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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

La note de cadrage

juin 2nd, 2014 Posted in Pilotage des parcs d'impression
juin, 02 2014
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Les directeurs informatiques, et plus généralement tous ceux qui gèrent des projets, l’apprécient particulièrement. La note de cadrage est un document de synthèse qui est élaboré au début du projet.

L’objectif est de rendre le projet compréhensible par tous. La pertinence d’une note de cadrage peut être vérifiée en la faisant lire à quelqu’un externe au projet et en s’assurant qu’il ou elle a bien compris les principales idées du projet.

Elle n’a pas de forme type et doit être adaptée à chaque cas.

Elle doit répondre aux questions suivantes :

  • Qui sont les parties impliquées dans le projet : équipes internes, chef de projet, prestataires externes,… ?
  • Quels sont les objectifs ?
  • Quel est le délai et le planning prévisionnel?
  • Quel est le budget ?
  • A quoi sert le projet ?
  • Quelle rentabilité est attendue ?

La note de cadrage est souvent utilisée lors de la réunion de lancement ou réunion de cadrage qui réunit les personnes impliquées et le chef de projet afin de leur permettre de :

  • Synchroniser leurs visions du projet
  • Définir les règles de fonctionnement
  • Etablir un intérêt mutuel au projet
  • Définir une organisation commune

La rédaction de la note de cadrage permet de prendre en main un projet, de communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique du projet.

Pour les projets importants d’optimisation des systèmes d’impression qui s’étendent  dans le temps, nous utilisons cet outil pour formaliser les préalables au démarrage du projet et pour constituer le premier élément de la communication qui doit accompagner la réussite du projet.

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Un consultant ou un courtier ?

avril 7th, 2014 Posted in ASSPI
avr, 07 2014
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Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un  mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire.  Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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L’analyse des offres

février 13th, 2014 Posted in Marchés Publics
fév, 13 2014
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Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête : quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

  • Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
  • Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
  • Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

mai 9th, 2013 Posted in Marchés Publics
mai, 09 2013
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Si vous vous intéressez aux marchés publics, vous vous dites peut-être que c’est trop compliqué, que vous ne comprenez rien à leurs documents. Il est vrai qu’à la 1ère lecture, sans accompagnement, on a l’impression d’avoir ouvert un recueil juridique. Le lecteur débutant se dit qu’il faut être un spécialiste, que ce n’est pas à sa portée. Il ne sait pas par où commencer.

Pourtant, il n’est vraiment pas nécessaire d’être diplômé en droit, ni en procédures publiques pour accéder à la compréhension de la demande de l’administration. Après tout, si vous êtes intéressé par un appel d’offres, c’est qu’il correspond à votre métier et ce sont bien vos compétences métier qui sont les plus importantes pour devenir un partenaire des acteurs publics.

Il faut prendre un peu de temps et se faire accompagner pour obtenir les clés de décryptage des documents et devenir un « pro » de la commande publique.

Tout commence par le DCE. Ça commence mal me direz-vous. Le DCE ? Eh oui, le Dossier de Consultation des Entreprises. Plus simplement, il s’agit de l’ensemble des documents que fournit l’administration pour communiquer son appel d’offres. Il est toujours composé des mêmes éléments de base, parfois complétés par des annexes.

Les documents du DCE :

Le règlement de la consultation (RC pour les avertis): définit les règles de la procédure (délais, forme des réponses…).

Le CCAP (Oui je sais !) : Cahier des Clauses Administratives Particulières qui définit les règles administratives qui régiront la fourniture des produits ou du service (facturation, délais de règlement…).

Le CCTP (non ce n’est pas un compte à la Banque Postale) : Cahier des Clauses Techniques Particulières qui définit précisément le besoin et les attentes de l’institution.

L’Acte d’Engagement (AE pour les intimes) : c’est le « contrat » qui liera l’entreprise retenue et l’administration (prix, durée…).

L‘accompagnement pour la compréhension du DCE consiste à démystifier ces documents, vous les rendre familiers pour vous permettre d’y trouver les clés d’une réponse pertinente, vous faire gagner du temps et faire de vous des acteurs éclairés des marchés publics.

