque direction. En parallèle, elle se sera dotée d’outils de gestion dans le but de communiquer à chaque service l’état de sa consommation et les éventuelles dérives (ou succès) par rapport aux objectifs fixés.
Réduire les coûts d’impression, c’est modifier les habitudes.  Il est donc nécessaire de dire ce que l’on va faire, pourquoi on va le faire et la manière dont on va le faire. De nombreux utilisateurs découvrent leurs nouveaux outils d’impression (ou leur absence) lors de la livraison. On comprendra leur surprise et leur inquiétude…
Bien sûr, pour une bonne adhésion au projet, il faut aussi tenir compte des besoins des utilisateurs et de certaines contraintes. Les utilisateurs doivent être consultés ou, du moins, on doit leur donner la possibilité de s’exprimer avant que les modalités de l’optimisation ne soient arrêtées. Il faut veiller à n’oublier aucun service (même s’il est impossible d’entendre tout le monde) et à réellement prendre en compte l’expression des besoins, des craintes, des griefs et des enthousiasmes.

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Utilité des avis d’attribution

mai 23rd, 2013 Posted in Marchés Publics
mai, 23 2013
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Si vous avez répondu à un marché public et n’avez pas été retenu, vous pouvez demandé les raisons du rejet de votre offre et qui a été retenu, à combien.

Mais si vous débutez dans les appels d’offres publics et n’avez pas été candidat vous ne pouvez demandé ces informations. Pourtant,  elles pourraient vous être très utiles. Elles vous permettraient de savoir à combien se traitent les marchés qui vous intéressent. Elles vous permettraient d’identifier les concurrents les plus sérieux. Vous pourriez alors recenser leurs points forts et surtout repérer vos points forts et ce qui vous différencie.

La législation oblige les institutions publiques à publier un avis d’attribution pour les appels d’offres formalisés. Ces avis font état au minimum de l’entreprise retenue et du montant du marché. Ils sont publiés sur les mêmes supports que la publicité du marché concerné. Ils sont donc accessibles à tous, y compris à ceux qui n’ont pas été candidats. Il vous sera donc tout à fait utile de mettre en place une veille de ces avis attribution au même titre que la veille des avis de consultation.

Au-delà de ces avis, une autre source d’information est à votre disposition. L’article 133 du code des marchés publics oblige les organismes publics à publier une liste des marchés publics conclus l’année passée au cours du premier trimestre de l’année suivante. Ces informations sont disponibles pour tous sur le site de l’organisme dans la rubrique marchés publics.

Ainsi, avant même d’avoir été candidat à un  appel d’offres public, vous pouvez vous constituer une base de données avec les noms des attributaires et les montants des marchés passés dans votre domaine par les administrations qui vous intéressent (proximité géographique, contact existant…). Quand vous serez prêts et que le marché sera relancé, vous pourrez répondre en toute connaissance de cause et serez ainsi plus pertinents.

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