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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Cliquez vertueux

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Surfez sur le net consomme de l’énergie ! L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) nous donne quelques conseils pour cliquer vertueux :

  • Limiter le nombre de destinataires pour chaque courriel : inutile d’inonder tous les services si l’information ne concerne que 2 personnes de la comptabilité.
  • Trier et vider régulièrement sa messagerie : est-il réellement utile de conserver les mails qui vous conviaient à des réunions qui ont eu lieu… l’année dernière ?
  • Compresser les gros documents avant envoi : de plus en plus de messageries sont paramétrées pour limiter la taille des fichiers transmis et reçus alors autant prendre l’habitude de compresser les images et de créer des fichiers ZIP.
  • Adresser un lien hypertexte plutôt qu’une pièce jointe : cet usage devrait se développer avec l’usage du cloud.
  • Faire durer ses équipements c’est limiter le volume de déchets DEEE.

L’astuce : 1 clic pour envoyer un courriel de 1 MO (4 pages) correspond à l’émission de 20 grammes
de CO2… Souvent le destinataire de votre courriel est dans la pièce d’à coté, n’hésitez pas à aller le voir,
vous bougerez et créerez du lien dans l’entreprise !

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Optimiser ses mails

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L’étude porte sur un échantillon de 7 e-mails, tous au format HTML.
Cinq d’entre eux sont des courriers classiques dont l’un possède une pièce jointe (document Word d’environ 25 Ko).Les deux autres sont des lettres d’information (newsletters). L’une est relativement sobre. En revanche, la seconde utilise 331 Ko d’images dans la messagerie.

Au total, la taille moyenne d’un e-mail au format HTML (en comptant les pièces attachées) est de 81 Ko.

L’ensemble des courriels a ensuite été enregistré au format texte pour pouvoir comparer leur poids. Ils pèsent en moyenne 4 Ko sans pièce attachée et 7 Ko avec.

L’étude comparative de cet échantillon révèle que les courriels au format texte pèsent en moyenne 3 fois moins lourd que les courriels au format HTML si on ne tient pas compte des images associées. Dès que l’on considère l’ensemble des éléments, un e-mail au format texte pèse, en moyenne 12 fois moins lourd qu’un e-mail au format HTML, avec un écart allant de 2 à 37 selon le message.

Quelques bonnes pratiques basiques peuvent donc avoir un impact très important :
envoi des courriels au format texte,
pas de pièce attachée mais un lien pour la télécharger,
– si l’e-mail est au format HTML, ne pas joindre les images et feuilles de style, mais laisser l’option à l’utilisateur de les télécharger.

100 000 euros d’économies par an pour une grande entreprise …

A l’échelle de l’individu, les gains sont faibles, de l’ordre de 10 euros par utilisateur et par an. Mais à l’échelle d’une grande entreprise (10 000 salariés traitant 100 mails par jour), ils se chiffrent au bas mot à 17 To de données par an, soit une baie de stockage moyenne. L’économie financière potentielle se chiffre à environ 100 000 euros par an rien que pour le coût du stockage des courriels, et à 12 000 tonnes d’équivalent CO2 non émises, soit près d’une tonne par salarié.

Au delà des dimensions environnementales et économiques, le recours au format texte brut présente plusieurs autres avantages.
– Cela permet de décharger les réseaux mobiles qui saturent et les baies de stockage des opérateurs et des entreprises.
– L’utilisateur relève et envoie ses messages bien plus vite depuis son smartphone, même avec une connexion itinérante de mauvaise qualité.
– Cela élimine les risques de sécurité liés au format HTML.

Source : GreenIT.fr

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Une enquête Riposte Verte sur l’énergie

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Comme vous le savez, nous relayons fréquemment des informations en provenance de Riposte Verte. En effet, cette association agit  pour informer et accompagner les acteurs professionnels sur tous les volets d’une politique sociétale responsable (sociale, environnementale, économique, papier, carbone…). Leurs enquêtes et publications touchent donc souvent aux sujets qui nous occupent.