Cet accompagnement est le préliminaire de tous nos ateliers pour la réponse aux appels d’offres publics. Nous décryptons ensemble un DCE auquel vous pourriez répondre. Ainsi, à la fin de l’atelier, vous êtes en mesure de mettre directement en pratique vos acquis et vous êtes autonomes pour vos futures réponses.

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Rédiger un vrai mémoire technique

avril 25th, 2013 Posted in Marchés Publics
avr, 25 2013
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De nombreux candidats aux appels d’offres publics ne sont pas retenus à cause de leur mémoire technique. Les reproches sont divers et variés : la réponse n’est pas personnalisée, la description des prestations est trop floue, l’entreprise ne se projette pas du tout dans l’exécution du marché, la forme ne démontre pas une grande rigueur,  la présentation de l’entreprise ne permet pas d’être assuré de sa capacité à mener à bien le projet, des éléments définis comme indispensables par l’administration sont absents…

Même s’ils se sont effectivement contentés de fournir un document standard, ces candidats ont littéralement jeté de l’argent par la fenêtre. Le temps passé, les documents (papier, encre, classeur,…), l’envoi postal ou le dépôt…constituent un coût réel.

Dans une période économique difficile, tous les coûts engagés doivent générer un retour sur investissement. Alors, bien sûr, même avec un mémoire technique pertinent et vendeur, nul n’est certain d’être l’heureux attributaire d’un marché public. Mais l’image de l’entreprise sera grandement améliorée par une réponse professionnelle de qualité et elle se diffusera petit à petit. A l’inverse, un mémoire qui ressemble à une plaquette commerciale donnera durablement l’image d’un amateurisme dommageable.

Si l’on considère que chaque réponse coûte au moins 100 € (hypothèse basse d’une journée de salaire chargé et d’une réponse papier envoyée par la poste), et que chaque dossier mal ficelé vient anéantir tous vos efforts commerciaux, il est urgent de s’interroger sur la stratégie à suivre : arrêtons-nous de cibler les marchés publics ou décidons-nous de professionnaliser nos offres en nous formant ?

Si finalement, vous décidez d’exploiter le potentiel des marchés publics en 2013, nous vous accompagnons pour faire de vos réponses de véritables vendeurs.

Nous vous proposons :

  • des formations sur site sur 2 jours pour un forfait de 900 € HT (IDF uniquement, jusqu’à 3 stagiaires possibles).
  • des formations inter entreprises sur 1 ou 2 jours (Val de Marne ou Paris 20e) pour un forfait de 450 € par stagiaire et par jour.
  • des formations sur mesure, sur devis.

Toutes nos formations peuvent entrer dans votre budget de formation professionnelle ou dans le dispositif DIF.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Isabelle OBIOLS : iobiols@asspi.fr

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Comment gérer un stock de consommables ?

avril 15th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression
avr, 15 2013
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Il est acquis pour chacun que les impressions ont des coûts certains et que certains de ces coûts sont plus ou moins cachés. Parmi ces coûts plus ou moins bien identifiés, nous trouvons les coûts liés à la gestion des consommables du parc de systèmes d’impression.

Les services informatiques considèrent souvent cette gestion indispensable comme une corvée. Elle est d’ailleurs souvent déléguée au service achats. Les enjeux sont pourtant importants : une rupture de stock génère une gène considérable dans le fonctionnement des services, des consommables inadaptés ou de qualité médiocre peuvent engendrer des pannes coûteuses et gênantes, des achats gérés dans l’urgence entraînent des coûts plus élevés.

Certaines pratiques peuvent simplifier et sécuriser la gestion de ces consommables.

Certains sites Internet ont une offre très étendue et permettent de passer commande très rapidement. Les livraisons peuvent également être très rapides (24 H en région parisienne). Certains proposent même une gestion en ligne des commandes et des stocks de cartouches. Cette solution  impose de connaître parfaitement les références nécessaires au bon fonctionnement du parc, de tester certains types de cartouches (génériques, recyclées…) et de tenir à jour un outil reliant chaque référence aux matériels qui les utilisent et générant une alerte à l’atteinte d’un seuil critique du stock.

