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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

La marché de l’impression en 2013

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Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Electribox

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D’après l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), en 2011, près de 216 000 tonnes d’équipements destinés aux entreprises ont été mises sur le marché et en proportion, seuls 10% de ces tonnages ont été collectés dans le cadre de la filière DEEE.

L’éco-organisme Ecologic a créé et lancé en partenariat avec Lyreco une box de collecte des DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques) dédiée aux entreprises : l’ELECTRIBOX.

Elle a été conçue pour récupérer spécifiquement les petits équipements bureautiques et informatiques en fin de vie : écrans, ordinateurs portables, téléphones, calculatrices, imprimantes…
Ces efforts de tri apportent une réduction des coûts économiques et environnementaux liés à l’acheminement et au traitement des DEEE en centre classés ICPE (Installation Classée Pour la Protection de l’Environnement).

« Nous avons voulu proposer à nos clients un service mutualisé de reprise de leurs anciens équipements électriques en réponse à un besoin latent. L’ELECTRIBOX de l’éco-organisme Ecologic réunit tous nos critères en matière d’ergonomie, de maniabilité, de design, et bien sûr de garantie réglementaire. », confie à ce sujet, Daniel Leoni, le directeur Développement Durable de Lyreco.

Elle est liée à des services logistiques sur mesure qui peuvent convenir à la PME comme au grand compte.

Si le recyclage des déchets n’est pas forcément une priorité pour les entreprises, elles s’accordent toutes à dire que la gestion de la fin de vie de leurs équipements est une préoccupation forte, tant en matière de logistique que de RSE.

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Optimiser les services

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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Recycler ses propres impressions

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Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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Mutualiser les systèmes d’impression

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L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.

Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.

Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :

  • favoriser la collaboration entre les utilisateurs
  • favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
  • libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
  • améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)

Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.

Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.

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Le recyclage des photocopieurs

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L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques)  » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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Achat ou location pour les systèmes d’impression ?

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Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :

  • Achat avec ou sans contrat de maintenance
  • Location avec contrat de maintenance
  • Crédit bail avec contrat de maintenance
  • Prix unique à la page incluant la location et la maintenance

La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.

L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.

La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.

Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).

Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).
Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…
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Organiser la rédaction du mémoire technique

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Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

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Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

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Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.

Tandis qu’une majorité de PME  se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.

La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.

La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.

Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.

Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.

Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.

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Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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