Cette fois, il s’agit du lancement d’une enquête sur les pratiques au bureau en matière d’énergie. Même si ce sujet ne concerne pas que l’impression, il doit être pris en compte dans les calculs de coûts liés aux parc de systèmes d’impression et dans les choix à faire en matière d’optimisation des outils et de leur usage.

Vous pouvez participer à l’enquête ici.

Les résultats ne manqueront pas de nous fournir de nouvelles pistes de réflexion.

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Optimiser les services

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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Impressions sécurisées

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Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

  • La confidentialité de ses documents est garantie
  • La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
  • L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
  • L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
  • L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

  • Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
  • Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
  • Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont  pas récupérés par leurs émetteurs.

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7 façons de se débarrasser de son parc d’imprimantes

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Après l’optimisation des systèmes d’impression, la question de l’avenir du parc des imprimantes se pose très souvent.
Les imprimantes sont très polluantes et, lorsque l’on ne s’en sert plus, elles deviennent vite des déchets encombrants dont l’élimination est  réglementée. Il y a  plusieurs solutions pour se défaire proprement d’un parc d’imprimantes.

1. Les envoyer à la casse

‘ Beaucoup d’entreprises n’ont pas conscience que les machines qu’elles envoient à la casse ont une valeur et pourraient être réemployées ‘, regrette Marc Gallais-Hamonno, responsable du programme de recyclage Internethon de l’Afnet (Association francophone des utilisateurs du net).

2. Les revendre à un broker

Un certain nombre des imprimantes dont l’entreprise souhaite se débarrasser pour des raisons de coûts et/ou d’usage sont encore performantes. Des sociétés spécialisées, les brokers, peuvent les racheter pour les reconditionner pour le marché de l’occasion ou pour le marché des pièces détachées. Pour qu’il ait encore de la valeur sur le marché de l’occasion, le matériel doit avoir quatre à cinq ans maximum.

3. Les faire enlever par un fournisseur

La mise en place du futur parc peut  aussi faire l’objet d’un accord de reprise des équipements remplacés. Tous les grands constructeurs ont développé leur propre filière de recyclage.

4. Les réutiliser en interne

Une autre solution serait de redéployer ces matériels.  Cette solution doit toujours être étudiée avec soin. Elle a l’intérêt de ne pas gaspiller des ressources encore utilisables. Elles permet également de mettre en place le parc optimisé de façon progressive en accompagnant les utilisateurs. mais elle a l’inconvénient de faire perdurer des pratiques contraires aux objectifs de l’optimisation (impressions couleur systématiques, absence de recto-verso…). Le redéploiement de ces imprimantes ne permet pas de mettre en place une gestion centralisée du parc de systèmes d’impression (approvisionnements différents, niveaux de service,…) et surtout elle retarde les effets financiers de l’optimisation en maintenant des niches de coûts élevés en consommables.

5. Les proposer aux salariés

Suite au vote d’un amendement de la loi de finances à la fin 2007, une entreprise qui donne des équipements amortis à ses collaborateurs n’aura plus de comptes à rendre au fisc ou à l’Urssaf : ce don n’est plus considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations. il conviendra de s’assurer que plus aucune imprimante du même modèle n’est en parc dans l’entreprise (la tentation serait forte de se « dépanner » en cartouches).

6. En faire don

De nombreuses structures proposent de reconditionner les matériels informatiques pour les redistribuer à des familles dans le besoin ou à des associations d’aide à l’emploi. Le plus souvent, ces structures font travailler des personnes en réinsertion ou handicapées. Cette bonne action coûte plus cher à l’entreprise qu’une destruction. Cependant, ‘ il faut réussir à identifier une association qui soit prête à récupérer le matériel et qui soit capable de le retraiter en respectant la législation ‘, note Eric Collery, ce qui peut être compliqué selon les volumes à traiter.
Dans le cas de faibles quantités, les écoles locales peuvent être intéressées par des matériels en bon état de fonctionnement.