Une autre solution consiste à créer un partenariat avec un fournisseur pour définir les conditions d’approvisionnement : cadencier, qualité, prix, modalités de livraison… Ce partenariat peut permettre de déléguer au prestataire la gestion des stocks tampons, le référencement des produits nécessaires au parc de systèmes d’impression…

Enfin, la mise en place d’un parc sous contrat de maintenance à la page permet de s’exonérer d’une grande partie de la corvée. En effet, le partenaire s’engage à fournir les consommables nécessaires contre un prix à la page. De plus en plus de fournisseurs proposent le réassort automatique des consommables. Ainsi à l’atteinte d’un certain volume d’impressions le système du prestataire déclenche la livraison des cartouches et autres consommables nécessaires. Le stock tampon de chaque référence est défini dès le déploiement du parc. Cette solution est d’autant plus utile que l’entreprise est implantée sur plusieurs sites : le prestataire déclenche les livraisons site par site à partir des volumes d’impression et des stocks tampons de chaque site.

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Un accompagnement sur plusieurs mois

avril 8th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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Avant de répondre à un appel d’offres public

mars 28th, 2013 Posted in Marchés Publics
mar, 28 2013
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De nombreuses personnes prennent contact avec nous parce qu’elles ont vu un appel d’offres auquel elles voudraient répondre mais elles ne savent pas comment faire.

Malheureusement, il nous faut commencer par leur annoncer qu’elles ne pourront pas répondre à cet appel d’offres.

Pour vos clients privés, il vous suffit d’établir un devis, parfois joindre une plaquette de présentation de l’entreprise et vous pouvez répondre à la demande dans la journée.

Pour vos futurs clients publics, le formalisme imposé nécessite une préparation an amont, avant même la lecture du moindre avis de consultation.

Nous ne reviendrons pas sur la nécessité de se préparer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique, de nombreux articles de ce blog sont consacrés à ce sujet.

Mais, pour être certain de pouvoir fournir un dossier complet en temps et en heure, il faut être prêt aussi du point de vus administratif. Autrement, il faut réunir au préalable un certain nombre de documents :

  • Un extrait de Kbis de moins de 3 mois
  • Éventuellement une délégation de pouvoir pour justifier que le signataire a bien le pouvoir d’engager l’entreprise.
  • Vos attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale…)
  • Un document présentant vos références clients.
  • Toutes vos certifications professionnelles
  • Les CV des intervenants potentiels
  • L’imprimé NOTI2 ou les certificats URSSAF et certificats fiscaux qui vous seront demandés très rapidement si vous êtes retenus à obtenir auprès de vos organismes ou de votre expert comptable.
  • Un RIB

Il s’agit réellement du dossier de base. D’autres pièces pourront vous être demandées selon les procédures mais une fois ces documents réunis vous pouvez commencer à chercher les appels d’offres pour lesquels vous seriez un candidat sérieux et commencer vos prises de contact avec les acteurs publics.

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Un mémoire technique type ?

février 28th, 2013 Posted in Marchés Publics
fév, 28 2013
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Vous êtes assez nombreux à rechercher un mémoire technique type pour répondre aux appels d’offres publics, surtout dans les secteurs du Bâtiment.

Je comprends tout à fait votre démarche : vous découvrez un appel d’offre qui correspond en tous points à ce que vous savez faire. Vous aimeriez vraiment faire une offre mais vous ne vous êtes jamais confronté à ce type de demande et vous êtes démuni face aux exigences de documents, notamment pour fournir ce fameux mémoire technique.

Alors vous vous dites qu’avec les ressources d’internet, vous allez peut-être trouver un mémoire rédigé par un confrère et qui correspondrait.