7. Choisir la location

Louer a le double avantage de faciliter l’évolution du parc et de déporter le problème des matériels à éliminer auprès du loueur. D’ailleurs, très souvent, la location globale des systèmes d’impression est un des enjeux du projet d’optimisation.
Sources : 01Net.com

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Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau

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Avec plus de 150 millions de m2, le parc de bureaux français compte parmi les plus importants du monde. A l’intérieur, nous sommes plus de quinze millions de travailleurs qui générons quotidiennement des quantités de déchets qu’il est impossible, à ce jour, de quantifier précisément.

Menée par Riposte Verte, en partenariat avec Ecologic (éco-organisme dédié à la récupération, au recyclage et à la valorisation des DEEE) et le CNIID (Centre National d’Information Indépendante sur les Déchets), une enquête sur la gestion de ces déchets vise à évaluer l’évolution des pratiques, deux ans après la dernière analyse.

Elle porte sur ;
– la connaissance de la réglementation ;
– la prise en compte du facteur « déchet » dès le processus d’achat ;
– les pratiques effectives de tri et de collecte des acteurs professionnels ;
– la gestion du nettoyage et de la propreté, notamment des produits utilisés.

Je vous encourage à y répondre et à la diffuser à vos collègues et amis. Le questionnaire est complètement anonyme et prend moins de cinq minutes pour être rempli. Et, à l’issue de cette consultation, les résultats seront bien sûr analysés et rendus publics.

Sources : Riposte Verte

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Bureau vert et RSE

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« Le concept de RSE est l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes ». Définition de la Commission Européenne.

Une politique de RSE passe donc par la prise en compte du volet environnemental de nos pratiques dans l’entreprise.

La mise en œuvre de certaines actions simples et une communication à destination de tous constituent un bon premier pas. Au-delà de l’affichage, engager une démarche de développement durable est une vraie source de bénéfices. Elle  peut toucher plusieurs domaines (et faire partie des objectifs d’un projet d’optimisation des impressions !).

DECHETS :
• Participer et inciter au tri sélectif des déchets pour permettre le recyclage, en utilisant les corbeilles de bureau double bacs.
• Nommer un responsable… celui-ci doit communiquer surles différentes actions engagées auprès de tout le personnel.

PAPIERS :
• Diminuer la quantité de papier utilisé : Imprimer recto/verso, qualité brouillon, n’imprimer les documents qu’une fois finalisés, imprimer plusieurs pages par feuille(surtout pour les présentations Powerpoint), faire de l’archivage électronique (former les collaborateurs !)
• Utiliser du papier recyclé et/ou du papier labellisé FSC.

ÉCONOMIE D’ÉNERGIE :
• Éteindre la lumière et l’écran d’ordinateur en quittant le bureau (réunion, repas,…).
• Nommez un « inspecteur énergie ».
• Mettre en place des mesures concrètes d’économie d’énergie : Améliorer l’isolation des locaux (fenêtres, ponts thermiques, etc.), utiliser des détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces communs, privilégier des machines peu gourmandes en énergie,  utiliser des ampoules à basse consommation.
• Pour aller plus loin, réaliser un audit énergétique pour identifier les postes qui permettront des économies à la fois énergétiques et financières.

ACHATS
• Lors de nouveaux achats, privilégier des produits ayant un impact minimal sur l’environnement.
• Choisir des fournisseurs respectant des critères écologiques stricts.
• Privilégier les achats locaux.
• Informer les clients et fournisseurs de l’impact environnemental des produits et services, y compris de leur processus de fabrication.

TRANSPORTS :
• Système de covoiturage à encourager.
• Privilégier les transports en commun.
• « Subventionner » des abonnements de transports publics.
• Suivre les astuces d’éco-conduite lors de déplacement en voiture : conduite souple, vitesse stabilisée, pas d’abus de la climatisation, etc.

Qui est concerné ? Tout le monde !

Bénéfices attendus
Pour les collaborateurs :
• Préservation accrue de l’environnement naturel de l’entreprise.
• Rapprocher leurs initiatives personnelles de celles de leur entreprise.
• Sensibilisation et encouragement à adopter les mêmes pratiques à la maison.
Pour l’entreprise :
• Diminution des factures d’électricité.
• Diminution des dépenses (papier, ampoules…).
• Anticipation des exigences de la clientèle et, par conséquent, fidélisation et acquisition de clients.
• Meilleure santé (réglage des températures été comme hiver).
Pour l’environnement
• Moins de pollution.
• Diminution de l’utilisation des énergies fossiles.
• Moins de trafic routier donc moins de CO2.

Source : carnet de route RSE

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Les enjeux du marché des cartouches d’encre

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Les ventes mondiales de cartouche d’encre s’établissent à plus d’1.1 Milliard de cartouches d’encres vendues et utilisées annuellement. Mises bout à bout cela équivaut à 129 fois la Grande Muraille de Chine.

Selon le cabinet GfK,  77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner sont vendues en France en 2010. La cartouche d’encre a progressé en nombre de pièces vendues de 4.5% en 2010.

Sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables (et donc des cartouches d’encre) a triplé en 6 ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Produire une cartouche laser neuve consomme environ 3.5l de pétrole et pour une cartouche jet d’encre 90ml.

Les cartouches usagées font partie de la famille des DIS « Déchets industriels Spéciaux » : elles contiennent des composants très toxiques pour l’environnement (aluminium, plastique non biodégradable, oxyde de fer, résidus d’encre…); Les cartouches usagées présentent donc des risques pour la santé.

Le plastique utilisé dans une cartouche standard est fabriqué avec une sorte de polymère traité et qui peut mettre 1000 ans à se décomposer.

En France, les cartouches usagées représentent 60 000 tonnes de déchets polluants. Si toutes les cartouches d’imprimantes étaient réutilisées une fois,  50% les déchets liés aux consommables de l’impression seraient évités. Selon les professionnels, une cartouche usagée peut être réutilisée et re-manufacturée entre 3 et 7 fois.

En 2011, une cartouche sur cinq a été collectée. Parmi celles-ci on compte un taux de retour de 45 % pour les cartouches laser pour seulement 14 % de cartouches jet d’encre. Il reste à faire…

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Le papier a plusieurs vies

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On ne fabrique pas du papier recyclé comme on fabriquerait une voiture. Il s’inscrit dans un modèle circulaire : à partir d’un déchet, on fabrique un bien qui, une fois consommé, retournera au stade de déchet à recycler…et ainsi de suite. La vie de la voiture est plus linéaire : elle est fabriquée, utilisée puis détruite. Les matières utilisées dans sa fabrication ne bénéficient que plus difficilement d’une seconde vie.

Autre spécificité du secteur : la filière, de manière générale, coûte plus d’argent qu’elle n’en rapporte.

Enfin, en matière d’emplois, le développement de la filière nécessite de nouveaux métiers : collecteurs, trieurs, valoristes… Ainsi, le recyclage du papier génère 10 000 emplois directs et près de 50 000 emplois indirects en France.

En février dernier, le ministère de l’Ecologie et les acteurs du recyclage du papier signaient une convention d’engagement volontaire pour développer la filière dédiée aux papiers de bureau. Objectif : passer de 400 000 à 600 000 tonnes de papiers de bureau à recycler d’ici 2015.

Beaucoup de choses restent encore à inventer , en termes de compétences et de techniques. Par exemple, la papeterie  du Moulin de Brousses réinvente l’art du recyclage en récupérant la fibre de cellulose contenue dans…les grappes de raisin ou le crottin d’éléphant collecté dans la Réserve voisine de Sigean.

Malgré ses progrès et ses volontés, gardons à l’esprit que le meilleur déchet  est celui qui n’existe pas…

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