Vous vous exposez à une double déconvenue :

  • Tout d’abord, peu (voire pas) d’entreprises mettent en ligne leur mémoire technique. Il s’agit d’un document qui met en avant leurs points forts et leurs savoir-faire, elles n’ont donc pas forcément envie d’y donner accès à leurs concurrents. Certains vous promettent la rédaction d’un mémoire type performant mais… il faudra payer pour un document que vous n’avez aucun moyen d’évaluer et qui est loin de vous garantir le succès.
  • Ensuite, même si vous réussissez à obtenir ce précieux mémoire type, il ne pourra pas valoriser VOTRE offre, VOTRE entreprise, VOS atouts puisqu’il est type. L’administration aura donc du mal à vous évaluer quant au critère qualité. De plus, elle risque de s’apercevoir que vous avez utilisé un modèle standard et que donc vous n’avez pas pris la peine de rédiger un dossier spécifique pour leur projet. Je vous laisse imaginer comment cela sera perçu.

Répondre à un appel d’offres publics ne s’improvise pas. Il faut réellement une méthodologie particulière (documents administratifs à fournir, décodage des documents, rédaction de l’offre…). Je crains que vous ne puissiez répondre efficacement à cet appel d’offres dont je vous parlais au début de cet article. Mais il doit vous amener à vous dire que les marchés publics sont un potentiel intéressant et que cela vaut le coup de mettre en place une stratégie commerciale spécifique. cette stratégie commence incontestablement par une formation pour comprendre le vocabulaire particulier de ces appels d’offres, comprendre les attentes de l’administration, mettre en valeur vos points forts et mettre en place une organisation efficace.

Ces formations peuvent entrer dans vos budgets de formation continue ou dans le dispositif du DIF.
Elles prennent peu de temps (De 1 à 2 jours).
Elles  sont très opérationnelles (traitement d’un appel d’offres auquel vous pouvez répondre) et donc très efficaces.

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février 25th, 2013 Posted in Divers, Pilotage des parcs d'impression
fév, 25 2013
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Ca y est ! Le spécialiste que vous aviez mandaté pour réaliser l‘audit de vos systèmes d’impression a rendu son rapport. Vous avez choisi le scénario d’implantation que vous allez mettre en place et son phasage. Vous avez consulté les entreprises susceptibles d’être vos partenaires dans cette aventure et vous avez choisi l’heureuse élue. OUF ! Vous allez enfin passer à un autre projet !

Pas si sûr…

Vous êtes effectivement arrivé au terme des étapes les plus longues et les plus consommatrices de ressources. Il serait donc dommage de gâcher cet important investissement en ratant l’implantation du parc et des usages que vous avez choisis avec tant de soins. Une installation laborieuse, des dysfonctionnements qui durent quelques temps, des formations expédiées en 10 minutes par le technicien qui a fait l’installation, des matériels non paramétrés, …tous ces joyaux de l’installation « classique » peuvent très vite faire basculer vos utilisateurs dans le camp des résistants et faire de votre quotidien un enfer pendant plusieurs semaines.

Même si votre nouveau partenaire est un professionnel des systèmes d’impression et de l’impression en général, il ne connaît pas suffisamment votre structure et vos ambitions pour ce projet. De plus, ses intérêts sont quelques peu contradictoires avec les vôtres : il souhaite y passer le moins de temps possible et y dédier uniquement le personnel qualifié (et donc cher) strictement nécessaire au fonctionnement des matériels. Vous souhaitez qu’il prenne le temps de faire une installation complète (y compris les paramétrages par défaut que vous avez définis), qu’il vous dédie ses meilleurs interlocuteurs qu’il s’agisse de formations des utilisateurs, d‘installation informatique ou de gestion de la relation client.

Il est donc indispensable de préparer le déploiement en définissant vos exigences en termes de niveaux de services, de timing…

Il peut être alors judicieux de se faire accompagner par le spécialiste qui a réalisé l’étude et les préconisations : il connaît bien votre organisation (il a passé quelques semaines avec vous), il connaît bien les organisations des entreprises spécialistes du monde de l’impression (il en est souvent issu) et il maîtrise parfaitement les tenants et les aboutissants de votre projet (il a été votre partenaire dans sa conduite).

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